[{"data":1,"prerenderedAt":414},["ShallowReactive",2],{"frage-muessen-die-fachabteilungen-geschult-werden":3,"frage-verwandt-muessen-die-fachabteilungen-geschult-werden":97},{"id":4,"title":5,"antwort":6,"body":7,"description":80,"draft":81,"extension":82,"kategorie":83,"meta":84,"navigation":85,"order":86,"path":87,"seo":88,"seoTitle":89,"stem":90,"updated":91,"verwandt":92,"__hash__":96},"fragen\u002Ffragen\u002Fmuessen-die-fachabteilungen-geschult-werden.md","Müssen die Fachabteilungen für die E-Rechnung geschult werden?","Wenn die Rechnung weiter dort entsteht, wo sie heute entsteht, ist der Schulungsbedarf klein. Zu erklären sind genau zwei Dinge: wohin die fertige Rechnung geht, und was zu tun ist, wenn eine wegen einer fehlenden Angabe angehalten wird. Beides passt auf eine Seite. Aufwendig wird es nur, wenn die Fachabteilung auf ein neues Rechnungsprogramm umziehen soll.",{"type":8,"value":9,"toc":72},"minimark",[10,15,19,36,40,46,52,56,65],[11,12,14],"h2",{"id":13},"warum-der-schulungsaufwand-von-der-lösung-abhängt-nicht-vom-gesetz","Warum der Schulungsaufwand von der Lösung abhängt, nicht vom Gesetz",[16,17,18],"p",{},"Die E-Rechnungspflicht verlangt kein neues Wissen von der Person, die eine\nRechnung schreibt. Sie verlangt ein anderes Dateiformat am Ende der Strecke. Wie\nviel geschult werden muss, entscheidet sich deshalb daran, wo Sie eingreifen:",[20,21,22,30],"ul",{},[23,24,25,29],"li",{},[26,27,28],"strong",{},"Konvertierung hinter dem fertigen Beleg:"," Die Vorlage bleibt, der Ablauf\nbleibt, geschult wird der Weg der Datei.",[23,31,32,35],{},[26,33,34],{},"Neues Rechnungsprogramm für die Restmenge:"," Neue Masken, neue Stammdaten,\nneue Nummernkreise. Das ist eine echte Einführung, und es ist der Punkt, an dem\nsolche Projekte am häufigsten stocken.",[11,37,39],{"id":38},"die-zwei-dinge-die-wirklich-erklärt-werden-müssen","Die zwei Dinge, die wirklich erklärt werden müssen",[16,41,42,45],{},[26,43,44],{},"Erstens: wohin die fertige Rechnung geht."," Je nach Einlieferungsweg ist das\ngar nichts (die Rechnung liegt wie bisher im beobachteten Ordner), eine Adresse\nin CC, oder ein Upload. Der unauffälligste Weg ist der beste, weil er am\nwenigsten erklärt werden muss.",[16,47,48,51],{},[26,49,50],{},"Zweitens: was bei einer angehaltenen Rechnung zu tun ist."," Wenn eine\nPflichtangabe fehlt, geht die Rechnung nicht still hinaus, sondern in die\nFreigabe. Wer sich darum kümmert und wie, sollte vorher festgelegt sein, sonst\nbleibt die erste angehaltene Rechnung zwei Wochen liegen.",[11,53,55],{"id":54},"was-sich-lohnt-bevor-es-losgeht","Was sich lohnt, bevor es losgeht",[16,57,58,59,64],{},"Bessern Sie die Vorlagen einmal nach, statt jede Rechnung einzeln zu korrigieren.\nWenn die Vorlage Leistungszeitraum, Steuersatz je Position und eindeutige\nZahlungsbedingungen liefert, kommen kaum Rückfragen an die Fachabteilung zurück.\nWelche Felder das im Einzelnen sind, steht in\n",[60,61,63],"a",{"href":62},"\u002Ffragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","Welche Angaben eine Word-Vorlage enthalten muss",".",[16,66,67,68,64],{},"Wer den Ablauf im Ganzen durchgehen will, findet ihn in\n",[60,69,71],{"href":70},"\u002Fblog\u002Fmanuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht","Manuell erstellte Rechnungen und die E-Rechnungspflicht",{"title":73,"searchDepth":74,"depth":74,"links":75},"",3,[76,78,79],{"id":13,"depth":77,"text":14},2,{"id":38,"depth":77,"text":39},{"id":54,"depth":77,"text":55},"Wenn die Rechnung weiter dort entsteht, wo sie heute entsteht, kaum. Zu erklären sind der Weg der fertigen Rechnung und der Fall einer Freigabe.",false,"md","Praxis",{},true,440,"\u002Ffragen\u002Fmuessen-die-fachabteilungen-geschult-werden",{"title":5,"description":80},"Müssen Fachabteilungen geschult