[{"data":1,"prerenderedAt":3604},["ShallowReactive",2],{"anleitungen-index":3},[4,212,418,629,843,1033,1208,1397,1623,1789,2024,2262,2487,2664,2790,2979,3233,3386],{"id":5,"title":6,"body":7,"description":199,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":203,"meta":204,"navigation":205,"order":206,"path":207,"readingTime":208,"seo":209,"stem":210,"updated":202,"__hash__":211},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Feinrichtung.md","Belegschmied einrichten: Schritt für Schritt",{"type":8,"value":9,"toc":187},"minimark",[10,18,21,26,29,64,68,79,83,86,104,107,111,118,122,133,137,144,148,180],[11,12,13,17],"p",{},[14,15,16],"strong",{},"Kurze Antwort:"," Registrieren, Betriebsdaten eintragen, Inbox-Slug wählen. Ab Schritt 3 hast du eine funktionierende Empfangsadresse und kannst Lieferanten darauf einstellen.",[11,19,20],{},"Die Einrichtung ist bewusst kurz gehalten. Du brauchst keine Software zu installieren, keine Zertifikate zu beantragen und keine Signatur einzurichten. Alles läuft im Browser.",[22,23,25],"h2",{"id":24},"was-du-vorher-bereithältst","Was du vorher bereithältst",[11,27,28],{},"Für einen sauberen Erststart legst du dir drei Dinge parat:",[30,31,32,39,45],"ul",{},[33,34,35,38],"li",{},[14,36,37],{},"Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer."," Diese Angaben landen später auf jeder E-Rechnung als Absender, sie müssen mit deinen Papierrechnungen übereinstimmen.",[33,40,41,44],{},[14,42,43],{},"IBAN und BIC"," deines Geschäftskontos. Belegschmied trägt sie in die ZUGFeRD-XML ein.",[33,46,47,50,51,55,56,59,60,63],{},[14,48,49],{},"Ein Wunsch-Kürzel"," für deine Empfangsadresse. Das wird deine feste Inbox-Adresse in der Form ",[52,53,54],"code",{},"\u003Ckürzel>@in.belegschmied.de",". Wähle etwas Kurzes und Betriebsnahes, zum Beispiel ",[52,57,58],{},"mueller-bau"," oder ",[52,61,62],{},"elektrik-schmidt",".",[22,65,67],{"id":66},"schritt-1-konto-anlegen","Schritt 1: Konto anlegen",[11,69,70,71,78],{},"Auf ",[72,73,77],"a",{"href":74,"rel":75},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de",[76],"nofollow","belegschmied.de"," auf „30 Tage kostenlos testen\" klicken. Du bekommst einen Login mit E-Mail und Passwort. Bestätige die E-Mail über den zugesandten Link.",[22,80,82],{"id":81},"schritt-2-betrieb-anlegen-onboarding","Schritt 2: Betrieb anlegen (Onboarding)",[11,84,85],{},"Nach dem ersten Login öffnet sich das Onboarding. Du trägst hier:",[87,88,89,95,98,101],"ol",{},[33,90,91,94],{},[14,92,93],{},"Betriebsname"," ein.",[33,96,97],{},"Anschrift und USt-IdNr.",[33,99,100],{},"Ein Kürzel für die Inbox. Es wird direkt auf Verfügbarkeit geprüft.",[33,102,103],{},"Die AGB, Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bestätigst du mit einem Klick am Ende.",[11,105,106],{},"Nach dem Absenden ist der Workspace angelegt. Du landest im Dashboard.",[22,108,110],{"id":109},"schritt-3-empfangsadresse-testen","Schritt 3: Empfangsadresse testen",[11,112,113,114,117],{},"Schick dir selbst eine Test-Mail an deine Inbox-Adresse. Sie erscheint innerhalb weniger Minuten im Menüpunkt ",[14,115,116],{},"Eingang",". Klappt das, kannst du die Adresse an Lieferanten weitergeben.",[22,119,121],{"id":120},"schritt-4-versand-einrichten-optional","Schritt 4: Versand einrichten (optional)",[11,123,124,125,128,129,132],{},"Wer auch versenden möchte, wechselt in den Bereich ",[14,126,127],{},"Versand",". Dort steht die persönliche CC-Adresse in der Form ",[52,130,131],{},"versand-\u003Ckürzel>@in.belegschmied.de",". Diese Adresse setzt du künftig in deinen Rechnungs-Mails an B2B-Kunden in CC. Sonst nichts.",[22,134,136],{"id":135},"schritt-5-bankdaten-und-steuerangaben-eintragen","Schritt 5: Bankdaten und Steuerangaben eintragen",[11,138,139,140,143],{},"Unter ",[14,141,142],{},"Einstellungen → Betrieb"," ergänzt du IBAN, BIC und Steuersätze. Fehlen diese Angaben, erzeugt Belegschmied zwar die ZUGFeRD-XML, sie ist aber unvollständig und wird vom Empfänger meist zurückgewiesen.",[22,145,147],{"id":146},"wenn-etwas-nicht-klappt","Wenn etwas nicht klappt",[30,149,150,156,165],{},[33,151,152,155],{},[14,153,154],{},"Bestätigungsmail kommt nicht an."," Prüfe den Spam-Ordner. Wenn nach 15 Minuten keine Mail da ist, im Login-Formular „Erneut senden\" klicken.",[33,157,158,161,162,63],{},[14,159,160],{},"Wunsch-Kürzel schon vergeben."," Kürzel sind global eindeutig. Nimm eine Variante mit Bindestrich, etwa ",[52,163,164],{},"mueller-bau-de",[33,166,167,170,171,174,175,179],{},[14,168,169],{},"Test-Mail landet nicht im Eingang."," Prüfe, ob dein Mail-Provider die Zieladresse ",[52,172,173],{},"in.belegschmied.de"," nicht filtert. Kein Ergebnis nach 10 Minuten: kurz an ",[72,176,178],{"href":177},"mailto:support@belegschmied.de","support@belegschmied.de"," melden mit Absender-Adresse und ungefährer Uhrzeit.",[11,181,182,183,63],{},"Wenn dein Betrieb steht, geh weiter zu ",[72,184,186],{"href":185},"\u002Fanleitungen\u002Fbestehende-prozesse-integrieren","Belegschmied in bestehende Rechnungsprozesse integrieren",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":190},"",3,[191,193,194,195,196,197,198],{"id":24,"depth":192,"text":25},2,{"id":66,"depth":192,"text":67},{"id":81,"depth":192,"text":82},{"id":109,"depth":192,"text":110},{"id":120,"depth":192,"text":121},{"id":135,"depth":192,"text":136},{"id":146,"depth":192,"text":147},"So richtest du Belegschmied ein und bekommst deine erste E-Rechnungs-Empfangsadresse. Dauert etwa 10 Minuten.",false,"md",null,"Einrichtung",{},true,10,"\u002Fanleitungen\u002Feinrichtung","6 Min.",{"title":6,"description":199},"anleitungen\u002Feinrichtung","fy2pFMEh_VA8vQn2sGegk33bD1CSvJcIZIbhlAMnSl8",{"id":213,"title":214,"body":215,"description":411,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":412,"meta":413,"navigation":205,"order":206,"path":414,"readingTime":208,"seo":415,"stem":416,"updated":202,"__hash__":417},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fempfang-funktionsweise.md","Wie der Empfang funktioniert",{"type":8,"value":216,"toc":403},[217,225,228,232,238,244,250,254,274,278,284,325,328,332,351,355,366,368,395],[11,218,219,221,222,224],{},[14,220,16],{}," Deine Lieferanten schicken ihre Rechnungen an ",[52,223,54],{},". Belegschmied erkennt automatisch, ob es PDF, ZUGFeRD, reine XRechnung-XML oder Papier ist, macht daraus eine gut lesbare Ansicht plus strukturierte Daten und legt beides GoBD-konform ab.",[11,226,227],{},"Der Empfang deckt drei Standardformate ab und ein paar Sonderfälle. Der Anwender-Effekt ist immer der gleiche: du siehst im Eingang eine PDF und die wichtigsten Kennzahlen, unabhängig davon, was der Lieferant technisch geschickt hat.",[22,229,231],{"id":230},"die-drei-standard-eingangsformate","Die drei Standard-Eingangsformate",[11,233,234,237],{},[14,235,236],{},"PDF ohne strukturierte Daten."," Klassische Rechnung als PDF-Anhang. Belegschmied liest den Text aus dem PDF-Strom, extrahiert Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge und Steuersätze und ergänzt sie in der Ansicht.",[11,239,240,243],{},[14,241,242],{},"ZUGFeRD-PDF."," PDF mit eingebetteter XML-Datei. Belegschmied liest die strukturierten Daten direkt aus der XML, keine Interpretation nötig. Diese Rechnungen sind die zuverlässigsten, weil der Absender die Daten in maschinenlesbarer Form mitliefert.",[11,245,246,249],{},[14,247,248],{},"Reine XRechnung-XML."," Nur eine XML-Datei, keine PDF. Kommt vor allem von öffentlichen Auftraggebern und Großhandel. Belegschmied rendert die XML mit einem KoSIT-Stylesheet in HTML, wandelt das in eine lesbare PDF und legt beide Dateien parallel ab, XML als Original, PDF für dich zum Lesen.",[22,251,253],{"id":252},"sonderformate","Sonderformate",[30,255,256,262,268],{},[33,257,258,261],{},[14,259,260],{},"PDF, das ein reines Bild ist"," (Scan, Foto). OCR läuft automatisch, um Text zu extrahieren. Genauigkeit ist niedriger als bei Textbasis-PDFs, du bekommst aber trotzdem eine strukturierte Ansicht mit dem Hinweis „Extrahiert per OCR\".",[33,263,264,267],{},[14,265,266],{},"Foto per Mail"," (Handy-Foto einer Papierrechnung). Wird wie ein Scan behandelt: OCR, dann Extraktion.",[33,269,270,273],{},[14,271,272],{},"Rechnung im Body der Mail"," ohne Anhang. Wird gelesen, aber selten, weil Lieferanten üblicherweise Anhänge schicken.",[22,275,277],{"id":276},"was-du-im-eingang-siehst","Was du im Eingang siehst",[11,279,280,281,283],{},"Öffne ",[14,282,116],{}," in der App. Für jede eingegangene Rechnung siehst du:",[30,285,286,292,301,307,313,322],{},[33,287,288,291],{},[14,289,290],{},"Absender"," (Lieferant) mit erkanntem Namen.",[33,293,294,297,298,63],{},[14,295,296],{},"Rechnungsnummer"," und ",[14,299,300],{},"Datum",[33,302,303,306],{},[14,304,305],{},"Beträge"," in Netto und Brutto.",[33,308,309,312],{},[14,310,311],{},"Steueraufschlüsselung"," pro Steuersatz.",[33,314,315,297,318,321],{},[14,316,317],{},"Original-Datei",[14,319,320],{},"lesbare PDF"," zum Download.",[33,323,324],{},"Status: „Neu\", „Gesehen\", „Zur Zahlung freigegeben\" oder eine andere Kategorie deiner Wahl.",[11,326,327],{},"Klick auf eine Rechnung öffnet die Detailansicht mit allen Feldern und der PDF-Vorschau.",[22,329,331],{"id":330},"was-belegschmied-nicht-macht-bewusst","Was Belegschmied nicht macht (bewusst)",[30,333,334,340],{},[33,335,336,339],{},[14,337,338],{},"Keine automatische Zahlung."," Die Freigabe zur Zahlung ist eine bewusste Entscheidung, die du oder deine Buchhaltung trifft. Belegschmied stellt die Rechnung zur Verfügung, überweist aber nichts.",[33,341,342,345,346,350],{},[14,343,344],{},"Keine automatische Vorsteuerbuchung."," Das gehört in dein Buchhaltungssystem, wo die Buchungslogik sitzt. Wir liefern über ",[72,347,349],{"href":348},"\u002Fanleitungen\u002Fdatev-export","DATEV-Export"," die passenden Daten dorthin.",[22,352,354],{"id":353},"woher-weiß-belegschmied-welcher-lieferant-es-ist","Woher weiß Belegschmied, welcher Lieferant es ist?",[11,356,357,358,361,362,365],{},"Beim ersten Eingang von einem neuen Absender legt Belegschmied einen ",[14,359,360],{},"Lieferanten-Datensatz"," an. Firmenname, USt-IdNr., IBAN und Anschrift werden aus der Rechnung übernommen. Bei folgenden Rechnungen desselben Lieferanten (erkannt an Mail-Adresse, IBAN oder USt-IdNr.) wird der bestehende Datensatz weiter verwendet. Du kannst Lieferantendaten unter ",[14,363,364],{},"Stammdaten → Lieferanten"," korrigieren, wenn etwas falsch gelaufen ist.",[22,367,147],{"id":146},[30,369,370,383,389],{},[33,371,372,375,376,379,380,382],{},[14,373,374],{},"Rechnung erscheint nicht im Eingang."," Prüfe im ",[14,377,378],{},"Ereignisprotokoll",", ob die Mail überhaupt angekommen ist. Wenn nicht, hat sie ein Mail-Filter deines Lieferanten oder unseres Providers gestoppt. Bei Zweifel an ",[72,381,178],{"href":177}," mit Datum und Absender.",[33,384,385,388],{},[14,386,387],{},"Falscher Lieferant erkannt."," Du kannst in der Rechnungs-Detailansicht den Lieferanten manuell zuweisen oder splitten. Belegschmied merkt sich die Korrektur für zukünftige Rechnungen dieses Absenders.",[33,390,391,394],{},[14,392,393],{},"Beträge falsch erkannt."," Kommt bei schlechten Scan-PDFs vor. In der Detailansicht die Werte überschreiben, dann sind sie in Archiv und Export korrekt. Wenn ein bestimmter Lieferant regelmäßig Probleme macht, die KI trainieren.",[11,396,397,398,402],{},"Nächster Schritt: ",[72,399,401],{"href":400},"\u002Fanleitungen\u002Feingangsrechnungen-scannen","Eingangsrechnungen per Foto oder Scan einreichen",", wenn du Papier ins System bringen willst.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":404},[405,406,407,408,409,410],{"id":230,"depth":192,"text":231},{"id":252,"depth":192,"text":253},{"id":276,"depth":192,"text":277},{"id":330,"depth":192,"text":331},{"id":353,"depth":192,"text":354},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Von der Lieferanten-Mail an deine Belegschmied-Adresse bis zur lesbaren PDF im Eingang. Was mit XML, ZUGFeRD und Papierbelegen passiert.","Empfang",{},"\u002Fanleitungen\u002Fempfang-funktionsweise",{"title":214,"description":411},"anleitungen\u002Fempfang-funktionsweise","3ZQp57EIKuiAQyxZG9TLZ69SHHjxrTsie04YEY_zc5w",{"id":419,"title":420,"body":421,"description":622,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":623,"meta":624,"navigation":205,"order":206,"path":625,"readingTime":208,"seo":626,"stem":627,"updated":202,"__hash__":628},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fgobd-archiv.md","GoBD-Archivierung in Belegschmied",{"type":8,"value":422,"toc":613},[423,428,431,435,461,465,471,477,483,487,494,501,505,525,529,532,552,559,563,566,568,607],[11,424,425,427],{},[14,426,16],{}," Jede Rechnung, die durch Belegschmied läuft (rein oder raus), wird automatisch 10 Jahre im internen Archiv gespeichert. Die Speicherung ist unveränderbar (Hash-Chain plus Audit-Log), verschlüsselt und in Deutschland gehostet. Du musst nichts einrichten und nichts manuell tun.",[11,429,430],{},"Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist der zentrale Standard für elektronische Archivierung im deutschen Steuerrecht. Belegschmied setzt die relevanten Anforderungen technisch um.",[22,432,434],{"id":433},"was-das-archiv-abdeckt","Was das Archiv abdeckt",[30,436,437,443,449,455],{},[33,438,439,442],{},[14,440,441],{},"Ausgangsrechnungen",": dein Original (PDF), die von uns erzeugte ZUGFeRD-Version, alle Metadaten (Empfänger, Sendezeitpunkt, Bounce-Status).",[33,444,445,448],{},[14,446,447],{},"Eingangsrechnungen",": die vom Lieferanten geschickte Original-Datei (PDF, ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML), die von uns erzeugte lesbare Ansicht, die extrahierten Strukturdaten.",[33,450,451,454],{},[14,452,453],{},"Fotos und Scans",", die du selbst hochgeladen hast, in der Original-Qualität.",[33,456,457,460],{},[14,458,459],{},"E-Mail-Header"," und Verbindungs-Metadaten der zustellenden Nachricht.",[22,462,464],{"id":463},"wie-die-unveränderbarkeit-garantiert-wird","Wie die Unveränderbarkeit garantiert wird",[11,466,467,470],{},[14,468,469],{},"Hash-Chain."," Jeder neue Archiveintrag bekommt einen SHA-256-Hash. Der Hash enthält den Inhalt des Belegs plus den Hash des vorigen Eintrags. So entsteht eine Kette: Änderungen an einem alten Beleg würden alle nachfolgenden Hashes brechen. Prüfer und wir selbst können jederzeit die Konsistenz nachrechnen.",[11,472,473,476],{},[14,474,475],{},"Audit-Log."," Jede Aktion (Rechnung angelegt, versendet, freigegeben, korrigiert) wird