[{"data":1,"prerenderedAt":1156},["ShallowReactive",2],{"anleitung-versandwege":3,"anleitung-siblings-versandwege":340},{"id":4,"title":5,"body":6,"description":327,"draft":328,"extension":329,"howToSteps":330,"kategorie":331,"meta":332,"navigation":333,"order":334,"path":335,"readingTime":336,"seo":337,"stem":338,"updated":330,"__hash__":339},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fversandwege.md","Versandwege: über welche Infrastruktur deine Rechnungen rausgehen",{"type":7,"value":8,"toc":315},"minimark",[9,32,35,38,43,126,129,132,154,158,161,166,186,189,193,196,201,241,251,255,258,266,270,273,295,298,302,308],[10,11,12,16,17,21,22,25,26,31],"p",{},[13,14,15],"strong",{},"Kurze Antwort:"," Standardmäßig verschickt Belegschmied deine E-Rechnungen über unsere eigene Infrastruktur, Absender ist ",[18,19,20],"code",{},"rechnung@belegschmied.de",". Wer möchte, stellt unter ",[13,23,24],{},"Einstellungen → Versandweg"," auf einen von drei alternativen Wegen um: eigene Domain (Mails kommen von deiner Adresse, laufen aber weiter über uns), Microsoft 365 (Versand direkt über euer eigenes Postfach per Graph API) oder eigener SMTP-Server. Wenn du bei der Einrichtung Hilfe brauchst, schreib an ",[27,28,30],"a",{"href":29},"mailto:support@belegschmied.de","support@belegschmied.de",", wir richten das gemeinsam mit dir oder deiner IT ein.",[10,33,34],{},"An der Konvertierung ändert der Versandweg nichts: Extraktion, Prüfungen, ZUGFeRD-\u002FXRechnung-Erzeugung und Archivierung laufen bei allen vier Wegen identisch. Es geht nur um die Frage, über wessen Mail-Infrastruktur die fertige E-Rechnung den Empfänger erreicht und welcher Absender im Postfach deines Kunden steht.",[10,36,37],{},"Systemmails (Freigabe-Benachrichtigungen, Fehlerhinweise) kommen immer von Belegschmied, unabhängig vom gewählten Versandweg.",[39,40,42],"h2",{"id":41},"die-vier-wege-im-überblick","Die vier Wege im Überblick",[44,45,46,65],"table",{},[47,48,49],"thead",{},[50,51,52,56,59,62],"tr",{},[53,54,55],"th",{},"Versandweg",[53,57,58],{},"Absender",[53,60,61],{},"Infrastruktur",[53,63,64],{},"Verfügbar ab",[66,67,68,84,99,113],"tbody",{},[50,69,70,74,78,81],{},[71,72,73],"td",{},"Belegschmied-Standard",[71,75,76],{},[18,77,20],{},[71,79,80],{},"Belegschmied",[71,82,83],{},"jedem Versand-Tarif",[50,85,86,89,94,96],{},[71,87,88],{},"Eigene Domain",[71,90,91],{},[18,92,93],{},"rechnung@deinefirma.de",[71,95,80],{},[71,97,98],{},"Business",[50,100,101,104,107,110],{},[71,102,103],{},"Microsoft 365 (Graph API)",[71,105,106],{},"euer Postfach",[71,108,109],{},"euer Microsoft-Tenant",[71,111,112],{},"Enterprise",[50,114,115,118,121,124],{},[71,116,117],{},"Eigener SMTP-Server",[71,119,120],{},"eure Absender-Adresse",[71,122,123],{},"euer Mail-Server",[71,125,112],{},[39,127,73],{"id":128},"belegschmied-standard",[10,130,131],{},"Der empfohlene Weg für die meisten Betriebe, weil er ohne jede Einrichtung funktioniert und den vollen Funktionsumfang hat:",[133,134,135,142,148],"ul",{},[136,137,138,141],"li",{},[13,139,140],{},"Bounce-Tracking."," Kommt eine Rechnung nicht an (Postfach voll, Adresse existiert nicht), sehen wir das automatisch und benachrichtigen dich.",[136,143,144,147],{},[13,145,146],{},"Sperrliste."," Empfänger, die dauerhaft unzustellbar sind oder sich beschwert haben, werden automatisch geschützt.",[136,149,150,153],{},[13,151,152],{},"Zustell-Überwachung."," Der Status „Ausgeliefert\" in der App bedeutet wirklich: beim Empfänger-Server angenommen.",[39,155,157],{"id":156},"eigene-domain-ab-business","Eigene Domain (ab Business)",[10,159,160],{},"Die Mails laufen weiter über unsere Infrastruktur, tragen aber deine Domain als Absender, DKIM-signiert und DMARC-konform. Bounce-Tracking und Sperrliste bleiben vollständig aktiv. Für deinen Kunden sieht es aus, als käme die Rechnung direkt von dir.",[10,162,163],{},[13,164,165],{},"Einrichtung:",[167,168,169,180,183],"ol",{},[136,170,171,172,175,176,179],{},"Unter ",[13,173,174],{},"Einstellungen → Versandweg → Eigene Domain"," die Domain und den gewünschten Absender (vor dem @) eintragen. Empfehlung: eine Versand-Subdomain wie ",[18,177,178],{},"rechnung.deinefirma.de",", dann bleibt das Mail-Setup deiner Hauptdomain unberührt.",[136,181,182],{},"Belegschmied zeigt dir eine Liste von DNS-Records (DKIM, SPF). Diese trägst du bei deinem Domain-Provider ein, jeder Wert lässt sich per Klick kopieren.",[136,184,185],{},"Auf „Verifizierung