E-Rechnungen versenden und empfangenohne deine Arbeitsweise zu ändern.
Du schreibst deine Rechnung wie bisher als PDF und setzt eine Adresse in CC. Wir erzeugen daraus die konforme ZUGFeRD-E-Rechnung und stellen sie zu.
Läuft automatisch, etwa 90 Sekunden nach dem Versand. Ohne dein Zutun.
Keine Kreditkarte. Keine Installation. Kein Schulungstag.
Die Ausgangslage
Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit 2025, auch als Ein-Mann-Betrieb. Der Versand wird 2027 oder 2028 Pflicht, je nach Umsatz. Der Termin kommt in jedem Fall.
- Bestehende Rechnungsprozesse mit Word oder Branchensoftware sollen nicht komplett umgestellt werden, nur damit du den Pflichten aus 2027 und 2028 gerecht wirst.
- E-Rechnungs-Module in Branchensoftware kosten regelmäßig vierstellig plus jährliche Wartung. Für Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat rechnet sich das nicht.
- Automatische Umwandlung ohne Kontrolle birgt das Risiko stiller Fehler bei Summen oder Rechnungsnummern, die erst in der Betriebsprüfung auffallen.
- Empfang ist seit 2025 Pflicht, Versand ab 2027 oder 2028 je nach Umsatz. Der genaue Stichtag hängt von deinem Betrieb ab.
Laut einer Umfrage des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (Mai 2026) rechnen Handwerksbetriebe im Schnitt mit rund 3.000 € Einführungs- und 800 € jährlichen Folgekosten für klassische E-Rechnungs-Module. Einzelne Angebote reichen bis 10.000 €.
In drei Schritten
Eine zusätzliche E-Mail-Adresse, sonst keine Umstellung.
- 1
Rechnung wie immer schreiben
Word, dein Branchenprogramm, egal welches Tool. Hauptsache die Ausgabe ist eine PDF. An deinem Ablauf ändert sich nichts.
- 2
Unsere Adresse in CC setzen
Eine zusätzliche E-Mail-Adresse, zum Beispiel versand-mueller-bau@in.belegschmied.de. Mehr Umstellung braucht es nicht.
- 3
Wir wandeln um und stellen zu
Aus deiner PDF wird eine konforme ZUGFeRD-Rechnung nach EN 16931, die beim Empfänger ankommt. Dauert etwa 90 Sekunden.
Und eingehende Rechnungen?
Du bekommst eine eigene Empfangsadresse. Kommt eine XRechnung-XML rein, die du nicht öffnen kannst, machen wir daraus eine lesbare PDF und legen sie GoBD-konform ins Archiv.
Egal ob PDF, ZUGFeRD oder reine XRechnung-XML, bei dir landet sie immer lesbar.
Warum Belegschmied
Vier Punkte, die uns von klassischen E-Rechnungs-Lösungen unterscheiden.
Dein Prozess bleibt unverändert
Kein neues Programm, kein zusätzlicher Login, kein Schulungstag fürs Team. Wer bei euch Rechnungen schreibt, macht das weiter wie bisher. Eine CC-Adresse kommt dazu, das ist die gesamte Umstellung.
Ein Bruchteil der Kosten klassischer Module
Statt vierstelliger Einführungsgebühren und Jahreswartung: Empfang ab 5 € im Monat, Versand ab 29 €. Keine Einrichtungsgebühr, keine versteckten Modulkosten, monatlich kündbar.
Das Fachwissen liegt im Tool, nicht bei dir
EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD, KoSIT-Validierung, GoBD-Archivierung. Um diese Themen kümmern wir uns. Du musst nicht zum E-Rechnungs-Experten werden, um den Pflichten zu genügen.
Empfang und Versand aus einer Hand
Ausgangsrechnungen per CC, Eingangsrechnungen über deine persönliche Empfangsadresse. Eine Lösung deckt beide Richtungen ab, ohne Flickenteppich aus Viewer, Konverter und Archiv.
Kontrollierte Automatik statt stiller Fehler.
Die größte Sorge bei automatischer Umwandlung ist, dass irgendwo eine Zahl kippt und niemand es bemerkt, bis der Kunde nachfragt oder das Finanzamt anruft. Deshalb prüfen wir jede Rechnung gegen sich selbst und halten sie zurück, sobald etwas nicht sauber aufgeht.
- Summen, Rechnungsnummer und Format werden gegengeprüft.
Die ausgelesene Rechnungsnummer muss wortwörtlich in deiner PDF stehen — die KI kann sich also nichts ausdenken. Netto plus USt muss Brutto ergeben, die Rechnungsnummer darf nicht doppelt sein, und die ZUGFeRD-Datei muss die offizielle KoSIT-Validierung bestehen. Alles automatisch, bevor die Rechnung dein Haus verlässt.
- Bei Unsicherheit: Freigabe-Stopp.
