E-Rechnung erstellen und empfangen: Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen läuft seit dem 1. Januar 2025. Die Sendepflicht greift ab 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle anderen. Bis dahin bleiben noch knapp 19 Monate. Wer heute googelt, was eine E-Rechnung ist und wie man sie verschickt, landet meistens in einem Wald aus Werbeartikeln, in denen jede Software die beste ist und alles ganz einfach klingt.

Es gibt aber nicht einen Weg, sondern drei. Welcher passt, hängt davon ab, wie viele Rechnungen ein Betrieb pro Monat schreibt, wie wichtig dabei die bestehende Arbeitsweise ist, und wie viel Budget für Software vorhanden ist. Wir bauen mit Belegschmiede selbst eine dieser Lösungen, und das macht uns auch in diesem Vergleich nicht neutral. Was wir trotzdem versuchen: ehrlich zu sagen, wann ein anderer Weg besser passt.

Der Artikel geht durch alle drei Optionen mit konkreten Preisen (Stand Mai 2026), Workflow-Beispielen und den ehrlichen Schwachstellen. Am Ende steht eine Entscheidungshilfe.

Kurz vorab: Was eine E-Rechnung rechtlich sein muss

Eine E-Rechnung im Sinne der ab 2028 geltenden Pflicht ist nicht einfach eine PDF, die per Mail verschickt wird. Sie muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 sein. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung 3.0.2: reine XML-Datei, vor allem für Rechnungen an Behörden gebräuchlich
• ZUGFeRD 2.4 / Factur-X: Hybridformat aus PDF mit eingebetteter XML-Datei. Lesbar für Menschen, automatisch verarbeitbar für Software

Zusätzlich gilt: Eingegangene und ausgehende E-Rechnungen müssen mindestens 8 Jahre lang GoBD-konform archiviert werden. Diese Frist wurde mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz zum 1. Januar 2025 von vorher 10 Jahren auf 8 Jahre verkürzt. Bei laufenden Betriebsprüfungen, vorläufigen Steuerbescheiden oder bestimmten Anlagegütern können weiterhin 10 Jahre gelten. GoBD-konform heißt: unveränderbar gespeichert, jederzeit auffindbar und im Originalformat. Die PDF allein reicht nicht. Die strukturierte XML-Datei muss im Originalzustand erhalten bleiben.

Diese zwei Pflichten, strukturiertes Format und revisionssichere Archivierung, sind der Kern dessen, was jede Lösung mitbringen muss.

Weg 1: Komplette Rechnungssoftware

Das ist der Weg, den die meisten Anbieter empfehlen. sevdesk, Lexware Office (vormals lexoffice), WISO MeinBüro, DATEV Unternehmen Online und ein gutes Dutzend kleinerer Anbieter decken die E-Rechnung als Teil ihres Gesamtpakets ab. Die Rechnung wird direkt in der Software erstellt, das Format wird automatisch gesetzt, der Versand läuft über die Software, die Archivierung ist eingebaut.

Wie der Workflow aussieht

Ein Beispiel mit sevdesk: Der Betrieb meldet sich an, legt seine Kunden und Produkte als Stammdaten an, und schreibt seine Rechnungen ab dann nicht mehr in Word, sondern in der sevdesk-Oberfläche. Beim Versand wählt er XRechnung oder ZUGFeRD, die Software erzeugt das Format und versendet per Mail oder lädt die XML zum Download bereit. Eingehende E-Rechnungen können über eine spezielle Mailadresse oder manuell hochgeladen werden, die Software extrahiert die Daten und legt sie ins Archiv.

Was das kostet

Stand Mai 2026. Wichtig zu wissen: Bei Lexware ist E-Rechnung nicht in jedem Tarif vollständig nutzbar. Wer den günstigsten Einstieg wählt und später feststellt, dass etwa der ZUGFeRD-Versand fehlt oder die XRechnung erst im nächsthöheren Tarif freigeschaltet ist, hat dann eine ungeplante Preiserhöhung. Vor dem Abschluss lohnt es sich, das Kleingedruckte zu prüfen.

