[{"data":1,"prerenderedAt":613},["ShallowReactive",2],{"blog-zugferd-rechnungsformat":3,"related-zugferd-rechnungsformat":588},{"id":4,"title":5,"author":6,"body":7,"category":572,"date":573,"description":574,"draft":575,"extension":576,"image":577,"meta":578,"navigation":579,"path":580,"readingTime":577,"seo":581,"stem":582,"tags":583,"__hash__":587},"blog\u002Fblog\u002Fzugferd-rechnungsformat.md","ZUGFeRD Rechnungsformat: Leitfaden & Anforderungen 2027","Belegschmied-Team",{"type":8,"value":9,"toc":530},"minimark",[10,14,19,24,56,60,71,74,78,81,109,120,124,128,131,150,158,162,165,169,172,176,179,183,187,190,194,197,201,204,208,211,224,228,231,235,238,242,245,259,263,271,275,279,287,291,300,304,312,316,319,365,369,373,376,380,393,397,405,409,416,430,434,437,462,470,474,485,491,497,503,507,527],[11,12,13],"p",{},"ZUGFeRD ist das E-Rechnungsformat, das für die meisten deutschen Handwerksbetriebe, Praxen und kleinen Dienstleister am ehesten in Frage kommt. Der Grund ist simpel: Es sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, erfüllt aber gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung. Dieser Leitfaden erklärt, was hinter dem Format steckt, wie es technisch funktioniert und worauf Sie bei der Umstellung bis 2027\u002F2028 achten müssen.",[15,16,18],"h2",{"id":17},"was-ist-zugferd-definition-und-grundkonzept","Was ist ZUGFeRD? Definition und Grundkonzept",[20,21,23],"h3",{"id":22},"die-abkürzung-erklärt","Die Abkürzung erklärt",[11,25,26,27,31,32,35,36,39,40,43,44,47,48,51,52,55],{},"ZUGFeRD steht für ",[28,29,30],"strong",{},"Z","entraler ",[28,33,34],{},"U","ser ",[28,37,38],{},"G","uide des ",[28,41,42],{},"F","orums ",[28,45,46],{},"e","lektronische ",[28,49,50],{},"R","echnung ",[28,53,54],{},"D","eutschland. Das Format wurde 2014 vom FeRD veröffentlicht und seither kontinuierlich weiterentwickelt – aktuell liegt Version 2.4 vor. Es ist ein kostenfrei verfügbarer, branchenübergreifender Standard, den niemand lizenzieren muss.",[20,57,59],{"id":58},"hybrid-format-pdf-xml-im-gleichen-dokument","Hybrid-Format: PDF + XML im gleichen Dokument",[11,61,62,63,66,67,70],{},"Das Besondere an ZUGFeRD ist der hybride Aufbau. Eine ZUGFeRD-Datei ist eine ganz normale ",[28,64,65],{},"PDF\u002FA-3-Datei",", in die eine ",[28,68,69],{},"maschinenlesbare XML"," nach UN\u002FCEFACT-Standard eingebettet ist.",[11,72,73],{},"Der praktische Vorteil: Der Empfänger kann die Rechnung öffnen und wie gewohnt lesen – auch ohne spezielle Software. Buchhaltungssysteme lesen dagegen die eingebettete XML aus und übernehmen alle Daten automatisch. Ein Dokument, zwei Zielgruppen: Mensch und Maschine.",[20,75,77],{"id":76},"zugferd-vs-en-16931-vs-xrechnung-vs-factur-x","ZUGFeRD vs. EN 16931 vs. XRechnung vs. Factur-X",[11,79,80],{},"Diese Begriffe werden oft verwechselt:",[82,83,84,91,97,103],"ul",{},[85,86,87,90],"li",{},[28,88,89],{},"EN 16931"," ist der europäische Dachstandard, der definiert, welche Daten eine strukturierte Rechnung enthalten muss.",[85,92,93,96],{},[28,94,95],{},"ZUGFeRD"," ist die deutsche Implementierung dieses Standards als Hybrid-Format.",[85,98,99,102],{},[28,100,101],{},"XRechnung"," ist eine reine XML-Variante ohne PDF-Bild, ursprünglich für öffentliche Auftraggeber. Ab 2027\u002F2028 wird sie auch im B2B-Bereich relevant.",[85,104,105,108],{},[28,106,107],{},"Factur-X"," ist das französische Pendant zu ZUGFeRD – technisch de facto identisch.",[11,110,111,112,119],{},"Welches Format zu Ihrem Betrieb passt, hängt vom Empfänger ab. Einen detaillierten Vergleich finden Sie in unserem Beitrag ",[113,114,118],"a",{"href":115,"rel":116},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fzugferd-oder-xrechnung-formate-vergleich",[117],"nofollow","ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format passt?",".",[15,121,123],{"id":122},"warum-zugferd-die-praktischen-vorteile","Warum ZUGFeRD? Die praktischen Vorteile",[20,125,127],{"id":126},"gesetzliche-compliance-ab-20272028","Gesetzliche