[{"data":1,"prerenderedAt":396},["ShallowReactive",2],{"frage-brauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format":3,"frage-verwandt-brauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format":98},{"id":4,"title":5,"antwort":6,"body":7,"description":81,"draft":82,"extension":83,"kategorie":84,"meta":85,"navigation":86,"order":87,"path":88,"seo":89,"seoTitle":90,"stem":91,"updated":92,"verwandt":93,"__hash__":97},"fragen\u002Ffragen\u002Fbrauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format.md","Ein Teil unserer Rechnungen geht an Behörden. Brauchen wir dafür ein zweites Format?","Sie brauchen beide Formate, aber keinen zweiten Prozess. Behörden verlangen in der Regel XRechnung als reine XML samt Leitweg-ID des Empfängers, im Verkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD der reibungsärmere Weg. Welches Format eine Rechnung bekommt, lässt sich je Empfänger hinterlegen, sodass derselbe Rechnungslauf je nach Adressat unterschiedlich ausgegeben wird.",{"type":8,"value":9,"toc":73},"minimark",[10,15,24,33,37,40,48,52,65],[11,12,14],"h2",{"id":13},"was-behörden-zusätzlich-verlangen","Was Behörden zusätzlich verlangen",[16,17,18,19,23],"p",{},"Der Unterschied ist nicht nur das Format, sondern ein Pflichtfeld: die\n",[20,21,22],"strong",{},"Leitweg-ID",". Sie adressiert die empfangende Stelle innerhalb der Verwaltung\nund steht nicht auf Ihrer Rechnung, sondern kommt vom Auftraggeber, meist aus der\nBestellung oder dem Vergabeverfahren. Ohne sie weist die Prüfung die Rechnung\nzurück, auch wenn inhaltlich alles stimmt.",[16,25,26,27,32],{},"Die zweite Besonderheit ist der Einlieferungsweg: Bund und mehrere Länder\nbetreiben eigene Portale beziehungsweise PEPPOL-Anbindungen. Was für Ihren\nAuftraggeber gilt, steht in seinen Rechnungshinweisen. Der Überblick steht in\n",[28,29,31],"a",{"href":30},"\u002Fblog\u002Fleitweg-id-xrechnung-behoerden","Leitweg-ID und XRechnung für Behörden",".",[11,34,36],{"id":35},"warum-das-kein-zweiter-prozess-sein-muss","Warum das kein zweiter Prozess sein muss",[16,38,39],{},"Beide Formate beruhen auf derselben Norm, EN 16931. Der Datensatz ist im Kern\nidentisch, XRechnung ist die deutsche Ausprägung mit zusätzlichen Pflichtfeldern.\nWenn die Rechnungsdaten einmal strukturiert vorliegen, ist die Formatwahl nur\nnoch eine Frage der Ausgabe.",[16,41,42,43,47],{},"Praktisch heißt das: Sie hinterlegen je Empfänger, ob er ZUGFeRD oder XRechnung\nbekommt. Die Rechnung selbst entsteht weiter an derselben Stelle, auch wenn das\neine Word-Vorlage ist. Für die\n",[28,44,46],{"href":45},"\u002Fschattenrechnungen","Rechnungen außerhalb Ihres führenden Systems"," gilt das\ngenauso wie für die aus dem System.",[11,49,51],{"id":50},"was-sie-vorher-klären-sollten","Was Sie vorher klären sollten",[53,54,55,59,62],"ul",{},[56,57,58],"li",{},"Liegt Ihnen für jeden öffentlichen Auftraggeber eine Leitweg-ID vor?",[56,60,61],{},"Verlangt er die Einlieferung über ein Portal, über PEPPOL oder per Mail?",[56,63,64],{},"Enthält Ihre Vorlage die Angaben, die die XRechnung zusätzlich fordert, etwa\neine Kontaktangabe und die Zahlungsbedingungen?",[16,66,67,68,72],{},"Den letzten Punkt beantwortet ein Testlauf: Schicken Sie eine