[{"data":1,"prerenderedAt":353},["ShallowReactive",2],{"blog-manuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht":3,"related-manuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht":328},{"id":4,"title":5,"author":6,"authorRole":7,"body":8,"category":304,"date":305,"description":306,"draft":307,"extension":308,"image":309,"imageAi":310,"meta":311,"navigation":310,"path":312,"readingTime":313,"seo":314,"seoTitle":315,"stem":316,"tags":317,"updated":326,"__hash__":327},"blog\u002Fblog\u002Fmanuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht.md","Manuell erstellte Rechnungen: konform zur E-Rechnungspflicht, ohne den Prozess umzubauen","Emilio Irmscher","Gründer von Belegschmied",{"type":9,"value":10,"toc":286},"minimark",[11,15,18,21,26,29,64,78,82,90,108,119,123,126,129,132,139,143,146,149,186,194,197,201,204,210,226,232,236,241,244,248,251,255,258,262,265,269,272,276,279],[12,13,14],"p",{},"Fragen Sie eine Buchhaltungsleitung, wie viele Rechnungen im Haus manuell entstehen, und Sie bekommen selten eine Zahl, aber fast immer ein Nicken. Es gibt sie überall: Rechnungen, die nicht aus dem ERP kommen, sondern aus einer Word-Vorlage oder einer Excel-Mappe, geschrieben in der Buchhaltung oder direkt in der Fachabteilung, exportiert als PDF, verschickt per Mail. Ob das führende System Microsoft Dynamics heißt, Oracle, Sage oder eine Branchensoftware, ändert daran wenig. Jede Systemlandschaft hat ihre Fälle, die am System vorbeilaufen.",[12,16,17],{},"Solange eine PDF eine gültige Rechnung war, war das kein Problem, sondern gelebte Praxis. Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich das: Ab dem 1. Januar 2027 dürfen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr im inländischen B2B-Geschäft keine einfachen PDF-Rechnungen mehr stellen, ab 2028 gilt das für alle. Und die Pflicht trifft nicht das ERP, das längst ein E-Rechnungs-Modul hat oder bekommt. Sie trifft die manuell erstellten Rechnungen, für die es dieses Modul nicht gibt.",[12,19,20],{},"Die kurze Antwort dieses Artikels: Der manuelle Prozess muss nicht verschwinden, damit seine Rechnungen konform werden. Word und Excel können bleiben, wenn dahinter ein Schritt sitzt, der aus der fertigen PDF eine geprüfte E-Rechnung macht, sie zustellt und archiviert. Was das konkret heißt, welche Alternativen es gibt und was Ihre Buchhaltung jetzt tun sollte, steht in den nächsten Abschnitten.",[22,23,25],"h2",{"id":24},"welche-rechnungen-sind-gemeint","Welche Rechnungen sind gemeint?",[12,27,28],{},"Manuell erstellte Rechnungen sind kein Zeichen schlechter Organisation, sondern die Antwort auf Fälle, für die sich kein Systemprozess lohnt. Die Muster wiederholen sich quer durch alle ERP-Landschaften:",[30,31,32,40,46,52,58],"ul",{},[33,34,35,39],"li",{},[36,37,38],"strong",{},"Weiterberechnungen."," Kosten, die an Kunden, Partner oder Konzerngesellschaften durchgereicht werden: Fremdleistungen, Reisekosten, Versicherungsschäden, anteilige Gemeinkosten. Im ERP existiert dafür kein Auftrag, also entsteht die Rechnung daneben.",[33,41,42,45],{},[36,43,44],{},"Sondervereinbarungen."," Individuelle Konditionen, Einmalgeschäfte, Freitextpositionen, die das Rechnungsformular des Systems nicht vorsieht. Die Fachabteilung braucht die Rechnung diese Woche, nicht nach dem nächsten Release.",[33,47,48,51],{},[36,49,50],{},"Nebenerlöse."," Untervermietung, Verkauf von Anlagevermögen, Erstattungen, Schadensersatz. Erlösarten, die ein paar Mal im Jahr vorkommen, bekommen keinen eigenen Fakturierungsprozess.",[33,53,54,57],{},[36,55,56],{},"Gesellschaften