mit Zeitstempel, Nutzer und Vorgangsdetails in ein Audit-Log geschrieben. Das Log ist ebenfalls Teil der Hash-Chain und rückwirkend nicht änderbar.",[11,478,479,482],{},[14,480,481],{},"Kein Löschen im Archiv."," Auch als Owner kannst du keinen archivierten Beleg entfernen. Der einzige Weg, ein Archiv zu leeren, ist die Löschung des kompletten Workspaces (nach Vertragsende, gemäß AVV).",[22,484,486],{"id":485},"wie-lange-gespeichert-wird","Wie lange gespeichert wird",[11,488,489,490,493],{},"Standardmäßig ",[14,491,492],{},"10 Jahre"," ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Das entspricht §147 AO und den GoBD-Vorgaben.",[11,495,496,497,500],{},"Wer eine längere Aufbewahrung braucht (etwa bei Bauvertragslaufzeiten), kann in ",[14,498,499],{},"Einstellungen → Archiv"," die Frist pro Belegart auf bis zu 30 Jahre verlängern.",[22,502,504],{"id":503},"wo-die-daten-liegen","Wo die Daten liegen",[30,506,507,513,519],{},[33,508,509,512],{},[14,510,511],{},"Datenbank und Storage"," bei Supabase in Frankfurt am Main. TLS 1.2+ in transit, Verschlüsselung at-rest.",[33,514,515,518],{},[14,516,517],{},"Backups"," täglich, mit Point-in-Time-Recovery über 7 Tage.",[33,520,521,524],{},[14,522,523],{},"Verantwortlicher Auftragsverarbeiter"," ist Belegschmied. Vertragliche Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den du beim Onboarding akzeptiert hast.",[22,526,528],{"id":527},"zugriff-auf-archivierte-belege","Zugriff auf archivierte Belege",[11,530,531],{},"In der App findest du archivierte Belege über:",[30,533,534,541,547],{},[33,535,536,59,538,540],{},[14,537,116],{},[14,539,127],{}," in der jeweiligen Liste.",[33,542,543,546],{},[14,544,545],{},"Suche"," (nach Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Datum).",[33,548,549,551],{},[14,550,349],{}," für die Weiterverarbeitung durch den Steuerberater.",[11,553,554,555,558],{},"Für die Zwecke einer Betriebsprüfung kannst du außerdem einen ",[14,556,557],{},"Prüfer-Zugang"," anlegen. Der Prüfer bekommt einen zeitlich befristeten Zugang, sieht Belege im Read-only-Modus, aber keine Einstellungen und keine Kundendaten außer denen im Beleg.",[22,560,562],{"id":561},"exportieren-und-mitnehmen","Exportieren und mitnehmen",[11,564,565],{},"Wenn du Belegschmied irgendwann verlässt, exportierst du deine Belege im ZIP-Format inklusive einer Manifest-Datei mit Hashes und Metadaten. Die Manifest-Datei ist auch außerhalb Belegschmied für einen Prüfer verifizierbar (Standard-Hash-Format, jede IT-Prüfsoftware kann es).",[22,567,147],{"id":146},[30,569,570,581,591,597],{},[33,571,572,575,576,578,579,63],{},[14,573,574],{},"„Beleg fehlt im Archiv\"."," Prüfe ",[14,577,378],{},", ob der Beleg überhaupt in der Verarbeitung war. Wenn ja, sollte er im Archiv liegen. Bei Zweifel an ",[72,580,178],{"href":177},[33,582,583,586,587,590],{},[14,584,585],{},"„Betriebsprüfer will Zugriff, welcher Weg?\""," Über ",[14,588,589],{},"Einstellungen → Prüfer-Zugang"," einen befristeten Read-only-Login anlegen.",[33,592,593,596],{},[14,594,595],{},"„Ich habe versehentlich einen Beleg falsch zugeordnet\"."," Zuordnung ist änderbar, der Beleg im Archiv bleibt aber unter der ursprünglichen ID. Das Audit-Log dokumentiert die Änderung.",[33,598,599,602,603,606],{},[14,600,601],{},"„Wie prüfe ich die Hash-Chain selbst?\""," In ",[14,604,605],{},"Einstellungen → Archiv → Integrität prüfen"," löst du einen Konsistenz-Check über den gesamten Bestand aus. Dauert je nach Größe wenige Sekunden bis Minuten.",[11,608,609,610,63],{},"Weiter: ",[72,611,612],{"href":348},"Daten für den Steuerberater exportieren",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":614},[615,616,617,618,619,620,621],{"id":433,"depth":192,"text":434},{"id":463,"depth":192,"text":464},{"id":485,"depth":192,"text":486},{"id":503,"depth":192,"text":504},{"id":527,"depth":192,"text":528},{"id":561,"depth":192,"text":562},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Was das GoBD-konforme Archiv in Belegschmied leistet, wo deine Belege liegen, wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird und wie lange aufbewahrt wird.","Archivierung",{},"\u002Fanleitungen\u002Fgobd-archiv",{"title":420,"description":622},"anleitungen\u002Fgobd-archiv","nol0dK-7OSzk8PCn2S-SbdCSs84OSK4kopKUKA9tB-k",{"id":630,"title":631,"body":632,"description":835,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":836,"meta":837,"navigation":205,"order":206,"path":838,"readingTime":839,"seo":840,"stem":841,"updated":202,"__hash__":842},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fkostenlose-tools.md","Die kostenlosen Belegschmied-Tools im Überblick",{"type":8,"value":633,"toc":826},[634,644,647,651,657,663,669,675,679,684,689,694,699,703,708,713,718,723,727,732,737,742,747,751,758,761,765,791,793],[11,635,636,638,639,643],{},[14,637,16],{}," Auf ",[72,640,642],{"href":641},"\u002Ftools","belegschmied.de\u002Ftools"," findest du vier kostenlose Werkzeuge für den E-Rechnungs-Alltag: PDF zu ZUGFeRD wandeln, XRechnung visualisieren, E-Rechnung erstellen und XRechnung validieren. Kein Account nötig, alles läuft im Browser oder ephemer auf dem Server.",[11,645,646],{},"Die Tools sind für Einzelfälle gedacht. Wer regelmäßig E-Rechnungen verarbeitet, spart mit einem Account Zeit und bekommt die GoBD-Archivierung dazu.",[22,648,650],{"id":649},"pdf-zu-zugferd-wandeln","PDF zu ZUGFeRD wandeln",[11,652,653,656],{},[14,654,655],{},"Zweck:"," aus einer bestehenden PDF-Rechnung eine konforme ZUGFeRD-PDF machen. Nützlich, wenn du einmalig eine Rechnung im richtigen Format brauchst, aber keinen Belegschmied-Account willst.",[11,658,659,662],{},[14,660,661],{},"Ablauf:"," PDF hochladen. Belegschmied liest die Rechnungsdaten aus, du prüfst sie in einem Formular, klickst auf „Konvertieren\". Du bekommst eine PDF\u002FA-3 mit eingebetteter ZUGFeRD-XML zum Download.",[11,664,665,668],{},[14,666,667],{},"Grenzen:"," keine Archivierung, kein Versand, keine wiederholte Nutzung mit gleichen Kundendaten. Für den regelmäßigen Betrieb ist der CC-Weg deutlich effizienter.",[11,670,671],{},[72,672,674],{"href":673},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-zugferd","Zum Tool",[22,676,678],{"id":677},"xrechnung-visualisieren","XRechnung visualisieren",[11,680,681,683],{},[14,682,655],{}," eine XRechnung-XML in lesbare Form bringen. Du hast eine XML von einem Lieferanten bekommen und willst sie ansehen, ohne sie in dein Buchhaltungssystem importieren zu müssen.",[11,685,686,688],{},[14,687,661],{}," XML hochladen. Das offizielle KoSIT-Stylesheet rendert die XML in eine klassisch aussehende Rechnung. Du siehst Absender, Empfänger, Positionen, Beträge und Bankverbindung.",[11,690,691,693],{},[14,692,667],{}," die Ansicht ist keine ZUGFeRD-Datei, sondern nur die Darstellung. Als Archivierungsersatz nicht geeignet.",[11,695,696],{},[72,697,674],{"href":698},"\u002Ftools\u002Fxrechnung-visualisieren",[22,700,702],{"id":701},"e-rechnung-erstellen","E-Rechnung erstellen",[11,704,705,707],{},[14,706,655],{}," eine konforme E-Rechnung ohne Buchhaltungsprogramm anlegen. Für Kleinstbetriebe oder wenn du einmalig eine Rechnung stellen willst.",[11,709,710,712],{},[14,711,661],{}," Formular ausfüllen (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen). Belegschmied erzeugt PDF und ZUGFeRD-XML, beides zum Download.",[11,714,715,717],{},[14,716,667],{}," kein Versand. Du musst die Rechnung selbst per Mail an den Kunden schicken. Keine gespeicherte Kunden- oder Positionsliste, du fängst jedes Mal bei null an.",[11,719,720],{},[72,721,674],{"href":722},"\u002Ftools\u002Fe-rechnung-erstellen",[22,724,726],{"id":725},"xrechnung-validieren","XRechnung validieren",[11,728,729,731],{},[14,730,655],{}," prüfen, ob eine XRechnung-XML konform ist. Nützlich, wenn du selbst XML generierst oder ein Lieferant eine Datei schickt, die nicht importiert werden kann.",[11,733,734,736],{},[14,735,661],{}," XML hochladen. Belegschmied prüft gegen die KoSIT-Validierungsregeln und zeigt Fehler mit Zeilennummer und Feld-Bezug.",[11,738,739,741],{},[14,740,667],{}," die Prüfung ist nur formal (Schema und Standardregeln). Inhaltliche Korrektheit (Beträge, Kundendaten) prüft der Validator nicht.",[11,743,744],{},[72,745,674],{"href":746},"\u002Ftools\u002Fxrechnung-validieren",[22,748,750],{"id":749},"was-mit-deinen-uploads-passiert","Was mit deinen Uploads passiert",[11,752,753,754,757],{},"Alle Tools arbeiten ",[14,755,756],{},"ephemer",": hochgeladene Dateien werden nach der Antwort sofort verworfen und nicht gespeichert. Kein Konto, kein Login, keine Historie.",[11,759,760],{},"Ausnahme: wenn du eine Datei durch die KI-Extraktion schicken lässt (bei „PDF zu ZUGFeRD\" für unklare Felder), geht ein einmaliger API-Call an den KI-Anbieter, ebenfalls ohne Speicherung dort.",[22,762,764],{"id":763},"wann-sich-der-wechsel-zum-account-lohnt","Wann sich der Wechsel zum Account lohnt",[30,766,767,773,779,785],{},[33,768,769,772],{},[14,770,771],{},"Mehr als eine Rechnung im Monat."," Der CC-Weg spart pro Rechnung deutlich Zeit gegenüber dem manuellen Tool-Aufruf.",[33,774,775,778],{},[14,776,777],{},"Archivierung nach GoBD."," Die Tools archivieren nicht, ein Account tut es automatisch.",[33,780,781,784],{},[14,782,783],{},"Team-Zugriff."," Zwei oder mehr Personen im Betrieb kommen mit dem Account viel besser klar als mit gemeinsamen Tool-Uploads.",[33,786,787,790],{},[14,788,789],{},"Standardisierte Kundendaten."," Kundenliste und Positionsvorlagen sparen bei jeder Rechnung Zeit.",[22,792,147],{"id":146},[30,794,795,801,807,820],{},[33,796,797,800],{},[14,798,799],{},"Upload wird abgelehnt."," Datei zu groß (max 15 MB) oder falsches Format. Bei PDFs bitte keine passwortgeschützten Dateien hochladen.",[33,802,803,806],{},[14,804,805],{},"Konvertierung schlägt fehl mit „Extraktion unklar\"."," Deine PDF ist ein reines Bild, die OCR ist unsicher. Textbasierte PDF wählen oder Rechnung manuell mit dem „E-Rechnung erstellen\"-Tool nachbauen.",[33,808,809,812,813,59,816,819],{},[14,810,811],{},"XRechnung-Viewer zeigt nichts."," Prüf, ob deine Datei wirklich eine XRechnung ist (im XML sollte ",[52,814,815],{},"CrossIndustryInvoice",[52,817,818],{},"Invoice"," als Root-Element stehen). Sonst funktioniert das Rendering nicht.",[33,821,822,825],{},[14,823,824],{},"Validator meldet Fehler, die dir unklar sind."," Am Ende der Fehlerliste steht der Regel-Code (etwa BR-CO-15). Google nach „KoSIT BR-CO-15\" bringt die Regel-Definition. Oft sind es Steuersatz- oder Summen-Rundungsprobleme.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":827},[828,829,830,831,832,833,834],{"id":649,"depth":192,"text":650},{"id":677,"depth":192,"text":678},{"id":701,"depth":192,"text":702},{"id":725,"depth":192,"text":726},{"id":749,"depth":192,"text":750},{"id":763,"depth":192,"text":764},{"id":146,"depth":192,"text":147},"PDF zu ZUGFeRD wandeln, XRechnung visualisieren, E-Rechnung schnell erstellen und validieren. Was die kostenlosen Tools können und wo ihre Grenzen liegen.","Tools",{},"\u002Fanleitungen\u002Fkostenlose-tools","4 Min.",{"title":631,"description":835},"anleitungen\u002Fkostenlose-tools","DXF7d4Ozo0QLFkcbSKqQTIAyAATp2LBt2VMHO3apa7A",{"id":844,"title":845,"body":846,"description":1027,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":127,"meta":1028,"navigation":205,"order":206,"path":1029,"readingTime":208,"seo":1030,"stem":1031,"updated":202,"__hash__":1032},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fversand-funktionsweise.md","Wie der Versand funktioniert",{"type":8,"value":847,"toc":1020},[848,853,856,860,910,914,921,947,951,954,961,965,985,987,1014],[11,849,850,852],{},[14,851,16],{}," Du setzt deine Belegschmied-CC-Adresse in die Rechnungs-Mail. Wir lesen den PDF-Anhang aus, erzeugen daraus die ZUGFeRD-XML, betten sie in die PDF und schicken die konforme E-Rechnung an denselben Empfänger nach. Der Ablauf dauert normalerweise unter zwei Minuten.",[11,854,855],{},"Der Prozess ist bewusst asynchron gestaltet: du drückst „Senden\", und Belegschmied liefert das ZUGFeRD-Ergebnis in einem separaten Vorgang aus. So bleibt dein Absende-Zeitpunkt der gültige, und die Zustellung an deinen Kunden ist nicht durch die Konvertierung blockiert.",[22,857,859],{"id":858},"der-weg-deiner-rechnung-schritt-für-schritt","Der Weg deiner Rechnung, Schritt für Schritt",[87,861,862,868,876,882,888,894,904],{},[33,863,864,867],{},[14,865,866],{},"Du schreibst deine Rechnung"," wie gewohnt in Word, deinem ERP oder Handwerker-Tool. Als Anhang wird eine ganz normale PDF erzeugt.",[33,869,870,873,874,63],{},[14,871,872],{},"Du versendest die Mail"," an deinen Kunden. In CC sitzt ",[52,875,131],{},[33,877,878,881],{},[14,879,880],{},"Belegschmied bekommt die Kopie."," Der Anhang wird geparst und die Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung) werden extrahiert.",[33,883,884,887],{},[14,885,886],{},"Die Daten werden geprüft."," Netto plus Steuer ergibt Brutto? Rechnungsnummer eindeutig? Alle Pflichtfelder nach §14 UStG da? Wenn ja, gehts weiter. Wenn nein, hält Belegschmied die Rechnung zurück und meldet sich per Freigabe-Mail.",[33,889,890,893],{},[14,891,892],{},"ZUGFeRD-XML wird gebaut"," und in die PDF eingebettet (PDF\u002FA-3-konform). Das ist die eigentliche E-Rechnung: eine Hybrid-Datei, sichtbar als PDF, maschinenlesbar durch die XML.",[33,895,896,899,900,903],{},[14,897,898],{},"Wir schicken die konforme E-Rechnung an deinen Kunden."," Absender ist ",[52,901,902],{},"rechnung@belegschmied.de",", im Betreff steht die Rechnungsnummer. Für deinen Kunden sichtbar: eine PDF mit dem Zusatz „ZUGFeRD\".",[33,905,906,909],{},[14,907,908],{},"Original und E-Rechnung landen im Archiv."," GoBD-konform, für 10 Jahre unveränderbar.",[22,911,913],{"id":912},"was-du-in-der-app-siehst","Was du in der App siehst",[11,915,916,917,920],{},"Im Menüpunkt ",[14,918,919],{},"Versand → Ausgehende Rechnungen"," siehst du jede verarbeitete Rechnung mit Status:",[30,922,923,929,935,941],{},[33,924,925,928],{},[14,926,927],{},"Ausgeliefert."," Alles gut, deine Rechnung ist beim Kunden.",[33,930,931,934],{},[14,932,933],{},"In Prüfung."," Läuft gerade durch die Validierung.",[33,936,937,940],{},[14,938,939],{},"Wartet auf Freigabe."," Belegschmied hat etwas gefunden, das du bestätigen sollst.",[33,942,943,946],{},[14,944,945],{},"Blockiert."," Ein Pflichtfeld fehlt oder die KoSIT-Validierung schlägt fehl. Du kannst das Feld manuell nachtragen.",[22,948,950],{"id":949},"der-kunde-bekommt-zwei-mails-ist-das-ein-problem","Der