E-Rechnungen erstellen. Ohne den Prozess zu ändern.

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes braucht einen strukturierten XML-Datensatz, den eine reine PDF nicht enthält. Eine PDF ist nur das Bild der Rechnung, ohne maschinenlesbare Daten. Genau diesen Datensatz ergänzen wir, indem wir aus Ihrer PDF eine ZUGFeRD-Datei erzeugen (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).

Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B). Für Privatkunden (B2C) bleibt alles wie bisher, Sie können weiterhin eine normale PDF schicken.

Ja, und für Automatisierung ist das der Normalfall. Über die REST-API übergibt Ihr System jede fertige PDF und bekommt Status, erzeugte Datei und Validierungsbericht zurück; die API deckt darüber hinaus Eingangsrechnungen, Stammdaten, Protokoll und Kontingent ab. Wo kein Aufruf möglich ist, beobachtet ein Power-Automate-Flow einen SharePoint- oder OneDrive-Ordner und liefert neue Rechnungen ein; die Vorlage stellen wir bereit. Der CC-Weg ist der Einstieg für alle, die ganz ohne IT-Beteiligung anfangen wollen.

Belegschmied verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; den Vertrag schließen Sie im Konto ab. Die Datenbank liegt in Deutschland (Region Frankfurt), die Übertragung ist TLS-verschlüsselt, jeder Datensatz ist über Row-Level-Security an Ihren Arbeitsbereich gebunden, und unsere Mitarbeiter haben keinen Zugriff auf Rechnungsinhalte. Für die Prüfung durch Einkauf oder IT-Sicherheit stehen die Angaben gebündelt auf der Seite Sicherheit.

Ja. Hosting in Deutschland (Supabase Frankfurt), TLS-verschlüsselte Übertragung, Row-Level-Security auf jedem Datensatz, verschlüsselte Storage-Buckets. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und ein vollständiges Verfahrensverzeichnis. Mitarbeiter haben keinen direkten Zugriff auf Ihre Rechnungsinhalte.

Ja. Bevor eine E-Rechnung hinausgeht, läuft sie durch eine Reihe fester Prüfungen, ganz ohne KI: Die ausgelesene Rechnungsnummer muss wortwörtlich in Ihrer PDF stehen (damit sicher nichts erfunden wird), die Summen müssen aufgehen (Positionen, Steuersätze, Netto plus Umsatzsteuer gleich Brutto), die Rechnungsnummer darf nicht doppelt vergeben sein, und die fertige E-Rechnung muss die vollständige Validierung nach EN 16931 inklusive aller Pflichtangaben bestehen. Schlägt auch nur eine dieser Prüfungen fehl oder ist sich die KI bei einem Feld selbst unsicher, geht nichts hinaus: Die Rechnung landet in der Freigabe. Dort prüfen Sie sie, korrigieren einzelne Felder mit wenigen Klicks und schicken sie erst dann los.

Zwei Dinge helfen: Erstens sollten alle Pflichtangaben, also Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz, USt-IdNr. oder Steuernummer und IBAN, gut sichtbar in Ihrer Rechnungs-PDF stehen. Was nicht drinsteht, kann auch nicht ausgelesen werden. Zweitens können Sie bekannte Besonderheiten einmalig in den Einstellungen hinterlegen, etwa „bei Kunde X immer Reverse Charge" – die KI berücksichtigt diese Hinweise bei jeder weiteren Rechnung. Und mit dem Test-Modus sehen Sie bei den ersten Rechnungen das Ergebnis zuerst selbst, bevor etwas an Kunden geht.

ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Für den Empfänger sieht die Datei aus wie eine normale PDF und öffnet sich auch so. Gleichzeitig steckt der maschinenlesbare Datensatz unsichtbar drin. Jeder Empfänger kann sie lesen, Buchhaltungssysteme nutzen zusätzlich die strukturierten Daten.

Nein. Es wird keine Software installiert und kein Plugin eingerichtet. Wer automatisieren will, nutzt die REST-API oder einen Ordner-Flow, beides ohne Eingriff ins führende System; für den einfachsten Weg genügen eine E-Mail-Adresse und Ihr gewohntes Rechnungsprogramm.

Ja, vollständig. Sie wählen pro Kunde, welches Format er bekommt: ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) für die meisten Geschäftskunden oder XRechnung (reine XML nach EN 16931) für öffentliche Auftraggeber und Firmen, die sie verlangen. Auf Wunsch legen wir der XRechnung eine lesbare PDF-Ansicht bei. Beim Empfang verarbeiten wir ohnehin beide Formate.

Nein. Standard ist der Versand über unsere Infrastruktur mit vollem Zustell-Tracking, ganz ohne Einrichtung. Wer möchte, versendet stattdessen unter eigener Domain (per DNS-Eintrag, weiter über unsere Infrastruktur), direkt über das eigene Microsoft-365-Postfach oder den eigenen SMTP-Server. Bei der Einrichtung helfen wir.

Über den eingebauten DATEV-Export. Sie wählen Zeitraum und Belegarten, Belegschmied packt eine ZIP mit DATEV-XML und allen Original-Belegen, und Ihr Steuerberater importiert sie in DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen. Monatlich, zum Quartal oder fürs ganze Jahr.