prüfen\" klicken. Sobald die Records gefunden werden, kannst du den Versandweg aktivieren.",[10,187,188],{},"DNS-Änderungen brauchen je nach Provider ein paar Minuten bis einige Stunden, bis sie sichtbar sind.",[39,190,192],{"id":191},"microsoft-365-über-die-graph-api-enterprise","Microsoft 365 über die Graph API (Enterprise)",[10,194,195],{},"Die Rechnungen gehen direkt über euren Microsoft-Tenant raus, aus einem echten Postfach eurer Organisation. Gesendete Rechnungen erscheinen in dessen „Gesendeten Elementen\". Das ist der richtige Weg, wenn eure IT verlangt, dass ausgehende Geschäftspost ausschließlich über die eigene Microsoft-365-Umgebung läuft.",[10,197,198],{},[13,199,200],{},"Voraussetzungen (einmalig durch eure IT):",[167,202,203,213,224,231],{},[136,204,205,208,209,212],{},[13,206,207],{},"App-Registrierung"," im Entra-Portal (Azure AD) mit der Application Permission ",[18,210,211],{},"Mail.Send"," und Admin-Consent.",[136,214,215,218,219,223],{},[13,216,217],{},"Empfehlung:"," die App per ",[220,221,222],"em",{},"ApplicationAccessPolicy"," auf das Versand-Postfach einschränken, damit sie nicht aus beliebigen Postfächern senden kann.",[136,225,226,227,230],{},"Das Versand-Postfach braucht eine ",[13,228,229],{},"Exchange-Online-Lizenz",". Ein reiner Entra-Benutzer ohne Microsoft-365-Abo hat kein Postfach.",[136,232,233,234,237,238,240],{},"Nur falls ihr regelmäßig Rechnungen mit Anhängen über ca. 2,5 MB versendet: zusätzlich ",[18,235,236],{},"Mail.ReadWrite"," (Graph erlaubt große Anhänge nur über einen Entwurf im Postfach). Für normale Rechnungen reicht ",[18,239,211],{},".",[10,242,243,246,247,250],{},[13,244,245],{},"Einrichtung in Belegschmied:"," Unter ",[13,248,249],{},"Einstellungen → Versandweg → Microsoft 365"," die Verzeichnis-ID (Mandant), Anwendungs-ID, den geheimen Client-Schlüssel und das Versand-Postfach eintragen. Trag auch das Ablaufdatum des Secrets ein, dann warnen wir dich rechtzeitig vor dem Ablauf. Danach einen Testversand auslösen; erst nach erfolgreichem Test lässt sich der Weg aktivieren.",[39,252,254],{"id":253},"eigener-smtp-server-enterprise","Eigener SMTP-Server (Enterprise)",[10,256,257],{},"Für alle anderen Systeme: eigener Exchange, Mail-Relay oder Provider-SMTP. Belegschmied liefert die fertige E-Rechnung bei eurem Mail-Server ein, der Rest läuft komplett über eure Infrastruktur.",[10,259,260,246,262,265],{},[13,261,165],{},[13,263,264],{},"Einstellungen → Versandweg → Eigener SMTP-Server"," Host, Port (587 mit STARTTLS oder 465 mit TLS), Benutzername, Passwort und Absender-Adresse eintragen. Die Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Auch hier gilt: erst Testversand, dann aktivieren.",[39,267,269],{"id":268},"was-du-bei-microsoft-365-und-smtp-wissen-musst","Was du bei Microsoft 365 und SMTP wissen musst",[10,271,272],{},"Bei diesen beiden Wegen verlässt die Mail Belegschmied in dem Moment, in dem euer Server sie annimmt. Danach sehen wir sie nicht mehr:",[133,274,275,281,288],{},[136,276,277,280],{},[13,278,279],{},"Bounces"," (Unzustellbarkeits-Meldungen) landen im Postfach eures Absenders, nicht bei uns. Belegschmied kann sie nicht automatisch erkennen.",[136,282,283,284,287],{},"Der Status ",[13,285,286],{},"„Versendet\""," bedeutet dann „vom eigenen Mail-Server angenommen\", nicht „beim Empfänger angekommen\".",[136,289,290,291,294],{},"Die ",[13,292,293],{},"automatische Sperrliste"," blockierter Empfänger greift nur beim Versand über Belegschmied-Infrastruktur.",[10,296,297],{},"Beim Standard-Versand und bei eigener Domain bleibt all das vollständig aktiv. Deshalb unsere Faustregel: eigene Domain nehmen, wenn es um den Absender-Auftritt geht, und Graph oder SMTP nur, wenn eure IT-Richtlinie den Versand über die eigene Infrastruktur wirklich vorschreibt.",[39,299,301],{"id":300},"wir-helfen-bei-der-einrichtung","Wir helfen bei der Einrichtung",[10,303,304,305,307],{},"DNS-Records, App-Registrierung und SMTP-Zugangsdaten sind einmalige Handgriffe, aber nicht jeder hat dafür eine IT-Abteilung. Schreib uns an ",[27,306,30],{"href":29},", dann gehen wir die Einrichtung gemeinsam durch, auf Wunsch auch direkt mit deinem IT-Dienstleister oder Domain-Provider.",[10,309,310,311,240],{},"Nächster Schritt: ",[27,312,314],{"href":313},"\u002Fanleitungen\u002Fversand-funktionsweise","Wie der Versand grundsätzlich