typische\nBehördenrechnung durch die\n",[28,69,71],{"href":70},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-xrechnung","Umwandlung von PDF zu XRechnung",". Die erzeugte Datei\nwird dabei gegen die Prüfregeln geprüft.",{"title":74,"searchDepth":75,"depth":75,"links":76},"",3,[77,79,80],{"id":13,"depth":78,"text":14},2,{"id":35,"depth":78,"text":36},{"id":50,"depth":78,"text":51},"Behörden verlangen XRechnung samt Leitweg-ID, Unternehmen akzeptieren ZUGFeRD. Das Format lässt sich je Empfänger festlegen, mit nur einem Prozess.",false,"md","Pflicht",{},true,170,"\u002Ffragen\u002Fbrauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format",{"title":5,"description":81},"Behördenrechnungen: XRechnung nötig?","fragen\u002Fbrauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format","2026-08-31",[94,95,96],"zugferd-und-xrechnung-nebeneinander-nutzen","pdf-rechnung-wenn-der-empfaenger-zustimmt","aus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen","31GHN80-o-mRx_wnhCOYv7Ne1xRceJqSRJ4EXUohREo",[99,172,245,330],{"id":100,"title":101,"antwort":102,"body":103,"description":161,"draft":82,"extension":83,"kategorie":162,"meta":163,"navigation":86,"order":164,"path":165,"seo":166,"seoTitle":167,"stem":168,"updated":92,"verwandt":169,"__hash__":171},"fragen\u002Ffragen\u002Fzugferd-und-xrechnung-nebeneinander-nutzen.md","Können ZUGFeRD und XRechnung nebeneinander genutzt werden?","Ja, und in der Praxis brauchen die meisten Unternehmen genau das. Beide Formate beruhen auf derselben Norm EN 16931; die Formatwahl entscheidet nur, wie derselbe Datensatz ausgegeben wird. Üblich ist ZUGFeRD im Verkehr zwischen Unternehmen und XRechnung gegenüber Behörden, festgelegt je Empfänger statt für den ganzen Betrieb.",{"type":8,"value":104,"toc":156},[105,109,112,115,119,122,125,129,149],[11,106,108],{"id":107},"der-unterschied-in-einem-satz","Der Unterschied in einem Satz",[16,110,111],{},"ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML, XRechnung ist reine XML. Beide\ntransportieren dieselben Pflichtfelder nach EN 16931; XRechnung ist die deutsche\nAusprägung und verlangt einige Angaben zusätzlich, etwa eine Kontaktangabe und\nbei Behörden die Leitweg-ID.",[16,113,114],{},"Für den Empfänger heißt das: ZUGFeRD kann jeder lesen, auch wer noch von Hand\nbucht, weil die sichtbare Rechnung Teil derselben Datei ist. XRechnung braucht\neine Software oder eine Anzeige, dafür ist sie das, was Behörden erwarten.",[11,116,118],{"id":117},"warum-die-wahl-an-den-empfänger-gehört-nicht-an-den-betrieb","Warum die Wahl an den Empfänger gehört, nicht an den Betrieb",[16,120,121],{},"Wer ein Format für alle festlegt, wählt zwangsläufig falsch: ZUGFeRD an eine\nBehörde wird abgelehnt, XRechnung an einen kleinen Handwerksbetrieb kommt als\nunlesbare Datei an. Beides erzeugt Rückfragen, und Rückfragen zu Rechnungen\nkosten Zahlungsziel.",[16,123,124],{},"Deshalb wird das Format je Empfänger hinterlegt. Der Rechnungslauf bleibt einer,\ndie Ausgabe unterscheidet sich. Bei Belegschmied ist die Formatwahl je Kunde ab\ndem Pro-Tarif dabei.",[11,126,128],{"id":127},"wenn-sie-unsicher-sind-was-ein-kunde-erwartet","Wenn Sie unsicher sind, was ein Kunde