[{"data":1,"prerenderedAt":1138},["ShallowReactive",2],{"anleitung-verfahrensdokumentation":3,"anleitung-siblings-verfahrensdokumentation":216},{"id":4,"title":5,"body":6,"description":203,"draft":204,"extension":205,"howToSteps":206,"kategorie":207,"meta":208,"navigation":209,"order":210,"path":211,"readingTime":212,"seo":213,"stem":214,"updated":206,"__hash__":215},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fverfahrensdokumentation.md","Verfahrensdokumentation nutzen und pflegen",{"type":7,"value":8,"toc":192},"minimark",[9,21,28,33,79,82,86,89,113,117,127,134,138,141,144,148,155,159,183],[10,11,12,16,17,20],"p",{},[13,14,15],"strong",{},"Kurze Antwort:"," Die Verfahrensdokumentation liegt bei dir unter ",[13,18,19],{},"Einstellungen → Verfahrensdokumentation"," als fertiges Dokument mit deinen Betriebsdaten. Beim nächsten Betriebsprüfungstermin druckst du sie aus oder speicherst sie als PDF und legst sie vor. Belegschmied hält sie automatisch aktuell.",[10,22,23,24,27],{},"Nach den GoBD (Ziffer 151-155) braucht ",[13,25,26],{},"jeder Betrieb",", der elektronische Belege archiviert, eine Verfahrensdokumentation. Die Prüfer fragen bei einer Betriebsprüfung gezielt danach. Fehlt sie, kann das die formelle Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung erschüttern und im Extremfall zu Schätzungen führen.",[29,30,32],"h2",{"id":31},"was-in-der-verfahrensdokumentation-steht","Was in der Verfahrensdokumentation steht",[34,35,36,43,49,55,61,67,73],"ul",{},[37,38,39,42],"li",{},[13,40,41],{},"Allgemeine Beschreibung"," des Betriebs und seiner Buchhaltungssysteme.",[37,44,45,48],{},[13,46,47],{},"Aufnahmeverfahren",": wie werden Belege in dein System eingespielt (bei dir: Mail-Eingang, direkt-Erstellen, Foto\u002FScan-Upload).",[37,50,51,54],{},[13,52,53],{},"Verarbeitungsverfahren",": wie werden Belege gelesen, geprüft, klassifiziert (KI-Extraktion, Freigabe-Prozesse, Rolle des Freigebers).",[37,56,57,60],{},[13,58,59],{},"Sicherungsverfahren",": wie werden Belege gespeichert und geschützt (Hash-Chain, Audit-Log, Backups).",[37,62,63,66],{},[13,64,65],{},"Aufbewahrung",": wo, wie lange, unter welchen Bedingungen (10 Jahre in Frankfurt, unveränderbar).",[37,68,69,72],{},[13,70,71],{},"Zugriffskontrolle",": wer darf was, Rollen und Berechtigungen.",[37,74,75,78],{},[13,76,77],{},"Wartung und Änderungen",": wie werden Änderungen am System dokumentiert.",[10,80,81],{},"Belegschmied hält alle technischen Abschnitte automatisch aktuell. Deine betriebsspezifischen Angaben (Firmenname, Anschrift, Verantwortliche) übernimmt Belegschmied aus deinen Betriebsdaten.",[29,83,85],{"id":84},"was-du-selbst-ergänzen-musst","Was du selbst ergänzen musst",[10,87,88],{},"Ein paar Abschnitte sind betriebsspezifisch und kann Belegschmied nicht komplett ausfüllen:",[34,90,91,101,107],{},[37,92,93,96,97,100],{},[13,94,95],{},"Verantwortliche Person"," für die Buchhaltung. Standardmäßig ist das der Owner, kann aber auch die Buchhaltungskraft oder der Steuerberater sein. In ",[13,98,99],{},"Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Verantwortlicher"," wählst du.",[37,102,103,106],{},[13,104,105],{},"Manuelle Zwischenschritte",", wenn du zusätzliche Vorgänge außerhalb Belegschmied hast (etwa Papier-Kassenbuch, das noch nicht digital ist). Als Freitext ergänzen.",[37,108,109,112],{},[13,110,111],{},"Genutzte Buchhaltungssoftware"," deines Steuerberaters. Trag ein, welches Programm dein Berater benutzt (DATEV, Lexoffice, Kanzlei-Rechnungswesen). Der Prüfer sieht damit die vollständige Verarbeitungskette.",[29,114,116],{"id":115},"als-pdf-vorlegen","Als PDF vorlegen",[10,118,119,120,122,123,126],{},"Auf der Seite ",[13,121,19],{}," oben rechts auf ",[13,124,125],{},"Als PDF speichern",". Du bekommst eine druckbare Version mit Wasserzeichen, Erstellungsdatum und einer Signatur-Zeile, die du unterschreibst.",[10,128,129,130,133],{},"Empfehlung: ",[13,131,132],{},"einmal jährlich"," die Verfahrensdokumentation als PDF sichern und im eigenen Archiv ablegen. So hast du historisierte Fassungen, falls der Prüfer die Version zum Zeitpunkt einer bestimmten Rechnung