funktioniert",{"title":316,"searchDepth":317,"depth":317,"links":318},"",3,[319,321,322,323,324,325,326],{"id":41,"depth":320,"text":42},2,{"id":128,"depth":320,"text":73},{"id":156,"depth":320,"text":157},{"id":191,"depth":320,"text":192},{"id":253,"depth":320,"text":254},{"id":268,"depth":320,"text":269},{"id":300,"depth":320,"text":301},"Vier Wege für den E-Rechnungs-Versand: Belegschmied-Standard, eigene Domain, Microsoft 365 (Graph API) oder eigener SMTP-Server. Voraussetzungen, Einrichtung und was jeweils zu beachten ist.",false,"md",null,"Versand",{},true,50,"\u002Fanleitungen\u002Fversandwege","8 Min.",{"title":5,"description":327},"anleitungen\u002Fversandwege","Znkcjbm14i9zJ5BGy7YRRvu0Ujw7UQZNysdB_F5T8Jc",[341,537,773,1001],{"id":342,"title":343,"body":344,"description":530,"draft":328,"extension":329,"howToSteps":330,"kategorie":331,"meta":531,"navigation":333,"order":532,"path":313,"readingTime":533,"seo":534,"stem":535,"updated":330,"__hash__":536},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fversand-funktionsweise.md","Wie der Versand funktioniert",{"type":7,"value":345,"toc":523},[346,351,354,358,411,415,422,448,452,455,462,466,486,490,517],[10,347,348,350],{},[13,349,15],{}," Du setzt deine Belegschmied-CC-Adresse in die Rechnungs-Mail. Wir lesen den PDF-Anhang aus, erzeugen daraus die ZUGFeRD-XML, betten sie in die PDF und schicken die konforme E-Rechnung an denselben Empfänger nach. Der Ablauf dauert normalerweise unter zwei Minuten.",[10,352,353],{},"Der Prozess ist bewusst asynchron gestaltet: du drückst „Senden\", und Belegschmied liefert das ZUGFeRD-Ergebnis in einem separaten Vorgang aus. So bleibt dein Absende-Zeitpunkt der gültige, und die Zustellung an deinen Kunden ist nicht durch die Konvertierung blockiert.",[39,355,357],{"id":356},"der-weg-deiner-rechnung-schritt-für-schritt","Der Weg deiner Rechnung, Schritt für Schritt",[167,359,360,366,375,381,387,393,405],{},[136,361,362,365],{},[13,363,364],{},"Du schreibst deine Rechnung"," wie gewohnt in Word, deinem ERP oder Handwerker-Tool. Als Anhang wird eine ganz normale PDF erzeugt.",[136,367,368,371,372,240],{},[13,369,370],{},"Du versendest die Mail"," an deinen Kunden. In CC sitzt ",[18,373,374],{},"versand-\u003Ckürzel>@in.belegschmied.de",[136,376,377,380],{},[13,378,379],{},"Belegschmied bekommt die Kopie."," Der Anhang wird geparst und die Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze, Bankverbindung) werden extrahiert.",[136,382,383,386],{},[13,384,385],{},"Die Daten werden geprüft."," Netto plus Steuer ergibt Brutto? Rechnungsnummer eindeutig? Alle Pflichtfelder nach §14 UStG da? Wenn ja, gehts weiter. Wenn nein, hält Belegschmied die Rechnung zurück und meldet sich per Freigabe-Mail.",[136,388,389,392],{},[13,390,391],{},"Die E-Rechnung wird gebaut."," Standard ist ZUGFeRD: die XML wird in deine PDF eingebettet (PDF\u002FA-3-konform), eine Hybrid-Datei, sichtbar als PDF, maschinenlesbar durch die XML. Hat der Kunde XRechnung als Format hinterlegt (typisch für öffentliche Auftraggeber), erzeugen wir stattdessen eine eigenständige XRechnung-XML, auf Wunsch mit lesbarer PDF-Ansicht als Beilage. Das Format stellst du pro Kunde in der Kundenverwaltung ein.",[136,394,395,398,399,401,402,240],{},[13,396,397],{},"Wir schicken die konforme E-Rechnung an deinen Kunden."," Absender ist ",[18,400,20],{},", im Betreff steht die Rechnungsnummer. Alternativ geht der Versand über deine eigene Domain, dein Microsoft-365-Postfach oder deinen SMTP-Server, siehe ",[27,403,404],{"href":335},"Versandwege",[136,406,407,410],{},[13,408,409],{},"Original und E-Rechnung landen im Archiv."," GoBD-konform, für 10 Jahre unveränderbar.",[39,412,414],{"id":413},"was-du-in-der-app-siehst","Was du in der App siehst",[10,416,417,418,421],{},"Im Menüpunkt ",[13,419,420],{},"Versand → Ausgehende Rechnungen"," siehst du jede verarbeitete Rechnung mit Status:",[133,423,424,430,436,442],{},[136,425,426,429],{},[13,427,428],{},"Ausgeliefert."," Alles gut, deine Rechnung ist beim Kunden.",[136,431,432,435],{},[13,433,434],{},"In Prüfung."," Läuft gerade durch die Validierung.",[136,437,438,441],{},[13,439,440],{},"Wartet auf Freigabe."," Belegschmied hat etwas gefunden, das du bestätigen sollst.",[136,443,444,447],{},[13,445,446],{},"Blockiert."," Ein Pflichtfeld fehlt oder die KoSIT-Validierung schlägt fehl. Du kannst das Feld manuell nachtragen.",[39,449,451],{"id":450},"der-kunde-bekommt-zwei-mails-ist-das-ein-problem","Der Kunde bekommt zwei Mails, ist das ein Problem?",[10,453,454],{},"Zwei Zustellungen bedeuten