werden?","fragen\u002Fmuessen-die-fachabteilungen-geschult-werden","2026-08-31",[93,94,95],"wenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist","rechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand","branchensoftware-kann-keine-e-rechnung","qU7_6Xk7komb4mo4XhzaXPylQ54H-g49sMosOqECKfk",[98,169,250,324],{"id":99,"title":100,"antwort":101,"body":102,"description":157,"draft":81,"extension":82,"kategorie":83,"meta":158,"navigation":85,"order":159,"path":160,"seo":161,"seoTitle":162,"stem":163,"updated":91,"verwandt":164,"__hash__":168},"fragen\u002Ffragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist.md","Was passiert, wenn eine PDF-Rechnung nicht sauber konvertierbar ist?","Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Angabe des fehlenden Feldes. Jede erzeugte Rechnung läuft außerdem gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenem Inhalt wäre schlimmer als eine, die auffällt.",{"type":8,"value":103,"toc":152},[104,108,111,114,118,121,136,141,145],[11,105,107],{"id":106},"warum-nicht-einfach-ergänzt-wird","Warum nicht einfach ergänzt wird",[16,109,110],{},"Es wäre technisch leicht, ein fehlendes Leistungsdatum durch das Rechnungsdatum\nzu ersetzen oder eine fehlende Steuernummer aus den Stammdaten nachzuziehen. Wir\ntun es bewusst nicht. Eine Rechnung, die die Prüfung besteht, aber eine Angabe\nträgt, die so nicht auf dem Dokument stand, ist im Zweifel schlechter als eine,\ndie zurückgehalten wird: Sie fällt niemandem auf, bis sie jemandem auffällt.",[16,112,113],{},"Die Regel lautet deshalb: Was ins XML soll, muss auf dem Dokument stehen.",[11,115,117],{"id":116},"was-sie-stattdessen-sehen","Was Sie stattdessen sehen",[16,119,120],{},"Die Rechnung landet in der Freigabe, mit dem Hinweis, welche Angabe fehlt oder\nmehrdeutig ist. Sie haben zwei Wege:",[122,123,124,130],"ol",{},[23,125,126,129],{},[26,127,128],{},"Angabe ergänzen und erneut einliefern."," Wenn das Feld auf der Rechnung\nfehlt, gehört es dorthin, nicht in ein Nachtragsformular.",[23,131,132,135],{},[26,133,134],{},"Angabe freigeben."," Wo die Information eindeutig ist, das Dokument sie nur\nungünstig darstellt, bestätigen Sie sie einmal und die Rechnung läuft weiter.",[16,137,138,139,64],{},"Häuft sich derselbe Hinweis, liegt es an der Vorlage, nicht an der einzelnen\nRechnung. Dann ist eine Änderung an der Vorlage die dauerhafte Lösung, siehe\n",[60,140,63],{"href":62},[11,142,144],{"id":143},"und-wenn-die-verarbeitung-selbst-stockt","Und wenn die Verarbeitung selbst stockt",[16,146,147,148,64],{},"Der Ablauf ist asynchron. Eine Störung verzögert die Verarbeitung, sie verwirft\nnichts: Die Rechnung bleibt in der Warteschlange und wird später konvertiert und\nversendet. Nichts geht dabei verloren, und nichts geht ungeprüft hinaus. Was\nsonst noch zur Verarbeitung zugesagt wird, steht auf der Seite\n",[60,149,151],{"href":150},"\u002Fsicherheit","Sicherheit und Aufbewahrung",{"title":73,"searchDepth":74,"depth":74,"links":153},[154,155,156],{"id":106,"depth":77,"text":107},{"id":116,"depth":77,"text":117},{"id":143,"depth":77,"text":144},"Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Hinweis auf das fehlende Feld.",{},420,"\u002Ffragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist",{"title":100,"description":157},"PDF nicht konvertierbar: was dann passiert","fragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist",[165,166,167],"welche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","aus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen","muessen-die-fachabteilungen-geschult-werden","X5vJWg21ARNiHBFO3LvLrnQjawx-yBXoaoOH0Ilmzms",{"id":170,"title":171,"antwort":172,"body":173,"description":238,"draft":81,"extension":82,"kategorie":239,"meta":240,"navigation":85,"order":241,"path":242,"seo":243,"seoTitle":244,"stem":245,"updated":91,"verwandt":246,"__hash__":249},"fragen\u002Ffragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand.md","Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung, ohne