Kunde bekommt zwei Mails, ist das ein Problem?",[11,952,953],{},"Zwei Zustellungen bedeuten aus rechtlicher Sicht nur eine wirksame Rechnung: die konforme E-Rechnung von Belegschmied gilt als das Original mit E-Rechnungs-Status. Deine ursprüngliche PDF-Mail steht davor und dient deinem Kunden als „Vorabinfo\". Viele Kunden ignorieren die erste Mail gleich, sobald sie die zweite mit ZUGFeRD-Kennzeichnung sehen.",[11,955,956,957,960],{},"Wer das vermeiden will, kann in ",[14,958,959],{},"Einstellungen → Versand"," die Option „Nur E-Rechnung zustellen, Original zurückhalten\" aktivieren. Dann verzögert Belegschmied deine erste Mail bis nach der Konvertierung und liefert nur die konforme Fassung aus.",[22,962,964],{"id":963},"timings-und-grenzen","Timings und Grenzen",[30,966,967,973,979],{},[33,968,969,972],{},[14,970,971],{},"Verarbeitungsdauer"," normal 45 bis 120 Sekunden. In Spitzenzeiten (Monatsende, Jahresende) bis zu 5 Minuten.",[33,974,975,978],{},[14,976,977],{},"Anhänge"," bis 15 MB pro Rechnung. Reine Bild-PDFs (Scans) werden ebenfalls verarbeitet, brauchen aber länger, weil die OCR läuft.",[33,980,981,984],{},[14,982,983],{},"Mehrere Anhänge"," pro Mail sind kein Problem. Belegschmied erkennt Rechnung, Aufmaß, Leistungsschein und AGB und behandelt sie sinnvoll.",[22,986,147],{"id":146},[30,988,989,995,1005],{},[33,990,991,994],{},[14,992,993],{},"Rechnung erscheint gar nicht im Versand."," Deine CC ist nicht bei Belegschmied angekommen. Prüfe die Schreibweise und ob dein Mail-Server externe CCs erlaubt.",[33,996,997,1000,1001,1004],{},[14,998,999],{},"„Blockiert\"-Status ohne Freigabe-Mail."," Blick in ",[14,1002,1003],{},"Einstellungen → Benachrichtigungen",", ob dein Alarm-Postfach hinterlegt ist.",[33,1006,1007,1010,1011,1013],{},[14,1008,1009],{},"Empfänger meldet: „Ich bekomme keine E-Rechnung\"."," Manche Firmen haben strikte Filter auf Absender-Domains. Bitte den Empfänger, ",[52,1012,902],{}," auf die Whitelist zu setzen.",[11,1015,397,1016,63],{},[72,1017,1019],{"href":1018},"\u002Fanleitungen\u002Frechnungen-fuer-versand-vorbereiten","Rechnungen so vorbereiten, dass alle Pflichtangaben auslesbar sind",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":1021},[1022,1023,1024,1025,1026],{"id":858,"depth":192,"text":859},{"id":912,"depth":192,"text":913},{"id":949,"depth":192,"text":950},{"id":963,"depth":192,"text":964},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Vom PDF-Anhang in deiner Rechnungs-Mail zur konformen ZUGFeRD-E-Rechnung beim Empfänger. Was Belegschmied im Hintergrund tut.",{},"\u002Fanleitungen\u002Fversand-funktionsweise",{"title":845,"description":1027},"anleitungen\u002Fversand-funktionsweise","AGbmzusiObZmbtSUhXUaDBq49I5fdd_qVOzJfHr6qck",{"id":1034,"title":1035,"body":1036,"description":1201,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":1202,"meta":1203,"navigation":205,"order":206,"path":1204,"readingTime":839,"seo":1205,"stem":1206,"updated":202,"__hash__":1207},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fwer-nutzt-meine-adressen.md","Wer darf meine Empfangs- und Versand-Adressen nutzen?",{"type":8,"value":1037,"toc":1193},[1038,1049,1052,1056,1065,1073,1077,1080,1110,1113,1117,1120,1124,1127,1147,1151,1158,1161,1163,1187],[11,1039,1040,1042,1043,1045,1046,1048],{},[14,1041,16],{}," Deine Empfangsadresse (",[52,1044,54],{},") ist öffentlich in dem Sinne, dass jeder ihr eine Mail schicken kann. Deine Versand-CC-Adresse (",[52,1047,131],{},") auch. Belegschmied filtert Spam, prüft Anhänge und kann Absender sperren. Für deine echten Adressen wählt du selbst, wem du sie gibst.",[11,1050,1051],{},"Die Adressen funktionieren wie normale E-Mail-Adressen: technisch kann jeder eine Mail dahin schicken. Der Schutz kommt über mehrere Ebenen zusammen.",[22,1053,1055],{"id":1054},"wer-darf-schreiben","Wer darf schreiben",[11,1057,1058,1061,1062,1064],{},[14,1059,1060],{},"Empfangsadresse"," (",[52,1063,54],{},"): typischerweise deine Lieferanten. Du gibst die Adresse aktiv weiter, sie taucht auch auf deinen eigenen Bestellungen und Aufträgen auf, damit Lieferanten wissen, wo ihre Rechnung hin soll.",[11,1066,1067,1061,1070,1072],{},[14,1068,1069],{},"Versand-CC-Adresse",[52,1071,131],{},"): nur du und dein Team. Sie steht in eurer eigenen Mail-Vorlage als CC, sonst nirgendwo. Wenn sie dennoch Fremd-Mails bekommt, ist das entweder ein Versehen oder ein Adress-Leak.",[22,1074,1076],{"id":1075},"was-passiert-wenn-fremde-schreiben","Was passiert, wenn Fremde schreiben",[11,1078,1079],{},"Belegschmied prüft jede eingehende Mail:",[87,1081,1082,1088,1094,1100],{},[33,1083,1084,1087],{},[14,1085,1086],{},"Spam-Filter"," in der Providerkette (Resend). Bekannte Spam-Absender werden vor der Zustellung verworfen.",[33,1089,1090,1093],{},[14,1091,1092],{},"Anhang-Filter",": ausführbare Dateien (.exe, .bat, .scr) werden abgelehnt. PDF und XML werden verarbeitet.",[33,1095,1096,1099],{},[14,1097,1098],{},"Absender-Rate-Limit",": schickt ein Absender in kurzer Zeit sehr viele Mails, wird die Rate begrenzt.",[33,1101,1102,1105,1106,1109],{},[14,1103,1104],{},"Manuelle Sperre",": du kannst in ",[14,1107,1108],{},"Einstellungen → Empfang → Absender sperren"," Adressen oder Domains hinterlegen, die abgelehnt werden.",[11,1111,1112],{},"Rechnungen fremder Firmen, die versehentlich bei dir landen (Vertipper einer ähnlichen Adresse), landen im Eingang mit einem klaren Absender-Hinweis. Du kannst sie mit einem Klick als „Nicht für mich\" markieren, sie werden dann automatisch gelöscht und im Ereignisprotokoll dokumentiert.",[22,1114,1116],{"id":1115},"deine-adresse-als-öffentliche-adresse-behandeln","Deine Adresse als „öffentliche\" Adresse behandeln",[11,1118,1119],{},"Als Faustregel: gib deine Belegschmied-Empfangsadresse in Formulare und Portale ein, die Rechnungen automatisiert versenden (z. B. Anmeldung beim Baustoffhändler, im Kundenportal deines IT-Anbieters). Nicht sinnvoll: Belegschmied-Adresse als allgemeine Firmenmail-Adresse angeben. Dafür haben Marketing-Mails und Newsletter nichts zu suchen.",[22,1121,1123],{"id":1122},"kann-jemand-meine-adresse-missbrauchen","Kann jemand meine Adresse missbrauchen?",[11,1125,1126],{},"Missbrauchsszenarien im Detail:",[30,1128,1129,1135,1141],{},[33,1130,1131,1134],{},[14,1132,1133],{},"Rechnungs-Fake",": jemand fingiert eine Rechnung mit falscher IBAN und schickt sie an deine Empfangsadresse. Das passiert, weil deine Adresse öffentlich ist. Belegschmied kennzeichnet nicht sofort, ob ein Absender „echt\" ist. Deine Freigabe-Prüfung (durch dich oder deine Buchhaltung) ist der Punkt, an dem so ein Versuch auffällt.",[33,1136,1137,1140],{},[14,1138,1139],{},"Spam-Flut",": theoretisch möglich, praktisch begrenzt durch Rate-Limits und Spam-Filter.",[33,1142,1143,1146],{},[14,1144,1145],{},"Newsletter-Anmeldungen",": jemand nutzt deine Adresse für Newsletter-Anmeldungen. Nutz die Absender-Sperre und melde dich per Reply beim Newsletter ab.",[22,1148,1150],{"id":1149},"wenn-adressen-ausgetauscht-werden-sollen","Wenn Adressen ausgetauscht werden sollen",[11,1152,1153,1154,1157],{},"Du kannst deine Empfangsadresse jederzeit ändern (",[14,1155,1156],{},"Einstellungen → Empfang → Adresse ändern","). Belegschmied hält die alte Adresse noch 30 Tage aktiv, damit noch offene Rechnungen ankommen können, danach wird sie deaktiviert.",[11,1159,1160],{},"Wichtig: nur der Owner darf die Empfangsadresse ändern, weil das Auswirkung auf alle Lieferanten hat.",[22,1162,147],{"id":146},[30,1164,1165,1175,1181],{},[33,1166,1167,1170,1171,1174],{},[14,1168,1169],{},"„Ich bekomme Spam\"."," Absender-Sperre nutzen. Bei einem Domain-übergreifenden Absender (",[52,1172,1173],{},"*@spamdomain.tld",") reicht die Domain-Sperre.",[33,1176,1177,1180],{},[14,1178,1179],{},"„Ein Lieferant meldet, er könne meine Adresse nicht erreichen\"."," Sehr selten, meist ein Missverständnis in der Schreibweise. Bitte, uns die genaue Fehlermeldung des Mailservers zu schicken (Bounce-Message). Damit finden wir sofort raus, wo es klemmt.",[33,1182,1183,1186],{},[14,1184,1185],{},"„Eine Rechnung fremder Firma taucht bei mir auf\"."," Als „Nicht für mich\" markieren. Belegschmied löscht sie und dokumentiert die Löschung.",[11,1188,609,1189,63],{},[72,1190,1192],{"href":1191},"\u002Fanleitungen\u002Fwo-liegen-meine-daten","Wo deine Daten liegen und was mit ihnen passiert",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":1194},[1195,1196,1197,1198,1199,1200],{"id":1054,"depth":192,"text":1055},{"id":1075,"depth":192,"text":1076},{"id":1115,"depth":192,"text":1116},{"id":1122,"depth":192,"text":1123},{"id":1149,"depth":192,"text":1150},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Wer schreibt an deine Belegschmied-Adressen und wer darf das? Was passiert bei Missbrauch, wie schützt Belegschmied deine Inbox.","Datenschutz",{},"\u002Fanleitungen\u002Fwer-nutzt-meine-adressen",{"title":1035,"description":1201},"anleitungen\u002Fwer-nutzt-meine-adressen","zUIVBoIJ-WZYcXdmQI74ZECRDhTcH8qbg7PgPLZdGC0",{"id":1209,"title":186,"body":1210,"description":1390,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":203,"meta":1391,"navigation":205,"order":1392,"path":185,"readingTime":1393,"seo":1394,"stem":1395,"updated":202,"__hash__":1396},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fbestehende-prozesse-integrieren.md",{"type":8,"value":1211,"toc":1382},[1212,1220,1223,1227,1230,1250,1253,1257,1264,1267,1271,1274,1300,1303,1307,1313,1319,1325,1329,1332,1346,1349,1351,1374],[11,1213,1214,1216,1217,1219],{},[14,1215,16],{}," Deine CC-Adresse (",[52,1218,131],{},") trägst du überall dort ein, wo deine Rechnungs-Mail rausgeht. Für Word ist das die manuelle CC-Zeile, für dein ERP eine Konfiguration in den Mail-Vorlagen. Am Ablauf ändert sich sonst nichts.",[11,1221,1222],{},"Belegschmied klinkt sich bewusst nicht in dein bestehendes Programm ein. Es reicht, wenn eine Kopie deiner Rechnungs-Mail bei uns landet.",[22,1224,1226],{"id":1225},"ausgangsfrage-wo-entsteht-deine-rechnungs-mail","Ausgangsfrage: Wo entsteht deine Rechnungs-Mail?",[11,1228,1229],{},"Für die Integration ist die einzige relevante Frage: An welcher Stelle entsteht die E-Mail, die deine PDF-Rechnung an den Kunden trägt? Drei typische Fälle:",[30,1231,1232,1238,1244],{},[33,1233,1234,1237],{},[14,1235,1236],{},"Word oder LibreOffice."," Du erstellst die PDF und hängst sie manuell an eine Mail aus Outlook, Thunderbird oder deinem Webmailer.",[33,1239,1240,1243],{},[14,1241,1242],{},"Handwerker-Software mit E-Mail-Versand."," Streit V.1, TopKontor, Sirados, Wolf und ähnliche. Die Rechnung wird direkt aus dem Programm rausgeschickt.",[33,1245,1246,1249],{},[14,1247,1248],{},"ERP oder Buchhaltung mit Automatik."," Lexoffice, sevDesk, DATEV, SAP Business One. Rechnungen gehen automatisiert ohne dein Zutun.",[11,1251,1252],{},"Für jeden Fall gibt es einen einfachen Weg.",[22,1254,1256],{"id":1255},"fall-1-word-plus-manueller-mailversand","Fall 1: Word plus manueller Mailversand",[11,1258,1259,1260,1263],{},"Beim Verfassen der Mail in Outlook, Thunderbird oder Webmail trägst du deine CC-Adresse einmalig als ",[14,1261,1262],{},"feste CC"," in die Standard-Rechnungsvorlage ein.",[11,1265,1266],{},"Kein Zufalls-Klick mehr, kein „vergessen\". Wenn du keine Vorlage nutzt, einfach beim Verfassen manuell in die CC-Zeile.",[22,1268,1270],{"id":1269},"fall-2-handwerker-software","Fall 2: Handwerker-Software",[11,1272,1273],{},"Fast alle Handwerker-Programme haben in den Mail-Einstellungen ein Feld für „CC\" oder „Blindkopie an\". Trag dort deine Belegschmied-CC-Adresse ein.",[30,1275,1276,1282,1288,1294],{},[33,1277,1278,1281],{},[14,1279,1280],{},"Streit V.1:"," Extras → Programmeinstellungen → E-Mail → Kopie an.",[33,1283,1284,1287],{},[14,1285,1286],{},"TopKontor:"," Einstellungen → Mail-Versand → CC-Empfänger.",[33,1289,1290,1293],{},[14,1291,1292],{},"Wolf:"," Vorgangsart → Mailversand → CC.",[33,1295,1296,1299],{},[14,1297,1298],{},"Sirados:"," Rechnungsversand → Empfänger → Zusatz-Kopie.",[11,1301,1302],{},"Menüs weichen je nach Version leicht ab. Wichtig ist, dass die CC in der Vorlage sitzt, nicht in einer einzelnen Rechnung. Sonst gilt sie nur einmal.",[22,1304,1306],{"id":1305},"fall-3-erp-oder-cloud-buchhaltung","Fall 3: ERP oder Cloud-Buchhaltung",[11,1308,1309,1312],{},[14,1310,1311],{},"Lexoffice, sevDesk, Papierkram."," In den Einstellungen zum Mailversand findest du meist ein Feld „CC bei Rechnungsversand\". Belegschmied-Adresse rein, fertig.",[11,1314,1315,1318],{},[14,1316,1317],{},"DATEV."," Bei DATEV Unternehmen online gehst du in die Belegverwaltung und legst die CC-Adresse als Standard-Ausgangsempfänger fest.",[11,1320,1321,1324],{},[14,1322,1323],{},"SAP Business One und andere große Systeme."," Hier greift meist ein Mail-Server-Bearbeiter (SMTP-Konfiguration) oder ein Add-on. Ein IT-Dienstleister trägt die CC als „automatisch angehängt bei Rechnungs-Templates\" ein.",[22,1326,1328],{"id":1327},"was-passiert-nach-dem-versand","Was passiert nach dem Versand",[11,1330,1331],{},"Sobald deine Rechnungs-Mail rausgeht, sieht Belegschmied gleichzeitig eine Kopie. Der Rest läuft automatisch:",[87,1333,1334,1337,1340,1343],{},[33,1335,1336],{},"PDF-Anhang wird gelesen und die Rechnungsdaten extrahiert.",[33,1338,1339],{},"ZUGFeRD-XML wird erzeugt und in die PDF eingebettet.",[33,1341,1342],{},"Der neue Anhang wird an deinen Kunden nachgeliefert (an dieselbe Empfänger-Adresse).",[33,1344,1345],{},"Original und ZUGFeRD landen in deinem GoBD-Archiv.",[11,1347,1348],{},"Das dauert im Regelfall unter zwei Minuten.",[22,1350,147],{"id":146},[30,1352,1353,1362,1368],{},[33,1354,1355,1358,1359,1361],{},[14,1356,1357],{},"Kein neuer Anhang beim Empfänger."," Prüfe im Bereich ",[14,1360,919],{},", ob Belegschmied deine Mail überhaupt bekommen hat. Wenn nicht, hakt die CC nicht. Testen: einmal Rechnung nur an deine eigene Adresse mit CC, dann prüfen ob sie bei Belegschmied auftaucht.",[33,1363,1364,1367],{},[14,1365,1366],{},"Rechnung wird zurückgehalten."," Wenn Beträge nicht zusammenpassen oder Pflichtangaben fehlen, blockt Belegschmied die Ausleitung. Du bekommst eine Mail und klärst per Freigabe.",[33,1369,1370,1373],{},[14,1371,1372],{},"B2C und B2B gemischt."," Belegschmied erzeugt nur dann eine E-Rechnung, wenn du die CC gesetzt hast. Für Privatkunden CC weglassen. Kein Rechnungs-Umbau nötig.",[11,1375,1376,1377,1381],{},"Weiter geht es mit ",[72,1378,1380],{"href":1379},"\u002Fanleitungen\u002Fteamverwaltung","Team einrichten",", sobald zwei oder mehr Personen mit Belegschmied arbeiten.