sehen will.",[29,135,137],{"id":136},"änderungen-dokumentieren","Änderungen dokumentieren",[10,139,140],{},"Ändert Belegschmied wesentliche Verfahren (etwa ein neues LLM-Modell, ein anderes Archivierungsverfahren), sehen sich beide Vertragspartner das an. Aktuelle Version und Änderungshistorie stehen jederzeit in der App. Auf Wunsch kann Belegschmied dir per Mail Bescheid geben, wenn sich etwas Grundlegendes ändert.",[10,142,143],{},"Auch dein eigenes Handeln ist Teil der Doku: das Audit-Log führt sichtbar, wann welche Einstellung geändert wurde (etwa Freigabe an oder aus). Das ist keine separate Dokumentation, das reine Log reicht dem Prüfer.",[29,145,147],{"id":146},"aktuelle-version-behalten","Aktuelle Version behalten",[10,149,150,151,154],{},"Klick zum Abschluss auf ",[13,152,153],{},"Aktuelle Version bestätigen",". Damit wirst du in der Übersicht als „Verfahrensdokumentation gepflegt und geprüft am TT.MM.JJJJ\" geführt. Der Termin wird im Audit-Log festgehalten und dient bei einer Prüfung als Nachweis, dass du dich aktiv um die Doku kümmerst.",[29,156,158],{"id":157},"wenn-etwas-nicht-klappt","Wenn etwas nicht klappt",[34,160,161,167,173],{},[37,162,163,166],{},[13,164,165],{},"„Wo ist meine Firmenanschrift auf der Verfahrensdokumentation falsch?\""," Du hast sie in den Betriebsdaten geändert, das Dokument zieht sie aber live. Reload der Seite, meist erledigt sich das. Wenn nicht, in den Betriebsdaten prüfen.",[37,168,169,172],{},[13,170,171],{},"„Prüfer akzeptiert die Doku nicht\"."," Sehr selten. Häufigster Grund: der Prüfer will die Verfahrensdokumentation zu einem historischen Zeitpunkt (Beleg von vor 3 Jahren). Reich die aktuell gültige Fassung ein plus eine kurze Erklärung, dass Belegschmied die Doku live führt und sich seit Aufnahme des Vertrags keine wesentliche Änderung ergeben hat (mit Bezug auf Audit-Log-Auszug).",[37,174,175,178,179,182],{},[13,176,177],{},"„Ich habe zusätzliche manuelle Schritte, die nicht drin stehen\"."," Freitext-Feld in ",[13,180,181],{},"Einstellungen → Verfahrensdokumentation → Zusatzangaben"," nutzen.",[10,184,185,186,191],{},"Weiter: ",[187,188,190],"a",{"href":189},"\u002Fanleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten","Auf eine Betriebsprüfung vorbereiten",".",{"title":193,"searchDepth":194,"depth":194,"links":195},"",3,[196,198,199,200,201,202],{"id":31,"depth":197,"text":32},2,{"id":84,"depth":197,"text":85},{"id":115,"depth":197,"text":116},{"id":136,"depth":197,"text":137},{"id":146,"depth":197,"text":147},{"id":157,"depth":197,"text":158},"Was die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist, warum du sie brauchst und wie Belegschmied sie für dich fertig hält.",false,"md",null,"Archivierung",{},true,30,"\u002Fanleitungen\u002Fverfahrensdokumentation","5 Min.",{"title":5,"description":203},"anleitungen\u002Fverfahrensdokumentation","pAIglcugjJ0A_QvtiYFG4vcsjT1pWyl6eu0KCF5kg9Q",[217,436,664,918],{"id":218,"title":219,"body":220,"description":428,"draft":204,"extension":205,"howToSteps":206,"kategorie":207,"meta":429,"navigation":209,"order":430,"path":431,"readingTime":432,"seo":433,"stem":434,"updated":206,"__hash__":435},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fgobd-archiv.md","GoBD-Archivierung in Belegschmied",{"type":7,"value":221,"toc":419},[222,227,230,234,260,264,270,276,282,286,293,300,304,324,328,331,355,362,366,369,371,413],[10,223,224,226],{},[13,225,15],{}," Jede Rechnung, die durch Belegschmied läuft (rein oder raus), wird automatisch 10 Jahre im internen Archiv gespeichert. Die Speicherung ist unveränderbar (Hash-Chain plus Audit-Log), verschlüsselt und in Deutschland gehostet. Du musst nichts einrichten und nichts manuell tun.",[10,228,229],{},"Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist der zentrale Standard für elektronische Archivierung im deutschen Steuerrecht. Belegschmied setzt die relevanten Anforderungen technisch um.",[29,231,233],{"id":232},"was-das-archiv-abdeckt","Was das Archiv abdeckt",[34,235,236,242,248,254],{},[37,237,238,241],{},[13,239,240],{},"Ausgangsrechnungen",": dein Original (PDF), die von uns erzeugte