aus rechtlicher Sicht nur eine wirksame Rechnung: die konforme E-Rechnung von Belegschmied gilt als das Original mit E-Rechnungs-Status. Deine ursprüngliche PDF-Mail steht davor und dient deinem Kunden als „Vorabinfo\". Viele Kunden ignorieren die erste Mail gleich, sobald sie die zweite mit ZUGFeRD-Kennzeichnung sehen.",[10,456,457,458,461],{},"Wer das vermeiden will, kann in ",[13,459,460],{},"Einstellungen → Versand"," die Option „Nur E-Rechnung zustellen, Original zurückhalten\" aktivieren. Dann verzögert Belegschmied deine erste Mail bis nach der Konvertierung und liefert nur die konforme Fassung aus.",[39,463,465],{"id":464},"timings-und-grenzen","Timings und Grenzen",[133,467,468,474,480],{},[136,469,470,473],{},[13,471,472],{},"Verarbeitungsdauer"," normal 45 bis 120 Sekunden. In Spitzenzeiten (Monatsende, Jahresende) bis zu 5 Minuten.",[136,475,476,479],{},[13,477,478],{},"Anhänge"," bis 15 MB pro Rechnung. Reine Bild-PDFs (Scans) werden ebenfalls verarbeitet, brauchen aber länger, weil die OCR läuft.",[136,481,482,485],{},[13,483,484],{},"Mehrere Anhänge"," pro Mail sind kein Problem. Belegschmied erkennt Rechnung, Aufmaß, Leistungsschein und AGB und behandelt sie sinnvoll.",[39,487,489],{"id":488},"wenn-etwas-nicht-klappt","Wenn etwas nicht klappt",[133,491,492,498,508],{},[136,493,494,497],{},[13,495,496],{},"Rechnung erscheint gar nicht im Versand."," Deine CC ist nicht bei Belegschmied angekommen. Prüfe die Schreibweise und ob dein Mail-Server externe CCs erlaubt.",[136,499,500,503,504,507],{},[13,501,502],{},"„Blockiert\"-Status ohne Freigabe-Mail."," Blick in ",[13,505,506],{},"Einstellungen → Benachrichtigungen",", ob dein Alarm-Postfach hinterlegt ist.",[136,509,510,513,514,516],{},[13,511,512],{},"Empfänger meldet: „Ich bekomme keine E-Rechnung\"."," Manche Firmen haben strikte Filter auf Absender-Domains. Bitte den Empfänger, ",[18,515,20],{}," auf die Whitelist zu setzen.",[10,518,310,519,240],{},[27,520,522],{"href":521},"\u002Fanleitungen\u002Frechnungen-fuer-versand-vorbereiten","Rechnungen so vorbereiten, dass alle Pflichtangaben auslesbar sind",{"title":316,"searchDepth":317,"depth":317,"links":524},[525,526,527,528,529],{"id":356,"depth":320,"text":357},{"id":413,"depth":320,"text":414},{"id":450,"depth":320,"text":451},{"id":464,"depth":320,"text":465},{"id":488,"depth":320,"text":489},"Vom PDF-Anhang in deiner Rechnungs-Mail zur konformen ZUGFeRD-E-Rechnung beim Empfänger. Was Belegschmied im Hintergrund tut.",{},10,"6 Min.",{"title":343,"description":530},"anleitungen\u002Fversand-funktionsweise","_56vV0E19UFXeMdAtB_U_PFS6g4IFHKdvVMBIH5kJpE",{"id":538,"title":522,"body":539,"description":766,"draft":328,"extension":329,"howToSteps":330,"kategorie":331,"meta":767,"navigation":333,"order":768,"path":521,"readingTime":769,"seo":770,"stem":771,"updated":330,"__hash__":772},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Frechnungen-fuer-versand-vorbereiten.md",{"type":7,"value":540,"toc":755},[541,546,549,553,556,612,615,619,622,625,628,632,635,644,647,651,654,657,661,664,670,673,677,680,684,691,697,700,704,707,715,718,720,748],[10,542,543,545],{},[13,544,15],{}," Nutze eine Textbasis-PDF (kein Foto, kein Scan), setze pro Position eine eigene Zeile mit Menge, Einheit, Netto und Steuersatz, und bring die Pflichtangaben nach §14 UStG lesbar auf die Rechnung. Belegschmied erkennt den Rest zuverlässig.",[10,547,548],{},"Der häufigste Grund für eine gestoppte Rechnung ist nicht ein Bug im System, sondern eine PDF, in der wichtige Felder fehlen oder nur als Bild vorliegen. Die folgenden Punkte lösen die meisten Fälle vorab.",[39,550,552],{"id":551},"pflichtangaben-nach-14-ustg","Pflichtangaben nach §14 UStG",[10,554,555],{},"Auf jeder Rechnung müssen stehen:",[167,557,558,564,570,576,582,588,594,600,606],{},[136,559,560,563],{},[13,561,562],{},"Vollständiger Name und Anschrift"," von Leistenden und Leistungsempfänger.",[136,565,566,569],{},[13,567,568],{},"Steuernummer oder USt-IdNr."," des Leistenden.",[136,571,572,575],{},[13,573,574],{},"Ausstellungsdatum"," der Rechnung.",[136,577,578,581],{},[13,579,580],{},"Fortlaufende Rechnungsnummer",", eindeutig pro Kalenderjahr.",[136,583,584,587],{},[13,585,586],{},"Menge und Art"," der gelieferten Gegenstände oder Umfang der Leistung.",[136,589,590,593],{},[13,591,592],{},"Zeitpunkt"," der Lieferung oder Leistung (kann mit Rechnungsdatum übereinstimmen).",[136,595,596,599],{},[13,597,598],{},"Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt",", dazu der jeweilige Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.",[136,601,602,605],{},[13,603,604],{},"Steuerbetrag"," je Steuersatz.",[136,607,608,611],{},[13,609,610],{},"Ggf. Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"," (Reverse Charge).",[10,613,614],{},"Fehlt einer dieser Punkte, ist die Rechnung formell nicht ordnungsgemäß, unabhängig von Belegschmied. Sie wird auch beim Kunden ins Vorsteuer-Aus laufen.",[39,616,618],{"id":617},"pdf-format-textbasis-nicht-bild","PDF-Format: Textbasis, nicht Bild",[10,620,621],{},"Belegschmied liest den Text direkt aus dem PDF-Datenstrom. Wenn deine PDF ein reines Bild ist (etwa aus einem Scan oder als „PDF gedruckt aus einer Bildbearbeitung\"), muss die OCR laufen. Das kostet Zeit und Genauigkeit.",[10,623,624],{},"Woran erkennst du das? Öffne die PDF, drück Strg+F (Suchen), tippe einen Buchstaben. Wenn du in der PDF nichts markieren kannst und die Suche keine Ergebnisse findet, ist es ein Bild.",[10,626,627],{},"Lösung: aus dem Rechnungsprogramm heraus als „PDF\" exportieren, nicht als Bild-Datei drucken.",[39,629,631],{"id":630},"eine-position-eine-zeile","Eine Position, eine Zeile",[10,633,634],{},"Für jede Position auf der Rechnung sollte in der PDF eine eigene, klar erkennbare Zeile stehen:",[636,637,642],"pre",{"className":638,"code":640,"language":641},[639],"language-text","Wandanstrich Wohnzimmer   82,5 m²   18,50 €   1.526,25 €\n","text",[18,643,640],{"__ignoreMap":316},[10,645,646],{},"Vermeide zusammengefasste Positionen wie „Materialien und Arbeit pauschal 2.400 €\". Solche Sammelposten lassen sich zwar rechnen, verlieren aber die Einzelinformation, die die ZUGFeRD-XML gerne aufnimmt. Und dein Kunde kann sie im Streitfall nicht nachvollziehen.",[39,648,650],{"id":649},"einheiten-sauber-ausschreiben","Einheiten sauber ausschreiben",[10,652,653],{},"Belegschmied normalisiert Einheiten in die international standardisierten Codes (m² → MTK, Stück → H87, Stunde → HUR und so weiter). Damit das klappt, bleiben in deiner PDF am besten die geläufigen Kürzel: „Std.\", „m²\", „lfm\", „Stk.\", „kg\", „l\".",[10,655,656],{},"Kryptische Eigenkürzel wie „Einh.\" oder „Pos.\" kann Belegschmied nicht immer sicher zuordnen und lässt die Einheit im Zweifel weg. Das ist zwar rechnerisch kein Fehler, aber die XML verliert Informationsdichte.",[39,658,660],{"id":659},"steuersatz-je-position-sichtbar","Steuersatz je Position sichtbar",[10,662,663],{},"Wenn du mehrere Steuersätze in einer Rechnung mischst (7% Nebenleistungen zusammen mit 19% Hauptleistungen), sollte in jeder Zeile stehen, welcher Satz gilt:",[636,665,668],{"className":666,"code":667,"language":641},[639],"Kaffee Espresso, 4 Tassen        4,00 €   7 %    4,28 €\nElektroinstallation Baustelle  380,00 €  19 %  452,20 €\n",[18,669,667],{"__ignoreMap":316},[10,671,672],{},"Belegschmied kann Steuersätze auch aus der Steueraufschlüsselung am Ende ableiten, wird dann aber schnell unsicher, sobald sich Zeilenanzahl und Steuerübersicht nicht sauber matchen lassen.",[39,674,676],{"id":675},"bankverbindung-als-eigener-block","Bankverbindung als eigener Block",[10,678,679],{},"IBAN und BIC gehören in einen klar abgesetzten Block, entweder unten rechts unter „Zahlungsziel\" oder im Footer. Wenn IBAN und Kontoinhaber in getrennten Zeilen stehen, ohne Layout-Trick, erkennt Belegschmied sie zuverlässig.",[39,681,683],{"id":682},"leistungszeitraum-bei-laufenden-leistungen","Leistungszeitraum bei laufenden Leistungen",[10,685,686,687,690],{},"Bei Wartungsverträgen, Abo-Rechnungen und ähnlichem gehört ein ",[13,688,689],{},"Leistungszeitraum"," auf die Rechnung, nicht nur ein Lieferdatum:",[636,692,695],{"className":693,"code":694,"language":641},[639],"Leistungszeitraum: 01.06.2026 bis 30.06.2026\n",[18,696,694],{"__ignoreMap":316},[10,698,699],{},"Ohne Zeitraum nimmt Belegschmied das Rechnungsdatum als Lieferdatum, was bei laufenden Leistungen falsch ist.",[39,701,703],{"id":702},"reverse-charge-und-13b-ustg-kenntlich-machen","Reverse Charge und §13b UStG kenntlich machen",[10,705,706],{},"Bei Bauleistungen zwischen Unternehmern, bei ausländischen Kunden mit gültiger USt-IdNr. und in einigen weiteren Fällen wechselt die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Auf der Rechnung braucht es dann:",[133,708,709,712],{},[136,710,711],{},"Kein Steuerausweis (kein „19 % USt\").",[136,713,714],{},"Ein klarer