ohne Systemanbindung."," Zugekaufte Einheiten, kleine Töchter, ausländische Standorte. Bis die Integration kommt, fakturiert dort jemand in Excel.",[33,59,60,63],{},[36,61,62],{},"Branchensoftware ohne E-Rechnungs-Export."," Das Kernsystem beherrscht das Fachgeschäft, aber sein Rechnungsdruck endet bei der PDF. Der Hersteller verspricht ein Update, ein Datum nennt er nicht.",[12,65,66,67,72,73,77],{},"Wie groß diese Restmenge ist, unterschätzen die meisten Häuser, weil sie über Abteilungen und Gesellschaften verstreut ist. Zusammengezählt sind es bei größeren Unternehmen schnell hunderte bis tausende Rechnungen im Monat. Für den Spezialfall SAP, wo diese Restmenge ihre eigene Dynamik hat, gibt es einen ",[68,69,71],"a",{"href":70},"\u002Fblog\u002Fe-rechnung-ausserhalb-sap","eigenen Artikel","; für die Immobilienwirtschaft mit ihren Dauermietrechnungen und Nebenkostenabrechnungen ebenfalls einen ",[68,74,76],{"href":75},"\u002Fblog\u002Fe-rechnung-immobilienwirtschaft","eigenen",".",[22,79,81],{"id":80},"ab-wann-müssen-manuelle-rechnungen-e-rechnungen-sein","Ab wann müssen manuelle Rechnungen E-Rechnungen sein?",[12,83,84,85,89],{},"Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der gesetzliche Standard: ein strukturiertes Format nach EN 16931, in Deutschland praktisch ",[68,86,88],{"href":87},"\u002Fblog\u002Fzugferd-vs-xrechnung","XRechnung oder ZUGFeRD",". Eine PDF aus Word ist seitdem nur noch eine „sonstige Rechnung\". Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen:",[30,91,92,102],{},[33,93,94,97,98,101],{},[36,95,96],{},"Ab 1. Januar 2027"," müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro ",[36,99,100],{},"Gesamtumsatz"," im Vorjahr E-Rechnungen stellen. Gesamtumsatz meint den gesamten Umsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG, nicht nur den B2B-Anteil.",[33,103,104,107],{},[36,105,106],{},"Ab 1. Januar 2028"," gilt die Pflicht für alle übrigen. Auch dann betrifft sie nur Rechnungen an inländische Unternehmer; Rechnungen an Privatkunden bleiben von der Pflicht unberührt.",[12,109,110,111,114,115,77],{},"Entscheidend für dieses Thema: ",[36,112,113],{},"Die Pflicht gilt pro Rechnung, nicht pro System."," Dass die Masse Ihrer Rechnungen sauber aus dem ERP kommt, hilft der einzelnen Word-Rechnung nicht. Jede Rechnung an einen inländischen Unternehmer muss ab dem Stichtag eine E-Rechnung sein, unabhängig davon, wo sie entstanden ist. Die vollständige Zeitachse mit allen Ausnahmen steht im ",[68,116,118],{"href":117},"\u002Fblog\u002Fe-rechnungspflicht-fuer-wen-ab-wann","Artikel zur E-Rechnungspflicht",[22,120,122],{"id":121},"warum-dann-fakturieren-wir-das-eben-im-system-selten-aufgeht","Warum „dann fakturieren wir das eben im System\" selten aufgeht",[12,124,125],{},"Die naheliegende Antwort auf verstreute manuelle Rechnungen lautet: alles ins ERP holen. Als Zielbild ist das richtig, als Antwort auf die E-Rechnungspflicht hat es zwei Haken.",[12,127,128],{},"Der erste ist der Grund, aus dem diese Rechnungen manuell sind. Sie sind nicht aus Nachlässigkeit an Word hängengeblieben, sondern weil ein Systemprozess sich für sie nicht rechnet: zu selten, zu individuell, zu weit weg vom Kerngeschäft. Diese Rechnungslage ändert sich durch die Pflicht nicht. Wer jeden Sonderfall in Customizing, Formulare und Stammdaten gießen will, startet ein Projekt mit Beratungstagen und Regressionsrisiko für Fälle, die einzeln nie ein Projekt rechtfertigen würden.",[12,130,131],{},"Der zweite ist der Kalender. Systemprojekte in