erwartet",[53,130,131,137,143],{},[56,132,133,136],{},[20,134,135],{},"Behörde oder öffentlicher Auftraggeber:"," XRechnung, Leitweg-ID beim\nAuftraggeber erfragen.",[56,138,139,142],{},[20,140,141],{},"Größeres Unternehmen mit eigenem Rechnungseingang:"," meist beides möglich,\ndie Rechnungshinweise oder das Lieferantenportal sagen es.",[56,144,145,148],{},[20,146,147],{},"Kleiner Betrieb ohne Rechnungseingangssoftware:"," ZUGFeRD, weil die\nRechnung dann weiterhin einfach lesbar ist.",[16,150,151,152,32],{},"Der Formatvergleich mit allen Details steht in\n",[28,153,155],{"href":154},"\u002Fblog\u002Fzugferd-vs-xrechnung","ZUGFeRD oder XRechnung",{"title":74,"searchDepth":75,"depth":75,"links":157},[158,159,160],{"id":107,"depth":78,"text":108},{"id":117,"depth":78,"text":118},{"id":127,"depth":78,"text":128},"Ja. Beide beruhen auf EN 16931, die Formatwahl ist nur die Ausgabe. Sie lässt sich je Empfänger festlegen: ZUGFeRD für Unternehmen, XRechnung für Behörden.","Umsetzung",{},340,"\u002Ffragen\u002Fzugferd-und-xrechnung-nebeneinander-nutzen",{"title":101,"description":161},"ZUGFeRD und XRechnung parallel nutzen","fragen\u002Fzugferd-und-xrechnung-nebeneinander-nutzen",[170,95,96],"brauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format","Jric2JZTmEYhKdsAqdzSjOlvgnCxm9jrrRVZPOsY8WE",{"id":173,"title":174,"antwort":175,"body":176,"description":235,"draft":82,"extension":83,"kategorie":84,"meta":236,"navigation":86,"order":237,"path":238,"seo":239,"seoTitle":240,"stem":241,"updated":92,"verwandt":242,"__hash__":244},"fragen\u002Ffragen\u002Fpdf-rechnung-wenn-der-empfaenger-zustimmt.md","Dürfen wir weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist?","Nein, nach dem für Sie geltenden Stichtag nicht mehr. Die Zustimmung des Empfängers entscheidet über den Übermittlungsweg, nicht über das Format. Im inländischen B2B-Geschäft muss die Rechnung dann strukturiert sein, auch wenn der Kunde die PDF weiterhin gerne hätte. Zusätzlich zur E-Rechnung dürfen Sie ihm eine PDF-Ansicht schicken, und bei ZUGFeRD ist sie ohnehin Teil derselben Datei.",{"type":8,"value":177,"toc":230},[178,182,185,188,192,195,209,212,216,223],[11,179,181],{"id":180},"woher-das-missverständnis-kommt","Woher das Missverständnis kommt",[16,183,184],{},"Früher galt: eine elektronische Rechnung durfte nur mit Zustimmung des Empfängers\nverschickt werden. Diese Zustimmungsregel steckt vielen noch in den Köpfen und\nwird umgekehrt gelesen, als könne man sich mit dem Kunden auf die PDF einigen.",[16,186,187],{},"Seit der Neuregelung ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft der\nRegelfall, nicht die zustimmungsbedürftige Ausnahme. Eine Zustimmung braucht nach\ndem Stichtag nur noch, wer in einer der verbliebenen Ausnahmen eine andere\nRechnungsform wählen darf.",[11,189,191],{"id":190},"was-sie-dem-kunden-trotzdem-schicken-dürfen","Was Sie dem Kunden trotzdem schicken dürfen",[16,193,194],{},"Ein Bild der Rechnung bleibt erlaubt, es ersetzt die E-Rechnung nur nicht.