ZUGFeRD-Version, alle Metadaten (Empfänger, Sendezeitpunkt, Bounce-Status).",[37,243,244,247],{},[13,245,246],{},"Eingangsrechnungen",": die vom Lieferanten geschickte Original-Datei (PDF, ZUGFeRD-PDF oder XRechnung-XML), die von uns erzeugte lesbare Ansicht, die extrahierten Strukturdaten.",[37,249,250,253],{},[13,251,252],{},"Fotos und Scans",", die du selbst hochgeladen hast, in der Original-Qualität.",[37,255,256,259],{},[13,257,258],{},"E-Mail-Header"," und Verbindungs-Metadaten der zustellenden Nachricht.",[29,261,263],{"id":262},"wie-die-unveränderbarkeit-garantiert-wird","Wie die Unveränderbarkeit garantiert wird",[10,265,266,269],{},[13,267,268],{},"Hash-Chain."," Jeder neue Archiveintrag bekommt einen SHA-256-Hash. Der Hash enthält den Inhalt des Belegs plus den Hash des vorigen Eintrags. So entsteht eine Kette: Änderungen an einem alten Beleg würden alle nachfolgenden Hashes brechen. Prüfer und wir selbst können jederzeit die Konsistenz nachrechnen.",[10,271,272,275],{},[13,273,274],{},"Audit-Log."," Jede Aktion (Rechnung angelegt, versendet, freigegeben, korrigiert) wird mit Zeitstempel, Nutzer und Vorgangsdetails in ein Audit-Log geschrieben. Das Log ist ebenfalls Teil der Hash-Chain und rückwirkend nicht änderbar.",[10,277,278,281],{},[13,279,280],{},"Kein Löschen im Archiv."," Auch als Owner kannst du keinen archivierten Beleg entfernen. Der einzige Weg, ein Archiv zu leeren, ist die Löschung des kompletten Workspaces (nach Vertragsende, gemäß AVV).",[29,283,285],{"id":284},"wie-lange-gespeichert-wird","Wie lange gespeichert wird",[10,287,288,289,292],{},"Standardmäßig ",[13,290,291],{},"10 Jahre"," ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Das entspricht §147 AO und den GoBD-Vorgaben.",[10,294,295,296,299],{},"Wer eine längere Aufbewahrung braucht (etwa bei Bauvertragslaufzeiten), kann in ",[13,297,298],{},"Einstellungen → Archiv"," die Frist pro Belegart auf bis zu 30 Jahre verlängern.",[29,301,303],{"id":302},"wo-die-daten-liegen","Wo die Daten liegen",[34,305,306,312,318],{},[37,307,308,311],{},[13,309,310],{},"Datenbank und Storage"," bei Supabase in Frankfurt am Main. TLS 1.2+ in transit, Verschlüsselung at-rest.",[37,313,314,317],{},[13,315,316],{},"Backups"," täglich, mit Point-in-Time-Recovery über 7 Tage.",[37,319,320,323],{},[13,321,322],{},"Verantwortlicher Auftragsverarbeiter"," ist Belegschmied. Vertragliche Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO, den du beim Onboarding akzeptiert hast.",[29,325,327],{"id":326},"zugriff-auf-archivierte-belege","Zugriff auf archivierte Belege",[10,329,330],{},"In der App findest du archivierte Belege über:",[34,332,333,343,349],{},[37,334,335,338,339,342],{},[13,336,337],{},"Eingang"," oder ",[13,340,341],{},"Versand"," in der jeweiligen Liste.",[37,344,345,348],{},[13,346,347],{},"Suche"," (nach Rechnungsnummer, Lieferant, Betrag, Datum).",[37,350,351,354],{},[13,352,353],{},"DATEV-Export"," für die Weiterverarbeitung durch den Steuerberater.",[10,356,357,358,361],{},"Für die Zwecke einer Betriebsprüfung kannst du außerdem einen ",[13,359,360],{},"Prüfer-Zugang"," anlegen. Der Prüfer bekommt einen zeitlich befristeten Zugang, sieht Belege im Read-only-Modus, aber keine Einstellungen und keine Kundendaten außer denen im Beleg.",[29,363,365],{"id":364},"exportieren-und-mitnehmen","Exportieren und mitnehmen",[10,367,368],{},"Wenn du Belegschmied irgendwann verlässt, exportierst du deine Belege im ZIP-Format inklusive einer Manifest-Datei mit Hashes und Metadaten. Die Manifest-Datei ist auch außerhalb Belegschmied für einen Prüfer verifizierbar (Standard-Hash-Format, jede IT-Prüfsoftware kann es).",[29,370,158],{"id":157},[34,372,373,387,397,403],{},[37,374,375,378,379,382,383,191],{},[13,376,377],{},"„Beleg fehlt im Archiv\"."," Prüfe ",[13,380,381],{},"Ereignisprotokoll",", ob der Beleg überhaupt in der Verarbeitung war. Wenn ja, sollte er im Archiv liegen. Bei Zweifel an ",[187,384,386],{"href":385},"mailto:support@belegschmied.de","support@belegschmied.de",[37,388,389,392,393,396],{},[13,390,391],{},"„Betriebsprüfer will Zugriff, welcher Weg?