[{"data":1,"prerenderedAt":422},["ShallowReactive",2],{"frage-wenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist":3,"frage-verwandt-wenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist":91},{"id":4,"title":5,"antwort":6,"body":7,"description":74,"draft":75,"extension":76,"kategorie":77,"meta":78,"navigation":79,"order":80,"path":81,"seo":82,"seoTitle":83,"stem":84,"updated":85,"verwandt":86,"__hash__":90},"fragen\u002Ffragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist.md","Was passiert, wenn eine PDF-Rechnung nicht sauber konvertierbar ist?","Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Angabe des fehlenden Feldes. Jede erzeugte Rechnung läuft außerdem gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenem Inhalt wäre schlimmer als eine, die auffällt.",{"type":8,"value":9,"toc":66},"minimark",[10,15,19,22,26,29,46,55,59],[11,12,14],"h2",{"id":13},"warum-nicht-einfach-ergänzt-wird","Warum nicht einfach ergänzt wird",[16,17,18],"p",{},"Es wäre technisch leicht, ein fehlendes Leistungsdatum durch das Rechnungsdatum\nzu ersetzen oder eine fehlende Steuernummer aus den Stammdaten nachzuziehen. Wir\ntun es bewusst nicht. Eine Rechnung, die die Prüfung besteht, aber eine Angabe\nträgt, die so nicht auf dem Dokument stand, ist im Zweifel schlechter als eine,\ndie zurückgehalten wird: Sie fällt niemandem auf, bis sie jemandem auffällt.",[16,20,21],{},"Die Regel lautet deshalb: Was ins XML soll, muss auf dem Dokument stehen.",[11,23,25],{"id":24},"was-sie-stattdessen-sehen","Was Sie stattdessen sehen",[16,27,28],{},"Die Rechnung landet in der Freigabe, mit dem Hinweis, welche Angabe fehlt oder\nmehrdeutig ist. Sie haben zwei Wege:",[30,31,32,40],"ol",{},[33,34,35,39],"li",{},[36,37,38],"strong",{},"Angabe ergänzen und erneut einliefern."," Wenn das Feld auf der Rechnung\nfehlt, gehört es dorthin, nicht in ein Nachtragsformular.",[33,41,42,45],{},[36,43,44],{},"Angabe freigeben."," Wo die Information eindeutig ist, das Dokument sie nur\nungünstig darstellt, bestätigen Sie sie einmal und die Rechnung läuft weiter.",[16,47,48,49,54],{},"Häuft sich derselbe Hinweis, liegt es an der Vorlage, nicht an der einzelnen\nRechnung. Dann ist eine Änderung an der Vorlage die dauerhafte Lösung, siehe\n",[50,51,53],"a",{"href":52},"\u002Ffragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","Welche Angaben eine Word-Vorlage enthalten muss",".",[11,56,58],{"id":57},"und-wenn-die-verarbeitung-selbst-stockt","Und wenn die Verarbeitung selbst stockt",[16,60,61,62,54],{},"Der Ablauf ist asynchron. Eine Störung verzögert die Verarbeitung, sie verwirft\nnichts: Die Rechnung bleibt in der Warteschlange und wird später konvertiert und\nversendet. Nichts geht dabei verloren, und nichts geht ungeprüft hinaus. Was\nsonst noch zur Verarbeitung zugesagt wird, steht auf der Seite\n",[50,63,65],{"href":64},"\u002Fsicherheit","Sicherheit und Aufbewahrung",{"title":67,"searchDepth":68,"depth":68,"links":69},"",3,[70,72,73],{"id":13,"depth":71,"text":14},2,{"id":24,"depth":71,"text":25},{"id":57,"depth":71,"text":58},"Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Hinweis auf das fehlende Feld.",false,"md","Praxis",{},true,420,"\u002Ffragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist",{"title":5,"description":74},"PDF