Hinweis: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gem. §13b UStG\" oder „Reverse Charge\".",[10,716,717],{},"Belegschmied setzt in der ZUGFeRD-XML dann das entsprechende Kennzeichen. Fehlt der Hinweis, weiß die Automatik nicht, ob es sich um vergessene Steuer oder um Reverse Charge handelt und pausiert die Rechnung.",[39,719,489],{"id":488},[133,721,722,728,738],{},[136,723,724,727],{},[13,725,726],{},"„Netto plus Steuer ergibt nicht Brutto\""," in der Freigabe. Meistens Rundungsdifferenzen bei mehreren Positionen. Setz die Rundung im Rechnungsprogramm auf „mathematisch, 2 Nachkommastellen\".",[136,729,730,733,734,737],{},[13,731,732],{},"„Einheit unbekannt\"."," Deine Einheit war ein Eigenkürzel. Ersetz sie auf der Rechnung durch das übliche Kürzel oder gib den Standard-Code in ",[13,735,736],{},"Einstellungen → LLM-Hinweise"," an.",[136,739,740,743,744,747],{},[13,741,742],{},"„Rechnungsnummer nicht eindeutig\"."," Deine Rechnungsnummern wiederholen sich im Jahr. Nutz ein Muster wie ",[18,745,746],{},"2026-0142"," mit Jahr davor, dann bleiben sie eindeutig.",[10,749,310,750,754],{},[27,751,753],{"href":752},"\u002Fanleitungen\u002Fe-rechnung-in-belegschmied-erstellen","E-Rechnungen direkt in Belegschmied erstellen",", wenn du das Rechnungsprogramm ganz sparen willst.",{"title":316,"searchDepth":317,"depth":317,"links":756},[757,758,759,760,761,762,763,764,765],{"id":551,"depth":320,"text":552},{"id":617,"depth":320,"text":618},{"id":630,"depth":320,"text":631},{"id":649,"depth":320,"text":650},{"id":659,"depth":320,"text":660},{"id":675,"depth":320,"text":676},{"id":682,"depth":320,"text":683},{"id":702,"depth":320,"text":703},{"id":488,"depth":320,"text":489},"Praktische Tipps, damit Belegschmied deine PDF sauber liest und die ZUGFeRD-XML komplett wird. Fehlerquellen, die du in einer Minute abstellst.",{},20,"7 Min.",{"title":522,"description":766},"anleitungen\u002Frechnungen-fuer-versand-vorbereiten","y_OTyiO1vuXmW8AmKU4dGakHW_HmzWZgyNTDhuBmUes",{"id":774,"title":753,"body":775,"description":994,"draft":328,"extension":329,"howToSteps":330,"kategorie":331,"meta":995,"navigation":333,"order":996,"path":752,"readingTime":997,"seo":998,"stem":999,"updated":330,"__hash__":1000},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Fe-rechnung-in-belegschmied-erstellen.md",{"type":7,"value":776,"toc":985},[777,786,789,793,822,825,829,884,888,891,919,922,926,933,937,944,948,955,957,977],[10,778,779,781,782,785],{},[13,780,15],{}," Im Menüpunkt ",[13,783,784],{},"Erstellen"," legst du eine neue Rechnung an, wählst oder erfasst den Kunden, gibst Positionen ein und klickst auf „Versenden\". Belegschmied erzeugt sofort die ZUGFeRD-PDF und schickt sie an deinen Kunden.",[10,787,788],{},"Für Betriebe ohne Rechnungsprogramm oder für Ausnahmerechnungen zwischendurch ist der direkte Weg oft schneller als Word plus manueller Mailversand.",[39,790,792],{"id":791},"wann-sich-das-direkte-erstellen-lohnt","Wann sich das direkte Erstellen lohnt",[133,794,795,802,809,816],{},[136,796,797,798,801],{},"Du hast ",[13,799,800],{},"kein separates Rechnungsprogramm"," und schreibst bisher in Word.",[136,803,804,805,808],{},"Du machst ",[13,806,807],{},"wenige Rechnungen im Monat"," (unter 20) und willst kein zusätzliches Tool.",[136,810,811,812,815],{},"Du willst ",[13,813,814],{},"eine Rechnung von unterwegs"," aus dem Handy oder Tablet schreiben.",[136,817,811,818,821],{},[13,819,820],{},"sofort eine konforme E-Rechnung",", ohne den Umweg über einen PDF-Anhang.",[10,823,824],{},"Wer hunderte Rechnungen im Monat oder komplexe Aufmaße hat, bleibt besser beim gewohnten Programm und nutzt den CC-Weg.",[39,826,828],{"id":827},"neue-rechnung-anlegen","Neue Rechnung anlegen",[167,830,831,836,842,848,854,860,866,872,878],{},[136,832,833,834,240],{},"Klick im Menü auf ",[13,835,784],{},[136,837,838,841],{},[13,839,840],{},"Kunde wählen"," aus deiner Kundenliste, oder neu anlegen. Für einen neuen Kunden brauchst du Firmenname, Anschrift und (bei B2B) USt-IdNr.",[136,843,844,847],{},[13,845,846],{},"Rechnungsnummer"," wird automatisch fortgeschrieben. Du kannst sie überschreiben, aber Belegschmied warnt, wenn die Nummer eine Lücke oder Dublette erzeugt.",[136,849,850,853],{},[13,851,852],{},"Rechnungsdatum"," ist heute, kannst du ändern.",[136,855,856,859],{},[13,857,858],{},"Leistungsdatum"," oder Leistungszeitraum eintragen, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht.",[136,861,862,865],{},[13,863,864],{},"Positionen