\""," Über ",[13,394,395],{},"Einstellungen → Prüfer-Zugang"," einen befristeten Read-only-Login anlegen.",[37,398,399,402],{},[13,400,401],{},"„Ich habe versehentlich einen Beleg falsch zugeordnet\"."," Zuordnung ist änderbar, der Beleg im Archiv bleibt aber unter der ursprünglichen ID. Das Audit-Log dokumentiert die Änderung.",[37,404,405,408,409,412],{},[13,406,407],{},"„Wie prüfe ich die Hash-Chain selbst?\""," In ",[13,410,411],{},"Einstellungen → Archiv → Integrität prüfen"," löst du einen Konsistenz-Check über den gesamten Bestand aus. Dauert je nach Größe wenige Sekunden bis Minuten.",[10,414,185,415,191],{},[187,416,418],{"href":417},"\u002Fanleitungen\u002Fdatev-export","Daten für den Steuerberater exportieren",{"title":193,"searchDepth":194,"depth":194,"links":420},[421,422,423,424,425,426,427],{"id":232,"depth":197,"text":233},{"id":262,"depth":197,"text":263},{"id":284,"depth":197,"text":285},{"id":302,"depth":197,"text":303},{"id":326,"depth":197,"text":327},{"id":364,"depth":197,"text":365},{"id":157,"depth":197,"text":158},"Was das GoBD-konforme Archiv in Belegschmied leistet, wo deine Belege liegen, wie die Unveränderbarkeit sichergestellt wird und wie lange aufbewahrt wird.",{},10,"\u002Fanleitungen\u002Fgobd-archiv","6 Min.",{"title":219,"description":428},"anleitungen\u002Fgobd-archiv","nol0dK-7OSzk8PCn2S-SbdCSs84OSK4kopKUKA9tB-k",{"id":437,"title":438,"body":439,"description":658,"draft":204,"extension":205,"howToSteps":206,"kategorie":207,"meta":659,"navigation":209,"order":660,"path":417,"readingTime":212,"seo":661,"stem":662,"updated":206,"__hash__":663},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fdatev-export.md","Daten für den Steuerberater exportieren (DATEV)",{"type":7,"value":440,"toc":650},[441,450,453,457,464,471,475,514,518,545,549,552,572,583,587,613,615,644],[10,442,443,445,446,449],{},[13,444,15],{}," Im Menüpunkt ",[13,447,448],{},"Export → DATEV"," wählst du den Zeitraum (Monat, Quartal, Jahr), setzt einen Häkchen bei den gewünschten Belegarten und klickst „ZIP exportieren\". Das Paket enthält eine DATEV-XML-Datei und die Original-Belege. Dein Steuerberater importiert es in DATEV Unternehmen online oder in Kanzlei-Rechnungswesen.",[10,451,452],{},"Der DATEV-Export ist der Standard-Weg, wenn dein Steuerberater DATEV nutzt. Für andere Buchhaltungsprogramme gibt es Alternativen (siehe unten).",[29,454,456],{"id":455},"voraussetzung-kontenrahmen-zuordnen","Voraussetzung: Kontenrahmen zuordnen",[10,458,459,460,463],{},"Damit DATEV die Rechnungen sauber verbuchen kann, muss jede Rechnung einem ",[13,461,462],{},"Konto und einem Steuerschlüssel"," zugeordnet sein. Belegschmied schlägt Konten automatisch vor, gestützt auf den Lieferanten und die Art der Leistung. Du prüfst die Zuordnung einmalig in der Rechnungs-Detailansicht.",[10,465,466,467,470],{},"Für neue Betriebe: Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) im Onboarding oder unter ",[13,468,469],{},"Einstellungen → Buchhaltung → Kontenrahmen"," wählen. Die häufigsten Konten sind vorbelegt.",[29,472,474],{"id":473},"export-durchführen","Export durchführen",[476,477,478,484,491,505,511],"ol",{},[37,479,480,481,483],{},"Öffne ",[13,482,448],{}," (Menüpunkt sichtbar für Owner und Admin).",[37,485,486,487,490],{},"Wähle den ",[13,488,489],{},"Zeitraum",". Standard ist der letzte abgeschlossene Monat.",[37,492,493,494],{},"Setz Häkchen bei:\n",[34,495,496,499,502],{},[37,497,498],{},"Eingangsrechnungen (empfohlen)",[37,500,501],{},"Ausgangsrechnungen (empfohlen)",[37,503,504],{},"Nur bereits freigegebene (empfohlen, sonst wandern auch offene Belege mit)",[37,506,507,508,191],{},"Klick auf ",[13,509,510],{},"ZIP herunterladen",[37,512,513],{},"Übergib die ZIP-Datei deinem Steuerberater, per Mail, DATEV-Belegupload oder Fileshare.",[29,515,517],{"id":516},"was-im-zip-enthalten-ist","Was im ZIP enthalten ist",[34,519,520,527,533,539],{},[37,521,522,523,526],{},"Eine ",[13,524,525],{},"XML-Datei"," im DATEV-Rechnungswesen-Format (Version 8 oder aktueller).",[37,528,529,532],{},[13,530,531],{},"PDF-Kopien"," aller Belege, benannt nach