nicht konvertierbar: was dann passiert","fragen\u002Fwenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist","2026-08-31",[87,88,89],"welche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten","aus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen","muessen-die-fachabteilungen-geschult-werden","X5vJWg21ARNiHBFO3LvLrnQjawx-yBXoaoOH0Ilmzms",[92,186,268,342],{"id":93,"title":94,"antwort":95,"body":96,"description":176,"draft":75,"extension":76,"kategorie":77,"meta":177,"navigation":79,"order":178,"path":52,"seo":179,"seoTitle":180,"stem":181,"updated":85,"verwandt":182,"__hash__":185},"fragen\u002Ffragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten.md","Welche Angaben muss eine Word-Vorlage enthalten, damit daraus eine E-Rechnung wird?","Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und zusätzlich die Felder, die EN 16931 verlangt. Die vier Lücken, an denen gewachsene Vorlagen am häufigsten scheitern, sind ein fehlender Leistungszeitraum, Skonto und Zahlungsziel nur als Freitext, ein Steuersatz, der sich nicht eindeutig einer Position zuordnen lässt, und Summen, die durch Rundung nicht aufgehen.",{"type":8,"value":97,"toc":170},[98,102,105,108,112,139,143,150,154,162],[11,99,101],{"id":100},"die-pflichtangaben-die-ohnehin-draufstehen-sollten","Die Pflichtangaben, die ohnehin draufstehen sollten",[16,103,104],{},"Vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder\nUmsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsdatum, eine fortlaufende\nRechnungsnummer, Menge und Bezeichnung der Leistung, das Entgelt nach\nSteuersätzen aufgeschlüsselt, der Steuerbetrag und, wo einschlägig, der Hinweis\nauf eine Steuerbefreiung oder auf die Steuerschuldnerschaft des\nLeistungsempfängers.",[16,106,107],{},"Diese Liste ist keine Neuerung. Sie steht seit jeher in § 14 UStG, wird von einer\nVorlage aber gerne halb erfüllt, weil ein Mensch am anderen Ende die Lücken bisher\nstillschweigend ausgeglichen hat.",[11,109,111],{"id":110},"die-vier-lücken-die-in-der-praxis-auffallen","Die vier Lücken, die in der Praxis auffallen",[113,114,115,121,127,133],"ul",{},[33,116,117,120],{},[36,118,119],{},"Leistungszeitraum oder Leistungsdatum."," Auf vielen Vorlagen steht nur das\nRechnungsdatum. EN 16931 will wissen, wann geleistet wurde.",[33,122,123,126],{},[36,124,125],{},"Zahlungsbedingungen als Freitext."," „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von\n10 Tagen\" ist für einen Menschen eindeutig und für ein Feld nicht. Besser:\nFälligkeitsdatum und Skontosatz als eigene Angaben.",[33,128,129,132],{},[36,130,131],{},"Steuersatz ohne Zuordnung."," Wenn eine Rechnung 19 % und 7 % mischt, muss\njede Position ihren Satz tragen, nicht nur die Summenzeile.",[33,134,135,138],{},[36,136,137],{},"Summen, die nicht aufgehen."," Positionssummen, Netto, Steuer und Brutto\nmüssen rechnerisch zusammenpassen. Bei kaufmännisch gerundeten Einzelpreisen\nweicht das Ergebnis oft um einen Cent ab, und die Prüfregeln akzeptieren das\nnicht.",[11,140,142],{"id":141},"was-sie-zusätzlich-brauchen-wenn-die-rechnung-an-eine-behörde-geht","Was Sie zusätzlich brauchen, wenn die Rechnung an eine Behörde geht",[16,144,145,146,54],{},"Die Leitweg-ID des Empfängers