[{"data":1,"prerenderedAt":381},["ShallowReactive",2],{"frage-e-rechnungen-aus-word-archivieren-gobd":3,"frage-verwandt-e-rechnungen-aus-word-archivieren-gobd":77},{"id":4,"title":5,"antwort":6,"body":7,"description":60,"draft":61,"extension":62,"kategorie":63,"meta":64,"navigation":65,"order":66,"path":67,"seo":68,"seoTitle":69,"stem":70,"updated":71,"verwandt":72,"__hash__":76},"fragen\u002Ffragen\u002Fe-rechnungen-aus-word-archivieren-gobd.md","Wie werden diese E-Rechnungen archiviert, und was passiert mit der Word-Datei?","Aufbewahrungspflichtig ist die E-Rechnung selbst, im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar. Die Word-Datei dahinter ist ein Arbeitsstand und tritt nicht an ihre Stelle; ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF ebenfalls nicht. Belegschmied archiviert jede erzeugte E-Rechnung samt Validierungsbericht zehn Jahre unveränderbar, gesetzlich gefordert sind acht.",{"type":8,"value":9,"toc":52},"minimark",[10,15,19,22,26,29,38,42,49],[11,12,14],"h2",{"id":13},"was-genau-aufbewahrt-werden-muss","Was genau aufbewahrt werden muss",[16,17,18],"p",{},"Der strukturierte Teil der Rechnung, also die XML, ist der aufbewahrungspflichtige\nBeleg. Er muss im ursprünglichen Format vorliegen, über die gesamte Frist\nunverändert bleiben und maschinell auswertbar sein. Bei ZUGFeRD liegt die XML in\nderselben Datei wie die sichtbare Rechnung, deshalb genügt dort die eine Datei.",[16,20,21],{},"Nicht ausreichend sind: ein Ausdruck, ein Screenshot, eine neu erzeugte\nAnsichts-PDF oder die Kopie im Gesendet-Ordner ohne Sicherung gegen Veränderung.",[11,23,25],{"id":24},"was-mit-der-word-datei-passiert","Was mit der Word-Datei passiert",[16,27,28],{},"Sie ist der Entwurf, nicht der Beleg. Sie darf bleiben, wo sie ist, und sie darf\nauch verschwinden. Aufbewahrungspflichtig wird sie nur, wenn sie Angaben trägt,\ndie sonst nirgends dokumentiert sind, was bei einer Rechnungsvorlage kaum\nvorkommt.",[16,30,31,32,37],{},"Ein Punkt, der oft übersehen wird: Die Vorlage selbst gehört in Ihre\nVerfahrensdokumentation. Wer nachvollziehbar machen will, wie aus einem\nWord-Dokument eine E-Rechnung wurde, beschreibt genau diesen Weg. Eine Anleitung\ndazu steht unter\n",[33,34,36],"a",{"href":35},"\u002Fanleitungen\u002Fbetriebspruefung-vorbereiten","Betriebsprüfung vorbereiten",".",[11,39,41],{"id":40},"wie-das-archiv-bei-belegschmied-arbeitet","Wie das Archiv bei Belegschmied arbeitet",[16,43,44,45,37],{},"Jede erzeugte E-Rechnung wird zusammen mit ihrem Validierungsbericht abgelegt,\nzehn Jahre lang, gesichert über eine Hash-Chain gegen nachträgliche Änderung.\nDamit ist nicht nur die Rechnung nachweisbar, sondern auch, was zum\nVersandzeitpunkt geprüft wurde. Details stehen auf der Seite\n",[33,46,48],{"href":47},"\u002Fsicherheit","Sicherheit und Aufbewahrung",[16,50,51],{},"Eingehende Rechnungen laufen in dasselbe Archiv, unabhängig davon, ob sie als\nXRechnung, ZUGFeRD oder Papier hereinkommen.",{"title":53,"searchDepth":54,"depth":54,"links":55},"",3,[56,58,59],{"id":13,"depth":57,"text":14},2,{"id":24,"depth":57,"text":25},{"id":40,"depth":57,"text":41},"Aufbewahrungspflichtig ist die E-Rechnung im Originalformat, unveränderbar. Die Word-Datei ist ein Arbeitsstand, kein aufbewahrungspflichtiger Beleg.",false,"md","Umsetzung",{},true,350,"\u002Ffragen\u002Fe-rechnungen-aus-word-archivieren-gobd",{"title":5,"description":60},"E-Rechnungen archivieren: was GoBD