einen Schritt mehr?","Vollautomatisch über die REST-API oder über einen Power-Automate-Flow, der einen SharePoint- oder Teams-Ordner beobachtet und jede neue PDF einliefert; die Flow-Vorlage stellen wir bereit. Beide Wege laufen ohne Zutun der Fachabteilung. Wer ohne IT-Beteiligung anfangen will, schickt die Rechnung per Mail an die Versandadresse oder setzt sie in CC, einzelne Belege gehen auch per Upload im Browser.",{"type":8,"value":174,"toc":233},[175,179,195,201,207,213,217,220,223,227],[11,176,178],{"id":177},"die-wege-nach-automatisierungsgrad","Die Wege, nach Automatisierungsgrad",[16,180,181,184,185,189,190,194],{},[26,182,183],{},"REST-API."," Der vollautomatische Weg aus dem eigenen System heraus: PDF\nübergeben, Konvertierungs-ID zurückbekommen, Status abfragen, XML, PDF und\nValidierungsbericht abholen. Die Doku samt Schlüsselverwaltung steht offen unter\n",[60,186,188],{"href":187},"\u002Fentwickler","Entwickler",", der Weg ist ausführlich beschrieben in\n",[60,191,193],{"href":192},"\u002Fblog\u002Fe-rechnung-per-api-aus-pdf","E-Rechnung per API aus PDF",". Die API ist ab\ndem Business-Tarif verfügbar.",[16,196,197,200],{},[26,198,199],{},"Power-Automate-Flow auf einen Ordner."," Der Flow beobachtet einen SharePoint-\noder Teams-Ordner und liefert jede neue PDF ein. Die Fachabteilung legt ihre\nRechnung dort ab, wo sie sie ohnehin ablegt, und macht sonst nichts. Die Vorlage\nfür den Flow stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den\nWeg per Mail.",[16,202,203,206],{},[26,204,205],{},"Mail an die Versandadresse oder CC in die Rechnungsmail."," Die Fachabteilung\nverschickt ihre Rechnung wie bisher und setzt eine Adresse in CC. Keine\nIT-Beteiligung, keine Umstellung im Ablauf, am selben Tag einsatzbereit.",[16,208,209,212],{},[26,210,211],{},"Upload im Browser."," Für einzelne Belege und für die Übergangszeit, solange der\nautomatische Weg noch nicht steht.",[11,214,216],{"id":215},"welcher-weg-wann-passt","Welcher Weg wann passt",[16,218,219],{},"Die Wahl hängt weniger am Volumen als daran, wo die fertige Rechnung heute\nlandet. Liegt sie ohnehin in einem gemeinsamen Ordner, ist der Flow der\nunauffälligste Weg. Entsteht sie in einem System mit Schnittstelle, ist es die\nAPI. Geht sie direkt aus dem Postfach eines Kollegen hinaus, ist es der CC.",[16,221,222],{},"Sinnvoll ist, klein anzufangen: mit Mail oder CC starten, damit die Strecke steht\nund geprüft ist, und den automatischen Weg danach nachziehen. Die Konvertierung\ndahinter ist in allen Fällen dieselbe.",[11,224,226],{"id":225},"was-die-fachabteilung-davon-merkt","Was die Fachabteilung davon merkt",[16,228,229,230,64],{},"Im Regelfall nichts. Sichtbar wird die Schicht nur dort, wo eine Rechnung\nangehalten wird, weil eine Pflichtangabe fehlt. Genau das ist beabsichtigt:\n",[60,231,232],{"href":160},"Was passiert, wenn eine PDF nicht sauber konvertierbar ist",{"title":73,"searchDepth":74,"depth":74,"links":234},[235,236,237],{"id":177,"depth":77,"text":178},{"id":215,"depth":77,"text":216},{"id":225,"depth":77,"text":226},"Über REST-API oder einen Power-Automate-Flow, der einen Ordner beobachtet. Beides läuft ohne Zutun der Fachabteilung. Daneben stehen Mail, CC und Upload im Browser.","Umsetzung",{},320,"\u002Ffragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand",{"title":171,"description":238},"Rechnungen automatisch einliefern","fragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand",[247,248,167],"konvertierung-ohne-eingriff-ins-erp","e-rechnung-aus-eigenem-microsoft-365-versenden","HEMysiU2smMGH_Ktyl1m5gBmqaiOJb8qkbV7N0jK4MU",{"id":251,"title":252,"antwort":253,"body":254,"description":313,"draft":81,"extension":82,"kategorie":314,"meta":315,"navigation":85,"order":316,"path":317,"seo":318,"seoTitle":319,"stem":320,"updated":91,"verwandt":321,"__hash__":323},"fragen\u002Ffragen\u002Fbranchensoftware-kann-keine-e-rechnung.md","Müssen