\nZwei Wege sind üblich:",[53,196,197,203],{},[56,198,199,202],{},[20,200,201],{},"ZUGFeRD."," Eine einzige Datei, die für den Menschen wie die gewohnte PDF\naussieht und die XML unsichtbar mitführt. Kunden, deren Buchhaltung noch\nmanuell arbeitet, merken keinen Unterschied.",[56,204,205,208],{},[20,206,207],{},"XRechnung plus PDF-Ansicht."," Wo der Empfänger reine XML verlangt, etwa eine\nBehörde, können Sie die Ansicht zusätzlich beilegen.",[16,210,211],{},"Für die meisten Empfänger ist ZUGFeRD deshalb der reibungsärmste Weg: Sie\nerfüllen die Pflicht, ohne beim Kunden eine Umstellung auszulösen.",[11,213,215],{"id":214},"wenn-die-rechnung-gar-nicht-aus-dem-system-kommt","Wenn die Rechnung gar nicht aus dem System kommt",[16,217,218,219,222],{},"Der Fall, in dem diese Frage am häufigsten gestellt wird, ist der, in dem die\nRechnung in Word oder Excel entsteht und niemand ein Werkzeug hat, um daraus\netwas Strukturiertes zu machen. Genau dafür gibt es die\n",[28,220,221],{"href":45},"Konvertierung hinter dem fertigen Beleg",": Die Rechnung\nentsteht weiter dort, wo sie heute entsteht, das strukturierte Format kommt\ndahinter.",[16,224,225,226,32],{},"Rechtliche Einzelfälle, etwa ob eine Ihrer Leistungen unter eine der Ausnahmen\nfällt, gehören zu Ihrem Steuerberater. Die Ausnahmen im Überblick stehen in\n",[28,227,229],{"href":228},"\u002Fblog\u002Fe-rechnungspflicht-fuer-wen-ab-wann","Für wen die E-Rechnungspflicht ab wann gilt",{"title":74,"searchDepth":75,"depth":75,"links":231},[232,233,234],{"id":180,"depth":78,"text":181},{"id":190,"depth":78,"text":191},{"id":214,"depth":78,"text":215},"Nach dem Stichtag nicht mehr im inländischen B2B-Geschäft. Die Zustimmung des Empfängers entscheidet über den Übermittlungsweg, nicht über das Format der Rechnung.",{},130,"\u002Ffragen\u002Fpdf-rechnung-wenn-der-empfaenger-zustimmt",{"title":174,"description":235},"PDF-Rechnung mit Zustimmung noch erlaubt?","fragen\u002Fpdf-rechnung-wenn-der-empfaenger-zustimmt",[243,94,170],"muessen-word-und-excel-rechnungen-e-rechnungen-sein","yXqGU43isnloqSAqk6Rm1VpGI81xm2pSMaGiviOb-JE",{"id":246,"title":247,"antwort":248,"body":249,"description":318,"draft":82,"extension":83,"kategorie":162,"meta":319,"navigation":86,"order":320,"path":321,"seo":322,"seoTitle":323,"stem":324,"updated":92,"verwandt":325,"__hash__":329},"fragen\u002Ffragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen.md","Kann man aus einer fertigen PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen?","Ja, sofern die PDF die Pflichtangaben tatsächlich enthält. Die Rechnungsdaten werden aus dem Dokument gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr Layout sichtbar bleibt; für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Was nicht auf dem Dokument steht, wird dabei nicht erfunden, sondern zur Freigabe angehalten.",{"type":8,"value":250,"toc":313},[251,255,276,280,283,290,294,305],[11,252,254],{"id":253},"die-drei-schritte","Die drei Schritte",[256,257,258,264,270],"ol",{},[56,259,260,263],{},[20,261,262],{},"Lesen."," Aus der fertigen PDF werden Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte,\nPositionen, Steuersätze und Summen als Felder erfasst.",[56,265,266,269],{},[20,267,268],{},"Prüfen."," Der entstandene Datensatz läuft gegen EN 16931 und die deutschen\nRegeln. Der Prüfbericht wird mitarchiviert, damit später nachvollziehbar ist,\nwas zum Versandzeitpunkt geprüft wurde.",[56,271,272,275],{},[20,273,274],{},"Erzeugen