Dynamics-, Oracle- oder Branchensoftware-Landschaften werden in Quartalen geplant. Bis 2027 konkurrieren sie mit allem, was sonst noch auf der Roadmap steht, und die manuellen Rechnungen einer Fachabteilung stehen dort selten oben.",[12,133,134,135,138],{},"Auch der zweite Reflex, eine kleine Rechnungssoftware für die Restmenge anzuschaffen, löst das Problem nur scheinbar: doppelte Stammdatenpflege, eigene Nummernkreise neben denen des ERP, Schulung für jede beteiligte Abteilung, und die Werkzeuge sind für kleine Betriebe gebaut, nicht für Freigabeprozesse über mehrere Gesellschaften. Die ausführliche Abwägung dieser Optionen steht im ",[68,136,137],{"href":70},"SAP-Artikel","; sie gilt für jede ERP-Landschaft.",[22,140,142],{"id":141},"wie-manuelle-rechnungen-konform-werden-ohne-dass-sich-der-prozess-ändert","Wie manuelle Rechnungen konform werden, ohne dass sich der Prozess ändert",[12,144,145],{},"Der pragmatische Weg lässt die Rechnungserstellung, wie sie ist, und schaltet die Konformität dahinter: Die Fachabteilung oder Buchhaltung schreibt ihre Rechnung weiter in Word oder Excel, und eine nachgelagerte Schicht extrahiert die Rechnungsdaten aus der fertigen PDF, prüft sie gegen EN 16931, erzeugt eine ZUGFeRD-Rechnung oder eine XRechnung, stellt sie zu und archiviert sie revisionssicher.",[12,147,148],{},"Am Beispiel Belegschmied, wo wir genau diese Schicht bauen, sieht das so aus:",[150,151,152,158,164,175],"ol",{},[33,153,154,157],{},[36,155,156],{},"Eingang."," Für die Einlieferung der PDFs gibt es mehrere Wege, gestaffelt nach Automatisierungsgrad. Vollautomatisch: Die Rechnungen werden per REST-API übergeben, oder ein Power-Automate-Flow schickt sie ohne manuellen Schritt per Mail an Ihr Belegschmied-Postfach, etwa sobald eine PDF in einem bestimmten SharePoint-Ordner liegt (eine Flow-Vorlage dafür stellen wir bereit). Ohne IT-Beteiligung: Die Mitarbeiterin schickt die PDF direkt an das Postfach, setzt es beim Versand an den Kunden in CC oder lädt die Datei im Browser hoch. Für die Fachabteilung ändert sich damit im einfachsten Fall gar nichts außer einer zusätzlichen Mail-Adresse.",[33,159,160,163],{},[36,161,162],{},"Extraktion und Prüfung."," Die Rechnungsdaten werden aus der PDF gelesen und gegen EN 16931 validiert. Was unvollständig oder mehrdeutig ist, wird nicht stillschweigend geraten, sondern zur Korrektur angehalten. Das ist der Punkt, an dem eine solche Schicht steht oder fällt: Eine Konvertierung ohne Validierung jeder einzelnen Rechnung wäre fahrlässig.",[33,165,166,169,170,174],{},[36,167,168],{},"Format und Zustellung."," Aus PDF und Daten entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung, bei der das gewohnte Layout sichtbar bleibt und die XML eingebettet daneben liegt, oder eine XRechnung, wo der Empfänger sie verlangt, etwa Behörden mit ",[68,171,173],{"href":172},"\u002Fblog\u002Fleitweg-id-xrechnung-behoerden","Leitweg-ID",". Der Versand läuft im Enterprise-Tarif über Ihr Microsoft 365 oder Ihren eigenen SMTP-Server: Die Rechnung kommt aus Ihrer Domain, nicht von einem fremden Absender.",[33,176,177,180,181,185],{},[36,178,179],{},"Archiv."," Jede Rechnung wird 10 Jahre unveränderbar gespeichert, gesetzlich gefordert sind 8 (§ 147 AO, § 14b UStG). Details zur ",[68,182,184],{"href":183},"\u002Fblog\u002Fe-rechnung-gobd-archivieren-automatisch","GoBD-konformen Archivierung"," stehen im verlinkten Artikel.",[12,187,188,189,193],{},"Mehrere Gesellschaften und Standorte laufen als getrennte Mandanten mit eigenen Stammdaten und eigenem Absender. Der