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":1383},[1384,1385,1386,1387,1388,1389],{"id":1225,"depth":192,"text":1226},{"id":1255,"depth":192,"text":1256},{"id":1269,"depth":192,"text":1270},{"id":1305,"depth":192,"text":1306},{"id":1327,"depth":192,"text":1328},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Wie du Belegschmied in Word, dein ERP oder Handwerker-Software einbindest, ohne den bestehenden Ablauf zu ändern.",{},20,"5 Min.",{"title":186,"description":1390},"anleitungen\u002Fbestehende-prozesse-integrieren","Fjl94vaosM8_vKGxAlG53C0LElZoqqfnYMcoB3kVS80",{"id":1398,"title":1399,"body":1400,"description":1618,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":623,"meta":1619,"navigation":205,"order":1392,"path":348,"readingTime":1393,"seo":1620,"stem":1621,"updated":202,"__hash__":1622},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fdatev-export.md","Daten für den Steuerberater exportieren (DATEV)",{"type":8,"value":1401,"toc":1610},[1402,1411,1414,1418,1425,1432,1436,1473,1477,1504,1508,1511,1531,1542,1546,1572,1574,1603],[11,1403,1404,1406,1407,1410],{},[14,1405,16],{}," Im Menüpunkt ",[14,1408,1409],{},"Export → DATEV"," wählst du den Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr), setzt einen Häkchen bei den gewünschten Belegarten und klickst „ZIP exportieren\". Das Paket enthält eine DATEV-XML-Datei und die Original-Belege. Dein Steuerberater importiert es in DATEV Unternehmen online oder in Kanzlei-Rechnungswesen.",[11,1412,1413],{},"Der DATEV-Export ist der Standard-Weg, wenn dein Steuerberater DATEV nutzt. Für andere Buchhaltungsprogramme gibt es Alternativen (siehe unten).",[22,1415,1417],{"id":1416},"voraussetzung-kontenrahmen-zuordnen","Voraussetzung: Kontenrahmen zuordnen",[11,1419,1420,1421,1424],{},"Damit DATEV die Rechnungen sauber verbuchen kann, muss jede Rechnung einem ",[14,1422,1423],{},"Konto und einem Steuerschlüssel"," zugeordnet sein. Belegschmied schlägt Konten automatisch vor, gestützt auf den Lieferanten und die Art der Leistung. Du prüfst die Zuordnung einmalig in der Rechnungs-Detailansicht.",[11,1426,1427,1428,1431],{},"Für neue Betriebe: Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) im Onboarding oder unter ",[14,1429,1430],{},"Einstellungen → Buchhaltung → Kontenrahmen"," wählen. Die häufigsten Konten sind vorbelegt.",[22,1433,1435],{"id":1434},"export-durchführen","Export durchführen",[87,1437,1438,1443,1450,1464,1470],{},[33,1439,280,1440,1442],{},[14,1441,1409],{}," (Menüpunkt sichtbar für Owner und Admin).",[33,1444,1445,1446,1449],{},"Wähle den ",[14,1447,1448],{},"Zeitraum",". Standard ist der letzte abgeschlossene Monat.",[33,1451,1452,1453],{},"Setz Häkchen bei:\n",[30,1454,1455,1458,1461],{},[33,1456,1457],{},"Eingangsrechnungen (empfohlen)",[33,1459,1460],{},"Ausgangsrechnungen (empfohlen)",[33,1462,1463],{},"Nur bereits freigegebene (empfohlen, sonst wandern auch offene Belege mit)",[33,1465,1466,1467,63],{},"Klick auf ",[14,1468,1469],{},"ZIP herunterladen",[33,1471,1472],{},"Übergib die ZIP-Datei deinem Steuerberater, per Mail, DATEV-Belegupload oder Fileshare.",[22,1474,1476],{"id":1475},"was-im-zip-enthalten-ist","Was im ZIP enthalten ist",[30,1478,1479,1486,1492,1498],{},[33,1480,1481,1482,1485],{},"Eine ",[14,1483,1484],{},"XML-Datei"," im DATEV-Rechnungswesen-Format (Version 8 oder aktueller).",[33,1487,1488,1491],{},[14,1489,1490],{},"PDF-Kopien"," aller Belege, benannt nach Rechnungsnummer.",[33,1493,1481,1494,1497],{},[14,1495,1496],{},"Manifest-Datei"," (CSV) mit einer Zeile pro Beleg für den Steuerberater-Import.",[33,1499,1500,1503],{},[14,1501,1502],{},"Prüfhashes"," zur Konsistenz-Verifikation.",[22,1505,1507],{"id":1506},"wie-oft","Wie oft?",[11,1509,1510],{},"Übliche Rhythmen:",[30,1512,1513,1519,1525],{},[33,1514,1515,1518],{},[14,1516,1517],{},"Monatlich",", direkt nach Monatsende. Am praktischsten für die laufende Buchhaltung.",[33,1520,1521,1524],{},[14,1522,1523],{},"Quartalsweise",", wenn du oder dein Steuerberater es so vereinbart habt.",[33,1526,1527,1530],{},[14,1528,1529],{},"Jährlich",", nur bei ganz kleinen Betrieben mit wenigen Rechnungen und Jahresabschluss beim Steuerberater.",[11,1532,1533,1534,1537,1538,1541],{},"Belegschmied kann den Export ",[14,1535,1536],{},"automatisch monatlich per Mail an deinen Steuerberater"," verschicken. In ",[14,1539,1540],{},"Einstellungen → Export → Automatik"," trägst du die Zieladresse ein.",[22,1543,1545],{"id":1544},"für-steuerberater-die-nicht-datev-nutzen","Für Steuerberater, die nicht DATEV nutzen",[30,1547,1548,1554,1560,1566],{},[33,1549,1550,1553],{},[14,1551,1552],{},"Lexoffice."," Nutz den Lexoffice-Import per API oder per CSV. Belegschmied bietet einen Lexoffice-CSV-Export im selben Menü.",[33,1555,1556,1559],{},[14,1557,1558],{},"sevDesk."," Ähnlich, sevDesk-CSV verfügbar.",[33,1561,1562,1565],{},[14,1563,1564],{},"Buchhaltungsbutler, Papierkram, ADDISON",". Standard-CSV-Export tut es, jedes dieser Systeme akzeptiert eine Rechnungsliste mit den Standardfeldern (Datum, Nummer, Konto, Steuersatz, Netto, Brutto).",[33,1567,1568,1571],{},[14,1569,1570],{},"BMD."," Wird über den DATEV-Weg oder über einen dedizierten BMD-CSV-Export bedient.",[22,1573,147],{"id":146},[30,1575,1576,1582,1588,1594],{},[33,1577,1578,1581],{},[14,1579,1580],{},"Steuerberater meldet: „Konto nicht zugeordnet\"."," In Belegschmied eine oder mehrere Rechnungen ohne Kontenzuweisung. In der Rechnungs-Detailansicht Konto ergänzen, neuen Export ziehen.",[33,1583,1584,1587],{},[14,1585,1586],{},"„Doppelter Buchungsstoff\"."," Du hast den Export zweimal geschickt oder derselbe Beleg ist zweimal drin. Datenprüfung im Steuerberater-Programm, gegebenenfalls den letzten Export widerrufen.",[33,1589,1590,1593],{},[14,1591,1592],{},"„Export ist leer\"."," Prüf den gewählten Zeitraum. Wenn du nach einem sehr aktuellen Datum exportierst und noch keine Rechnung erfasst wurde, ist die Datei natürlich leer.",[33,1595,1596,1599,1600,1602],{},[14,1597,1598],{},"„DATEV meldet Formatfehler\"."," Ganz selten. Bitte an ",[72,1601,178],{"href":177}," mit der ZIP-Datei und der DATEV-Fehlermeldung, dann prüfen wir konkret.",[11,1604,609,1605,1609],{},[72,1606,1608],{"href":1607},"\u002Fanleitungen\u002Fverfahrensdokumentation","Verfahrensdokumentation"," für die formale Seite bei einer Betriebsprüfung.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":1611},[1612,1613,1614,1615,1616,1617],{"id":1416,"depth":192,"text":1417},{"id":1434,"depth":192,"text":1435},{"id":1475,"depth":192,"text":1476},{"id":1506,"depth":192,"text":1507},{"id":1544,"depth":192,"text":1545},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Wie du deine Ein- und Ausgangsrechnungen aus Belegschmied im DATEV-Format an deinen Steuerberater übergibst. Monatlich oder zum Quartalsende in einer Datei.",{},{"title":1399,"description":1618},"anleitungen\u002Fdatev-export","1oz8Z-eJHexWo_yUxzTJkHCino2ijGS4NE9_J-USIag",{"id":1624,"title":401,"body":1625,"description":1784,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":412,"meta":1785,"navigation":205,"order":1392,"path":400,"readingTime":1393,"seo":1786,"stem":1787,"updated":202,"__hash__":1788},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Feingangsrechnungen-scannen.md",{"type":8,"value":1626,"toc":1776},[1627,1635,1638,1642,1645,1660,1663,1667,1670,1677,1681,1684,1700,1704,1707,1724,1727,1731,1738,1741,1743,1769],[11,1628,1629,1631,1632,1634],{},[14,1630,16],{}," Foto oder Scan der Papierrechnung als Anhang an deine Belegschmied-Empfangsadresse mailen. Oder im ",[14,1633,116],{}," auf „Beleg hochladen\" klicken und die Datei direkt reinziehen. Belegschmied macht daraus einen strukturierten Datensatz mit lesbarer PDF.",[11,1636,1637],{},"Der wesentliche Zweck ist Papier-Rechnungen zeitnah zu digitalisieren, damit sie nicht in Ordnern verschwinden. Für die GoBD ist die zeitnahe Erfassung Pflicht: Belege sollten innerhalb weniger Tage nach Erhalt im System sein.",[22,1639,1641],{"id":1640},"weg-1-foto-per-handy-mail","Weg 1: Foto per Handy-Mail",[11,1643,1644],{},"Am schnellsten, wenn die Rechnung gerade vor dir liegt:",[87,1646,1647,1654,1657],{},[33,1648,1649,1650,1653],{},"Rechnung fotografieren. ",[14,1651,1652],{},"Ganzes Blatt sichtbar",", keine gedrehte Perspektive, ausreichend Licht.",[33,1655,1656],{},"Foto per Mail an deine Belegschmied-Adresse schicken.",[33,1658,1659],{},"Foto wird als Beleg erkannt, OCR läuft, du siehst die Rechnung nach 30 bis 90 Sekunden im Eingang.",[11,1661,1662],{},"Wenn du mehrere Belege in einer Mail schickst, bekommst du auch mehrere Eingänge, einer pro Anhang.",[22,1664,1666],{"id":1665},"weg-2-scanner-mit-e-mail-funktion","Weg 2: Scanner mit E-Mail-Funktion",[11,1668,1669],{},"Viele Multifunktionsdrucker (Brother, Canon, HP, Kyocera) können gescannte Dokumente direkt per Mail versenden. Trag deine Belegschmied-Adresse als Ziel ein.",[11,1671,1672,1673,1676],{},"Empfehlung: ",[14,1674,1675],{},"300 dpi, Farbe oder Graustufen, PDF-Format",". Schwarzweiß erhöht das Fehlerrisiko bei OCR, weil dünne Linien und graue Stempel schwerer zu erkennen sind.",[22,1678,1680],{"id":1679},"weg-3-direkter-upload-in-der-app","Weg 3: Direkter Upload in der App",[11,1682,1683],{},"Wer Rechnungen in großen Batches digitalisiert (Monatsende, Buchhaltungsvorbereitung):",[87,1685,1686,1691,1694,1697],{},[33,1687,280,1688,63],{},[14,1689,1690],{},"Eingang → Beleg hochladen",[33,1692,1693],{},"Zieh eine oder mehrere Dateien in den Upload-Bereich (PDF, JPG, PNG, HEIC).",[33,1695,1696],{},"Belegschmied nummeriert sie durch und schickt sie in die OCR-Warteschlange.",[33,1698,1699],{},"Nach Verarbeitung landen sie wie normale Eingangsrechnungen im Feed.",[22,1701,1703],{"id":1702},"was-belegschmied-aus-fotos-ausliest","Was Belegschmied aus Fotos ausliest",[11,1705,1706],{},"Auch aus einem Handy-Foto extrahiert die OCR und die anschließende KI-Extraktion die wichtigsten Felder:",[30,1708,1709,1712,1715,1718,1721],{},[33,1710,1711],{},"Lieferant (Name, Anschrift).",[33,1713,1714],{},"Rechnungsnummer und -datum.",[33,1716,1717],{},"Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis).",[33,1719,1720],{},"Steueraufschlüsselung.",[33,1722,1723],{},"IBAN und Zahlungsbedingungen.",[11,1725,1726],{},"Die Trefferquote hängt vom Foto ab. Bei guten Aufnahmen (hell, gerade, unbeschnitten) sind alle Felder in mehr als 90% der Fälle korrekt. Bei schlechten Aufnahmen fehlen einzelne Felder oder Beträge werden verschoben. Du kannst in der Detailansicht immer nachbessern.",[22,1728,1730],{"id":1729},"gobd-und-das-papier-original","GoBD und das Papier-Original",[11,1732,1733,1734,1737],{},"Wichtig: Sobald ein Beleg digital erfasst und revisionssicher archiviert ist, ",[14,1735,1736],{},"darfst du das Papier-Original vernichten"," (§147 AO in Verbindung mit den GoBD, Ziffer 121-124). Voraussetzung: die Digitalisierung ist bildlich und inhaltlich vollständig, und der Prozess ist in deiner Verfahrensdokumentation beschrieben.",[11,1739,1740],{},"Belegschmied erfüllt beide Punkte. Die Verfahrensdokumentation wird automatisch für dich mitgeführt und zum Prüfungstermin auf Knopfdruck bereitgestellt.",[22,1742,147],{"id":146},[30,1744,1745,1751,1757,1763],{},[33,1746,1747,1750],{},[14,1748,1749],{},"„OCR unklar\" oder viele leere Felder."," Foto ist zu dunkel oder gedreht. Neu fotografieren mit besserer Ausleuchtung. Bei Scannern die Auflösung auf 300 dpi hochsetzen.",[33,1752,1753,1756],{},[14,1754,1755],{},"Foto wird zweimal eingelesen."," Kommt vor, wenn du dieselbe Mail versehentlich zweimal geschickt hast. Doppelter Eintrag in der Detailansicht löschen.",[33,1758,1759,1762],{},[14,1760,1761],{},"Handschriftliche Ergänzungen fehlen."," OCR erkennt Handschrift nicht zuverlässig. Ergänze wichtige handschriftliche Änderungen im Kommentar-Feld der Detailansicht, damit sie im Archiv nicht verloren gehen.",[33,1764,1765,1768],{},[14,1766,1767],{},"Bild statt PDF."," Kein Problem. Belegschmied wandelt Bilder intern in PDF und behält beides.",[11,1770,397,1771,1775],{},[72,1772,1774],{"href":1773},"\u002Fanleitungen\u002Fki-trainieren","Die KI trainieren",", wenn ein Lieferant regelmäßig falsch ausgelesen wird.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":1777},[1778,1779,1780,1781,1782,1783],{"id":1640,"depth":192,"text":1641},{"id":1665,"depth":192,"text":1666},{"id":1679,"depth":192,"text":1680},{"id":1702,"depth":192,"text":1703},{"id":1729,"depth":192,"text":1730},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Papier-Rechnungen ins Belegschmied-Archiv bringen: per Handy-Foto, Scanner-Anhang oder direkt aus der App. So wird der Papierberg digital und GoBD-konform.",{},{"title":401,"description":1784},"anleitungen\u002Feingangsrechnungen-scannen","9O94pjThgW4jROyBCrhtS3LSwKx7Z9AGjUnkWZClnG4",{"id":1790,"title":1019,"body":1791,"description":2018,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":127,"meta":2019,"navigation":205,"order":1392,"path":1018,"readingTime":2020,"seo":2021,"stem":2022,"updated":202,"__hash__":2023},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Frechnungen-fuer-versand-vorbereiten.md",{"type":8,"value":1792,"toc":2007},[1793,1798,1801,1805,1808,1864,1867,1871,1874,1877,1880,1884,1887,1896,1899,1903,1906,1909,1913,1916,1922,1925,1929,1932,1936,1943,1949,1952,1956,1959,1967,1970,1972,2000],[11,1794,1795,1797],{},[14,1796,16],{}," Nutze eine Textbasis-PDF (kein Foto, kein Scan), setze pro Position eine eigene Zeile mit Menge, Einheit, Netto und Steuersatz, und bring die Pflichtangaben nach §14 UStG lesbar auf die Rechnung. Belegschmied erkennt den Rest zuverlässig.",[11,1799,1800],{},"Der häufigste Grund für eine gestoppte Rechnung ist nicht ein Bug im System, sondern eine PDF, in der wichtige Felder fehlen oder nur als Bild vorliegen. Die folgenden Punkte lösen die meisten Fälle vorab.",[22,1802,1804],{"id":1803},"pflichtangaben-nach-14-ustg","Pflichtangaben nach §14 UStG",[11,1806,1807],{},"Auf jeder Rechnung müssen stehen:",[87,1809,1810,1816,1822,1828,1834,1840,1846,1852,1858],{},[33,1811,1812,1815],{},[14,1813,1814],{},"Vollständiger Name und Anschrift"," von Leistenden und Leistungsempfänger.",[33,1817,1818,1821],{},[14,1819,1820],{},"Steuernummer oder USt-IdNr."," des Leistenden.",[33,1823,1824,1827],{},[14,1825,1826],{},"Ausstellungsdatum"," der Rechnung.",[33,1829,1830,1833],{},[14,1831,1832],{},"Fortlaufende Rechnungsnummer",", eindeutig pro Kalenderjahr.",[33,1835,1836,1839],{},[14,1837,1838],{},"Menge und Art"," der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung.",[33,1841,1842,1845],{},[14,1843,1844],{},"Zeitpunkt"," der Lieferung oder Leistung (kann mit Rechnungsdatum übereinstimmen).",[33,1847,1848,1851],{},[14,1849,1850],{},"Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt",", dazu der jeweilige Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.",[33,1853,1854,1857],{},[14,1855,1856],{},"Steuerbetrag"," je Steuersatz.",[33,1859,1860,1863],{},[14,1861,1862],{},"Ggf. Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"," (Reverse Charge).",[11,1865,1866],{},"Fehlt einer dieser Punkte, ist die Rechnung formell nicht ordnungsgemäß, unabhängig von Belegschmied. Sie wird auch beim Kunden ins Vorsteuer-Aus laufen.",[22,1868,1870],{"id":1869},"pdf-format-textbasis-nicht-bild","PDF-Format: Textbasis, nicht Bild",[11,1872,1873],{},"Belegschmied liest den Text direkt aus dem PDF-Datenstrom. Wenn deine PDF ein reines Bild ist (etwa aus einem Scan oder als „PDF gedruckt aus einer Bildbearbeitung\"), muss die OCR laufen. Das kostet Zeit und Genauigkeit.",[11,1875,1876],{},"Woran erkennst du das? Öffne die PDF, drück Strg+F (Suchen), tippe einen Buchstaben. Wenn du in der PDF nichts markieren kannst und die Suche keine Ergebnisse findet, ist es ein Bild.",[11,1878,1879],{},"Lösung: aus dem Rechnungsprogramm heraus als „PDF\" exportieren, nicht als Bild-Datei drucken.",[22,1881,1883],{"id":1882},"eine-position-eine-zeile","Eine Position, eine Zeile",[11,1885,1886],{},"Für jede Position auf der Rechnung sollte in der PDF eine eigene, klar erkennbare Zeile stehen:",[1888,1889,1894],"pre",{"className":1890,"code":1892,"language":1893},[1891],"language-text","Wandanstrich Wohnzimmer   82,5 m²   18,50 €   1.526,25 €\n","text",[52,1895,1892],{"__ignoreMap":188},[11,1897,1898],{},"Vermeide zusammengefasste Positionen wie „Materialien und Arbeit pauschal 2.400 €\". Solche Sammelposten lassen sich zwar rechnen, verlieren aber die Einzelinformation, die die ZUGFeRD-XML gerne aufnimmt. Und dein Kunde kann sie im Streitfall nicht nachvollziehen.",[22,1900,1902],{"id":1901},"einheiten-sauber-ausschreiben","Einheiten sauber ausschreiben",[11,1904,1905],{},"Belegschmied normalisiert Einheiten in die international standardisierten Codes (m² → MTK, Stück → H87, Stunde → HUR und so weiter). Damit das klappt, bleiben in deiner PDF am besten die geläufigen Kürzel: „Std.\", „m²\", „lfm\", „Stk.\", „kg\", „l\".",[11,1907,1908],{},"Kryptische Eigenkürzel wie „Einh.\" oder „Pos.\" kann Belegschmied nicht immer sicher zuordnen und lässt die Einheit im Zweifel weg. Das ist zwar rechnerisch kein Fehler, aber die XML verliert Informationsdichte.",[22,1910,1912],{"id":1911},"steuersatz-je-position-sichtbar","Steuersatz je Position sichtbar",[11,1914,1915],{},"Wenn du mehrere Steuersätze in einer Rechnung mischst (7% Nebenleistungen zusammen mit 19% Hauptleistungen), sollte in jeder Zeile stehen, welcher Satz gilt:",[1888,1917,1920],{"className":1918,"code":1919,"language":1893},[1891],"Kaffee Espresso, 4 Tassen        4,00 €   7 %    4,28 €\nElektroinstallation Baustelle  380,00 €  19 %  452,20 €\n",[52,1921,1919],{"__ignoreMap":188},[11,1923,1924],{},"Belegschmied kann Steuersätze auch aus der Steueraufschlüsselung am Ende ableiten, wird dann aber schnell unsicher, sobald sich Zeilenanzahl und Steuerübersicht nicht sauber matchen lassen.",[22,1926,1928],{"id":1927},"bankverbindung-als-eigener-block","Bankverbindung als eigener Block",[11,1930,1931],{},"IBAN und BIC gehören in einen klar abgesetzten Block, entweder unten rechts unter „Zahlungsziel\" oder im Footer. Wenn IBAN und Kontoinhaber in getrennten Zeilen stehen, ohne Layout-Trick, erkennt Belegschmied sie zuverlässig.",[22,1933,1935],{"id":1934},"leistungszeitraum-bei-laufenden-leistungen","Leistungszeitraum bei laufenden Leistungen",[11,1937,1938,1939,1942],{},"Bei Wartungsverträgen, Abo-Rechnungen und ähnlichem gehört ein ",[14,1940,1941],{},"Leistungszeitraum"," auf die Rechnung, nicht nur ein Lieferdatum:",[1888,1944,1947],{"className":1945,"code":1946,"language":1893},[1891],"Leistungszeitraum: 01.06.2026 bis 30.06.2026\n",[52,1948,1946],{"__ignoreMap":188},[11,1950,1951],{},"Ohne Zeitraum nimmt Belegschmied das Rechnungsdatum als Lieferdatum, was bei laufenden Leistungen falsch ist.",[22,1953,1955],{"id":1954},"reverse-charge-und-13b-ustg-kenntlich-machen","Reverse Charge und §13b UStG kenntlich machen",[11,1957,1958],{},"Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern, bei ausländischen Kunden mit gültiger USt-IdNr. und in einigen weiteren Fällen wechselt die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Auf der Rechnung braucht es dann:",[30,1960,1961,1964],{},[33,1962,1963],{},"Kein Steuerausweis (kein „19 % USt\").",[33,1965,1966],{},"Ein klarer Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG\" oder „Reverse Charge\".",[11,1968,1969],{},"Belegschmied setzt in der ZUGFeRD-XML dann das entsprechende Kennzeichen. Fehlt der Hinweis, weiß die Automatik nicht, ob es sich um vergessene Steuer oder um Reverse Charge handelt und pausiert die Rechnung.",[22,1971,147],{"id":146},[30,1973,1974,1980,1990],{},[33,1975,1976,1979],{},[14,1977,1978],{},"„Netto plus Steuer ergibt nicht Brutto\""," in der Freigabe. Meistens Rundungsdifferenzen bei mehreren Positionen. Setz die Rundung im Rechnungsprogramm auf „mathematisch, 2 Nachkommastellen\".",[33,1981,1982,1985,1986,1989],{},[14,1983,1984],{},"„Einheit unbekannt\"."," Deine Einheit war ein Eigenkürzel. Ersetz sie auf der Rechnung durch das übliche Kürzel oder gib den Standard-Code in ",[14,1987,1988],{},"Einstellungen → LLM-Hinweise"," an.",[33,1991,1992,1995,1996,1999],{},[14,1993,1994],{},"„Rechnungsnummer nicht eindeutig\"."," Deine Rechnungsnummern wiederholen sich im Jahr. Nutz ein Muster wie ",[52,1997,1998],{},"2026-0142"," mit Jahr davor, dann bleiben sie eindeutig.",[11,2001,397,2002,2006],{},[72,2003,2005],{"href":2004},"\u002Fanleitungen\u002Fe-rechnung-in-belegschmied-erstellen","E-Rechnungen direkt in Belegschmied erstellen",", wenn du das Rechnungsprogramm ganz sparen willst.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":2008},[2009,2010,2011,2012,2013,2014,2015,2016,2017],{"id":1803,"depth":192,"text":1804},{"id":1869,"depth":192,"text":1870},{"id":1882,"depth":192,"text":1883},{"id":1901,"depth":192,"text":1902},{"id":1911,"depth":192,"text":1912},{"id":1927,"depth":192,"text":1928},{"id":1934,"depth":192,"text":1935},{"id":1954,"depth":192,"text":1955},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Praktische Tipps, damit Belegschmied deine PDF sauber liest und die ZUGFeRD-XML komplett wird. Fehlerquellen, die du in einer Minute abstellst.",{},"7 Min.",{"title":1019,"description":2018},"anleitungen\u002Frechnungen-fuer-versand-vorbereiten","y_OTyiO1vuXmW8AmKU4dGakHW_HmzWZgyNTDhuBmUes",{"id":2025,"title":1192,"body":2026,"description":2257,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":1202,"meta":2258,"navigation":205,"order":1392,"path":1191,"readingTime":1393,"seo":2259,"stem":2260,"updated":202,"__hash__":2261},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fwo-liegen-meine-daten.md",{"type":8,"value":2027,"toc":2247},[2028,2033,2036,2040,2046,2052,2058,2062,2067,2071,2077,2083,2089,2094,2114,2120,2124,2129,2132,2136,2141,2145,2151,2161,2167,2172,2176,2215,2217],[11,2029,2030,2032],{},[14,2031,16],{}," Deine Daten liegen bei Supabase in Frankfurt am Main, verschlüsselt in Datenbank und Storage. Rechnungsdaten werden zur Extraktion einmalig an einen KI-Anbieter (Anthropic oder OpenAI, je nach Konfiguration) geschickt, ohne Speicherung dort. Alle Verarbeitungen laufen unter Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.",[11,2034,2035],{},"Die kurze Antwort deckt 90% der Fragen. Die restlichen Details helfen dir, wenn dein Datenschutzbeauftragter oder ein Kunde nachfragt.",[22,2037,2039],{"id":2038},"datenbank-und-belegspeicher","Datenbank und Belegspeicher",[11,2041,2042,2045],{},[14,2043,2044],{},"Anbieter:"," Supabase Inc., mit Auftragsdatenverarbeitung im EU-Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Datenbank ist PostgreSQL, Storage ist S3-kompatibel. Beides verschlüsselt at-rest (AES-256), TLS 1.2+ in transit.",[11,2047,2048,2051],{},[14,2049,2050],{},"Was liegt dort:"," deine Nutzerdaten, deine Betriebsdaten, alle Rechnungen (ein- und ausgehend), alle Anhänge, das Ereignisprotokoll, die Freigabestände.",[11,2053,2054,2057],{},[14,2055,2056],{},"Backups:"," täglich, Point-in-Time-Recovery über 7 Tage. Backups liegen im selben Rechenzentrum wie die Primärdaten.",[22,2059,2061],{"id":2060},"mail-empfang-und-versand","Mail-Empfang und Versand",[11,2063,2064,2066],{},[14,2065,2044],{}," Resend (Drape, Inc.). Server im EU-Rechenzentrum. Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Zeitstempel) sowie Anhänge werden für die Zeit der Zustellung von Resend verarbeitet und danach nicht dauerhaft gespeichert. Für den Rückkanal (Bounces, Zustellprobleme) hält Resend Ereignisse etwa 30 Tage vor.",[22,2068,2070],{"id":2069},"ki-extraktion-aus-pdf-rechnungen","KI-Extraktion aus PDF-Rechnungen",[11,2072,2073,2076],{},[14,2074,2075],{},"Anbieter (je nach Konfiguration):"," Anthropic PBC (Modell Claude) oder OpenAI L.L.C. (Modell GPT-4o oder GPT-5). Der aktive Anbieter steht in der Verfahrensdokumentation.",[11,2078,2079,2082],{},[14,2080,2081],{},"Was wird gesendet:"," die eingegangene PDF-Rechnung als Bild plus ein kurzer Prompt, der beschreibt, welche Felder extrahiert werden sollen.",[11,2084,2085,2088],{},[14,2086,2087],{},"Was nicht gesendet wird:"," deine Nutzerdaten, deine Betriebsdaten, andere Rechnungen. Die KI sieht nur die konkrete Rechnung, die verarbeitet wird, und nichts weiter.",[11,2090,2091],{},[14,2092,2093],{},"Schutzmechanismen beim KI-Anbieter:",[30,2095,2096,2102,2108],{},[33,2097,2098,2101],{},[14,2099,2100],{},"Kein Training"," auf den Eingaben. Der API-Vertrag mit beiden Anbietern schließt Training auf Kundendaten aus.",[33,2103,2104,2107],{},[14,2105,2106],{},"Kein Logging bei OpenAI"," über die Zero-Retention-Option. Die Rechnung wird verarbeitet und danach beim Anbieter nicht mehr vorgehalten.",[33,2109,2110,2113],{},[14,2111,2112],{},"Zero-Data-Retention bei Anthropic"," über den kommerziellen Vertrag (soweit für den Endpoint verfügbar).",[11,2115,2116,2119],{},[14,2117,2118],{},"Rechtsgrundlage:"," SCC (Standard Contractual Clauses) plus DPF (Data Privacy Framework) für den Transfer in die USA. Beides steht im Auftragsverarbeitungsvertrag.",[22,2121,2123],{"id":2122},"zahlungsanbieter","Zahlungsanbieter",[11,2125,2126,2128],{},[14,2127,2044],{}," Stripe Payments Europe Ltd. (irische Tochter der Stripe Inc.). Deine Zahlungsdaten (Kreditkarten, IBAN) liegen ausschließlich bei Stripe, wir sehen nur die Rechnungs-Metadaten (Betrag, Fälligkeit, Zahlungsstatus).",[11,2130,2131],{},"Stripe ist rechtlich gesehen kein Auftragsverarbeiter für deine Rechnungsdaten, sondern eigenverantwortlich für die Abrechnung deines Belegschmied-Abos. Die Datenschutzerklärung deckt das ab.",[22,2133,2135],{"id":2134},"hosting-infrastruktur","Hosting-Infrastruktur",[11,2137,2138,2140],{},[14,2139,2044],{}," Vercel Inc. für das Frontend (statische Seiten und Server-API), Railway Corp. für den Worker (Hintergrund-Jobs für Extraktion und Versand). Beide sind Auftragsverarbeiter und im AVV gelistet. Server-Standort für die relevanten Prozesse: EU (bei beiden über die europäische Instanz).",[22,2142,2144],{"id":2143},"wenn-daten-gelöscht-werden-sollen","Wenn Daten gelöscht werden sollen",[11,2146,2147,2150],{},[14,2148,2149],{},"Belegdaten:"," Belegdaten unterliegen §147 AO (10 Jahre Aufbewahrungspflicht) und dürfen erst danach gelöscht werden. Zwischenzeitliche Löschung würde die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung stören.",[11,2152,2153,2156,2157,2160],{},[14,2154,2155],{},"Nutzerdaten:"," Personenbezogene Daten (Login-Daten, Nutzerprofil), die nicht Teil der Belegdaten sind, kannst du jederzeit über ",[14,2158,2159],{},"Einstellungen → Konto → Konto löschen"," entfernen lassen. Die Löschung bezieht sich auf dein Nutzerkonto, der Workspace-Zugang wechselt an den nächsten Owner.",[11,2162,2163,2166],{},[14,2164,2165],{},"Workspace-Löschung:"," ein Workspace wird auf Antrag komplett gelöscht (Belegdaten und alle abgeleiteten Daten), sobald die 10-Jahres-Frist abgelaufen ist oder du eine Ausnahme erklärst (etwa Betriebsaufgabe mit anderweitiger Archivierung).",[11,2168,2169,2171],{},[14,2170,2056],{}," archivierte Backups werden im Backup-Zyklus überschrieben (7 Tage bei Supabase). Eine vollständige Löschung inklusive aller Backup-Bestände dauert also etwa 7 Tage nach dem Löschauftrag.",[22,2173,2175],{"id":2174},"deine-rechte-als-betroffener","Deine Rechte als Betroffener",[30,2177,2178,2188,2194,2200,2209],{},[33,2179,2180,2183,2184,2187],{},[14,2181,2182],{},"Auskunft"," (Art. 15 DSGVO): welche Daten von dir gespeichert sind. Über ",[14,2185,2186],{},"Einstellungen → Konto → Auskunft"," kannst du einen Export anfordern.",[33,2189,2190,2193],{},[14,2191,2192],{},"Berichtigung"," (Art. 16): über die App selbstständig.",[33,2195,2196,2199],{},[14,2197,2198],{},"Löschung"," (Art. 17): siehe oben, mit Rücksicht auf §147 AO.",[33,2201,2202,2205,2206,2208],{},[14,2203,2204],{},"Widerspruch"," (Art. 21): über ",[72,2207,178],{"href":177}," mit Bezug auf die konkrete Verarbeitung.",[33,2210,2211,2214],{},[14,2212,2213],{},"Datenübertragbarkeit"," (Art. 20): ZIP-Export im Standardformat (JSON, CSV, PDF).",[22,2216,147],{"id":146},[30,2218,2219,2229,2235,2241],{},[33,2220,2221,2224,2225,2228],{},[14,2222,2223],{},"„Ich will einen Auftragsverarbeitungsvertrag\"."," Er ist Bestandteil deines Vertrags und liegt in der App unter ",[14,2226,2227],{},"Einstellungen → AVV",". Zum Ausdruck als PDF verfügbar.",[33,2230,2231,2234],{},[14,2232,2233],{},"„Ich will die Sub-Auftragsverarbeiter im Detail\"."," In der AVV-Seite in der App, Anlage 3.",[33,2236,2237,2240],{},[14,2238,2239],{},"„Datenschutzbeauftragter des Kunden fragt nach TOMs\"."," In der AVV-Seite, Anlage 2.",[33,2242,2243,2246],{},[14,2244,2245],{},"„Wo ist der Datenschutzbeauftragte von Belegschmied?\""," Aktuell besteht keine Pflicht zur Bestellung (weniger als 20 Personen mit personenbezogener Verarbeitung). Sobald wir die Schwelle überschreiten, wird ein DSB benannt und in der Datenschutzerklärung veröffentlicht.