und eine Kontaktangabe. Beides steht auf einer\ngewöhnlichen Vorlage selten. Siehe\n",[50,147,149],{"href":148},"\u002Ffragen\u002Fbrauchen-wir-fuer-behoerden-ein-zweites-format","Brauchen wir für Behörden ein zweites Format",[11,151,153],{"id":152},"der-vorlagen-check-in-zwei-minuten","Der Vorlagen-Check in zwei Minuten",[16,155,156,157,161],{},"Schicken Sie eine typische Rechnung durch die\n",[50,158,160],{"href":159},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-zugferd","Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD",". Die erzeugte E-Rechnung\nwird dabei gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft, und die Meldungen\nsagen Ihnen genau, welches Feld fehlt. Einmal die Vorlage nachbessern, und alle\nkünftigen Rechnungen aus dieser Vorlage laufen durch.",[16,163,164,165,169],{},"Was hinter den Regelcodes in den Meldungen steht, können Sie im\n",[50,166,168],{"href":167},"\u002Fe-rechnung-fehler","Fehler-Lexikon"," nachschlagen.",{"title":67,"searchDepth":68,"depth":68,"links":171},[172,173,174,175],{"id":100,"depth":71,"text":101},{"id":110,"depth":71,"text":111},{"id":141,"depth":71,"text":142},{"id":152,"depth":71,"text":153},"Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG plus die Felder aus EN 16931: Leistungszeitraum, Zahlungsbedingungen, Steuersatz je Position, aufgehende Summen.",{},410,{"title":94,"description":176},"Word-Vorlage: Pflichtfelder der E-Rechnung","fragen\u002Fwelche-angaben-muss-eine-word-vorlage-enthalten",[183,88,184],"wenn-eine-pdf-rechnung-nicht-konvertierbar-ist","muessen-word-und-excel-rechnungen-e-rechnungen-sein","fRDjxux6fIIwrxDABMnaMm-onnBovl2KGxpTqidekRs",{"id":187,"title":188,"antwort":189,"body":190,"description":257,"draft":75,"extension":76,"kategorie":258,"meta":259,"navigation":79,"order":260,"path":261,"seo":262,"seoTitle":263,"stem":264,"updated":85,"verwandt":265,"__hash__":267},"fragen\u002Ffragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen.md","Kann man aus einer fertigen PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen?","Ja, sofern die PDF die Pflichtangaben tatsächlich enthält. Die Rechnungsdaten werden aus dem Dokument gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr Layout sichtbar bleibt; für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Was nicht auf dem Dokument steht, wird dabei nicht erfunden, sondern zur Freigabe angehalten.",{"type":8,"value":191,"toc":252},[192,196,216,220,223,230,234,244],[11,193,195],{"id":194},"die-drei-schritte","Die drei Schritte",[30,197,198,204,210],{},[33,199,200,203],{},[36,201,202],{},"Lesen."," Aus der fertigen PDF werden Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte,\nPositionen, Steuersätze und Summen als Felder erfasst.",[33,205,206,209],{},[36,207,208],{},"Prüfen."," Der entstandene Datensatz läuft gegen EN 16931 und die deutschen\nRegeln. Der Prüfbericht wird mitarchiviert, damit später nachvollziehbar ist,\nwas zum Versandzeitpunkt geprüft wurde.",[33,211,212,215],{},[36,213,214],{},"Erzeugen und zustellen."," Ergebnis ist eine ZUGFeRD-Datei (sichtbare\nRechnung plus eingebettete XML) oder eine XRechnung, danach Versand und\nzehn Jahre unveränderbares Archiv.",[11,217,219],{"id":218},"was-der-unterschied-zu-einem-reinen-konverter-ist","Was