erfassen",". Pro Position: Beschreibung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis, Steuersatz. Summen und Rundungen laufen automatisch.",[136,867,868,871],{},[13,869,870],{},"Zahlungsbedingungen"," und optionaler Skonto-Hinweis.",[136,873,874,877],{},[13,875,876],{},"Vorschau"," öffnen, prüfen.",[136,879,880,883],{},[13,881,882],{},"Versenden"," klicken.",[39,885,887],{"id":886},"was-der-versenden-klick-auslöst","Was der „Versenden\"-Klick auslöst",[10,889,890],{},"Nach dem Klick erzeugt Belegschmied:",[133,892,893,900,906,912],{},[136,894,895,896,899],{},"Eine ",[13,897,898],{},"PDF\u002FA-3-Datei"," mit sichtbarem Layout deiner Rechnung.",[136,901,290,902,905],{},[13,903,904],{},"eingebettete ZUGFeRD-XML"," nach EN 16931.",[136,907,895,908,911],{},[13,909,910],{},"Mail an deinen Kunden"," mit der PDF im Anhang.",[136,913,914,915,918],{},"Ein ",[13,916,917],{},"Original im Archiv"," für 10 Jahre.",[10,920,921],{},"Der Kunde bekommt genau eine Mail, keinen zweiten Anhang, kein „Nachlieferung\"-Vorgang. Weil die Rechnung direkt in Belegschmied entstanden ist, ist sie von Anfang an konform.",[39,923,925],{"id":924},"rechnung-als-entwurf-speichern","Rechnung als Entwurf speichern",[10,927,928,929,932],{},"Nicht fertig? Klick oben rechts auf „Als Entwurf speichern\". Du findest sie unter ",[13,930,931],{},"Erstellen → Entwürfe"," und kannst sie später öffnen, ändern und versenden.",[39,934,936],{"id":935},"vorlagen-und-wiederkehrende-rechnungen","Vorlagen und wiederkehrende Rechnungen",[10,938,939,940,943],{},"Für wiederkehrende Positionen (regelmäßiger Wartungsvertrag, Standard-Servicepauschale) legst du unter ",[13,941,942],{},"Einstellungen → Vorlagen"," eine Vorlage an. Beim nächsten Erstellen wählst du die Vorlage aus, das Positionsraster ist vorbelegt.",[39,945,947],{"id":946},"rechnung-stornieren-oder-korrigieren","Rechnung stornieren oder korrigieren",[10,949,950,951,954],{},"Nach dem Versand kannst du eine Rechnung nicht mehr einfach ändern, das würde die Nummerierung und die Buchhaltung durcheinanderbringen. Statt Änderung erzeugst du eine ",[13,952,953],{},"Storno-Rechnung"," (identische Nummer mit vorangestelltem „S\" oder eine eigene Storno-Serie) und eine neue korrigierte Rechnung. Belegschmied bietet direkt aus der versendeten Rechnung heraus einen „Stornieren\"-Knopf, der beides in einem Schritt vorbereitet.",[39,956,489],{"id":488},[133,958,959,965,971],{},[136,960,961,964],{},[13,962,963],{},"„Ungültige Rechnungsnummer\"."," Deine Nummer kollidiert mit einer bestehenden. Belegschmied schlägt die nächste freie vor.",[136,966,967,970],{},[13,968,969],{},"„Kunde ohne Anschrift\"."," Öffne den Kunden, ergänze die Anschrift, dann geht der Versand.",[136,972,973,976],{},[13,974,975],{},"Kunde bekommt die Rechnung nicht."," Vermutlich landet sie im Spam-Ordner (kann bei neuen Absender-Domains am Anfang passieren). Frag den Kunden, in den Junk-Ordner zu schauen und den Absender freizugeben. Nach ein paar Rechnungen an denselben Empfänger ist das erledigt.",[10,978,979,980,984],{},"Ergänzend: ",[27,981,983],{"href":982},"\u002Fanleitungen\u002Ffreigabe-deaktivieren","Freigabe vor Versand deaktivieren",", wenn du für den direkten Weg keine Zwischenprüfung willst.",{"title":316,"searchDepth":317,"depth":317,"links":986},[987,988,989,990,991,992,993],{"id":791,"depth":320,"text":792},{"id":827,"depth":320,"text":828},{"id":886,"depth":320,"text":887},{"id":924,"depth":320,"text":925},{"id":935,"depth":320,"text":936},{"id":946,"depth":320,"text":947},{"id":488,"depth":320,"text":489},"Rechnung direkt im Browser schreiben, Kunde auswählen, Positionen erfassen und als konforme ZUGFeRD-E-Rechnung versenden. Ohne Word, ohne ERP.",{},30,"5 Min.",{"title":753,"description":994},"anleitungen\u002Fe-rechnung-in-belegschmied-erstellen","t1B5GmA_GGUMixeKowSj2e7vnm4QY1Txb5CCqo5ypmI",{"id":1002,"title":983,"body":1003,"description":1149,"draft":328,"extension":329,"howToSteps":330,"kategorie":331,"meta":1150,"navigation":333,"order":1151,"path":982,"readingTime":1152,"seo":1153,"stem":1154,"updated":330,"__hash__":1155},"anleitungen\u002Fanleitungen\u002Ffreigabe-deaktivieren.md",{"type":7,"value":1004,"toc":1141},[1005,1014,1017,1021,1042,1046,1071,1074,1078,1094,1097,1101,1108,1112,1115,1117],[10,1006,1007,1009,1010,1013],{},[13,1008,15],{}," In ",[13,1011,1012],{},"Einstellungen → Versand → Freigabe"," stellst du den Schalter „Automatisch versenden, wenn Validierung sauber\" auf An. Ab dann läuft jede Rechnung, die alle Prüfungen besteht, direkt zum Empfänger. Nur bei Fehlern kommt sie noch zur Freigabe.",[10,1015,1016],{},"Die Standard-Einstellung ist Freigabe-vor-Versand. Das ist der sicherste Modus, weil du jede Rechnung noch einmal zu Gesicht bekommst, bevor sie beim Kunden landet. Für viele Betriebe reicht das für den Anfang. Bist du sicher im Ablauf, kannst du die Freigabe umstellen.",[39,1018,1020],{"id":1019},"wann-das-sinnvoll-ist","Wann das sinnvoll ist",[133,1022,1023,1030,1036],{},[136,1024,1025,1026,1029],{},"Deine Rechnungen sind ",[13,1027,1028],{},"inhaltlich klar"," (gleiche Positionen, gleiche Kunden, wenig Sonderfälle).",[136,1031,811,1032,1035],{},[13,1033,1034],{},"keine Verzögerung"," durch zusätzliche Klicks, gerade bei vielen kleinen Rechnungen.",[136,1037,797,1038,1041],{},[13,1039,1040],{},"saubere Vorlagen"," in Word oder deinem ERP, die selten fehlerhaft sind.",[39,1043,1045],{"id":1044},"wann-freigabe-die-bessere-wahl-bleibt","Wann Freigabe die bessere Wahl bleibt",[133,1047,1048,1055,1062,1068],{},[136,1049,1050,1051,1054],{},"Du hast oft ",[13,1052,1053],{},"wechselnde Reverse-Charge-Fälle"," oder wechselnde Steuersätze.",[136,1056,1057,1058,1061],{},"Deine Rechnungen enthalten ",[13,1059,1060],{},"Sonderabsprachen",", die pro Kunde variieren.",[136,1063,1064,1065,240],{},"Du gibst Belegschmied gerade erst frei und willst ",[13,1066,1067],{},"erst Vertrauen aufbauen",[136,1069,1070],{},"Du bist einziger Rechnungsversender und willst am Freitagabend nichts übersehen.",[10,1072,1073],{},"Auch mit ausgeschalteter Freigabe stoppt Belegschmied Rechnungen mit klaren Fehlern (Netto-Brutto-Diskrepanz, fehlende Rechnungsnummer, KoSIT-Fehler). Der Schalter betrifft nur den „Ampel-grün\"-Fall.",[39,1075,1077],{"id":1076},"umschalten","Umschalten",[167,1079,1080,1085,1088,1091],{},[136,1081,1082,1084],{},[13,1083,460],{}," öffnen.",[136,1086,1087],{},"Zum Abschnitt „Freigabe\" scrollen.",[136,1089,1090],{},"Schalter „Automatisch versenden, wenn Validierung sauber\" auf An.",[136,1092,1093],{},"Bestätigen mit einem Klick auf „Übernehmen\".",[10,1095,1096],{},"Die Umstellung gilt ab dem nächsten Versandvorgang. Rechnungen, die zu diesem Zeitpunkt in der Freigabe hängen, musst du noch einzeln durchklicken.",[39,1098,1100],{"id":1099},"was-du-im-audit-log-siehst","Was du im Audit-Log siehst",[10,1102,1103,1104,1107],{},"Jede Umstellung des Freigabe-Modus landet als Ereignis im ",[13,1105,1106],{},"Audit-Log",", mit Zeitstempel und der Person, die die Änderung gemacht hat. Wichtig für die Verfahrensdokumentation und für spätere Betriebsprüfungen: Prüfer schauen genau hin, wann welcher Kontrollmechanismus wie eingestellt war.",[39,1109,1111],{"id":1110},"einzelne-rechnungen-weiter-freigeben","Einzelne Rechnungen weiter freigeben",[10,1113,1114],{},"Selbst mit ausgeschalteter Standard-Freigabe kannst du eine einzelne Rechnung als „mit Freigabe\" markieren, wenn du unsicher bist. Beim Versenden setzt du das Häkchen „Diese Rechnung vor Versand freigeben\". Nur diese landet dann in der Warteschlange.",[39,1116,489],{"id":488},[133,1118,1119,1129,1135],{},[136,1120,1121,1124,1125,1128],{},[13,1122,1123],{},"Rechnungen bleiben trotzdem in Freigabe hängen."," Der Automatik-Modus greift nur, wenn keine Warnung anliegt. Prüfe, welche Warnung Belegschmied setzt und ob du das Problem strukturell abstellen kannst (siehe ",[27,1126,1127],{"href":521},"Rechnungen vorbereiten",").",[136,1130,1131,1134],{},[13,1132,1133],{},"Schalter fehlt."," Nur Owner und Admin sehen den Freigabe-Bereich in den Einstellungen. Mitarbeiter müssen den Owner bitten.",[136,1136,1137,1140],{},[13,1138,1139],{},"Rückwärts-Umschalten."," Denselben Schalter ausschalten. Ab der nächsten Rechnung geht wieder alles durch die Freigabe.",{"title":316,"searchDepth":317,"depth":317,"links":1142},[1143,1144,1145,1146,1147,1148],{"id":1019,"depth":320,"text":1020},{"id":1044,"depth":320,"text":1045},{"id":1076,"depth":320,"text":1077},{"id":1099,"depth":320,"text":1100},{"id":1110,"depth":320,"text":1111},{"id":488,"depth":320,"text":489},"Wie du die manuelle Freigabe abschaltest, damit Rechnungen ohne Zwischenschritt direkt an den Kunden gehen. Und wann das eine gute Idee ist.",{},40,"3 Min.",{"title":983,"description":1149},"anleitungen\u002Ffreigabe-deaktivieren","JdCJgQFZe2web2tfSFweBk3F2MjDc0fjfkg4sTSqrME",1786496055786]