verlangt","fragen\u002Fe-rechnungen-aus-word-archivieren-gobd","2026-08-31",[73,74,75],"e-rechnung-aus-eigenem-microsoft-365-versenden","aus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen","wenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist","GVa7pDwXzunn79PhxMvZP2rpWZl3vjjlAm0xA6WWGEQ",[78,150,234,303],{"id":79,"title":80,"antwort":81,"body":82,"description":138,"draft":61,"extension":62,"kategorie":63,"meta":139,"navigation":65,"order":140,"path":141,"seo":142,"seoTitle":143,"stem":144,"updated":71,"verwandt":145,"__hash__":149},"fragen\u002Ffragen\u002Fe-rechnung-aus-eigenem-microsoft-365-versenden.md","Kann die E-Rechnung aus unserem eigenen Microsoft 365 verschickt werden?","Ja. Der Versand läuft wahlweise über unsere Infrastruktur mit Zustell-Tracking je Rechnung, unter Ihrer eigenen Domain über DNS-Einträge, über Ihr Microsoft 365 oder über Ihren eigenen SMTP-Server. Für den Empfänger ändert sich damit weder der Absender noch die Adresse, an die er antwortet. Der Versand über Microsoft 365 oder eigenen SMTP-Server ist Teil des Enterprise-Tarifs, der Versand unter eigener Domain ab Business.",{"type":8,"value":83,"toc":133},[84,88,91,95,124,128],[11,85,87],{"id":86},"warum-der-absender-oft-der-eigentliche-streitpunkt-ist","Warum der Absender oft der eigentliche Streitpunkt ist",[16,89,90],{},"Bei Rechnungen wiegt der Absender schwerer als bei jeder anderen Mail. Kunden\nhaben Freigabelisten, Spam-Filter bewerten fremde Absender strenger, und\nZahlungsanweisungen aus einer unbekannten Domain lösen im besten Fall Rückfragen\naus und im schlechtesten einen Betrugsverdacht. Deshalb ist „läuft der Versand\nüber uns oder über einen Fremden\" in Beschaffungsgesprächen häufig die erste\nFrage.",[11,92,94],{"id":93},"die-vier-wege","Die vier Wege",[96,97,98,106,112,118],"ul",{},[99,100,101,105],"li",{},[102,103,104],"strong",{},"Über unsere Infrastruktur."," Der einfachste Weg, mit Zustell-Tracking je\nRechnung. Sinnvoll für den Anfang und für alles, was keine eigene Domain\nbraucht.",[99,107,108,111],{},[102,109,110],{},"Unter Ihrer eigenen Domain."," Sie hinterlegen DNS-Einträge, wir versenden\nDKIM-signiert in Ihrem Namen. Der Empfänger sieht Ihre Adresse. Ab dem\nBusiness-Tarif.",[99,113,114,117],{},[102,115,116],{},"Über Ihr Microsoft 365."," Die Rechnung geht aus Ihrem Postfach hinaus und\nliegt danach in Ihrem Gesendet-Ordner wie jede andere Mail. Ab dem\nEnterprise-Tarif.",[99,119,120,123],{},[102,121,122],{},"Über Ihren eigenen SMTP-Server."," Für Häuser mit eigener Mail-Infrastruktur\noder mit einer Vorgabe, dass ausgehende Post das eigene Relay passiert.\nEbenfalls ab Enterprise.",[11,125,127],{"id":126},"was-das-für-die-prüfung-im-einkauf-bedeutet","Was das für die Prüfung im Einkauf bedeutet",[16,129,130,131,37],{},"Bei den beiden letzten Wegen verlässt die Rechnungsmail Ihre Infrastruktur nicht,\nund die Zustellung liegt in Ihrer eigenen Verantwortungskette. Das ist meist der\nPunkt, an dem eine Sicherheitsprüfung ruhig wird. Was sonst noch gefragt wird,\nsteht auf der Seite ",[33,132,48],{"href":47},{"title":53,"searchDepth":54,"depth":54,"links":134},[135,136,137],{"id":86,"depth":57,"text":87},{"id":93,"depth":57,"text":94},{"id":126,"depth":57,"text":127},"Ja. Der Versand läuft wahlweise über Ihr Microsoft 365, Ihren eigenen SMTP-Server, unter Ihrer eigenen Domain per DNS oder über unsere Infrastruktur.",{},330,"\u002Ffragen\u002Fe-rechnung-aus-eigenem-microsoft-365-versenden",{"title":80,"description":138},"E-Rechnung über eigenes Microsoft 365","fragen\u002Fe-rechnung-aus-eigenem-microsoft-365-versenden",[146,147,148],"rechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand","e-rechnungen-aus-word-archivieren-gobd","konvertierung-ohne-eingriff-ins-erp","0s_RyZqJqQ__TSMJQph6MKXJZdlNythG1ZbH6fXvz54",{"id":151,"title":152,"antwort":153,"body":154,"description":224,"draft":61,"extension":62,"kategorie":63,"meta":225,"navigation":65,"order":226,"path":227,"seo":228,"seoTitle":229,"stem":230,"updated":71,"verwandt":231,"__hash__":233},"fragen\u002Ffragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen.md","Kann