Rechnungsnummer.",[37,534,522,535,538],{},[13,536,537],{},"Manifest-Datei"," (CSV) mit einer Zeile pro Beleg für den Steuerberater-Import.",[37,540,541,544],{},[13,542,543],{},"Prüfhashes"," zur Konsistenz-Verifikation.",[29,546,548],{"id":547},"wie-oft","Wie oft?",[10,550,551],{},"Übliche Rhythmen:",[34,553,554,560,566],{},[37,555,556,559],{},[13,557,558],{},"Monatlich",", direkt nach Monatsende. Am praktischsten für die laufende Buchhaltung.",[37,561,562,565],{},[13,563,564],{},"Quartalsweise",", wenn du oder dein Steuerberater es so vereinbart habt.",[37,567,568,571],{},[13,569,570],{},"Jährlich",", nur bei ganz kleinen Betrieben mit wenigen Rechnungen und Jahresabschluss beim Steuerberater.",[10,573,574,575,578,579,582],{},"Belegschmied kann den Export ",[13,576,577],{},"automatisch monatlich per Mail an deinen Steuerberater"," verschicken. In ",[13,580,581],{},"Einstellungen → Export → Automatik"," trägst du die Zieladresse ein.",[29,584,586],{"id":585},"für-steuerberater-die-nicht-datev-nutzen","Für Steuerberater, die nicht DATEV nutzen",[34,588,589,595,601,607],{},[37,590,591,594],{},[13,592,593],{},"Lexoffice."," Nutz den Lexoffice-Import per API oder per CSV. Belegschmied bietet einen Lexoffice-CSV-Export im selben Menü.",[37,596,597,600],{},[13,598,599],{},"sevDesk."," Ähnlich, sevDesk-CSV verfügbar.",[37,602,603,606],{},[13,604,605],{},"Buchhaltungsbutler, Papierkram, ADDISON",". Standard-CSV-Export tut es, jedes dieser Systeme akzeptiert eine Rechnungsliste mit den Standardfeldern (Datum, Nummer, Konto, Steuersatz, Netto, Brutto).",[37,608,609,612],{},[13,610,611],{},"BMD."," Wird über den DATEV-Weg oder über einen dedizierten BMD-CSV-Export bedient.",[29,614,158],{"id":157},[34,616,617,623,629,635],{},[37,618,619,622],{},[13,620,621],{},"Steuerberater meldet: „Konto nicht zugeordnet\"."," In Belegschmied eine oder mehrere Rechnungen ohne Kontenzuweisung. In der Rechnungs-Detailansicht Konto ergänzen, neuen Export ziehen.",[37,624,625,628],{},[13,626,627],{},"„Doppelter Buchungsstoff\"."," Du hast den Export zweimal geschickt oder derselbe Beleg ist zweimal drin. Datenprüfung im Steuerberater-Programm, gegebenenfalls den letzten Export widerrufen.",[37,630,631,634],{},[13,632,633],{},"„Export ist leer\"."," Prüf den gewählten Zeitraum. Wenn du nach einem sehr aktuellen Datum exportierst und noch keine Rechnung erfasst wurde, ist die Datei natürlich leer.",[37,636,637,640,641,643],{},[13,638,639],{},"„DATEV meldet Formatfehler\"."," Ganz selten. Bitte an ",[187,642,386],{"href":385}," mit der ZIP-Datei und der DATEV-Fehlermeldung, dann prüfen wir konkret.",[10,645,185,646,649],{},[187,647,648],{"href":211},"Verfahrensdokumentation"," für die formale Seite bei einer Betriebsprüfung.",{"title":193,"searchDepth":194,"depth":194,"links":651},[652,653,654,655,656,657],{"id":455,"depth":197,"text":456},{"id":473,"depth":197,"text":474},{"id":516,"depth":197,"text":517},{"id":547,"depth":197,"text":548},{"id":585,"depth":197,"text":586},{"id":157,"depth":197,"text":158},"Wie du deine Ein- und Ausgangsrechnungen aus Belegschmied im DATEV-Format an deinen Steuerberater übergibst. Monatlich oder zum Quartalsende in einer Datei.",{},20,{"title":438,"description":658},"anleitungen\u002Fdatev-export","1oz8Z-eJHexWo_yUxzTJkHCino2ijGS4NE9_J-USIag",{"id":665,"title":190,"body":666,"description":912,"draft":204,"extension":205,"howToSteps":206,"kategorie":207,"meta":913,"navigation":209,"order":914,"path":189,"readingTime":432,"seo":915,"stem":916,"updated":206,"__hash__":917},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten.md",{"type":7,"value":667,"toc":903},[668,673,676,680,718,722,761,765,787,791,805,808,812,831,834,838,870,872,898],[10,669,670,672],{},[13,671,15],{}," Vor dem Termin lege dir aus Belegschmied bereit: Verfahrensdokumentation als PDF, DATEV-Export für den Prüfzeitraum, Zugang für den Prüfer über den Prüfer-Zugang, und einen Ausdruck des Ereignisprotokolls. Damit deckst du die häufigsten Prüferanfragen ab.",[10,674,675],{},"Eine Betriebsprüfung ist selten. Wenn sie kommt, willst du nicht wochenlang Belege suchen. Der folgende Ablauf gibt dir eine ruhige