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":2248},[2249,2250,2251,2252,2253,2254,2255,2256],{"id":2038,"depth":192,"text":2039},{"id":2060,"depth":192,"text":2061},{"id":2069,"depth":192,"text":2070},{"id":2122,"depth":192,"text":2123},{"id":2134,"depth":192,"text":2135},{"id":2143,"depth":192,"text":2144},{"id":2174,"depth":192,"text":2175},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Standort der Server, verwendete Auftragsverarbeiter, wie die Rechnungsdaten in der KI-Extraktion behandelt werden und wie du deine Rechte ausübst.",{},{"title":1192,"description":2257},"anleitungen\u002Fwo-liegen-meine-daten","x9CdZzWetYbmcPXQPiowJOckoOaR1ZRNzrJY4H6GsEs",{"id":2263,"title":2005,"body":2264,"description":2481,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":127,"meta":2482,"navigation":205,"order":2483,"path":2004,"readingTime":1393,"seo":2484,"stem":2485,"updated":202,"__hash__":2486},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fe-rechnung-in-belegschmied-erstellen.md",{"type":8,"value":2265,"toc":2472},[2266,2274,2277,2281,2310,2313,2317,2371,2375,2378,2406,2409,2413,2420,2424,2431,2435,2442,2444,2464],[11,2267,2268,1406,2270,2273],{},[14,2269,16],{},[14,2271,2272],{},"Erstellen"," legst du eine neue Rechnung an, wählst oder erfasst den Kunden, gibst Positionen ein und klickst auf „Versenden\". Belegschmied erzeugt sofort die ZUGFeRD-PDF und schickt sie an deinen Kunden.",[11,2275,2276],{},"Für Betriebe ohne Rechnungsprogramm oder für Ausnahmerechnungen zwischendurch ist der direkte Weg oft schneller als Word plus manueller Mailversand.",[22,2278,2280],{"id":2279},"wann-sich-das-direkte-erstellen-lohnt","Wann sich das direkte Erstellen lohnt",[30,2282,2283,2290,2297,2304],{},[33,2284,2285,2286,2289],{},"Du hast ",[14,2287,2288],{},"kein separates Rechnungsprogramm"," und schreibst bisher in Word.",[33,2291,2292,2293,2296],{},"Du machst ",[14,2294,2295],{},"wenige Rechnungen im Monat"," (unter 20) und willst kein zusätzliches Tool.",[33,2298,2299,2300,2303],{},"Du willst ",[14,2301,2302],{},"eine Rechnung von unterwegs"," aus dem Handy oder Tablet schreiben.",[33,2305,2299,2306,2309],{},[14,2307,2308],{},"sofort eine konforme E-Rechnung",", ohne den Umweg über einen PDF-Anhang.",[11,2311,2312],{},"Wer hunderte Rechnungen im Monat oder komplexe Aufmaße hat, bleibt besser beim gewohnten Programm und nutzt den CC-Weg.",[22,2314,2316],{"id":2315},"neue-rechnung-anlegen","Neue Rechnung anlegen",[87,2318,2319,2324,2330,2335,2341,2347,2353,2359,2365],{},[33,2320,2321,2322,63],{},"Klick im Menü auf ",[14,2323,2272],{},[33,2325,2326,2329],{},[14,2327,2328],{},"Kunde wählen"," aus deiner Kundenliste, oder neu anlegen. Für einen neuen Kunden brauchst du Firmenname, Anschrift und (bei B2B) USt-IdNr.",[33,2331,2332,2334],{},[14,2333,296],{}," wird automatisch fortgeschrieben. Du kannst sie überschreiben, aber Belegschmied warnt, wenn die Nummer eine Lücke oder Dublette erzeugt.",[33,2336,2337,2340],{},[14,2338,2339],{},"Rechnungsdatum"," ist heute, kannst du ändern.",[33,2342,2343,2346],{},[14,2344,2345],{},"Leistungsdatum"," oder Leistungszeitraum eintragen, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.",[33,2348,2349,2352],{},[14,2350,2351],{},"Positionen erfassen",". Pro Position: Beschreibung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis, Steuersatz. Summen und Rundungen laufen automatisch.",[33,2354,2355,2358],{},[14,2356,2357],{},"Zahlungsbedingungen"," und optionaler Skonto-Hinweis.",[33,2360,2361,2364],{},[14,2362,2363],{},"Vorschau"," öffnen, prüfen.",[33,2366,2367,2370],{},[14,2368,2369],{},"Versenden"," klicken.",[22,2372,2374],{"id":2373},"was-der-versenden-klick-auslöst","Was der „Versenden\"-Klick auslöst",[11,2376,2377],{},"Nach dem Klick erzeugt Belegschmied:",[30,2379,2380,2386,2393,2399],{},[33,2381,1481,2382,2385],{},[14,2383,2384],{},"PDF\u002FA-3-Datei"," mit sichtbarem Layout deiner Rechnung.",[33,2387,2388,2389,2392],{},"Die ",[14,2390,2391],{},"eingebettete ZUGFeRD-XML"," nach EN 16931.",[33,2394,1481,2395,2398],{},[14,2396,2397],{},"Mail an deinen Kunden"," mit der PDF im Anhang.",[33,2400,2401,2402,2405],{},"Ein ",[14,2403,2404],{},"Original im Archiv"," für 10 Jahre.",[11,2407,2408],{},"Der Kunde bekommt genau eine Mail, keinen zweiten Anhang, kein „Nachlieferung\"-Vorgang. Weil die Rechnung direkt in Belegschmied entstanden ist, ist sie von Anfang an konform.",[22,2410,2412],{"id":2411},"rechnung-als-entwurf-speichern","Rechnung als Entwurf speichern",[11,2414,2415,2416,2419],{},"Nicht fertig? Klick oben rechts auf „Als Entwurf speichern\". Du findest sie unter ",[14,2417,2418],{},"Erstellen → Entwürfe"," und kannst sie später öffnen, ändern und versenden.",[22,2421,2423],{"id":2422},"vorlagen-und-wiederkehrende-rechnungen","Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen",[11,2425,2426,2427,2430],{},"Für wiederkehrende Positionen (regelmäßiger Wartungsvertrag, Standard-Servicepauschale) legst du unter ",[14,2428,2429],{},"Einstellungen → Vorlagen"," eine Vorlage an. Beim nächsten Erstellen wählst du die Vorlage aus, das Positionsraster ist vorbelegt.",[22,2432,2434],{"id":2433},"rechnung-stornieren-oder-korrigieren","Rechnung stornieren oder korrigieren",[11,2436,2437,2438,2441],{},"Nach dem Versand kannst du eine Rechnung nicht mehr einfach ändern, das würde die Nummerierung und die Buchhaltung durcheinanderbringen. Statt Änderung erzeugst du eine ",[14,2439,2440],{},"Storno-Rechnung"," (identische Nummer mit vorangestelltem „S\" oder eine eigene Storno-Serie) und eine neue korrigierte Rechnung. Belegschmied bietet direkt aus der versendeten Rechnung heraus einen „Stornieren\"-Knopf, der beides in einem Schritt vorbereitet.",[22,2443,147],{"id":146},[30,2445,2446,2452,2458],{},[33,2447,2448,2451],{},[14,2449,2450],{},"„Ungültige Rechnungsnummer\"."," Deine Nummer kollidiert mit einer bestehenden. Belegschmied schlägt die nächste freie vor.",[33,2453,2454,2457],{},[14,2455,2456],{},"„Kunde ohne Anschrift\"."," Öffne den Kunden, ergänze die Anschrift, dann geht der Versand.",[33,2459,2460,2463],{},[14,2461,2462],{},"Kunde bekommt die Rechnung nicht."," Vermutlich landet sie im Spam-Ordner (kann bei neuen Absender-Domains am Anfang passieren). Frag den Kunden, in den Junk-Ordner zu schauen und den Absender freizugeben. Nach ein paar Rechnungen an denselben Empfänger ist das erledigt.",[11,2465,2466,2467,2471],{},"Ergänzend: ",[72,2468,2470],{"href":2469},"\u002Fanleitungen\u002Ffreigabe-deaktivieren","Freigabe vor Versand deaktivieren",", wenn du für den direkten Weg keine Zwischenprüfung willst.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":2473},[2474,2475,2476,2477,2478,2479,2480],{"id":2279,"depth":192,"text":2280},{"id":2315,"depth":192,"text":2316},{"id":2373,"depth":192,"text":2374},{"id":2411,"depth":192,"text":2412},{"id":2422,"depth":192,"text":2423},{"id":2433,"depth":192,"text":2434},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Rechnung direkt im Browser schreiben, Kunde auswählen, Positionen erfassen und als konforme ZUGFeRD-E-Rechnung versenden. Ohne Word, ohne ERP.",{},30,{"title":2005,"description":2481},"anleitungen\u002Fe-rechnung-in-belegschmied-erstellen","t1B5GmA_GGUMixeKowSj2e7vnm4QY1Txb5CCqo5ypmI",{"id":2488,"title":2489,"body":2490,"description":2659,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":412,"meta":2660,"navigation":205,"order":2483,"path":1773,"readingTime":839,"seo":2661,"stem":2662,"updated":202,"__hash__":2663},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fki-trainieren.md","Die KI bei wiederholten Unsicherheiten trainieren",{"type":8,"value":2491,"toc":2651},[2492,2500,2503,2507,2537,2541,2544,2548,2566,2569,2575,2578,2584,2587,2591,2619,2623,2626,2628,2648],[11,2493,2494,2496,2497,2499],{},[14,2495,16],{}," Unter ",[14,2498,1988],{}," trägst du freie Textnotizen ein. Zum Beispiel „Lieferant Bruns rechnet immer in Reverse Charge\" oder „Bei Rechnungen von Bergmann ist die IBAN unten links, nicht rechts\". Der Hinweis fließt bei jeder nachfolgenden Rechnung in die Extraktion ein.",[11,2501,2502],{},"Der Weg ist bewusst kurz gehalten. Statt eines aufwendigen Trainings-UI mit Klassifikatoren nutzt Belegschmied ein Freitextfeld, das direkt an das Sprachmodell übergeben wird. Ein Satz reicht meistens, der Effekt tritt sofort ein.",[22,2504,2506],{"id":2505},"wann-sich-ein-hinweis-lohnt","Wann sich ein Hinweis lohnt",[30,2508,2509,2516,2523,2530],{},[33,2510,2511,2512,2515],{},"Ein Lieferant hat eine ",[14,2513,2514],{},"ungewöhnliche Layoutform"," (IBAN nicht unten rechts, Positionen in unerwarteten Spalten).",[33,2517,2518,2519,2522],{},"Ein Lieferant nutzt ",[14,2520,2521],{},"eigene Einheiten oder Steuersonderregeln",", die immer gleich sind (§13b Reverse Charge, Kleinunternehmer-Kennzeichnung).",[33,2524,2525,2526,2529],{},"Du bekommst ",[14,2527,2528],{},"regelmäßig Rechnungen in Fremdwährung"," von einem Kunden, obwohl der Standard bei dir EUR ist.",[33,2531,2532,2533,2536],{},"Ein bestimmter Absender liefert ",[14,2534,2535],{},"mehrere Rechnungen in einer PDF",", die einzeln erkannt werden sollen.",[22,2538,2540],{"id":2539},"ein-hinweis-ist-kein-muss","Ein Hinweis ist kein Muss",[11,2542,2543],{},"Für den Normalfall funktioniert Belegschmied ohne Hinweise gut. Du brauchst nichts einzurichten, bevor die erste Rechnung kommt. Der Trainings-Weg ist für den Moment gedacht, wo du dieselbe Korrektur zum dritten Mal machst und einen Weg suchst, sie dauerhaft loszuwerden.",[22,2545,2547],{"id":2546},"hinweis-eintragen","Hinweis eintragen",[87,2549,2550,2554,2560,2563],{},[33,2551,280,2552,63],{},[14,2553,142],{},[33,2555,2556,2557,63],{},"Scroll zum Abschnitt ",[14,2558,2559],{},"LLM-Hinweise für die Rechnungserkennung",[33,2561,2562],{},"Trag deinen Hinweis als vollständigen Satz ein. Ein Hinweis pro Zeile.",[33,2564,2565],{},"Speichern.",[11,2567,2568],{},"Beispiele für gute Hinweise:",[1888,2570,2573],{"className":2571,"code":2572,"language":1893},[1891],"Lieferant Bruns Baustoffe rechnet bei Baustellen immer nach §13b Reverse Charge ab, ohne Steuerausweis.\nRechnungen von Sonepar haben die IBAN unten links im Fußzeilenblock.\nBei allen Rechnungen der Kfz-Werkstatt Krause ist der Steuersatz 19% Standard, auch wenn der Text „ermäßigt\" enthält (ist ein Formulierungsfehler).\n",[52,2574,2572],{"__ignoreMap":188},[11,2576,2577],{},"Vermeide:",[1888,2579,2582],{"className":2580,"code":2581,"language":1893},[1891],"Bruns\nmanchmal reverse\n19% oder 7% je nach Lieferung\n",[52,2583,2581],{"__ignoreMap":188},[11,2585,2586],{},"Vollständige, konkrete Sätze mit Bezug auf den Lieferanten funktionieren viel besser als Stichworte, weil das Sprachmodell den Kontext braucht.",[22,2588,2590],{"id":2589},"was-nicht-als-hinweis-funktioniert","Was NICHT als Hinweis funktioniert",[30,2592,2593,2599,2613],{},[33,2594,2595,2598],{},[14,2596,2597],{},"Zeilenlayout-Anweisungen"," („Zeile 3 ist immer Menge\"). Layout kann sich beim Lieferanten ändern, ist als Regel zu starr.",[33,2600,2601,2604,2605,2608,2609,2612],{},[14,2602,2603],{},"„Nutze immer Vorlage X\"",". Belegschmied hat keine Vorlagen im klassischen Sinn. Wenn du eine strukturierte Regel willst, ist eine ",[14,2606,2607],{},"manuelle Korrektur pro Rechnung"," oder ein ",[14,2610,2611],{},"Import per DATEV-Format"," der bessere Weg.",[33,2614,2615,2618],{},[14,2616,2617],{},"Aussagen über andere Kunden",". Der Hinweis gilt für deinen Workspace, nicht für andere Betriebe.",[22,2620,2622],{"id":2621},"hinweis-nachträglich-anpassen","Hinweis nachträglich anpassen",[11,2624,2625],{},"Wenn ein Lieferant sein Layout ändert oder eine Regel wegfällt, editierst du den Hinweis oder löschst ihn. Die Änderung greift ab der nächsten eingehenden Rechnung.",[22,2627,147],{"id":146},[30,2629,2630,2636,2642],{},[33,2631,2632,2635],{},[14,2633,2634],{},"Hinweis wird ignoriert."," Prüf die Rechtschreibung des Lieferantennamens. Wenn du „Sonepar\" schreibst, die Rechnung aber „Sonepar Deutschland GmbH & Co. KG\" heißt, ist der Bezug für das Modell schwächer. Setz beide Schreibweisen in den Hinweis.",[33,2637,2638,2641],{},[14,2639,2640],{},"Regel wirkt zu breit."," Wenn ein Hinweis „Alle Rechnungen sind Reverse Charge\" heißt und plötzlich auch normale Rechnungen betroffen sind, ergänz den Kontext: „Nur bei Rechnungen von Bruns Baustoffe\" statt „Alle Rechnungen\".",[33,2643,2644,2647],{},[14,2645,2646],{},"Modell antwortet mit Unsicherheit („keine Aussage\")",". Der Hinweis ist zu vage. Konkreter formulieren.",[11,2649,2650],{},"Wer noch tiefer eingreifen will, korrigiert die Ausleitung in der Detailansicht der einzelnen Rechnung. Die Korrektur wird ebenfalls als Signal in zukünftige Extraktionen desselben Lieferanten übernommen.