man aus einer fertigen PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen?","Ja, sofern die PDF die Pflichtangaben tatsächlich enthält. Die Rechnungsdaten werden aus dem Dokument gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr Layout sichtbar bleibt; für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Was nicht auf dem Dokument steht, wird dabei nicht erfunden, sondern zur Freigabe angehalten.",{"type":8,"value":155,"toc":219},[156,160,181,185,188,195,199,211],[11,157,159],{"id":158},"die-drei-schritte","Die drei Schritte",[161,162,163,169,175],"ol",{},[99,164,165,168],{},[102,166,167],{},"Lesen."," Aus der fertigen PDF werden Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte,\nPositionen, Steuersätze und Summen als Felder erfasst.",[99,170,171,174],{},[102,172,173],{},"Prüfen."," Der entstandene Datensatz läuft gegen EN 16931 und die deutschen\nRegeln. Der Prüfbericht wird mitarchiviert, damit später nachvollziehbar ist,\nwas zum Versandzeitpunkt geprüft wurde.",[99,176,177,180],{},[102,178,179],{},"Erzeugen und zustellen."," Ergebnis ist eine ZUGFeRD-Datei (sichtbare\nRechnung plus eingebettete XML) oder eine XRechnung, danach Versand und\nzehn Jahre unveränderbares Archiv.",[11,182,184],{"id":183},"was-der-unterschied-zu-einem-reinen-konverter-ist","Was der Unterschied zu einem reinen Konverter ist",[16,186,187],{},"Ein Formatkonverter setzt strukturierte Daten voraus. Eine gewöhnliche Word-PDF\nhat sie nicht, sie hat Text an Positionen. Der Schritt, der hier zählt, ist\ndeshalb das Auslesen, und der ist nur so gut wie das Dokument.",[16,189,190,191,194],{},"Deshalb gilt hier die härteste Regel des ganzen Verfahrens: ",[102,192,193],{},"Was ins XML soll,\nmuss auf dem Dokument stehen."," Fehlt eine Pflichtangabe, wird sie nicht aus\nStammdaten ergänzt und nicht plausibel geraten, sondern die Rechnung wird\nangehalten. Alles andere würde eine formal gültige Rechnung mit falschem Inhalt\nerzeugen, und das ist schlimmer als eine, die auffällt.",[11,196,198],{"id":197},"selbst-ausprobieren","Selbst ausprobieren",[16,200,201,202,206,207,37],{},"Die ",[33,203,205],{"href":204},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-zugferd","Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD"," macht genau diese drei\nSchritte, kostenlos und ohne Konto. Sie sehen unmittelbar, welche Angaben Ihre\nVorlage liefert. Für Behördenrechnungen gibt es dieselbe Strecke als\n",[33,208,210],{"href":209},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-xrechnung","PDF zu XRechnung",[16,212,213,214,218],{},"Hinweis zur Abgrenzung: Der ",[33,215,217],{"href":216},"\u002Ftools\u002Fvalidieren","Validator"," prüft eine bereits\nstrukturierte Datei, also eine XRechnung-XML oder eine ZUGFeRD-PDF. Eine\ngewöhnliche Word-PDF findet dort kein Profil. Für den Vorlagen-Check ist die\nUmwandlung der richtige Weg, nicht der Validator.",{"title":53,"searchDepth":54,"depth":54,"links":220},[221,222,223],{"id":158,"depth":57,"text":159},{"id":183,"depth":57,"text":184},{"id":197,"depth":57,"text":198},"Ja, wenn die PDF alle Pflichtangaben enthält. Die Daten werden ausgelesen, gegen EN 16931 geprüft und zu ZUGFeRD oder XRechnung zusammengesetzt.",{},310,"\u002Ffragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen",{"title":152,"description":224},"Aus PDF-Rechnung eine E-Rechnung