Enterprise-Tarif deckt bis zu 15.000 Rechnungen pro Monat ab und kostet ",[68,190,192],{"href":191},"\u002Fpreise","199 € pro Monat","; die REST-API gibt es ab dem Business-Tarif, Anbindungen an ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem setzen wir auf Projektbasis um.",[12,195,196],{},"Der ehrliche Nachteil bleibt derselbe wie bei jeder nachgelagerten Lösung: Die Rechnung selbst entsteht weiterhin manuell. Dieser Weg automatisiert die Konformität, nicht die Erstellung. Wenn ein Sonderfall sich zur Regelmenge entwickelt und jeden Monat hundertfach gleichartig vorkommt, gehört er mittelfristig ins führende System.",[22,198,200],{"id":199},"was-ihre-buchhaltung-jetzt-tun-sollte","Was Ihre Buchhaltung jetzt tun sollte",[12,202,203],{},"Drei Schritte, die sich vor dem Stichtag lohnen und kein Projekt brauchen:",[12,205,206,209],{},[36,207,208],{},"1. Bestandsaufnahme machen."," Welche Abteilungen und Gesellschaften erstellen Rechnungen außerhalb der Systeme, mit welchen Stückzahlen, an welche Empfänger? Fragen Sie nicht nur die Buchhaltung, sondern die Fachabteilungen: Ein Teil dieser Rechnungen taucht zentral erst bei der Buchung auf. Der Behördenanteil ist gesondert interessant, weil dort meist XRechnung gefordert ist.",[12,211,212,215,216,220,221,225],{},[36,213,214],{},"2. Vorlagen prüfen."," Egal welcher Weg es wird: Die Rechnung muss inhaltlich vollständig sein, sonst scheitert jede Konvertierung. Typische Lücken in gewachsenen Vorlagen sind fehlende Leistungszeiträume, USt-IdNrn. mit Leerzeichen, Skonto nur als Freitext und Summen, die durch Excel-Rundung nicht konsistent sind; die ",[68,217,219],{"href":218},"\u002Fblog\u002Fen-16931-fallstricke-handwerker-rechnungen","EN-16931-Fallstricke"," haben wir separat beschrieben. Der schnellste Realitätscheck: eine typische Rechnung aus Ihrer Restmenge durch unseren ",[68,222,224],{"href":223},"\u002Ftools\u002Fvalidieren","kostenlosen Validator"," schicken.",[12,227,228,231],{},[36,229,230],{},"3. Den Weg pro Rechnungsgruppe entscheiden."," Nicht jede manuelle Rechnung braucht dieselbe Antwort. Was sich lohnt, wandert ins ERP; was selten und individuell bleibt, bekommt die nachgelagerte Schicht. Wichtig ist nur, dass am Stichtag keine Gruppe übrig ist, für die es gar keinen Plan gibt.",[22,233,235],{"id":234},"häufige-fragen","Häufige Fragen",[237,238,240],"h3",{"id":239},"gilt-die-pflicht-auch-für-konzerninterne-rechnungen","Gilt die Pflicht auch für konzerninterne Rechnungen?",[12,242,243],{},"Für Rechnungen zwischen rechtlich selbstständigen Gesellschaften grundsätzlich ja, das sind Umsätze zwischen Unternehmern. Eine Ausnahme sind Innenumsätze innerhalb einer umsatzsteuerlichen Organschaft: Sie sind nicht steuerbar, dafür besteht keine E-Rechnungspflicht. Ob Ihre Konstellation eine Organschaft ist, klärt der Steuerberater, nicht die Rechnungsvorlage.",[237,245,247],{"id":246},"unsere-branchensoftware-kann-keine-e-rechnungen-erzeugen-müssen-wir-wechseln","Unsere Branchensoftware kann keine E-Rechnungen erzeugen. Müssen wir wechseln?",[12,249,250],{},"Nein. Wenn die Software eine ordentliche PDF-Rechnung erzeugt, kann eine nachgelagerte Schicht daraus die E-Rechnung machen, auf denselben Wegen wie bei Word und Excel. Der Wechsel des Fachsystems wegen eines fehlenden Rechnungsformats wäre das teuerste denkbare Werkzeug für dieses Problem.",[237,252,254],{"id":253},"müssen-die-fachabteilungen-geschult-werden","Müssen die Fachabteilungen geschult werden?",[12,256,257],{},"Im einfachsten Fall besteht die Schulung aus