Vorbereitung.",[29,677,679],{"id":678},"was-der-prüfer-typischerweise-sehen-will","Was der Prüfer typischerweise sehen will",[34,681,682,687,693,699,705,711],{},[37,683,684,686],{},[13,685,648],{}," nach GoBD.",[37,688,689,692],{},[13,690,691],{},"Belege chronologisch",", ein- und ausgehend, mit erkennbarer Nummerierung.",[37,694,695,698],{},[13,696,697],{},"Buchhaltungs-Export"," (bei dir: DATEV oder gleichwertig) zum Abgleich mit den Belegen.",[37,700,701,704],{},[13,702,703],{},"Nachweis der Unveränderbarkeit"," (Hash-Chain, Audit-Log).",[37,706,707,710],{},[13,708,709],{},"Rechnungen zu bestimmten Vorgängen",", oft Stichproben von Baustellen, Projekten oder Steuersonderfällen.",[37,712,713,714,717],{},"Bei elektronischen Belegen den ",[13,715,716],{},"Nachweis, dass der digitale Beleg dem Original entspricht"," (bei ZUGFeRD ist das trivial, bei Papier-Scans über die zeitnahe Erfassung).",[29,719,721],{"id":720},"vorbereitung-sechs-wochen-vor-dem-termin","Vorbereitung, sechs Wochen vor dem Termin",[476,723,724,730,738,743,752],{},[37,725,726,729],{},[13,727,728],{},"Prüfzeitraum kennen."," Meist die letzten drei Jahre.",[37,731,732,408,735,737],{},[13,733,734],{},"Verfahrensdokumentation aktualisieren.",[13,736,19],{}," auf „Aktuelle Version bestätigen\" klicken. Neues PDF ziehen.",[37,739,740,742],{},[13,741,353],{}," für den Prüfzeitraum als ZIP anfertigen. Auch wenn dein Steuerberater die Buchhaltung führt: eine eigene Kopie vorhalten schadet nicht.",[37,744,745,747,748,751],{},[13,746,381],{}," für den Prüfzeitraum exportieren. Auf der Seite ",[187,749,381],{"href":750},"\u002Fanleitungen\u002Fereignisprotokoll"," findest du den Weg.",[37,753,754,757,758,760],{},[13,755,756],{},"Konsistenz-Check der Hash-Chain"," laufen lassen (",[13,759,411],{},"). Das erzeugt ein Report-PDF, das du für den Prüfer bereitlegst.",[29,762,764],{"id":763},"vorbereitung-eine-woche-vor-dem-termin","Vorbereitung, eine Woche vor dem Termin",[476,766,767,775,781],{},[37,768,769,771,772,774],{},[13,770,360],{}," anlegen unter ",[13,773,395],{},". Trag den Namen und die Prüf-ID der Betriebsprüferin oder des Prüfers ein. Belegschmied erzeugt einen zeitlich befristeten Read-only-Login.",[37,776,777,780],{},[13,778,779],{},"Klärt vor dem Termin"," mit dem Prüfer, ob er in der App direkt schaut oder ob du Belege gebündelt ausdrucken sollst. Beide Wege sind möglich.",[37,782,783,786],{},[13,784,785],{},"Papiere sortieren",", die nicht in Belegschmied liegen (Verträge, Steuerbescheide, andere Akten). Belegschmied deckt nur die Rechnungsseite ab.",[29,788,790],{"id":789},"am-prüfungstag","Am Prüfungstag",[34,792,793,796,799,802],{},[37,794,795],{},"Prüfer-Zugang aktiv.",[37,797,798],{},"Verfahrensdokumentation als Ausdruck oder PDF greifbar.",[37,800,801],{},"Steuerberater informiert.",[37,803,804],{},"Ruhiger Kaffee.",[10,806,807],{},"Der Prüfer wird typischerweise Stichproben ziehen. Bei jeder Stichprobe sollte in Belegschmied binnen Sekunden die Rechnung, die zugehörige Buchung im Export und der Freigabeprozess auffindbar sein. Weil Belegschmied das alles verknüpft ablegt, klappt das im Regelfall.",[29,809,811],{"id":810},"was-der-prüfer-nicht-bekommen-soll","Was der Prüfer NICHT bekommen soll",[34,813,814,820,826],{},[37,815,816,819],{},[13,817,818],{},"Zugriff auf offene Rechnungen und Entwürfe"," außerhalb des Prüfzeitraums.",[37,821,822,825],{},[13,823,824],{},"Zugriff auf laufende Freigaben und Chatverläufe"," mit Kunden.",[37,827,828,191],{},[13,829,830],{},"Zugriff auf die Einstellungen",[10,832,833],{},"Der Prüfer-Zugang ist genau darauf abgestimmt: er darf nur archivierte Belege im Prüfzeitraum lesen, kein Schreiben, kein Sehen von Einstellungen, kein Zugang zu Team-Daten.",[29,835,837],{"id":836},"häufige-prüfer-fragen-und-wie-du-sie-beantwortest","Häufige Prüfer-Fragen und wie du sie beantwortest",[34,839,840,846,852,858,864],{},[37,841,842,845],{},[13,843,844],{},"„Zeigen Sie mir die Belege zu Rechnung Nr. XY.\""," In Belegschmied Suche → Rechnungsnummer eingeben. Beleg mit Verlauf und Freigabestand kommt.",[37,847,848,851],{},[13,849,850],{},"„Wie stellen Sie sicher, dass Rechnungen nicht nachträglich verändert wurden?