der Unterschied zu einem reinen Konverter ist",[16,221,222],{},"Ein Formatkonverter setzt strukturierte Daten voraus. Eine gewöhnliche Word-PDF\nhat sie nicht, sie hat Text an Positionen. Der Schritt, der hier zählt, ist\ndeshalb das Auslesen, und der ist nur so gut wie das Dokument.",[16,224,225,226,229],{},"Deshalb gilt hier die härteste Regel des ganzen Verfahrens: ",[36,227,228],{},"Was ins XML soll,\nmuss auf dem Dokument stehen."," Fehlt eine Pflichtangabe, wird sie nicht aus\nStammdaten ergänzt und nicht plausibel geraten, sondern die Rechnung wird\nangehalten. Alles andere würde eine formal gültige Rechnung mit falschem Inhalt\nerzeugen, und das ist schlimmer als eine, die auffällt.",[11,231,233],{"id":232},"selbst-ausprobieren","Selbst ausprobieren",[16,235,236,237,239,240,54],{},"Die ",[50,238,160],{"href":159}," macht genau diese drei\nSchritte, kostenlos und ohne Konto. Sie sehen unmittelbar, welche Angaben Ihre\nVorlage liefert. Für Behördenrechnungen gibt es dieselbe Strecke als\n",[50,241,243],{"href":242},"\u002Ftools\u002Fpdf-zu-xrechnung","PDF zu XRechnung",[16,245,246,247,251],{},"Hinweis zur Abgrenzung: Der ",[50,248,250],{"href":249},"\u002Ftools\u002Fvalidieren","Validator"," prüft eine bereits\nstrukturierte Datei, also eine XRechnung-XML oder eine ZUGFeRD-PDF. Eine\ngewöhnliche Word-PDF findet dort kein Profil. Für den Vorlagen-Check ist die\nUmwandlung der richtige Weg, nicht der Validator.",{"title":67,"searchDepth":68,"depth":68,"links":253},[254,255,256],{"id":194,"depth":71,"text":195},{"id":218,"depth":71,"text":219},{"id":232,"depth":71,"text":233},"Ja, wenn die PDF alle Pflichtangaben enthält. Die Daten werden ausgelesen, gegen EN 16931 geprüft und zu ZUGFeRD oder XRechnung zusammengesetzt.","Umsetzung",{},310,"\u002Ffragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen",{"title":188,"description":257},"Aus PDF-Rechnung eine E-Rechnung erzeugen","fragen\u002Faus-einer-pdf-rechnung-eine-e-rechnung-machen",[87,183,266],"rechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand","yvF_R1WpvyK-SQC_KqJw3OVsyJzTal_aBYfqMvzZrn4",{"id":269,"title":270,"antwort":271,"body":272,"description":332,"draft":75,"extension":76,"kategorie":77,"meta":333,"navigation":79,"order":334,"path":335,"seo":336,"seoTitle":337,"stem":338,"updated":85,"verwandt":339,"__hash__":341},"fragen\u002Ffragen\u002Fmuessen-die-fachabteilungen-geschult-werden.md","Müssen die Fachabteilungen für die E-Rechnung geschult werden?","Wenn die Rechnung weiter dort entsteht, wo sie heute entsteht, ist der Schulungsbedarf klein. Zu erklären sind genau zwei Dinge: wohin die fertige Rechnung geht, und was zu tun ist, wenn eine wegen einer fehlenden Angabe angehalten wird. Beides passt auf eine Seite. Aufwendig wird es nur, wenn die Fachabteilung auf ein neues Rechnungsprogramm umziehen soll.",{"type":8,"value":273,"toc":327},[274,278,281,295,299,305,311,315,320],[11,275,277],{"id":276},"warum-der-schulungsaufwand-von-der-lösung-abhängt-nicht-vom-gesetz","Warum der Schulungsaufwand von der Lösung abhängt, nicht vom Gesetz",[16,279,280],{},"Die E-Rechnungspflicht verlangt kein neues Wissen von der Person, die eine\nRechnung schreibt. Sie verlangt ein anderes Dateiformat am Ende der Strecke. Wie\nviel