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":2652},[2653,2654,2655,2656,2657,2658],{"id":2505,"depth":192,"text":2506},{"id":2539,"depth":192,"text":2540},{"id":2546,"depth":192,"text":2547},{"id":2589,"depth":192,"text":2590},{"id":2621,"depth":192,"text":2622},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Wenn ein Lieferant regelmäßig falsch ausgelesen wird oder deine Sonderfälle immer wieder Rückfragen erzeugen, hinterlegst du sie einmal als Hinweis. Danach fragt Belegschmied nicht mehr nach.",{},{"title":2489,"description":2659},"anleitungen\u002Fki-trainieren","mKWtkPOpgmINYuTSSCsqEmR90Xpu1Laom9uhSr86IGk",{"id":2665,"title":2666,"body":2667,"description":2785,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":203,"meta":2786,"navigation":205,"order":2483,"path":1379,"readingTime":839,"seo":2787,"stem":2788,"updated":202,"__hash__":2789},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fteamverwaltung.md","Team einrichten: Rollen und Berechtigungen",{"type":8,"value":2668,"toc":2777},[2669,2677,2680,2684,2690,2696,2702,2706,2724,2728,2731,2735,2738,2742,2749,2751],[11,2670,2671,2496,2673,2676],{},[14,2672,16],{},[14,2674,2675],{},"Einstellungen → Team"," klickst du auf „Mitglied einladen\", trägst die E-Mail-Adresse ein und wählst eine Rolle (Owner, Admin oder Mitarbeiter). Die eingeladene Person bekommt eine Mail, klickt auf den Bestätigungslink und ist im Workspace.",[11,2678,2679],{},"Ein Belegschmied-Workspace gehört immer dem Betrieb, nicht der Person. So kannst du Zuständigkeiten trennen und wechseln, ohne dass ein Login-Konto zum Nadelöhr wird.",[22,2681,2683],{"id":2682},"die-drei-rollen","Die drei Rollen",[11,2685,2686,2689],{},[14,2687,2688],{},"Owner."," Voller Zugriff, kann das Abo verwalten, den Workspace löschen und andere Owner ernennen. In jedem Workspace muss mindestens ein Owner sein.",[11,2691,2692,2695],{},[14,2693,2694],{},"Admin."," Kann Rechnungen freigeben, Team einladen, Einstellungen ändern (außer Abrechnung). Sinnvoll für den technisch-organisatorischen Kopf im Büro.",[11,2697,2698,2701],{},[14,2699,2700],{},"Mitarbeiter."," Sieht Ein- und Ausgang, kann Rechnungen freigeben und Belege bearbeiten, kommt aber nicht an Einstellungen und Team-Verwaltung. Passend für Buchhaltung und Assistenz.",[22,2703,2705],{"id":2704},"jemanden-einladen","Jemanden einladen",[87,2707,2708,2712,2715,2718,2721],{},[33,2709,280,2710,63],{},[14,2711,2675],{},[33,2713,2714],{},"Klick „Mitglied einladen\".",[33,2716,2717],{},"Trag die E-Mail-Adresse ein und wähle die Rolle.",[33,2719,2720],{},"Beim Absenden bekommt die Person eine Einladungsmail mit einem persönlichen Link.",[33,2722,2723],{},"Ist die eingeladene Person schon Belegschmied-Nutzerin (mit derselben E-Mail), taucht der Workspace nach Klick sofort in ihrem Workspace-Switcher auf. Andernfalls legt sie sich ein Konto an und wird automatisch dem Workspace zugeordnet.",[22,2725,2727],{"id":2726},"rolle-nachträglich-ändern","Rolle nachträglich ändern",[11,2729,2730],{},"Auf der Team-Seite klickst du bei einem Mitglied auf den Rollen-Chip. Du kannst Admin zu Mitarbeiter degradieren oder umgekehrt. Die Umstellung ist sofort aktiv.",[22,2732,2734],{"id":2733},"jemanden-entfernen","Jemanden entfernen",[11,2736,2737],{},"Rechts neben dem Mitglied das Kontextmenü öffnen → „Aus Workspace entfernen\". Zugriff ist sofort weg. Bereits erzeugte Rechnungen und Audit-Log-Einträge bleiben dem Workspace zugeordnet, mit Namen und Zeitstempel der Person.",[22,2739,2741],{"id":2740},"mehrere-betriebe-verwalten","Mehrere Betriebe verwalten",[11,2743,2744,2745,2748],{},"Wer Belegschmied für mehrere Betriebe nutzt, kann in mehreren Workspaces gleichzeitig Mitglied sein. Der ",[14,2746,2747],{},"Workspace-Switcher"," oben links wechselt zwischen ihnen. Rechte gelten immer pro Workspace.",[22,2750,147],{"id":146},[30,2752,2753,2759,2765,2771],{},[33,2754,2755,2758],{},[14,2756,2757],{},"Einladung kommt nicht an."," Spam-Ordner prüfen. Nach 15 Minuten die Einladung auf der Team-Seite erneut senden.",[33,2760,2761,2764],{},[14,2762,2763],{},"„Diese E-Mail ist schon in Verwendung\"."," Die Person hat schon ein Belegschmied-Konto. Sie muss sich mit dieser Adresse einloggen, dann taucht der Workspace automatisch auf.",[33,2766,2767,2770],{},[14,2768,2769],{},"Owner-Rolle abgeben."," Aktuellen Owner ändern: erst neuen Owner ernennen, dann sich selbst runterstufen. Ohne mindestens einen aktiven Owner sperrt Belegschmied den Wechsel.",[33,2772,2773,2776],{},[14,2774,2775],{},"Kein Zugriff mehr auf Abo-Einstellungen."," Nur Owner sehen die Abo-Verwaltung. Als Admin siehst du sie nicht. Bitte den Owner, dir kurz die Owner-Rolle zu geben oder die Aktion selbst auszuführen.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":2778},[2779,2780,2781,2782,2783,2784],{"id":2682,"depth":192,"text":2683},{"id":2704,"depth":192,"text":2705},{"id":2726,"depth":192,"text":2727},{"id":2733,"depth":192,"text":2734},{"id":2740,"depth":192,"text":2741},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Wie du Kolleginnen und Kollegen in deinen Belegschmied-Workspace einlädst, welche Rollen es gibt und wer was darf.",{},{"title":2666,"description":2785},"anleitungen\u002Fteamverwaltung","Uwoykg6Df4LHIhLhMC5DLlvR2yJHMdcxNRgBcbRFWTo",{"id":2791,"title":2792,"body":2793,"description":2974,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":623,"meta":2975,"navigation":205,"order":2483,"path":1607,"readingTime":1393,"seo":2976,"stem":2977,"updated":202,"__hash__":2978},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fverfahrensdokumentation.md","Verfahrensdokumentation nutzen und pflegen",{"type":8,"value":2794,"toc":2966},[2795,2804,2811,2815,2859,2862,2866,2869,2893,2897,2907,2913,2917,2920,2923,2927,2934,2936,2960],[11,2796,2797,2799,2800,2803],{},[14,2798,16],{}," Die Verfahrensdokumentation liegt bei dir unter ",[14,2801,2802],{},"Einstellungen → Verfahrensdokumentation"," als fertiges Dokument mit deinen Betriebsdaten. Beim nächsten Betriebsprüfungstermin druckst du sie aus oder speicherst sie als PDF und legst sie vor. Belegschmied hält sie automatisch aktuell.",[11,2805,2806,2807,2810],{},"Nach den GoBD (Ziffer 151-155) braucht ",[14,2808,2809],{},"jeder Betrieb",", der elektronische Belege archiviert, eine Verfahrensdokumentation. Die Prüfer fragen bei einer Betriebsprüfung gezielt danach. Fehlt sie, kann das die formelle Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung erschüttern und im Extremfall zu Schätzungen führen.",[22,2812,2814],{"id":2813},"was-in-der-verfahrensdokumentation-steht","Was in der Verfahrensdokumentation steht",[30,2816,2817,2823,2829,2835,2841,2847,2853],{},[33,2818,2819,2822],{},[14,2820,2821],{},"Allgemeine Beschreibung"," des Betriebs und seiner Buchhaltungssysteme.",[33,2824,2825,2828],{},[14,2826,2827],{},"Aufnahmeverfahren",": wie werden Belege in dein System eingespielt (bei dir: Mail-Eingang, direkt-Erstellen, Foto\u002FScan-Upload).",[33,2830,2831,2834],{},[14,2832,2833],{},"Verarbeitungsverfahren",": wie werden Belege gelesen, geprüft, klassifiziert (KI-Extraktion, Freigabe-Prozesse, Rolle des Freigebers).",[33,2836,2837,2840],{},[14,2838,2839],{},"Sicherungsverfahren",": wie werden Belege gespeichert und geschützt (Hash-Chain, Audit-Log, Backups).",[33,2842,2843,2846],{},[14,2844,2845],{},"Aufbewahrung",": wo, wie lange, unter welchen Bedingungen (10 Jahre in Frankfurt, unveränderbar).",[33,2848,2849,2852],{},[14,2850,2851],{},"Zugriffskontrolle",": wer darf was, Rollen und Berechtigungen.",[33,2854,2855,2858],{},[14,2856,2857],{},"Wartung und Änderungen",": wie werden Änderungen am System dokumentiert.",[11,2860,2861],{},"Belegschmied hält alle technischen Abschnitte automatisch aktuell. Deine betriebsspezifischen Angaben (Firmenname, Anschrift, Verantwortliche) übernimmt Belegschmied aus deinen Betriebsdaten.",[22,2863,2865],{"id":2864},"was-du-selbst-ergänzen-musst","Was du selbst ergänzen musst",[11,2867,2868],{},"Ein paar Abschnitte sind betriebsspezifisch und kann Belegschmied nicht komplett ausfüllen:",[30,2870,2871,2881,2887],{},[33,2872,2873,2876,2877,2880],{},[14,2874,2875],{},"Verantwortliche Person"," für die Buchhaltung. Standardmäßig ist das der Owner, kann aber auch die Buchhaltungskraft oder der Steuerberater sein. In ",[14,2878,2879],{},"Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Verantwortlicher"," wählst du.",[33,2882,2883,2886],{},[14,2884,2885],{},"Manuelle Zwischenschritte",", wenn du zusätzliche Vorgänge außerhalb Belegschmied hast (etwa Papier-Kassenbuch, das noch nicht digital ist). Als Freitext ergänzen.",[33,2888,2889,2892],{},[14,2890,2891],{},"Genutzte Buchhaltungssoftware"," deines Steuerberaters. Trag ein, welches Programm dein Berater benutzt (DATEV, Lexoffice, Kanzlei-Rechnungswesen). Der Prüfer sieht damit die vollständige Verarbeitungskette.",[22,2894,2896],{"id":2895},"als-pdf-vorlegen","Als PDF vorlegen",[11,2898,2899,2900,2902,2903,2906],{},"Auf der Seite ",[14,2901,2802],{}," oben rechts auf ",[14,2904,2905],{},"Als PDF speichern",". Du bekommst eine druckbare Version mit Wasserzeichen, Erstellungsdatum und einer Signatur-Zeile, die du unterschreibst.",[11,2908,1672,2909,2912],{},[14,2910,2911],{},"einmal jährlich"," die Verfahrensdokumentation als PDF sichern und im eigenen Archiv ablegen. So hast du historisierte Fassungen, falls der Prüfer die Version zum Zeitpunkt einer bestimmten Rechnung sehen will.",[22,2914,2916],{"id":2915},"änderungen-dokumentieren","Änderungen dokumentieren",[11,2918,2919],{},"Ändert Belegschmied wesentliche Verfahren (etwa ein neues LLM-Modell, ein anderes Archivierungsverfahren), sehen sich beide Vertragspartner das an. Aktuelle Version und Änderungshistorie stehen jederzeit in der App. Auf Wunsch kann Belegschmied dir per Mail Bescheid geben, wenn sich etwas Grundlegendes ändert.",[11,2921,2922],{},"Auch dein eigenes Handeln ist Teil der Doku: das Audit-Log führt sichtbar, wann welche Einstellung geändert wurde (etwa Freigabe an oder aus). Das ist keine separate Dokumentation, das reine Log reicht dem Prüfer.",[22,2924,2926],{"id":2925},"aktuelle-version-behalten","Aktuelle Version behalten",[11,2928,2929,2930,2933],{},"Klick zum Abschluss auf ",[14,2931,2932],{},"Aktuelle Version bestätigen",". Damit wirst du in der Übersicht als „Verfahrensdokumentation gepflegt und geprüft am TT.MM.JJJJ\" geführt. Der Termin wird im Audit-Log festgehalten und dient bei einer Prüfung als Nachweis, dass du dich aktiv um die Doku kümmerst.",[22,2935,147],{"id":146},[30,2937,2938,2944,2950],{},[33,2939,2940,2943],{},[14,2941,2942],{},"„Wo ist meine Firmenanschrift auf der Verfahrensdokumentation falsch?\""," Du hast sie in den Betriebsdaten geändert, das Dokument zieht sie aber live. Reload der Seite, meist erledigt sich das. Wenn nicht, in den Betriebsdaten prüfen.",[33,2945,2946,2949],{},[14,2947,2948],{},"„Prüfer akzeptiert die Doku nicht\"."," Sehr selten. Häufigster Grund: der Prüfer will die Verfahrensdokumentation zu einem historischen Zeitpunkt (Beleg von vor 3 Jahren). Reich die aktuell gültige Fassung ein plus eine kurze Erklärung, dass Belegschmied die Doku live führt und sich seit Aufnahme des Vertrags keine wesentliche Änderung ergeben hat (mit Bezug auf Audit-Log-Auszug).",[33,2951,2952,2955,2956,2959],{},[14,2953,2954],{},"„Ich habe zusätzliche manuelle Schritte, die nicht drin stehen\"."," Freitext-Feld in ",[14,2957,2958],{},"Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Zusatzangaben"," nutzen.",[11,2961,609,2962,63],{},[72,2963,2965],{"href":2964},"\u002Fanleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten","Auf eine Betriebsprüfung vorbereiten",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":2967},[2968,2969,2970,2971,2972,2973],{"id":2813,"depth":192,"text":2814},{"id":2864,"depth":192,"text":2865},{"id":2895,"depth":192,"text":2896},{"id":2915,"depth":192,"text":2916},{"id":2925,"depth":192,"text":2926},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Was die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist, warum du sie brauchst und wie Belegschmied sie für dich fertig hält.",{},{"title":2792,"description":2974},"anleitungen\u002Fverfahrensdokumentation","pAIglcugjJ0A_QvtiYFG4vcsjT1pWyl6eu0KCF5kg9Q",{"id":2980,"title":2965,"body":2981,"description":3227,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":623,"meta":3228,"navigation":205,"order":3229,"path":2964,"readingTime":208,"seo":3230,"stem":3231,"updated":202,"__hash__":3232},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten.md",{"type":8,"value":2982,"toc":3218},[2983,2988,2991,2995,3033,3037,3076,3080,3102,3106,3120,3123,3127,3146,3149,3153,3185,3187,3213],[11,2984,2985,2987],{},[14,2986,16],{}," Vor dem Termin lege dir aus Belegschmied bereit: Verfahrensdokumentation als PDF, DATEV-Export für den Prüfzeitraum, Zugang für den Prüfer über den Prüfer-Zugang, und einen Ausdruck des Ereignisprotokolls. Damit deckst du die häufigsten Prüferanfragen ab.",[11,2989,2990],{},"Eine Betriebsprüfung ist selten. Wenn sie kommt, willst du nicht wochenlang Belege suchen. Der folgende Ablauf gibt dir eine ruhige Vorbereitung.",[22,2992,2994],{"id":2993},"was-der-prüfer-typischerweise-sehen-will","Was der Prüfer typischerweise sehen will",[30,2996,2997,3002,3008,3014,3020,3026],{},[33,2998,2999,3001],{},[14,3000,1608],{}," nach GoBD.",[33,3003,3004,3007],{},[14,3005,3006],{},"Belege chronologisch",", ein- und ausgehend, mit erkennbarer Nummerierung.",[33,3009,3010,3013],{},[14,3011,3012],{},"Buchhaltungs-Export"," (bei dir: DATEV oder gleichwertig) zum Abgleich mit den Belegen.",[33,3015,3016,3019],{},[14,3017,3018],{},"Nachweis der Unveränderbarkeit"," (Hash-Chain, Audit-Log).",[33,3021,3022,3025],{},[14,3023,3024],{},"Rechnungen zu bestimmten Vorgängen",", oft Stichproben von Baustellen, Projekten oder Steuersonderfällen.",[33,3027,3028,3029,3032],{},"Bei elektronischen Belegen den ",[14,3030,3031],{},"Nachweis, dass der digitale Beleg dem Original entspricht"," (bei ZUGFeRD ist das trivial, bei Papier-Scans über die zeitnahe Erfassung).",[22,3034,3036],{"id":3035},"vorbereitung-sechs-wochen-vor-dem-termin","Vorbereitung, sechs Wochen vor dem Termin",[87,3038,3039,3045,3053,3058,3067],{},[33,3040,3041,3044],{},[14,3042,3043],{},"Prüfzeitraum kennen."," Meist die letzten drei Jahre.",[33,3046,3047,602,3050,3052],{},[14,3048,3049],{},"Verfahrensdokumentation aktualisieren.",[14,3051,2802],{}," auf „Aktuelle Version bestätigen\" klicken. Neues PDF ziehen.",[33,3054,3055,3057],{},[14,3056,349],{}," für den Prüfzeitraum als ZIP anfertigen. Auch wenn dein Steuerberater die Buchhaltung führt: eine eigene Kopie vorhalten schadet nicht.",[33,3059,3060,3062,3063,3066],{},[14,3061,378],{}," für den Prüfzeitraum exportieren. Auf der Seite ",[72,3064,378],{"href":3065},"\u002Fanleitungen\u002Fereignisprotokoll"," findest du den Weg.",[33,3068,3069,3072,3073,3075],{},[14,3070,3071],{},"Konsistenz-Check der Hash-Chain"," laufen lassen (",[14,3074,605],{},"). Das erzeugt ein Report-PDF, das du für den Prüfer bereitlegst.",[22,3077,3079],{"id":3078},"vorbereitung-eine-woche-vor-dem-termin","Vorbereitung, eine Woche vor dem Termin",[87,3081,3082,3090,3096],{},[33,3083,3084,3086,3087,3089],{},[14,3085,557],{}," anlegen unter ",[14,3088,589],{},". Trag den Namen und die Prüf-ID der Betriebsprüferin oder des Prüfers ein. Belegschmied erzeugt einen zeitlich befristeten Read-only-Login.",[33,3091,3092,3095],{},[14,3093,3094],{},"Klärt vor dem Termin"," mit dem Prüfer, ob er in der App direkt schaut oder ob du Belege gebündelt ausdrucken sollst. Beide Wege sind möglich.",[33,3097,3098,3101],{},[14,3099,3100],{},"Papiere sortieren",", die nicht in Belegschmied liegen (Verträge, Steuerbescheide, andere Akten). Belegschmied deckt nur die Rechnungsseite ab.",[22,3103,3105],{"id":3104},"am-prüfungstag","Am Prüfungstag",[30,3107,3108,3111,3114,3117],{},[33,3109,3110],{},"Prüfer-Zugang aktiv.",[33,3112,3113],{},"Verfahrensdokumentation als Ausdruck oder PDF greifbar.",[33,3115,3116],{},"Steuerberater informiert.",[33,3118,3119],{},"Ruhiger Kaffee.",[11,3121,3122],{},"Der Prüfer wird typischerweise Stichproben ziehen. Bei jeder Stichprobe sollte in Belegschmied binnen Sekunden die Rechnung, die zugehörige Buchung im Export und der Freigabeprozess auffindbar sein. Weil Belegschmied das alles verknüpft ablegt, klappt das im Regelfall.",[22,3124,3126],{"id":3125},"was-der-prüfer-nicht-bekommen-soll","Was der Prüfer NICHT bekommen soll",[30,3128,3129,3135,3141],{},[33,3130,3131,3134],{},[14,3132,3133],{},"Zugriff auf offene Rechnungen und Entwürfe"," außerhalb des Prüfzeitraums.",[33,3136,3137,3140],{},[14,3138,3139],{},"Zugriff auf laufende Freigaben und Chatverläufe"," mit Kunden.",[33,3142,3143,63],{},[14,3144,3145],{},"Zugriff auf die Einstellungen",[11,3147,3148],{},"Der Prüfer-Zugang ist genau darauf abgestimmt: er darf nur archivierte Belege im Prüfzeitraum lesen, kein Schreiben, kein Sehen von Einstellungen, kein Zugang zu Team-Daten.",[22,3150,3152],{"id":3151},"häufige-prüfer-fragen-und-wie-du-sie-beantwortest","Häufige Prüfer-Fragen und wie du sie beantwortest",[30,3154,3155,3161,3167,3173,3179],{},[33,3156,3157,3160],{},[14,3158,3159],{},"„Zeigen Sie mir die Belege zu Rechnung Nr. XY.