\""," Verfahrensdokumentation, Abschnitt Sicherungsverfahren. Plus Hash-Chain-Report.",[37,853,854,857],{},[13,855,856],{},"„Wer hat diesen Beleg freigegeben?\""," Audit-Log-Eintrag zum Beleg zeigt Nutzer und Zeitpunkt.",[37,859,860,863],{},[13,861,862],{},"„Wo genau werden die Daten gespeichert?\""," In Frankfurt am Main bei Supabase Inc., unter AVV nach Art. 28 DSGVO. Steht auch in der Verfahrensdokumentation.",[37,865,866,869],{},[13,867,868],{},"„Können Sie uns eine XML-Rechnung im Original geben?\""," Ja, aus dem Archiv exportierbar, das Original ist die vom Lieferanten geschickte XML.",[29,871,158],{"id":157},[34,873,874,883,889],{},[37,875,876,879,880,882],{},[13,877,878],{},"Prüfer bekommt keinen Zugang."," Der Prüfer-Zugang hat ein Ablaufdatum. Prüf ",[13,881,395],{}," und verlängere ihn.",[37,884,885,888],{},[13,886,887],{},"Rechnung fehlt in Belegschmied."," Der Beleg ist außerhalb Belegschmied entstanden (etwa Papierrechnung, die nie hochgeladen wurde). Nachreichen und im Kommentar dokumentieren, warum er nachträglich erfasst wurde.",[37,890,891,894,895,897],{},[13,892,893],{},"Hash-Chain-Fehler."," Sehr selten. Sofort an ",[187,896,386],{"href":385},", wir klären umgehend. Ein Report samt Ursache brauchen wir zeitnah, um den Nachweis zur Prüfung zu erbringen.",[10,899,185,900,191],{},[187,901,902],{"href":750},"Das Ereignisprotokoll lesen",{"title":193,"searchDepth":194,"depth":194,"links":904},[905,906,907,908,909,910,911],{"id":678,"depth":197,"text":679},{"id":720,"depth":197,"text":721},{"id":763,"depth":197,"text":764},{"id":789,"depth":197,"text":790},{"id":810,"depth":197,"text":811},{"id":836,"depth":197,"text":837},{"id":157,"depth":197,"text":158},"Was du parat halten solltest, welche Nachweise der Prüfer typischerweise sehen will und wie Belegschmied dir das Meiste vorbereitet.",{},40,{"title":190,"description":912},"anleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten","sBLYu7XhBql-BE9K1_X8npsyBZL7pRng-Ml_w3dIM2E",{"id":919,"title":902,"body":920,"description":1131,"draft":204,"extension":205,"howToSteps":206,"kategorie":207,"meta":1132,"navigation":209,"order":1133,"path":750,"readingTime":1134,"seo":1135,"stem":1136,"updated":206,"__hash__":1137},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fereignisprotokoll.md",{"type":7,"value":921,"toc":1122},[922,929,932,936,939,977,981,1007,1011,1014,1037,1040,1044,1053,1056,1060,1063,1069,1073,1093,1095,1115],[10,923,924,445,926,928],{},[13,925,15],{},[13,927,381],{}," siehst du eine chronologische Liste aller Vorgänge in deinem Workspace: wer wann welche Rechnung angelegt, geändert, freigegeben oder verschickt hat. Du kannst nach Zeitraum, Nutzer, Ereignistyp und Beleg filtern.",[10,930,931],{},"Das Ereignisprotokoll ist die technische Seite deiner Verfahrensdokumentation. Es zeigt, dass Belegschmied bei jedem Vorgang Zeitstempel und Verantwortliche sauber festhält.",[29,933,935],{"id":934},"was-drin-steht","Was drin steht",[10,937,938],{},"Jeder Eintrag hat:",[34,940,941,947,953,959,965,971],{},[37,942,943,946],{},[13,944,945],{},"Zeitstempel"," (Sekundengenau, in deutscher Zeit).",[37,948,949,952],{},[13,950,951],{},"Nutzer"," (Name und E-Mail, oder „System\" bei automatischen Vorgängen).",[37,954,955,958],{},[13,956,957],{},"Ereignistyp"," (z. B. „Rechnung angelegt\", „Freigegeben\", „Versendet\", „Einstellung geändert\").",[37,960,961,964],{},[13,962,963],{},"Bezug"," (Rechnungsnummer, Lieferant, Kunde).",[37,966,967,970],{},[13,968,969],{},"Detail-Payload"," (JSON mit den geänderten Feldern, ausklappbar).",[37,972,973,976],{},[13,974,975],{},"Hash"," (SHA-256, Teil der Hash-Chain).",[29,978,980],{"id":979},"wozu-du-das-brauchst","Wozu du das brauchst",[34,982,983,989,995,1001],{},[37,984,985,988],{},[13,986,987],{},"Rückverfolgung",": „Wer hat gestern die Rechnung 2026-042 versendet?\" oder „Warum steht der Betrag bei diesem Beleg jetzt anders?\"",[37,990,991,994],{},[13,992,993],{},"Betriebsprüfung",": Nachweis, dass ein bestimmter Vorgang mit korrektem Zeitstempel dokumentiert ist.",[37,996,997,1000],{},[13,998,999],{},"Fehler-Analyse",": „Warum hat die Automatik diese Rechnung blockiert?