und zustellen."," Ergebnis ist eine ZUGFeRD-Datei (sichtbare\nRechnung plus eingebettete XML) oder eine XRechnung, danach Versand und\nzehn Jahre unveränderbares Archiv.",[11,277,279],{"id":278},"was-der-unterschied-zu-einem-reinen-konverter-ist","Was der Unterschied zu einem reinen Konverter ist",[16,281,282],{},"Ein Formatkonverter setzt strukturierte Daten voraus. Eine gewöhnliche Word-PDF\nhat sie nicht, sie hat Text an Positionen. Der Schritt, der hier zählt, ist\ndeshalb das Auslesen, und der ist nur so gut wie das Dokument.",[16,284,285,286,289],{},"Deshalb gilt hier die härteste Regel des ganzen Verfahrens: ",[20,287,288],{},"Was ins XML soll,\nmuss auf dem Dokument stehen."," Fehlt eine Pflichtangabe, wird sie nicht aus\nStammdaten ergänzt und nicht plausibel geraten, sondern die Rechnung wird\nangehalten. Alles andere würde eine formal gültige Rechnung mit falschem Inhalt\nerzeugen, und das ist schlimmer als eine, die auffällt.",[11,291,293],{"id":292},"selbst-ausprobieren","Selbst ausprobieren",[16,295,296,297,301,302,32],{},"Die ",[28,298,300],{"href":299},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-zugferd","Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD"," macht genau diese drei\nSchritte, kostenlos und ohne Konto. Sie sehen unmittelbar, welche Angaben Ihre\nVorlage liefert. Für Behördenrechnungen gibt es dieselbe Strecke als\n",[28,303,304],{"href":70},"PDF zu XRechnung",[16,306,307,308,312],{},"Hinweis zur Abgrenzung: Der ",[28,309,311],{"href":310},"\u002Ftools\u002Fvalidieren","Validator"," prüft eine bereits\nstrukturierte Datei, also eine XRechnung-XML oder eine ZUGFeRD-PDF. Eine\ngewöhnliche Word-PDF findet dort kein Profil. Für den Vorlagen-Check ist die\nUmwandlung der richtige Weg, nicht der Validator.",{"title":74,"searchDepth":75,"depth":75,"links":314},[315,316,317],{"id":253,"depth":78,"text":254},{"id":278,"depth":78,"text":279},{"id":292,"depth":78,"text":293},"Ja, wenn die PDF alle Pflichtangaben enthält. Die Daten werden ausgelesen, gegen EN 16931 geprüft und zu ZUGFeRD oder XRechnung zusammengesetzt.",{},310,"\u002Ffragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen",{"title":247,"description":318},"Aus PDF-Rechnung eine E-Rechnung erzeugen","fragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen",[326,327,328],"welche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","wenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist","rechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand","yvF_R1WpvyK-SQC_KqJw3OVsyJzTal_aBYfqMvzZrn4",{"id":331,"title":332,"antwort":333,"body":334,"description":386,"draft":82,"extension":83,"kategorie":84,"meta":387,"navigation":86,"order":388,"path":389,"seo":390,"seoTitle":391,"stem":392,"updated":92,"verwandt":393,"__hash__":395},"fragen\u002Ffragen\u002Fmuessen-word-und-excel-rechnungen-e-rechnungen-sein.md","Müssen auch Rechnungen aus Word und Excel E-Rechnungen sein?","Ja. Die Pflicht knüpft an die Rechnung an, nicht an das Programm, mit dem sie geschrieben wird. Eine Rechnung aus Word oder Excel, als PDF verschickt, ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung. Ab dem Stichtag muss auch sie in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen, also