einem Satz: die PDF zusätzlich an eine bestimmte Adresse schicken oder sie beim Versand in CC setzen. Wer die Einlieferung über einen Power-Automate-Flow oder die REST-API automatisiert, nimmt auch diesen Satz noch weg. Korrekturen bei unvollständigen Rechnungen landen dann zentral bei den Personen, die dafür zuständig sein sollen.",[237,259,261],{"id":260},"was-passiert-wenn-eine-word-rechnung-fehlerhaft-oder-unvollständig-ist","Was passiert, wenn eine Word-Rechnung fehlerhaft oder unvollständig ist?",[12,263,264],{},"Sie darf nicht stillschweigend zu einer falschen E-Rechnung werden. Eine saubere Konvertierungs-Schicht validiert jede Rechnung gegen EN 16931 und hält an, was nicht eindeutig ist: fehlender Leistungszeitraum, inkonsistente Summen, unklare Steuerkategorie. Die Rechnung geht erst raus, wenn die Angaben stimmen. Das klingt nach Reibung, ist aber genau die Kontrolle, die bei der Papier-PDF bisher niemand hatte.",[237,266,268],{"id":267},"können-unsere-gesellschaften-getrennt-arbeiten","Können unsere Gesellschaften getrennt arbeiten?",[12,270,271],{},"Ja, das ist der Normalfall. Jede Gesellschaft oder jeder Standort läuft als eigener Mandant mit eigenen Stammdaten, eigenem Absender und eigenem Archiv. Die Rechnungen einer Tochter erscheinen unter deren Namen und Domain, nicht unter der des Konzerns.",[22,273,275],{"id":274},"fazit","Fazit",[12,277,278],{},"Manuell erstellte Rechnungen verschwinden nicht durch die E-Rechnungspflicht, und sie müssen es auch nicht. Sie brauchen einen konformen Weg nach draußen: extrahieren, validieren, zustellen, archivieren, als nachgelagerter Schritt hinter dem Prozess, der sich seit Jahren bewährt hat. Ins ERP gehört, was sich dort rechnet. Für den Rest ist der Umbau des Prozesses die teuerste Lösung und die Schicht dahinter die schnellste.",[12,280,281,282,285],{},"Genau dafür haben wir Belegschmied gebaut. Wenn Sie den Weg mit Ihren eigenen Rechnungen prüfen wollen: ",[68,283,284],{"href":191},"30 Tage kostenlos testen",", ohne Eingriff in Ihre Systemlandschaft.",{"title":287,"searchDepth":288,"depth":288,"links":289},"",3,[290,292,293,294,295,296,303],{"id":24,"depth":291,"text":25},2,{"id":80,"depth":291,"text":81},{"id":121,"depth":291,"text":122},{"id":141,"depth":291,"text":142},{"id":199,"depth":291,"text":200},{"id":234,"depth":291,"text":235,"children":297},[298,299,300,301,302],{"id":239,"depth":288,"text":240},{"id":246,"depth":288,"text":247},{"id":253,"depth":288,"text":254},{"id":260,"depth":288,"text":261},{"id":267,"depth":288,"text":268},{"id":274,"depth":291,"text":275},"Enterprise","2026-08-24","Was die E-Rechnungspflicht ab 2027 für manuell in Word und Excel erstellte Rechnungen bedeutet und wie sie konform werden, ohne dass die Buchhaltung ihren Prozess umbaut.",false,"md","\u002Fblog_images\u002Fbuchhalterin1.webp",true,{},"\u002Fblog\u002Fmanuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht","9 Min.",{"title":5,"description":306},"Manuelle Rechnungen und die E-Rechnungspflicht","blog\u002Fmanuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht",[318,304,319,320,321,322,323,324,325],"E-Rechnung","Buchhaltung","Word","Excel","ERP","ZUGFeRD","XRechnung","Belegschmied",null,"I1rO-QrWMJR8Ro2ozBelL60lNFOXO7BlrsHmBS7rS4I",[329,332,337,342,346,349],{"path":70,"title":330,"description":331,"category":304},"Rechnungen, die SAP nicht abbildet: E-Rechnungs-konform ohne SAP-Projekt","SAP bildet nicht jede Rechnung ab, die Sonderfälle entstehen in Word und Excel. 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