Passen Beträge nicht zusammen oder ist ein Feld unlesbar, geht die Rechnung nicht raus. Du bekommst eine kurze Mail und gibst sie mit einem Klick frei oder korrigierst vorher. Nichts läuft still durch.
- Sonderfälle lernt das System einmal.
Bei Lieferant Meyer immer Reverse Charge? Leistungszeitraum statt Lieferdatum? Einmal hinterlegen, danach fragt das Tool nicht mehr nach. Du unterrichtest Belegschmied einmal, nicht dein Team dauerhaft.
GoBD-konformes Archiv, ohne Zusatzaufwand.
Jede Rechnung, die durch uns läuft, wird nach GoBD-Anforderungen unveränderbar 10 Jahre gespeichert. Du musst nichts ausdrucken, nichts abheften, nichts manuell sichern. Bei einer Betriebsprüfung ist alles da, wo es hingehört.
- Hash-Chain über alle Belege
- 10 Jahre Aufbewahrung (§ 147 AO)
- Audit-Log über jede Aktion
- Vorbefüllte Verfahrensdokumentation
Enthalten ab dem Empfang-Tarif (5 €/Monat). Pro/Business/Enterprise 30 Tage gratis testen, die Karte wird erst nach dem Test belastet.
Häufige Fragen
Die häufigsten Einwände, geradeaus beantwortet.
Ist meine PDF per Mail nicht schon eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes braucht einen strukturierten XML-Datensatz, den eine reine PDF nicht enthält. Eine PDF ist nur das Bild der Rechnung, ohne maschinenlesbare Daten. Genau diesen Datensatz ergänzen wir, indem wir aus deiner PDF eine ZUGFeRD-Datei erzeugen (PDF/A-3 mit eingebettetem XML).
Müssen meine Privatkunden auch E-Rechnungen bekommen?
Nein. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen (B2B). Für Privatkunden (B2C) bleibt alles wie bisher, du kannst weiterhin eine normale PDF schicken.
Sind meine Daten bei euch sicher?
Ja. Hosting in Deutschland (Supabase Frankfurt), TLS-verschlüsselte Übertragung, Row-Level-Security auf jedem Datensatz, verschlüsselte Storage-Buckets. Wir haben einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und ein vollständiges Verfahrensverzeichnis. Mitarbeiter haben keinen direkten Zugriff auf deine Rechnungsinhalte.
Ist die Konvertierung sicher?
Ja. Bevor eine E-Rechnung rausgeht, läuft sie durch eine Reihe fester Prüfungen — ganz ohne KI: Die ausgelesene Rechnungsnummer muss wortwörtlich in deiner PDF stehen (damit sicher nichts erfunden wird), die Summen müssen aufgehen (Positionen, Steuersätze, Netto plus Umsatzsteuer gleich Brutto), die Rechnungsnummer darf nicht doppelt vergeben sein, und die fertige E-Rechnung muss die vollständige Validierung nach EN 16931 inklusive aller Pflichtangaben bestehen. Schlägt auch nur eine dieser Prüfungen fehl oder ist sich die KI bei einem Feld selbst unsicher, geht nichts raus: Die Rechnung landet in der Freigabe. Dort prüfst du sie, korrigierst einzelne Felder mit wenigen Klicks und schickst sie erst dann los.
Wie stelle ich sicher, dass die Konvertierung zuverlässig ist?
Zwei Dinge helfen: Erstens sollten alle Pflichtangaben — Rechnungsnummer, Beträge, Steuersatz, deine USt-IdNr. oder Steuernummer, IBAN — gut sichtbar in deiner Rechnungs-PDF stehen. Was nicht drinsteht, kann auch nicht ausgelesen werden. Zweitens kannst du bekannte Besonderheiten einmalig in den Einstellungen hinterlegen, etwa „bei Kunde X immer Reverse Charge" — die KI berücksichtigt diese Hinweise bei jeder weiteren Rechnung. Und mit dem Test-Modus siehst du bei den ersten Rechnungen das Ergebnis zuerst selbst, bevor etwas an Kunden geht.
Was, wenn mein Empfänger die E-Rechnung nicht verarbeiten kann?
ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format. Für den Empfänger sieht die Datei aus wie eine normale PDF und öffnet sich auch so. Gleichzeitig steckt der maschinenlesbare Datensatz unsichtbar drin. Jeder Empfänger kann sie lesen, Buchhaltungssysteme nutzen zusätzlich die strukturierten Daten.
Brauche ich dafür neue Hardware oder eine Installation?
Nein. Belegschmied läuft komplett über E-Mail. Keine Software auf deinem Rechner, kein neues Tool, kein Plugin. Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse und dein gewohntes Rechnungsprogramm.
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Du musst dich für die E-Rechnungspflicht nicht umstellen.
Eine CC-Adresse in deiner Rechnungs-Mail. Alles Weitere läuft automatisch.
Ab 5 €/Monat. Pro, Business und Enterprise 30 Tage gratis testen.
- Keine Software-Umstellung
- GoBD-konformes Archiv
- Monatlich kündbar