erzeugen","fragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen",[232,75,146],"welche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","yvF_R1WpvyK-SQC_KqJw3OVsyJzTal_aBYfqMvzZrn4",{"id":235,"title":236,"antwort":237,"body":238,"description":292,"draft":61,"extension":62,"kategorie":293,"meta":294,"navigation":65,"order":295,"path":296,"seo":297,"seoTitle":298,"stem":299,"updated":71,"verwandt":300,"__hash__":302},"fragen\u002Ffragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist.md","Was passiert, wenn eine PDF-Rechnung nicht sauber konvertierbar ist?","Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Angabe des fehlenden Feldes. Jede erzeugte Rechnung läuft außerdem gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenem Inhalt wäre schlimmer als eine, die auffällt.",{"type":8,"value":239,"toc":287},[240,244,247,250,254,257,271,278,282],[11,241,243],{"id":242},"warum-nicht-einfach-ergänzt-wird","Warum nicht einfach ergänzt wird",[16,245,246],{},"Es wäre technisch leicht, ein fehlendes Leistungsdatum durch das Rechnungsdatum\nzu ersetzen oder eine fehlende Steuernummer aus den Stammdaten nachzuziehen. Wir\ntun es bewusst nicht. Eine Rechnung, die die Prüfung besteht, aber eine Angabe\nträgt, die so nicht auf dem Dokument stand, ist im Zweifel schlechter als eine,\ndie zurückgehalten wird: Sie fällt niemandem auf, bis sie jemandem auffällt.",[16,248,249],{},"Die Regel lautet deshalb: Was ins XML soll, muss auf dem Dokument stehen.",[11,251,253],{"id":252},"was-sie-stattdessen-sehen","Was Sie stattdessen sehen",[16,255,256],{},"Die Rechnung landet in der Freigabe, mit dem Hinweis, welche Angabe fehlt oder\nmehrdeutig ist. Sie haben zwei Wege:",[161,258,259,265],{},[99,260,261,264],{},[102,262,263],{},"Angabe ergänzen und erneut einliefern."," Wenn das Feld auf der Rechnung\nfehlt, gehört es dorthin, nicht in ein Nachtragsformular.",[99,266,267,270],{},[102,268,269],{},"Angabe freigeben."," Wo die Information eindeutig ist, das Dokument sie nur\nungünstig darstellt, bestätigen Sie sie einmal und die Rechnung läuft weiter.",[16,272,273,274,37],{},"Häuft sich derselbe Hinweis, liegt es an der Vorlage, nicht an der einzelnen\nRechnung. Dann ist eine Änderung an der Vorlage die dauerhafte Lösung, siehe\n",[33,275,277],{"href":276},"\u002Ffragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","Welche Angaben eine Word-Vorlage enthalten muss",[11,279,281],{"id":280},"und-wenn-die-verarbeitung-selbst-stockt","Und wenn die Verarbeitung selbst stockt",[16,283,284,285,37],{},"Der Ablauf ist asynchron. Eine Störung verzögert die Verarbeitung, sie verwirft\nnichts: Die Rechnung bleibt in der Warteschlange und wird später konvertiert und\nversendet. Nichts geht dabei verloren, und nichts geht ungeprüft hinaus. Was\nsonst noch zur Verarbeitung zugesagt wird, steht auf der Seite\n",[33,286,48],{"href":47},{"title":53,"searchDepth":54,"depth":54,"links":288},[289,290,291],{"id":242,"depth":57,"text":243},{"id":252,"depth":57,"text":253},{"id":280,"depth":57,"text":281},"Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Hinweis auf das fehlende Feld.","Praxis",{},420,"\u002Ffragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist",{"title":236,"description":292},"PDF nicht konvertierbar: was dann passiert","fragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist",[232,74,301],"muessen-die-fachabteilungen-geschult-werden","X5vJWg21ARNiHBFO3LvLrnQjawx-yBXoaoOH0Ilmzms",{"id":304,"title":305,"antwort":306,"body":307,"description":372,"draft":61,"extension":62,"kategorie":63,"meta":373,"navigation":65,"order":374,"path":375,"seo":376,"seoTitle":377,"stem":378,"updated":71,"verwandt":379,"__hash__":380},"fragen\u002Ffragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand.md","Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung, ohne