\""," In Belegschmied Suche → Rechnungsnummer eingeben. Beleg mit Verlauf und Freigabestand kommt.",[33,3162,3163,3166],{},[14,3164,3165],{},"„Wie stellen Sie sicher, dass Rechnungen nicht nachträglich verändert wurden?\""," Verfahrensdokumentation, Abschnitt Sicherungsverfahren. Plus Hash-Chain-Report.",[33,3168,3169,3172],{},[14,3170,3171],{},"„Wer hat diesen Beleg freigegeben?\""," Audit-Log-Eintrag zum Beleg zeigt Nutzer und Zeitpunkt.",[33,3174,3175,3178],{},[14,3176,3177],{},"„Wo genau werden die Daten gespeichert?\""," In Frankfurt am Main bei Supabase Inc., unter AVV nach Art. 28 DSGVO. Steht auch in der Verfahrensdokumentation.",[33,3180,3181,3184],{},[14,3182,3183],{},"„Können Sie uns eine XML-Rechnung im Original geben?\""," Ja, aus dem Archiv exportierbar, das Original ist die vom Lieferanten geschickte XML.",[22,3186,147],{"id":146},[30,3188,3189,3198,3204],{},[33,3190,3191,3194,3195,3197],{},[14,3192,3193],{},"Prüfer bekommt keinen Zugang."," Der Prüfer-Zugang hat ein Ablaufdatum. Prüf ",[14,3196,589],{}," und verlängere ihn.",[33,3199,3200,3203],{},[14,3201,3202],{},"Rechnung fehlt in Belegschmied."," Der Beleg ist außerhalb Belegschmied entstanden (etwa Papierrechnung, die nie hochgeladen wurde). Nachreichen und im Kommentar dokumentieren, warum er nachträglich erfasst wurde.",[33,3205,3206,3209,3210,3212],{},[14,3207,3208],{},"Hash-Chain-Fehler."," Sehr selten. Sofort an ",[72,3211,178],{"href":177},", wir klären umgehend. Ein Report samt Ursache brauchen wir zeitnah, um den Nachweis zur Prüfung zu erbringen.",[11,3214,609,3215,63],{},[72,3216,3217],{"href":3065},"Das Ereignisprotokoll lesen",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":3219},[3220,3221,3222,3223,3224,3225,3226],{"id":2993,"depth":192,"text":2994},{"id":3035,"depth":192,"text":3036},{"id":3078,"depth":192,"text":3079},{"id":3104,"depth":192,"text":3105},{"id":3125,"depth":192,"text":3126},{"id":3151,"depth":192,"text":3152},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Was du parat halten solltest, welche Nachweise der Prüfer typischerweise sehen will und wie Belegschmied dir das Meiste vorbereitet.",{},40,{"title":2965,"description":3227},"anleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten","sBLYu7XhBql-BE9K1_X8npsyBZL7pRng-Ml_w3dIM2E",{"id":3234,"title":2470,"body":3235,"description":3380,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":127,"meta":3381,"navigation":205,"order":3229,"path":2469,"readingTime":3382,"seo":3383,"stem":3384,"updated":202,"__hash__":3385},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Ffreigabe-deaktivieren.md",{"type":8,"value":3236,"toc":3372},[3237,3245,3248,3252,3273,3277,3302,3305,3309,3325,3328,3332,3339,3343,3346,3348],[11,3238,3239,602,3241,3244],{},[14,3240,16],{},[14,3242,3243],{},"Einstellungen → Versand → Freigabe"," stellst du den Schalter „Automatisch versenden, wenn Validierung sauber\" auf An. Ab dann läuft jede Rechnung, die alle Prüfungen besteht, direkt zum Empfänger. Nur bei Fehlern kommt sie noch zur Freigabe.",[11,3246,3247],{},"Die Standard-Einstellung ist Freigabe-vor-Versand. Das ist der sicherste Modus, weil du jede Rechnung noch einmal zu Gesicht bekommst, bevor sie beim Kunden landet. Für viele Betriebe reicht das für den Anfang. Bist du sicher im Ablauf, kannst du die Freigabe umstellen.",[22,3249,3251],{"id":3250},"wann-das-sinnvoll-ist","Wann das sinnvoll ist",[30,3253,3254,3261,3267],{},[33,3255,3256,3257,3260],{},"Deine Rechnungen sind ",[14,3258,3259],{},"inhaltlich klar"," (gleiche Positionen, gleiche Kunden, wenig Sonderfälle).",[33,3262,2299,3263,3266],{},[14,3264,3265],{},"keine Verzögerung"," durch zusätzliche Klicks, gerade bei vielen kleinen Rechnungen.",[33,3268,2285,3269,3272],{},[14,3270,3271],{},"saubere Vorlagen"," in Word oder deinem ERP, die selten fehlerhaft sind.",[22,3274,3276],{"id":3275},"wann-freigabe-die-bessere-wahl-bleibt","Wann Freigabe die bessere Wahl bleibt",[30,3278,3279,3286,3293,3299],{},[33,3280,3281,3282,3285],{},"Du hast oft ",[14,3283,3284],{},"wechselnde Reverse-Charge-Fälle"," oder wechselnde Steuersätze.",[33,3287,3288,3289,3292],{},"Deine Rechnungen enthalten ",[14,3290,3291],{},"Sonderabsprachen",", die pro Kunde variieren.",[33,3294,3295,3296,63],{},"Du gibst Belegschmied gerade erst frei und willst ",[14,3297,3298],{},"erst Vertrauen aufbauen",[33,3300,3301],{},"Du bist einziger Rechnungsversender und willst am Freitagabend nichts übersehen.",[11,3303,3304],{},"Auch mit ausgeschalteter Freigabe stoppt Belegschmied Rechnungen mit klaren Fehlern (Netto-Brutto-Diskrepanz, fehlende Rechnungsnummer, KoSIT-Fehler). Der Schalter betrifft nur den „Ampel-grün\"-Fall.",[22,3306,3308],{"id":3307},"umschalten","Umschalten",[87,3310,3311,3316,3319,3322],{},[33,3312,3313,3315],{},[14,3314,959],{}," öffnen.",[33,3317,3318],{},"Zum Abschnitt „Freigabe\" scrollen.",[33,3320,3321],{},"Schalter „Automatisch versenden, wenn Validierung sauber\" auf An.",[33,3323,3324],{},"Bestätigen mit einem Klick auf „Übernehmen\".",[11,3326,3327],{},"Die Umstellung gilt ab dem nächsten Versandvorgang. Rechnungen, die zu diesem Zeitpunkt in der Freigabe hängen, musst du noch einzeln durchklicken.",[22,3329,3331],{"id":3330},"was-du-im-audit-log-siehst","Was du im Audit-Log siehst",[11,3333,3334,3335,3338],{},"Jede Umstellung des Freigabe-Modus landet als Ereignis im ",[14,3336,3337],{},"Audit-Log",", mit Zeitstempel und der Person, die die Änderung gemacht hat. Wichtig für die Verfahrensdokumentation und für spätere Betriebsprüfungen: Prüfer schauen genau hin, wann welcher Kontrollmechanismus wie eingestellt war.",[22,3340,3342],{"id":3341},"einzelne-rechnungen-weiter-freigeben","Einzelne Rechnungen weiter freigeben",[11,3344,3345],{},"Selbst mit ausgeschalteter Standard-Freigabe kannst du eine einzelne Rechnung als „mit Freigabe\" markieren, wenn du unsicher bist. Beim Versenden setzt du das Häkchen „Diese Rechnung vor Versand freigeben\". Nur diese landet dann in der Warteschlange.",[22,3347,147],{"id":146},[30,3349,3350,3360,3366],{},[33,3351,3352,3355,3356,3359],{},[14,3353,3354],{},"Rechnungen bleiben trotzdem in Freigabe hängen."," Der Automatik-Modus greift nur, wenn keine Warnung anliegt. Prüfe, welche Warnung Belegschmied setzt und ob du das Problem strukturell abstellen kannst (siehe ",[72,3357,3358],{"href":1018},"Rechnungen vorbereiten",").",[33,3361,3362,3365],{},[14,3363,3364],{},"Schalter fehlt."," Nur Owner und Admin sehen den Freigabe-Bereich in den Einstellungen. Mitarbeiter müssen den Owner bitten.",[33,3367,3368,3371],{},[14,3369,3370],{},"Rückwärts-Umschalten."," Denselben Schalter ausschalten. Ab der nächsten Rechnung geht wieder alles durch die Freigabe.",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":3373},[3374,3375,3376,3377,3378,3379],{"id":3250,"depth":192,"text":3251},{"id":3275,"depth":192,"text":3276},{"id":3307,"depth":192,"text":3308},{"id":3330,"depth":192,"text":3331},{"id":3341,"depth":192,"text":3342},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Wie du die manuelle Freigabe abschaltest, damit Rechnungen ohne Zwischenschritt direkt an den Kunden gehen. Und wann das eine gute Idee ist.",{},"3 Min.",{"title":2470,"description":3380},"anleitungen\u002Ffreigabe-deaktivieren","JdCJgQFZe2web2tfSFweBk3F2MjDc0fjfkg4sTSqrME",{"id":3387,"title":3217,"body":3388,"description":3598,"draft":200,"extension":201,"howToSteps":202,"kategorie":623,"meta":3599,"navigation":205,"order":3600,"path":3065,"readingTime":839,"seo":3601,"stem":3602,"updated":202,"__hash__":3603},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fereignisprotokoll.md",{"type":8,"value":3389,"toc":3589},[3390,3397,3400,3404,3407,3445,3449,3475,3479,3482,3505,3508,3512,3521,3524,3528,3531,3537,3541,3561,3563,3583],[11,3391,3392,1406,3394,3396],{},[14,3393,16],{},[14,3395,378],{}," siehst du eine chronologische Liste aller Vorgänge in deinem Workspace: wer wann welche Rechnung angelegt, geändert, freigegeben oder verschickt hat. Du kannst nach Zeitraum, Nutzer, Ereignistyp und Beleg filtern.",[11,3398,3399],{},"Das Ereignisprotokoll ist die technische Seite deiner Verfahrensdokumentation. Es zeigt, dass Belegschmied bei jedem Vorgang Zeitstempel und Verantwortliche sauber festhält.",[22,3401,3403],{"id":3402},"was-drin-steht","Was drin steht",[11,3405,3406],{},"Jeder Eintrag hat:",[30,3408,3409,3415,3421,3427,3433,3439],{},[33,3410,3411,3414],{},[14,3412,3413],{},"Zeitstempel"," (Sekundengenau, in deutscher Zeit).",[33,3416,3417,3420],{},[14,3418,3419],{},"Nutzer"," (Name und E-Mail, oder „System\" bei automatischen Vorgängen).",[33,3422,3423,3426],{},[14,3424,3425],{},"Ereignistyp"," (z. B. „Rechnung angelegt\", „Freigegeben\", „Versendet\", „Einstellung geändert\").",[33,3428,3429,3432],{},[14,3430,3431],{},"Bezug"," (Rechnungsnummer, Lieferant, Kunde).",[33,3434,3435,3438],{},[14,3436,3437],{},"Detail-Payload"," (JSON mit den geänderten Feldern, ausklappbar).",[33,3440,3441,3444],{},[14,3442,3443],{},"Hash"," (SHA-256, Teil der Hash-Chain).",[22,3446,3448],{"id":3447},"wozu-du-das-brauchst","Wozu du das brauchst",[30,3450,3451,3457,3463,3469],{},[33,3452,3453,3456],{},[14,3454,3455],{},"Rückverfolgung",": „Wer hat gestern die Rechnung 2026-042 versendet?\" oder „Warum steht der Betrag bei diesem Beleg jetzt anders?\"",[33,3458,3459,3462],{},[14,3460,3461],{},"Betriebsprüfung",": Nachweis, dass ein bestimmter Vorgang mit korrektem Zeitstempel dokumentiert ist.",[33,3464,3465,3468],{},[14,3466,3467],{},"Fehler-Analyse",": „Warum hat die Automatik diese Rechnung blockiert?\" Der Eintrag zum Blocking zeigt die konkrete Validierungsregel, die angeschlagen hat.",[33,3470,3471,3474],{},[14,3472,3473],{},"Compliance",": DSGVO-Anfragen, wo dokumentiert werden muss, wann welche Daten verarbeitet oder gelöscht wurden.",[22,3476,3478],{"id":3477},"filter-setzen","Filter setzen",[11,3480,3481],{},"Auf der Ereignisprotokoll-Seite gibt es Filter für:",[30,3483,3484,3489,3494,3499],{},[33,3485,3486,3488],{},[14,3487,1448],{}," (Standard: letzte 30 Tage).",[33,3490,3491,3493],{},[14,3492,3425],{}," (Rechnung, Freigabe, Einstellung, Login, Team-Änderung).",[33,3495,3496,3498],{},[14,3497,3419],{}," (per Dropdown).",[33,3500,3501,3504],{},[14,3502,3503],{},"Beleg"," (Rechnungsnummer oder Beleg-ID).",[11,3506,3507],{},"Filter kombinieren funktioniert. „Alle Freigaben von Anna in den letzten 90 Tagen\" ist eine typische Anfrage vor einer internen Prüfung.",[22,3509,3511],{"id":3510},"exportieren","Exportieren",[11,3513,3514,3515,59,3518,3520],{},"Rechts oben auf ",[14,3516,3517],{},"Als CSV exportieren",[14,3519,2905],{},". CSV ist die Standardform für weitere Verarbeitung, PDF ist die Form für Prüfer und Akten.",[11,3522,3523],{},"Der Export enthält alle sichtbaren Spalten plus den Hash. Damit lässt sich außerhalb der App verifizieren, dass Einträge nicht manipuliert wurden.",[22,3525,3527],{"id":3526},"hash-chain-und-konsistenzprüfung","Hash-Chain und Konsistenzprüfung",[11,3529,3530],{},"Jeder Eintrag hat einen Hash, der den vorigen Eintrag mit einschließt. Wer die Chain manipulieren wollte, müsste alle nachfolgenden Hashes neu berechnen und in die Datenbank zurückschreiben, was aus der App heraus unmöglich ist und in der DB von uns nachträglich sichtbar bliebe.",[11,3532,3533,3534,3536],{},"Zum Nachweis: ",[14,3535,605],{}," rechnet die Chain durch und meldet „konsistent\" oder „gebrochen\". Ein Report-PDF fällt raus, das du als Nachweis mitgeben kannst.",[22,3538,3540],{"id":3539},"was-nicht-drinsteht","Was NICHT drinsteht",[30,3542,3543,3549,3555],{},[33,3544,3545,3548],{},[14,3546,3547],{},"Reine Lesevorgänge",". Wer eine Rechnung nur angeschaut hat, ohne etwas zu ändern, wird nicht separat protokolliert. Der Login und die Sitzungsdauer schon.",[33,3550,3551,3554],{},[14,3552,3553],{},"Chatnachrichten und Kommentare"," stehen in einem eigenen Kommentar-Log am Beleg, nicht im Haupt-Ereignisprotokoll.",[33,3556,3557,3560],{},[14,3558,3559],{},"Systeminterne Diagnostik"," (Datenbank-Statistiken, Backup-Läufe). Die läuft in unserem Ops-Log, nicht in deinem Workspace-Log.",[22,3562,147],{"id":146},[30,3564,3565,3571,3577],{},[33,3566,3567,3570],{},[14,3568,3569],{},"„Ereignis fehlt\"."," Prüf die Filter. Standard-Filter zeigt oft nur die letzten 30 Tage, ältere Ereignisse liegen weiter zurück.",[33,3572,3573,3576],{},[14,3574,3575],{},"„Zeitstempel wirkt falsch\"."," Alle Zeiten sind Europa\u002FBerlin. Bei Sommerzeit-Wechsel kann eine Stunde am Übergangstag verschoben wirken.",[33,3578,3579,3582],{},[14,3580,3581],{},"„Nutzer heißt System, obwohl ich gerade etwas gemacht habe\"."," Manche Vorgänge (Automatik, geplante Läufe) laufen unter der Kennung „System\" auch dann, wenn sie durch dein Handeln ausgelöst wurden. Die verantwortliche Nutzer-Aktion steht im vorigen Eintrag.",[11,3584,3585,3586,63],{},"Der Weg zu Datenschutz-Themen: ",[72,3587,3588],{"href":1204},"Wer darf meine Adressen nutzen",{"title":188,"searchDepth":189,"depth":189,"links":3590},[3591,3592,3593,3594,3595,3596,3597],{"id":3402,"depth":192,"text":3403},{"id":3447,"depth":192,"text":3448},{"id":3477,"depth":192,"text":3478},{"id":3510,"depth":192,"text":3511},{"id":3526,"depth":192,"text":3527},{"id":3539,"depth":192,"text":3540},{"id":146,"depth":192,"text":147},"Was das Ereignisprotokoll (Audit-Log) enthält, wie du es filterst, exportierst und für Prüfungen und Rückverfolgung nutzt.",{},50,{"title":3217,"description":3598},"anleitungen\u002Fereignisprotokoll","KiB7eVcuhfDJekK9P4WaCMif6ujGWGBpIf8D_EWyQtk",1785113575412]