wir die Branchensoftware wechseln, wenn sie keine E-Rechnung kann?","Nein. Ein Systemwechsel ist der teuerste denkbare Weg, ein Formatproblem zu lösen, und er trifft dabei alles, was an Ihrer Branchensoftware gut funktioniert: Kalkulation, Aufmaß, Stammdaten, Terminplanung. Die strukturierten Daten lassen sich hinter der fertigen Rechnung erzeugen, ohne dass die Software etwas davon merkt.",{"type":8,"value":255,"toc":308},[256,260,280,283,287,290,293,297,300],[11,257,259],{"id":258},"die-drei-angebote-die-sie-stattdessen-bekommen","Die drei Angebote, die Sie stattdessen bekommen",[20,261,262,268,274],{},[23,263,264,267],{},[26,265,266],{},"Ein Modul des Herstellers."," Wenn es existiert und bezahlbar ist, ist es der\nsaubere Weg. Häufig kostet es allerdings einen vierstelligen Betrag plus\nlaufende Wartung, und für ältere Versionsstände gibt es es gar nicht.",[23,269,270,273],{},[26,271,272],{},"Ein Versionssprung."," Der Hersteller rüstet die E-Rechnung nur in der\naktuellen Generation nach. Dann hängt an einem Formatthema plötzlich ein\nMigrationsprojekt samt Datenübernahme und Schulung.",[23,275,276,279],{},[26,277,278],{},"Ein Systemwechsel."," Der große Schnitt, oft empfohlen, selten verhältnismäßig.",[16,281,282],{},"Wenn keines davon passt, bleibt Ihre Rechnung in der Branchensoftware oder in\nWord, und die Frage ist nur noch, was danach passiert.",[11,284,286],{"id":285},"was-eine-konvertierung-dahinter-tut","Was eine Konvertierung dahinter tut",[16,288,289],{},"Sie setzt an dem Punkt an, an dem die Rechnung fertig ist, also bei der PDF. Aus\ndem Dokument werden die Rechnungsdaten gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen\nRegeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr gewohntes\nLayout sichtbar bleibt. Für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung.\nAnschließend wird zugestellt und zehn Jahre unveränderbar archiviert.",[16,291,292],{},"Für die Software davor ändert sich nichts. Sie druckt weiter dieselbe PDF.",[11,294,296],{"id":295},"wann-ein-wechsel-trotzdem-richtig-ist","Wann ein Wechsel trotzdem richtig ist",[16,298,299],{},"Wenn die Software auch sonst nicht mehr trägt: fehlende Updates, kein Support\nmehr, ein Datenmodell, das an Ihren heutigen Abläufen vorbeigeht. Dann ist die\nE-Rechnung der Anlass, nicht der Grund. Das ist eine Entscheidung über Ihr\nSystem, keine über ein Dateiformat.",[16,301,302,303,307],{},"Prüfen lässt sich der pragmatische Weg in wenigen Minuten: eine typische Rechnung\ndurch die ",[60,304,306],{"href":305},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-zugferd","Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD"," schicken und\nansehen, was die Prüfung meldet.",{"title":73,"searchDepth":74,"depth":74,"links":309},[310,311,312],{"id":258,"depth":77,"text":259},{"id":285,"depth":77,"text":286},{"id":295,"depth":77,"text":296},"Nein. Ein Systemwechsel ist der teuerste Weg zu einem Formatproblem. Die Konvertierung lässt sich hinter die fertige Rechnung setzen.","Systeme",{},220,"\u002Ffragen\u002Fbranchensoftware-kann-keine-e-rechnung",{"title":252,"description":313},"Branchensoftware ohne E-Rechnung: wechseln?","fragen\u002Fbranchensoftware-kann-keine-e-rechnung",[166,322,167],"zweite-rechnungssoftware-neben-dem-erp","IY1Pm7f8_EeGpcGqHbkYicjFp3u-an8R70VPgt6sKDE",{"id":325,"title":326,"antwort":327,"body":328,"description":405,"draft":81,"extension":82,"kategorie":83,"meta":406,"navigation":85,"order":407,"path":62,"seo":408,"seoTitle":409,"stem":410,"updated":91,"verwandt":411,"__hash__":413},"fragen\u002Ffragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten.md","Welche Angaben muss eine Word-Vorlage enthalten, damit daraus eine E-Rechnung wird?","Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und zusätzlich die Felder, die