geschult werden muss, entscheidet sich deshalb daran, wo Sie eingreifen:",[113,282,283,289],{},[33,284,285,288],{},[36,286,287],{},"Konvertierung hinter dem fertigen Beleg:"," Die Vorlage bleibt, der Ablauf\nbleibt, geschult wird der Weg der Datei.",[33,290,291,294],{},[36,292,293],{},"Neues Rechnungsprogramm für die Restmenge:"," Neue Masken, neue Stammdaten,\nneue Nummernkreise. Das ist eine echte Einführung, und es ist der Punkt, an dem\nsolche Projekte am häufigsten stocken.",[11,296,298],{"id":297},"die-zwei-dinge-die-wirklich-erklärt-werden-müssen","Die zwei Dinge, die wirklich erklärt werden müssen",[16,300,301,304],{},[36,302,303],{},"Erstens: wohin die fertige Rechnung geht."," Je nach Einlieferungsweg ist das\ngar nichts (die Rechnung liegt wie bisher im beobachteten Ordner), eine Adresse\nin CC, oder ein Upload. Der unauffälligste Weg ist der beste, weil er am\nwenigsten erklärt werden muss.",[16,306,307,310],{},[36,308,309],{},"Zweitens: was bei einer angehaltenen Rechnung zu tun ist."," Wenn eine\nPflichtangabe fehlt, geht die Rechnung nicht still hinaus, sondern in die\nFreigabe. Wer sich darum kümmert und wie, sollte vorher festgelegt sein, sonst\nbleibt die erste angehaltene Rechnung zwei Wochen liegen.",[11,312,314],{"id":313},"was-sich-lohnt-bevor-es-losgeht","Was sich lohnt, bevor es losgeht",[16,316,317,318,54],{},"Bessern Sie die Vorlagen einmal nach, statt jede Rechnung einzeln zu korrigieren.\nWenn die Vorlage Leistungszeitraum, Steuersatz je Position und eindeutige\nZahlungsbedingungen liefert, kommen kaum Rückfragen an die Fachabteilung zurück.\nWelche Felder das im Einzelnen sind, steht in\n",[50,319,53],{"href":52},[16,321,322,323,54],{},"Wer den Ablauf im Ganzen durchgehen will, findet ihn in\n",[50,324,326],{"href":325},"\u002Fblog\u002Fmanuelle-rechnungen-e-rechnungspflicht","Manuell erstellte Rechnungen und die E-Rechnungspflicht",{"title":67,"searchDepth":68,"depth":68,"links":328},[329,330,331],{"id":276,"depth":71,"text":277},{"id":297,"depth":71,"text":298},{"id":313,"depth":71,"text":314},"Wenn die Rechnung weiter dort entsteht, wo sie heute entsteht, kaum. Zu erklären sind der Weg der fertigen Rechnung und der Fall einer Freigabe.",{},440,"\u002Ffragen\u002Fmuessen-die-fachabteilungen-geschult-werden",{"title":270,"description":332},"Müssen Fachabteilungen geschult werden?","fragen\u002Fmuessen-die-fachabteilungen-geschult-werden",[183,266,340],"branchensoftware-kann-keine-e-rechnung","qU7_6Xk7komb4mo4XhzaXPylQ54H-g49sMosOqECKfk",{"id":343,"title":344,"antwort":345,"body":346,"description":411,"draft":75,"extension":76,"kategorie":77,"meta":412,"navigation":79,"order":413,"path":414,"seo":415,"seoTitle":416,"stem":417,"updated":85,"verwandt":418,"__hash__":421},"fragen\u002Ffragen\u002Fwie-viele-rechnungen-laufen-am-erp-vorbei.md","Wie finden wir heraus, wie viele Rechnungen an unserem ERP vorbeilaufen?","Nicht im ERP, denn dort sind diese Rechnungen per Definition nicht. Die verlässlichste Gegenprobe ist der Abgleich der gebuchten Ausgangsumsätze mit der Zahl der im System fakturierten Belege; die Differenz ist die Restmenge. Ergänzend helfen Lücken in den Rechnungsnummernkreisen, die Gesendet-Ordner der Fachabteilungen und deren