als ZUGFeRD oder XRechnung.",{"type":8,"value":335,"toc":380},[336,340,343,346,350,353,356,360,363,370,374],[11,337,339],{"id":338},"warum-die-pdf-nicht-genügt","Warum die PDF nicht genügt",[16,341,342],{},"Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den ein\nanderes System ohne Zutun eines Menschen auslesen kann. Eine PDF, egal ob sie aus\nWord, Excel oder einem Serienbrief stammt, enthält Text und Layout, aber keine\nFelder. Der Empfänger sieht eine Rechnung, seine Software sieht eine Fläche aus\nBuchstaben.",[16,344,345],{},"Deshalb entscheidet nicht die Herkunft der Datei, sondern ihr Aufbau. Die beiden\nFormate, die in Deutschland gelten, sind ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteter\nXML-Datei) und XRechnung (reine XML, üblich gegenüber Behörden).",[11,347,349],{"id":348},"word-und-excel-bleiben-trotzdem-erlaubt","Word und Excel bleiben trotzdem erlaubt",[16,351,352],{},"Verboten ist keines der beiden Programme. Verboten ist nur, das Ergebnis als\ngewöhnliche PDF hinauszuschicken und es als Rechnung im inländischen\nB2B-Geschäft gelten zu lassen. Die Vorlage darf bleiben, wenn hinter ihr etwas\nsteht, das aus dem fertigen Dokument die strukturierten Daten erzeugt.",[16,354,355],{},"Das ist der praktische Unterschied zu der Empfehlung, die man oft liest\n(„stellen Sie auf ein Rechnungsprogramm um\"): Sie können den Weg der Rechnung\nändern, ohne den Ort zu ändern, an dem sie entsteht.",[11,357,359],{"id":358},"ab-wann-genau","Ab wann genau",[16,361,362],{},"Ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im\nVorjahr, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Empfangen können muss jedes\nUnternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von seiner Größe.",[16,364,365,366,369],{},"Wie groß der eigene Bestand solcher Rechnungen ist, lässt sich meist schwer\nschätzen. Wir nennen diese Restmenge\n",[28,367,368],{"href":45},"Schattenrechnungen",": Rechnungen, die das führende System\nnicht abbildet und die deshalb daneben entstehen. Sie sind kein\nOrganisationsversagen, sondern die Menge, die praktisch jedes ERP übrig lässt.",[11,371,373],{"id":372},"der-schnellste-realitätscheck","Der schnellste Realitätscheck",[16,375,376,377,379],{},"Nehmen Sie eine typische Rechnung aus Ihrer Vorlage und schicken Sie sie durch\ndie kostenlose ",[28,378,300],{"href":299},". Die\nerzeugte E-Rechnung wird dabei gegen EN 16931 geprüft. Sie sehen in Sekunden,\nwelche Pflichtangaben Ihre Vorlage liefert und welche fehlen.",{"title":74,"searchDepth":75,"depth":75,"links":381},[382,383,384,385],{"id":338,"depth":78,"text":339},{"id":348,"depth":78,"text":349},{"id":358,"depth":78,"text":359},{"id":372,"depth":78,"text":373},"Ja. Die E-Rechnungspflicht knüpft an die Rechnung an, nicht an das Programm. Auch Rechnungen aus Word und Excel brauchen ab 2027 oder 2028 ein strukturiertes Format.",{},110,"\u002Ffragen\u002Fmuessen-word-und-excel-rechnungen-e-rechnungen-sein",{"title":332,"description":386},"Word-Rechnung: gilt die E-Rechnungspflicht?","fragen\u002Fmuessen-word-und-excel-rechnungen-e-rechnungen-sein",[394,96,326],"reicht-es-wenn-das-erp-e-rechnungen-kann","GNQcnpkJS-2YNiTH3H7L-hMonnYYREwvzK8_G6r1qFE",1788132882898]