Für wen das passt

Komplette Rechnungssoftware passt besonders gut, wenn ein Betrieb sowieso seine Buchhaltung modernisieren will. Wer DATEV-Export, Online-Banking, automatischen Zahlungsabgleich und Belegerfassung in einem Tool haben will, bekommt das hier mit. Auch für Solopreneure und Freelancer mit wenigen Rechnungen pro Monat ist sevdesks Free-Tier eine sehr brauchbare Lösung, wenn sie bereit sind, ihre Rechnungen direkt in der Software zu schreiben statt in Word.

Wo es schwierig wird

Der Haken ist der Workflow-Wechsel. Wer seit Jahren mit einer Branchensoftware arbeitet, also etwa einer Handwerker-Lösung, einer Praxis-Software oder einer Auftragsverwaltung, kann diese Software nicht ohne weiteres ersetzen, ohne andere Kernfunktionen zu verlieren. Eine Heizungsbau-Software, die Anlagen-Stammdaten, Wartungsverträge und Aufmaße verwaltet, ist nicht durch sevdesk ersetzbar. In dem Fall müsste der Betrieb entweder beides parallel betreiben (Branchensoftware für die Verwaltung, sevdesk nur für die Rechnung) oder bei der Branchensoftware bleiben und woanders nach einer E-Rechnung-Lösung suchen.

Weg 2: Kostenlose Konverter mit Handarbeit

Wer "e rechnung erstellen kostenlos" googelt, findet eine ganze Reihe von Tools, die genau das versprechen. Die wichtigsten sind:

• e-rechnung.tools und erechnung-tool.de: Web-Tools, die eine PDF nehmen und daraus eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei machen
• B2Brouter Viewer: Anzeige und Konvertierung, eher für eingehende Rechnungen
• Papierkram Free: ein vollwertiges Rechnungsprogramm mit kostenlosem Tarif für Solo-Selbstständige im Nebenerwerb
• Mustang: die Open-Source-Java-Bibliothek, auf der viele andere Tools (auch unsere) im Hintergrund laufen

Wie der Workflow aussieht

Bei den Web-Tools sieht das im Grundsatz so aus: Die Word- oder Excel-Rechnung wird als PDF exportiert. Diese PDF wird auf der Tool-Website hochgeladen. Das Tool versucht, die Daten zu extrahieren. Praktisch immer kommt danach eine Maske, in der der Nutzer die extrahierten Felder kontrolliert und ergänzt: Rechnungsnummer, Datum, Adressen, Positionen, Steuersätze, IBAN. Erst dann wird die strukturierte E-Rechnung erzeugt und steht zum Download bereit.

Mustang als Open-Source-Bibliothek ist noch eine Stufe technischer. Sie ist eine Java-Library und ein Command-Line-Tool, gedacht für Entwickler oder Power-User, die selbst ein Skript schreiben oder eine eigene Integration bauen wollen. Für einen Handwerker ohne IT-Hintergrund ist das keine realistische Option.

Was das wirklich kostet

Hier wird es interessant, weil "kostenlos" oft nicht ganz das ist, was draufsteht.

• e-rechnung.tools: Erste Konvertierung gratis, danach ab 0,40 € pro Rechnung
• erechnung-tool.de: Wirbt mit "kostenlos", aber für regelmäßigen Einsatz braucht es einen Account in Bezahlmodellen
• Papierkram Free: Echte kostenlose Vollversion, aber auf sehr kleines Volumen begrenzt
• Mustang: Wirklich kostenlos (Apache-Lizenz), aber faktisch nur für Entwickler nutzbar

Aber selbst da, wo die Konvertierung wirklich nichts kostet, hat dieser Weg drei versteckte Kostenpunkte:

1. Zeit. Für jede Rechnung muss der Nutzer die extrahierten Felder kontrollieren und manuell ergänzen. Bei OCR-Fehlern (typisch: Ziffer 1 wird als Kleinbuchstabe l erkannt, 0 als O) muss korrigiert werden. Realistisch sind 3 bis 10 Minuten pro Rechnung. Wer fünf Rechnungen pro Woche schreibt, hat schnell eine halbe Stunde Mehraufwand.
2. GoBD-Archivierung. Praktisch alle kostenlosen Konverter erzeugen die Datei und übergeben sie dem Nutzer. Was er damit macht und wie er sie über die gesetzliche Frist (in der Regel 8 Jahre, je nach Beleg auch länger) revisionssicher aufbewahrt, ist sein Problem. Das auf eigene Faust GoBD-konform aufzusetzen ist kein Hexenwerk, aber es ist auch nicht trivial.
3. Doppelarbeit. Die Rechnung wird zweimal erfasst: einmal als Word-Dokument, einmal in der Eingabemaske des Konverters. Das ist nicht nur lästig, sondern auch fehleranfällig.

Für wen das passt

Wer pro Monat ein bis fünf Rechnungen schreibt, technikaffin ist und bereit ist, die Archivierung selbst zu organisieren, kann mit kostenlosen Konvertern gut leben. Auch für den absoluten Einstieg, um überhaupt einmal zu sehen, wie ZUGFeRD aussieht und sich anfühlt, ist das ein sinnvoller Weg.

Wo es schwierig wird

Sobald das Rechnungsvolumen steigt, wird die Doppelarbeit unangenehm. Und wenn der erste Betriebsprüfer nach der GoBD-Dokumentation fragt, wird die selbstgebaute Lösung schnell wackelig.

Weg 3: Layer-Lösung mit Belegschmiede

Das ist der Weg, den wir mit Belegschmiede gehen, und auch deshalb der Weg, den wir am besten kennen. Die Grundidee ist: Der Betrieb ändert seine Arbeitsweise nicht. Rechnungen entstehen weiter in Word, Excel oder der bestehenden Branchensoftware. Belegschmiede sitzt als Layer dazwischen und kümmert sich um Format, Versand, Empfang und Archivierung.

Wie der Workflow aussieht (mit Screenshots)

Ausgehende Rechnungen funktionieren über CC. Der Handwerker schreibt seine Rechnung wie immer und mailt sie an den Kunden, setzt aber unsere Adresse in CC. Wir empfangen die PDF, extrahieren die Daten, validieren sie gegen EN 16931, wandeln die Rechnung in eine konforme ZUGFeRD-Datei um und stellen sie dem Empfänger zu. Die Original-PDF mit Layout und Logo bleibt erhalten, im Hintergrund kommt die strukturierte XML dazu.

Stammdaten werden einmal hinterlegt und automatisch in jede ausgehende Rechnung übernommen. Das verhindert die häufigsten Validierungsfehler.

Die Rechnung wird wie gewohnt im Mailprogramm geschrieben, Belegschmiede sitzt in CC und übernimmt die Konvertierung im Hintergrund.

Ihr Kunde erhält ihre normale Rechnung wie immer, ein paar Sekunden später die rechtskonforme E-Rechnung von uns.

Vor dem Versand prüfen wir die Rechnung gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln. Schlägt die Validierung an, geht die Rechnung nicht raus, der Betrieb wird informiert.

Eingehende Rechnungen laufen über eine persönliche Empfangsadresse, die jedem Workspace bei der Einrichtung zugewiesen wird. Diese Adresse kann der Betrieb seinen Lieferanten geben oder bei Plattformen wie Amazon Business als Rechnungsadresse hinterlegen.

Jeder Workspace bekommt eine eigene Empfangsadresse für eingehende E-Rechnungen.

Eine eingehende XRechnung wird automatisch in eine lesbare Vorschau gerendert. Das Original-XML bleibt unverändert im GoBD-konformen Archiv.

Die strukturierte XML wird in unserem Archiv revisionssicher abgelegt, mindestens für die gesetzlich geforderten 8 Jahre. An den Betrieb geht eine Mail mit der lesbaren Vorschau und einem Link zum Original im Archiv.