EN 16931 verlangt. Die vier Lücken, an denen gewachsene Vorlagen am häufigsten scheitern, sind ein fehlender Leistungszeitraum, Skonto und Zahlungsziel nur als Freitext, ein Steuersatz, der sich nicht eindeutig einer Position zuordnen lässt, und Summen, die durch Rundung nicht aufgehen.",{"type":8,"value":329,"toc":399},[330,334,337,340,344,370,374,381,385,391],[11,331,333],{"id":332},"die-pflichtangaben-die-ohnehin-draufstehen-sollten","Die Pflichtangaben, die ohnehin draufstehen sollten",[16,335,336],{},"Vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder\nUmsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende\nRechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Entgelt nach\nSteuersätzen aufgeschlüsselt, der Steuerbetrag und, wo einschlägig, der Hinweis\nauf eine Steuerbefreiung oder auf die Steuerschuldnerschaft des\nLeistungsempfängers.",[16,338,339],{},"Diese Liste ist keine Neuerung. Sie steht seit jeher in § 14 UStG, wird von einer\nVorlage aber gerne halb erfüllt, weil ein Mensch am anderen Ende die Lücken bisher\nstillschweigend ausgeglichen hat.",[11,341,343],{"id":342},"die-vier-lücken-die-in-der-praxis-auffallen","Die vier Lücken, die in der Praxis auffallen",[20,345,346,352,358,364],{},[23,347,348,351],{},[26,349,350],{},"Leistungszeitraum oder Leistungsdatum."," Auf vielen Vorlagen steht nur das\nRechnungsdatum. EN 16931 will wissen, wann geleistet wurde.",[23,353,354,357],{},[26,355,356],{},"Zahlungsbedingungen als Freitext."," „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von\n10 Tagen\" ist für einen Menschen eindeutig und für ein Feld nicht. Besser:\nFälligkeitsdatum und Skontosatz als eigene Angaben.",[23,359,360,363],{},[26,361,362],{},"Steuersatz ohne Zuordnung."," Wenn eine Rechnung 19 % und 7 % mischt, muss\njede Position ihren Satz tragen, nicht nur die Summenzeile.",[23,365,366,369],{},[26,367,368],{},"Summen, die nicht aufgehen."," Positionssummen, Netto, Steuer und Brutto\nmüssen rechnerisch zusammenpassen. Bei kaufmännisch gerundeten Einzelpreisen\nweicht das Ergebnis oft um einen Cent ab, und die Prüfregeln akzeptieren das\nnicht.",[11,371,373],{"id":372},"was-sie-zusätzlich-brauchen-wenn-die-rechnung-an-eine-behörde-geht","Was Sie zusätzlich brauchen, wenn die Rechnung an eine Behörde geht",[16,375,376,377,64],{},"Die Leitweg-ID des Empfängers und eine Kontaktangabe. Beides steht auf einer\ngewöhnlichen Vorlage selten. Siehe\n",[60,378,380],{"href":379},"\u002Ffragen\u002Fbrauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format","Brauchen wir für Behörden ein zweites Format",[11,382,384],{"id":383},"der-vorlagen-check-in-zwei-minuten","Der Vorlagen-Check in zwei Minuten",[16,386,387,388,390],{},"Schicken Sie eine typische Rechnung durch die\n",[60,389,306],{"href":305},". Die erzeugte E-Rechnung\nwird dabei gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft, und die Meldungen\nsagen Ihnen genau, welches Feld fehlt. Einmal die Vorlage nachbessern, und alle\nkünftigen Rechnungen aus dieser Vorlage laufen durch.",[16,392,393,394,398],{},"Was hinter den Regelcodes in den Meldungen steht, können Sie im\n",[60,395,397],{"href":396},"\u002Fe-rechnung-fehler","Fehler-Lexikon"," nachschlagen.",{"title":73,"searchDepth":74,"depth":74,"links":400},[401,402,403,404],{"id":332,"depth":77,"text":333},{"id":342,"depth":77,"text":343},{"id":372,"depth":77,"text":373},{"id":383,"depth":77,"text":384},"Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG plus die Felder aus EN 16931: Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen, Steuersatz je Position, aufgehende Summen.",{},410,{"title":326,"description":405},"Word-Vorlage: Pflichtfelder der E-Rechnung","fragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten",[93,166,412],"muessen-word-und-excel-rechnungen-e-rechnungen-sein","fRDjxux6fIIwrxDABMnaMm-onnBovl2KGxpTqidekRs",1788132883163]