Compliance ab 2027\u002F2028",[11,129,130],{},"Die E-Rechnungspflicht kommt gestaffelt:",[82,132,133,139,145],{},[85,134,135,138],{},[28,136,137],{},"Empfangspflicht"," gilt bereits seit dem 01.01.2025 – jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können.",[85,140,141,144],{},[28,142,143],{},"Versandpflicht"," ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.",[85,146,147,149],{},[28,148,143],{}," ab 2028 für alle übrigen Unternehmen.",[11,151,152,153,119],{},"ZUGFeRD erfüllt die formalen Anforderungen an eine E-Rechnung nach EN 16931 vollständig. Wer heute schon umstellt, ist auf alle Fristen vorbereitet. Details zu den Terminen lesen Sie im Beitrag ",[113,154,157],{"href":155,"rel":156},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-pflicht-2027-2028",[117],"E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028: Wer muss wann wirklich umstellen?",[20,159,161],{"id":160},"automatisierte-verarbeitung-beim-empfänger","Automatisierte Verarbeitung beim Empfänger",[11,163,164],{},"Weil die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen, entfällt beim Empfänger das manuelle Abtippen. Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Positionen wandern direkt ins Buchhaltungssystem. Das reduziert Zahlungsfehler und beschleunigt die Freigabe.",[20,166,168],{"id":167},"branchenübergreifende-standardisierung","Branchenübergreifende Standardisierung",[11,170,171],{},"Ein Format für Maler, Steuerberater, Online-Händler und Industrie – proprietäre Insellösungen entfallen. Das senkt langfristig die Kosten und Reibungsverluste bei jedem Rechnungsaustausch.",[20,173,175],{"id":174},"vorteile-für-den-rechnungssteller","Vorteile für den Rechnungssteller",[11,177,178],{},"ZUGFeRD zwingt Sie nicht zur Softwareumstellung. Weil das Format ein normales PDF enthält, lässt es sich als Ergänzung zu bestehenden Workflows nutzen – nicht als Ersatz. Und korrekt strukturierte Daten führen zu weniger Rückfragen beim Kunden.",[15,180,182],{"id":181},"technische-struktur-wie-zugferd-funktioniert","Technische Struktur: Wie ZUGFeRD funktioniert",[20,184,186],{"id":185},"die-pdfa-3-komponente","Die PDF\u002FA-3-Komponente",[11,188,189],{},"PDF\u002FA-3 ist ein für die Langzeitarchivierung geeignetes PDF-Format. Es stellt alle Rechnungsdaten menschenlesbar dar und erlaubt optional eine digitale Signatur. Diese sichtbare Ebene ist das, was Ihr Kunde beim Öffnen sieht.",[20,191,193],{"id":192},"die-eingebettete-xml-nach-uncefact","Die eingebettete XML nach UN\u002FCEFACT",[11,195,196],{},"Parallel dazu enthält die Datei eine XML mit allen Rechnungselementen: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuern, Summen, Parteien. Diese XML ist maschinenlesbar und lässt sich gegen das EN-16931-Regelwerk validieren.",[20,198,200],{"id":199},"versionen-und-ihre-unterschiede","Versionen und ihre Unterschiede",[11,202,203],{},"ZUGFeRD 2.0 bis 2.4 unterscheiden sich vor allem in Detailregeln und Korrekturen. Version 2.4 ist die aktuell empfohlene Fassung. Grundsätzlich sind die 2.x-Versionen weitgehend rückwärtskompatibel, sodass Empfänger auch ältere Belege verarbeiten können.",[20,205,207],{"id":206},"validierung-und-fehler-handling","Validierung und Fehler-Handling",[11,209,210],{},"Vor dem Versand sollte jede ZUGFeRD-Rechnung gegen das Schema geprüft werden. Typische Fehler sind fehlende Pflichtfelder, falsche Datentypen oder Summenabweichungen zwischen Positionen und Rechnungstotal.",[11,212,213,214,217,218,223],{},"Hier liegt eine echte Gefahr: Manche Werkzeuge schreiben stillschweigend irgendeinen Wert in die XML, wenn die Daten nicht eindeutig sind. Belegschmied dagegen ",[28,215,216],{},"stoppt bei Unklarheiten und überrollt nicht"," – lieber ein Hinweis als eine falsche Summe im maschinenlesbaren Teil. Eine kostenlose Prüfung können Sie mit dem ",[113,219,222],{"href":220,"rel":221},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Ftools\u002Fvalidieren",[117],"E-Rechnung-Validierungstool"," durchführen.",[15,225,227],{"id":226},"wie-erstelle-ich-eine-zugferd-rechnung","Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?",[11,229,230],{},"Es gibt im Wesentlichen drei Wege.",[20,232,234],{"id":233},"option-1-manuelle-erstellung-mit-spezialsoftware","Option 1: Manuelle Erstellung mit Spezialsoftware",[11,236,237],{},"Diverse Rechnungsprogramme bieten einen ZUGFeRD-Export. Das gibt volle Kontrolle, bedeutet aber oft Lizenzkosten, Installation und Einarbeitung. Für Betriebe mit etablierten Word- oder Excel-Workflows ist das häufig ein Bruch.",[20,239,241],{"id":240},"option-2-automatische-konvertierung-von-bestehenden-pdfs","Option 2: Automatische Konvertierung von bestehenden PDFs",[11,243,244],{},"Hier bleibt Ihre Rechnung, wie sie ist: Sie erstellen sie in Word oder Ihrer gewohnten Software, exportieren als PDF, und ein Konverter erzeugt daraus das ZUGFeRD-Hybrid-PDF. Die Rechnungsdaten werden aus dem PDF ausgelesen und in die XML geschrieben.",[11,246,247,248,253,254,119],{},"Der Haken: Bei schlecht strukturierten oder gescannten PDFs entstehen Extraktionsfehler. Wie das kostenlos und wo die Grenzen liegen, zeigt der Beitrag ",[113,249,252],{"href":250,"rel":251},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fzugferd-erstellen-so-gehts",[117],"ZUGFeRD-Rechnung erstellen – so geht's mit kostenlosen Tools",". Einen kostenlosen Konverter finden Sie unter ",[113,255,258],{"href":256,"rel":257},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Ftools\u002Fpdf-zu-zugferd",[117],"PDF in ZUGFeRD konvertieren",[20,260,262],{"id":261},"option-3-cc-workflow-ohne-prozessänderung","Option 3: CC-Workflow – ohne Prozessänderung",[11,264,265,266,119],{},"Der bequemste Weg für alteingesessene Betriebe: Sie versenden Ihre PDF-Rechnung wie immer per E-Mail und setzen die Belegschmied-Adresse in CC. Rund 90 Sekunden später ist die konforme ZUGFeRD-Rechnung erzeugt und archiviert – ohne Schulung, ohne neuen Prozess. Wie das im Detail läuft, beschreibt der Beitrag ",[113,267,270],{"href":268,"rel":269},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fzugferd-automatisch-versenden-mail",[117],"ZUGFeRD-Rechnungen automatisch versenden",[15,272,274],{"id":273},"pflichtangaben-storno-und-sonderfälle","Pflichtangaben, Storno und Sonderfälle",[20,276,278],{"id":277},"welche-daten-müssen-in-die-xml","Welche Daten müssen in die XML?",[11,280,281,282,119],{},"Zu den Pflichtfeldern nach EN 16931 zählen unter anderem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Verkäufer- und Käuferangaben, Nettobeträge, Steuersätze und Gesamtsumme. Optional kommen Bestellreferenzen, Zahlungsbedingungen, Skonto oder branchenspezifische Angaben hinzu. Welche Fehler in der Praxis am häufigsten auftreten, zeigt der Beitrag ",[113,283,286],{"href":284,"rel":285},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fen-16931-fallstricke-handwerker-rechnungen",[117],"Die 5 häufigsten EN-16931-Fallstricke bei Handwerker-Rechnungen",[20,288,290],{"id":289},"stornierungen-und-korrekturrechnungen","Stornierungen und Korrekturrechnungen",[11,292,293,294,299],{},"Eine Stornorechnung (Negativrechnung), eine Gutschrift und eine Korrekturrechnung sind rechtlich verschiedene Dinge und werden in ZUGFeRD über unterschiedliche Rechnungstypen abgebildet. Wer das verwechselt, erzeugt Validierungsfehler. Der Beitrag ",[113,295,298],{"href":296,"rel":297},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-stornieren",[117],"E-Rechnung stornieren"," trennt die Begriffe sauber.",[20,301,303],{"id":302},"reverse-charge-und-steuerfreie-leistungen","Reverse Charge und steuerfreie Leistungen",[11,305,306,307,119],{},"Bei Bauleistungen nach §13b UStG (Reverse Charge) muss die Steuerschuldnerschaft korrekt gekennzeichnet und die Steuer-ID hinterlegt werden. Kleinunternehmer nach §19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus – auch das braucht die richtige XML-Kennzeichnung. Die Details erklärt ",[113,308,311],{"href":309,"rel":310},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Freverse-charge-e-rechnung-13b",[117],"Reverse Charge in der E-Rechnung: §13b UStG richtig abbilden",[15,313,315],{"id":314},"branchenspezifische-anforderungen","Branchenspezifische Anforderungen",[11,317,318],{},"ZUGFeRD ist ein Standard – aber die Praxis unterscheidet sich stark je nach Gewerk und Berufsgruppe:",[82,320,321,332,343,354],{},[85,322,323,326,327,119],{},[28,324,325],{},"Handwerk"," (Maler, Tischler, SHK, Elektrik, Dach, Bau, GaLaBau, Kfz): Abschlags- und Schlussrechnungen, Material plus Arbeit, Nachunternehmerregelungen. Belegschmied ist für diese Gewerke ",[113,328,331],{"href":329,"rel":330},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fe-rechnung",[117],"branchenspezifisch vorkonfiguriert",[85,333,334,337,338,119],{},[28,335,336],{},"Anwaltskanzleien",": Anforderungen nach §9 RVG und die Abgrenzung von Kostennoten – siehe ",[113,339,342],{"href":340,"rel":341},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-anwaltskanzlei",[117],"E-Rechnung für Anwaltskanzleien",[85,344,345,348,349,119],{},[28,346,347],{},"Arzt- und Zahnarztpraxen",": steuerfreie Heilbehandlungen versus umsatzsteuerpflichtige IGeL-Leistungen sowie DSGVO-Fragen – siehe ",[113,350,353],{"href":351,"rel":352},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-arztpraxis-zahnarzt",[117],"E-Rechnung für Arzt- und Zahnarztpraxen",[85,355,356,359,360,119],{},[28,357,358],{},"Online-Händler"," (eBay, Etsy, Shopify, Amazon): B2C-Vereinfachungen und Marketplace-Besonderheiten – siehe ",[113,361,364],{"href":362,"rel":363},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-ebay-etsy-shopify-amazon",[117],"E-Rechnung für Online-Händler",[15,366,368],{"id":367},"häufige-fallstricke","Häufige Fallstricke",[20,370,372],{"id":371},"datenverlust-bei-der-pdf-konvertierung","Datenverlust bei der PDF-Konvertierung",[11,374,375],{},"OCR-Fehler bei gescannten Belegen, Verwechslung von Punkt und Komma bei Beträgen, mehrspaltige Layouts und komplexe Tabellen führen dazu, dass Werte falsch in die XML wandern. Das Tückische: Auf dem sichtbaren PDF sieht alles korrekt aus.",[20,377,379],{"id":378},"mismatch-zwischen-pdf-und-xml","Mismatch zwischen PDF und XML",[11,381,382,383,386,387,392],{},"Genau hier liegt die gefährlichste ZUGFeRD-Falle. Wenn das PDF eine andere Summe oder Währung zeigt als die eingebettete XML, ",[28,384,385],{},"priorisieren die meisten Empfängersysteme die XML",". Der Kunde bucht also den falschen Wert, obwohl das lesbare Bild stimmt. Dieses Szenario beleuchtet der Beitrag ",[113,388,391],{"href":389,"rel":390},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fzugferd-pdf-vs-xml-diskrepanz",[117],"ZUGFeRD-Falle: Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen",". Deshalb ist eine Validierung, die bei Unstimmigkeiten stoppt, so wichtig.",[20,394,396],{"id":395},"typische-validierungsfehler","Typische Validierungsfehler",[11,398,399,400,119],{},"Fehlende Rechnungsnummer, ungültige Steuernummern, negative Summen ohne passenden Rechnungstyp – konkrete Fehlercodes und ihre Lösung finden Sie in der ",[113,401,404],{"href":402,"rel":403},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fe-rechnung-fehler",[117],"E-Rechnungs-Fehlerdatenbank",[15,406,408],{"id":407},"archivierung-und-gobd-konformität","Archivierung und GoBD-Konformität",[11,410,411,412,415],{},"Eine ZUGFeRD-Rechnung muss mindestens ",[28,413,414],{},"10 Jahre"," unveränderbar aufbewahrt werden. Die GoBD verlangen einen revisionssicheren Originalzustand, einen Audit-Trail und eine Verfahrensdokumentation. Technisch wird das über Prüfsummen wie SHA-256 abgesichert.",[11,417,418,419,424,425,119],{},"Belegschmied archiviert Eingang und Ausgang automatisch und GoBD-konform. Wie das im Detail aussieht und was Sie für eine Betriebsprüfung