Was das kostet

• Free-Tier: Kostenlos für sehr geringes Volumen, Archivierung allerdings nur 30 Tage. Damit ist der Free-Tier nicht GoBD-konform. Er taugt zum Ausprobieren, nicht für den produktiven Einsatz.
• Pro: 14,90 €/Monat, alles inklusive, GoBD-konforme Archivierung über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist (mindestens 8 Jahre)
• Business: 49 €/Monat für höhere Volumen und mehrere Nutzer

Für wen das passt

Belegschmiede ist gebaut für Betriebe mit 1 bis 50 Mitarbeitern, die eine etablierte Arbeitsweise haben, die sie nicht ändern wollen oder können. Im Handwerk, in Arztpraxen, in Anwaltskanzleien, in kleinen Agenturen und überall dort, wo eine spezialisierte Branchensoftware den Workflow vorgibt und die E-Rechnung als zusätzliche Anforderung dazukommt.

Wo es schwierig wird

Wir lösen die E-Rechnung. Wir sind keine Buchhaltungssoftware. Wer auch Belege erfassen, Bankverkehr abgleichen, die Umsatzsteuervoranmeldung machen und den DATEV-Export bauen will, braucht zusätzlich ein Buchhaltungstool oder den Steuerberater. Für Betriebe, die ohnehin alles in einem Tool haben wollen, ist Weg 1 die bessere Wahl.

Und: Wer ohnehin gerade die komplette Rechnungssoftware modernisiert, weil das alte System veraltet ist, fährt mit Weg 1 unkomplizierter, weil dann sowieso alles aus einer Hand kommt.

Welcher Weg passt zu welchem Betrieb

Eine ehrliche Entscheidungshilfe:

Du schreibst weniger als 5 Rechnungen pro Monat, bist technikaffin, hast kein Software-Budget → Weg 2 (kostenlose Konverter oder Papierkram Free) reicht. Achte auf die GoBD-Archivierung, die musst du selbst lösen.

Du willst deine Buchhaltung sowieso modernisieren oder hast noch keine etablierte Software → Weg 1 (sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro). Du bekommst alles in einem Tool, kannst aber nicht bei deiner alten Arbeitsweise bleiben.

Du hast eine Branchensoftware oder eingespielte Word-/Excel-Vorlagen, die du behalten willst → Weg 3 (Belegschmiede oder ein anderer Layer-Anbieter). Dein Workflow bleibt, die Norm wird trotzdem erfüllt.

Du bist Großbetrieb mit etabliertem ERP-System (über 800.000 € Jahresumsatz) → Keiner der drei reicht allein. Du brauchst eine ERP-Integration, üblicherweise von deinem ERP-Hersteller selbst.

Was du jetzt konkret tun kannst

Egal welcher Weg: Drei Schritte lohnen sich jetzt, auch ohne dass du dich für eine Software entschieden hast.

1. Stammdaten sortieren. USt-ID, Steuernummer, korrekte Bankverbindung, Standard-Zahlungsbedingungen, Standard-Steuersätze (auch der Kleinunternehmer-Status falls zutreffend). Diese Daten gehen in jede E-Rechnung ein. Sie einmal sauber zu haben, spart in jedem der drei Wege Aufwand.
2. Eine Test-Rechnung validieren. Mach eine ganz normale Rechnung in Word, exportiere sie als PDF und lade sie auf einem kostenlosen Konverter hoch. Was dabei rauskommt, jagst du durch den KoSIT-Validator oder einen Online-Validator. So siehst du sehr schnell, ob deine bestehende Vorlage überhaupt EN-16931-tauglich ist oder ob etwa der Skonto-Hinweis oder die USt-ID Probleme machen. Welche Fehler dabei am häufigsten auftauchen und wie sie konkret aussehen, haben wir in einem eigenen Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke zusammengefasst.
3. Empfangsweg klären. Die Empfangspflicht läuft seit Januar 2025. Wenn du noch keine eigene Empfangslösung hast, bekommst du irgendwann eine E-Rechnung von einem Lieferanten und weißt nicht, was du damit machst. Auch hier reicht für den Einstieg ein kostenloser Viewer.

Welcher Weg auch immer am Ende für dich passt: 19 Monate sind kurz, aber kein Notfall. Wer das Thema jetzt strukturiert angeht, hat Ende 2027 keine Hektik. Das ist mehr wert als jede Software-Entscheidung.