Vorlagenordner.",{"type":8,"value":347,"toc":406},[348,352,355,358,362,388,392,399],[11,349,351],{"id":350},"warum-die-zahl-fast-immer-unterschätzt-wird","Warum die Zahl fast immer unterschätzt wird",[16,353,354],{},"Wer im ERP nachsieht, findet die Rechnungen, die im ERP sind. Die anderen sind\ndort nicht, und niemand hat sie je gezählt, weil sie einzeln unauffällig sind:\neine Weiterberechnung hier, eine Abrechnung nach Absprache dort. Erst die Summe\nüber ein Jahr macht sichtbar, dass es ein Stapel ist.",[16,356,357],{},"In Gesprächen liegt die geschätzte Zahl regelmäßig deutlich unter der\ntatsächlichen. Das ist kein Nachlässigkeitsproblem, sondern eine Folge davon,\ndass diese Rechnungen an keiner Stelle gemeinsam auftauchen.",[11,359,361],{"id":360},"vier-wege-die-zusammen-ein-belastbares-bild-ergeben","Vier Wege, die zusammen ein belastbares Bild ergeben",[30,363,364,370,376,382],{},[33,365,366,369],{},[36,367,368],{},"Die Gegenprobe über die Buchhaltung."," Vergleichen Sie die gebuchten\nAusgangsumsätze eines Quartals mit der Zahl der im führenden System\nfakturierten Belege. Die Differenz ist die Restmenge, und dieser Weg ist der\neinzige, der nichts übersieht.",[33,371,372,375],{},[36,373,374],{},"Lücken im Nummernkreis."," Wo eine zweite Nummernvergabe existiert, oft eine\nExcel-Liste, zeigt sie den Umfang direkt.",[33,377,378,381],{},[36,379,380],{},"Die Gesendet-Ordner."," Eine Suche nach „Rechnung\" im Anhangsnamen über die\nPostfächer der Fachabteilungen fördert zuverlässig zutage, was am System\nvorbeigeht.",[33,383,384,387],{},[36,385,386],{},"Die Vorlagenordner."," Jede Rechnungsvorlage, die auf einem Laufwerk liegt,\nist ein Hinweis auf einen wiederkehrenden Fall. Meist findet sich zu jeder\nVorlage ein Ordner mit den erzeugten Rechnungen.",[11,389,391],{"id":390},"was-sie-mit-der-zahl-anfangen","Was Sie mit der Zahl anfangen",[16,393,394,395,54],{},"Sie entscheidet nicht, ob Sie etwas tun müssen, sondern was verhältnismäßig ist.\nBei einer Handvoll Rechnungen im Monat genügt der Weg über Mail oder CC. Bei\nmehreren hundert lohnt sich der automatische Einlieferungsweg über einen\nbeobachteten Ordner oder die API, siehe\n",[50,396,398],{"href":397},"\u002Ffragen\u002Frechnungen-automatisch-einliefern-ohne-mehraufwand","Rechnungen automatisch einliefern",[16,400,401,402,54],{},"Und sie beantwortet die Frage, ob ein ERP-Projekt sich rechnet: Wo ein einzelner\nSonderfall zur Regelmenge geworden ist, gehört er ins System. Für den langen Rest\nlohnt sich das nicht, dafür gibt es die\n",[50,403,405],{"href":404},"\u002Fschattenrechnungen","Konvertierung dahinter",{"title":67,"searchDepth":68,"depth":68,"links":407},[408,409,410],{"id":350,"depth":71,"text":351},{"id":360,"depth":71,"text":361},{"id":390,"depth":71,"text":391},"Nicht über das ERP, sondern über die Gegenprobe: gebuchte Ausgangsumsätze gegen fakturierte Belege, dazu Nummernkreise und Gesendet-Ordner.",{},430,"\u002Ffragen\u002Fwie-viele-rechnungen-laufen-am-erp-vorbei",{"title":344,"description":411},"Rechnungen außerhalb des ERP zählen","fragen\u002Fwie-viele-rechnungen-laufen-am-erp-vorbei",[419,420,89],"reicht-es-wenn-das-erp-e-rechnungen-kann","muessen-dauerrechnungen-umgestellt-werden","YImb0hPrmAT8AswS-aWdSIfD9nKyqJsBeoO4m4xah5k",1788132883547]