brauchen, lesen Sie unter ",[113,420,423],{"href":421,"rel":422},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-gobd-archivieren-automatisch",[117],"E-Rechnungen automatisch GoBD-konform archivieren"," und in der Anleitung zur ",[113,426,429],{"href":427,"rel":428},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fanleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten",[117],"Betriebsprüfungs-Vorbereitung",[15,431,433],{"id":432},"kosten-und-lösungsvergleich","Kosten und Lösungsvergleich",[11,435,436],{},"Grob lassen sich drei Ansätze unterscheiden:",[82,438,439,445,451],{},[85,440,441,444],{},[28,442,443],{},"ZUGFeRD-native Software",": volle Kontrolle, aber Lizenzkosten und Schulungsaufwand. Sinnvoll für Betriebe mit hohem Rechnungsvolumen.",[85,446,447,450],{},[28,448,449],{},"Service-basierte Konvertierung"," (z. B. CC-Workflow): geringe Anfangsinvestition, Abrechnung pro Beleg oder pauschal. Für kleine bis mittlere Betriebe meist am wirtschaftlichsten.",[85,452,453,456,457,119],{},[28,454,455],{},"DIY-Entwicklung per API",": maximale Kontrolle, aber hohe Entwicklungs- und Wartungskosten. Nur für spezialisierte Anwendungsfälle. Für Entwickler bietet Belegschmied eine ",[113,458,461],{"href":459,"rel":460},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fentwickler",[117],"REST-API",[11,463,464,465,119],{},"Für einen Ein-Mann-Betrieb mit ein paar Rechnungen pro Tag rechnet sich fast immer eine Service-Lösung. Belegschmied lässt sich 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen – siehe ",[113,466,469],{"href":467,"rel":468},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fpilotprogramm",[117],"Pilotprogramm",[15,471,473],{"id":472},"faq","FAQ",[11,475,476,479,480,119],{},[28,477,478],{},"Muss ich auf ZUGFeRD umsteigen, wenn meine Kunden Privatpersonen sind?","\nDie Pflicht betrifft nur B2B-Rechnungen. Reine B2C-Rechnungen an Privatkunden sind ausgenommen. Viele Handwerksbetriebe haben aber gemischte Kundschaft – dann brauchen Sie für die Geschäftskunden ohnehin eine Lösung. Eine Übersicht bietet ",[113,481,484],{"href":482,"rel":483},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fe-rechnung-ausnahmen",[117],"Alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht",[11,486,487,490],{},[28,488,489],{},"Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung digital signieren?","\nJa, das ist über PDF\u002FA-3 möglich, aber nicht erforderlich. Für die Konformität nach EN 16931 wird keine Signatur verlangt.",[11,492,493,496],{},[28,494,495],{},"Wie lange dauert die Konvertierung?","\nManuell 5–15 Minuten pro Rechnung, automatisiert Sekunden bis wenige Minuten. Wichtiger als die Geschwindigkeit ist die Fehlerquote – eine falsche Summe kostet mehr Zeit als jede Wartezeit.",[11,498,499,502],{},[28,500,501],{},"Was kostet eine ZUGFeRD-Lösung?","\nVon kostenlosen FeRD-Werkzeugen über kommerzielle Angebote (ca. 0,10 € bis 2 € pro Beleg) bis zu monatlichen Pauschalen für Services ist alles vertreten.",[15,504,506],{"id":505},"ressourcen-und-weiterführendes","Ressourcen und Weiterführendes",[11,508,509,510,515,516,521,522,119],{},"Die offizielle Spezifikation stellt das ",[113,511,514],{"href":512,"rel":513},"https:\u002F\u002Fwww.ferd-net.de\u002F",[117],"Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD)"," bereit. Kostenlose, von der öffentlichen Verwaltung betreute Prüfwerkzeuge liefert die ",[113,517,520],{"href":518,"rel":519},"https:\u002F\u002Fwww.xoev.de\u002Fxrechnung-16828",[117],"KoSIT",". Für die rechtlichen Grundlagen empfiehlt sich zudem der Beitrag ",[113,523,526],{"href":524,"rel":525},"https:\u002F\u002Fbelegschmied.de\u002Fblog\u002Fbmf-schreiben-2025-praxis",[117],"BMF-Schreiben vom 15.10.2025",[11,528,529],{},"Wer jetzt anfängt, sollte die eigenen Rechnungsprozesse prüfen, problematische Rechnungstypen identifizieren und mit einem kleinen Volumen testen. 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