einen Schritt mehr?","Vollautomatisch über die REST-API oder über einen Power-Automate-Flow, der einen SharePoint- oder Teams-Ordner beobachtet und jede neue PDF einliefert; die Flow-Vorlage stellen wir bereit. Beide Wege laufen ohne Zutun der Fachabteilung. Wer ohne IT-Beteiligung anfangen will, schickt die Rechnung per Mail an die Versandadresse oder setzt sie in CC, einzelne Belege gehen auch per Upload im Browser.",{"type":8,"value":308,"toc":367},[309,313,329,335,341,347,351,354,357,361],[11,310,312],{"id":311},"die-wege-nach-automatisierungsgrad","Die Wege, nach Automatisierungsgrad",[16,314,315,318,319,323,324,328],{},[102,316,317],{},"REST-API."," Der vollautomatische Weg aus dem eigenen System heraus: PDF\nübergeben, Konvertierungs-ID zurückbekommen, Status abfragen, XML, PDF und\nValidierungsbericht abholen. Die Doku samt Schlüsselverwaltung steht offen unter\n",[33,320,322],{"href":321},"\u002Fentwickler","Entwickler",", der Weg ist ausführlich beschrieben in\n",[33,325,327],{"href":326},"\u002Fblog\u002Fe-rechnung-per-api-aus-pdf","E-Rechnung per API aus PDF",". Die API ist ab\ndem Business-Tarif verfügbar.",[16,330,331,334],{},[102,332,333],{},"Power-Automate-Flow auf einen Ordner."," Der Flow beobachtet einen SharePoint-\noder Teams-Ordner und liefert jede neue PDF ein. Die Fachabteilung legt ihre\nRechnung dort ab, wo sie sie ohnehin ablegt, und macht sonst nichts. Die Vorlage\nfür den Flow stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den\nWeg per Mail.",[16,336,337,340],{},[102,338,339],{},"Mail an die Versandadresse oder CC in die Rechnungsmail."," Die Fachabteilung\nverschickt ihre Rechnung wie bisher und setzt eine Adresse in CC. Keine\nIT-Beteiligung, keine Umstellung im Ablauf, am selben Tag einsatzbereit.",[16,342,343,346],{},[102,344,345],{},"Upload im Browser."," Für einzelne Belege und für die Übergangszeit, solange der\nautomatische Weg noch nicht steht.",[11,348,350],{"id":349},"welcher-weg-wann-passt","Welcher Weg wann passt",[16,352,353],{},"Die Wahl hängt weniger am Volumen als daran, wo die fertige Rechnung heute\nlandet. Liegt sie ohnehin in einem gemeinsamen Ordner, ist der Flow der\nunauffälligste Weg. Entsteht sie in einem System mit Schnittstelle, ist es die\nAPI. Geht sie direkt aus dem Postfach eines Kollegen hinaus, ist es der CC.",[16,355,356],{},"Sinnvoll ist, klein anzufangen: mit Mail oder CC starten, damit die Strecke steht\nund geprüft ist, und den automatischen Weg danach nachziehen. Die Konvertierung\ndahinter ist in allen Fällen dieselbe.",[11,358,360],{"id":359},"was-die-fachabteilung-davon-merkt","Was die Fachabteilung davon merkt",[16,362,363,364,37],{},"Im Regelfall nichts. Sichtbar wird die Schicht nur dort, wo eine Rechnung\nangehalten wird, weil eine Pflichtangabe fehlt. Genau das ist beabsichtigt:\n",[33,365,366],{"href":296},"Was passiert, wenn eine PDF nicht sauber konvertierbar ist",{"title":53,"searchDepth":54,"depth":54,"links":368},[369,370,371],{"id":311,"depth":57,"text":312},{"id":349,"depth":57,"text":350},{"id":359,"depth":57,"text":360},"Über REST-API oder einen Power-Automate-Flow, der einen Ordner beobachtet. Beides läuft ohne Zutun der Fachabteilung. Daneben stehen Mail, CC und Upload im Browser.",{},320,"\u002Ffragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand",{"title":305,"description":372},"Rechnungen automatisch einliefern","fragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand",[148,73,301],"HEMysiU2smMGH_Ktyl1m5gBmqaiOJb8qkbV7N0jK4MU",1788132882942]