\" Der Eintrag zum Blocking zeigt die konkrete Validierungsregel, die angeschlagen hat.",[37,1002,1003,1006],{},[13,1004,1005],{},"Compliance",": DSGVO-Anfragen, wo dokumentiert werden muss, wann welche Daten verarbeitet oder gelöscht wurden.",[29,1008,1010],{"id":1009},"filter-setzen","Filter setzen",[10,1012,1013],{},"Auf der Ereignisprotokoll-Seite gibt es Filter für:",[34,1015,1016,1021,1026,1031],{},[37,1017,1018,1020],{},[13,1019,489],{}," (Standard: letzte 30 Tage).",[37,1022,1023,1025],{},[13,1024,957],{}," (Rechnung, Freigabe, Einstellung, Login, Team-Änderung).",[37,1027,1028,1030],{},[13,1029,951],{}," (per Dropdown).",[37,1032,1033,1036],{},[13,1034,1035],{},"Beleg"," (Rechnungsnummer oder Beleg-ID).",[10,1038,1039],{},"Filter kombinieren funktioniert. „Alle Freigaben von Anna in den letzten 90 Tagen\" ist eine typische Anfrage vor einer internen Prüfung.",[29,1041,1043],{"id":1042},"exportieren","Exportieren",[10,1045,1046,1047,338,1050,1052],{},"Rechts oben auf ",[13,1048,1049],{},"Als CSV exportieren",[13,1051,125],{},". CSV ist die Standardform für weitere Verarbeitung, PDF ist die Form für Prüfer und Akten.",[10,1054,1055],{},"Der Export enthält alle sichtbaren Spalten plus den Hash. Damit lässt sich außerhalb der App verifizieren, dass Einträge nicht manipuliert wurden.",[29,1057,1059],{"id":1058},"hash-chain-und-konsistenzprüfung","Hash-Chain und Konsistenzprüfung",[10,1061,1062],{},"Jeder Eintrag hat einen Hash, der den vorigen Eintrag mit einschließt. Wer die Chain manipulieren wollte, müsste alle nachfolgenden Hashes neu berechnen und in die Datenbank zurückschreiben, was aus der App heraus unmöglich ist und in der DB von uns nachträglich sichtbar bliebe.",[10,1064,1065,1066,1068],{},"Zum Nachweis: ",[13,1067,411],{}," rechnet die Chain durch und meldet „konsistent\" oder „gebrochen\". Ein Report-PDF fällt raus, das du als Nachweis mitgeben kannst.",[29,1070,1072],{"id":1071},"was-nicht-drinsteht","Was NICHT drinsteht",[34,1074,1075,1081,1087],{},[37,1076,1077,1080],{},[13,1078,1079],{},"Reine Lesevorgänge",". Wer eine Rechnung nur angeschaut hat, ohne etwas zu ändern, wird nicht separat protokolliert. Der Login und die Sitzungsdauer schon.",[37,1082,1083,1086],{},[13,1084,1085],{},"Chatnachrichten und Kommentare"," stehen in einem eigenen Kommentar-Log am Beleg, nicht im Haupt-Ereignisprotokoll.",[37,1088,1089,1092],{},[13,1090,1091],{},"Systeminterne Diagnostik"," (Datenbank-Statistiken, Backup-Läufe). Die läuft in unserem Ops-Log, nicht in deinem Workspace-Log.",[29,1094,158],{"id":157},[34,1096,1097,1103,1109],{},[37,1098,1099,1102],{},[13,1100,1101],{},"„Ereignis fehlt\"."," Prüf die Filter. Standard-Filter zeigt oft nur die letzten 30 Tage, ältere Ereignisse liegen weiter zurück.",[37,1104,1105,1108],{},[13,1106,1107],{},"„Zeitstempel wirkt falsch\"."," Alle Zeiten sind Europa\u002FBerlin. Bei Sommerzeit-Wechsel kann eine Stunde am Übergangstag verschoben wirken.",[37,1110,1111,1114],{},[13,1112,1113],{},"„Nutzer heißt System, obwohl ich gerade etwas gemacht habe\"."," Manche Vorgänge (Automatik, geplante Läufe) laufen unter der Kennung „System\" auch dann, wenn sie durch dein Handeln ausgelöst wurden. Die verantwortliche Nutzer-Aktion steht im vorigen Eintrag.",[10,1116,1117,1118,191],{},"Der Weg zu Datenschutz-Themen: ",[187,1119,1121],{"href":1120},"\u002Fanleitungen\u002Fwer-nutzt-meine-adressen","Wer darf meine Adressen nutzen",{"title":193,"searchDepth":194,"depth":194,"links":1123},[1124,1125,1126,1127,1128,1129,1130],{"id":934,"depth":197,"text":935},{"id":979,"depth":197,"text":980},{"id":1009,"depth":197,"text":1010},{"id":1042,"depth":197,"text":1043},{"id":1058,"depth":197,"text":1059},{"id":1071,"depth":197,"text":1072},{"id":157,"depth":197,"text":158},"Was das Ereignisprotokoll (Audit-Log) enthält, wie du es filterst, exportierst und für Prüfungen und Rückverfolgung nutzt.",{},50,"4 Min.",{"title":902,"description":1131},"anleitungen\u002Fereignisprotokoll","KiB7eVcuhfDJekK9P4WaCMif6ujGWGBpIf8D_EWyQtk",1785113575870]