ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format wirklich besser zu deinem Betrieb passt

Wer sich mit der E-Rechnung beschäftigt, stolpert schnell über zwei Begriffe: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind in Deutschland als E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG zugelassen, beide entsprechen der europäischen Norm EN 16931, beide werden ab 2027 oder 2028 für jeden inländischen B2B-Umsatz Pflicht. Trotzdem sind sie sehr unterschiedlich, und welches Format für welchen Betrieb wirklich besser passt, hängt von mehreren Faktoren ab.

Dieser Artikel klärt den technischen Unterschied, die praktischen Konsequenzen im Alltag und gibt eine konkrete Empfehlung je nach Situation.

Der technische Kernunterschied in einem Satz

XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebetteter XML.

Das klingt banal, hat aber weitreichende Konsequenzen für die Praxis.

Eine XRechnung ist Text in einer maschinenlesbaren Struktur. Wenn du sie doppelklickst, öffnet sich im besten Fall ein Browser mit kryptisch wirkenden Tags wie <cbc:InvoiceNumber>2026-088</cbc:InvoiceNumber>. Ein Mensch ohne spezialisierte Software kann den Inhalt nicht ohne weiteres lesen. Die Datei ist klein (typischerweise 5-50 KB), enthält keine Logos, kein Layout, keine Farben — nur strukturierte Daten.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF/A-3-Datei, die genauso aussieht wie eine normale PDF-Rechnung. Logo, Layout, Anschrift, Positionen — alles ist visuell vorhanden. Im Hintergrund ist zusätzlich eine XML-Datei eingebettet, die dieselben Daten in strukturierter Form enthält. Wer die Datei in einem normalen PDF-Reader öffnet, sieht die Rechnung wie gewohnt. Wer sie in ein Buchhaltungssystem importiert, kann die XML-Daten automatisch übernehmen.

Aktuell sind die relevanten Versionen XRechnung 3.0.2 und ZUGFeRD 2.4 (das international auch als Factur-X bekannt ist). Beide basieren auf derselben EN-16931-Norm, sodass eine ZUGFeRD-Datei auf dem EN-16931-Profil automatisch XRechnung-konform ist und umgekehrt eine XRechnung sich technisch in eine ZUGFeRD-Datei einbetten lässt.

Praktische Konsequenzen im Alltag

Lesbarkeit

Eine XRechnung kann ohne Tool nicht von einem Menschen gelesen werden. Wer eine XRechnung per Mail bekommt, braucht einen Viewer, der die XML in eine lesbare Darstellung umwandelt. Das Bundesministerium der Finanzen stellt seit 2025 einen kostenlosen Viewer über ELSTER bereit. Auch wir haben einen kostenlosen XRechnungs-Viewer. Buchhaltungssoftware kann es meistens auch.

ZUGFeRD ist visuell direkt lesbar wie jede andere PDF. Das ist im Alltag entspannend, vor allem für den Rechnungsempfänger, der nicht jedes Mal einen Viewer aufmachen muss.

Versand

Beim Versand gibt es technisch keinen Unterschied. Beide Formate werden meistens per Mail-Anhang versendet, manche Empfänger nutzen Peppol oder eigene Empfangsportale. Bei XRechnung ist der Anhang eine .xml-Datei, bei ZUGFeRD eine .pdf-Datei.

Erfahrungsgemäß sind PDF-Anhänge in der B2B-Praxis weniger problematisch, weil die meisten Mailprogramme PDFs ohne Murren durchlassen. XML-Anhänge werden von strengeren Spamfiltern manchmal als verdächtig eingestuft. Das ist kein KO-Kriterium, aber ein Punkt, den man im Hinterkopf haben sollte.

Empfang und Verarbeitung

Eine eingehende ZUGFeRD-Rechnung wird im PDF-Reader geöffnet wie jede andere. Will der Empfänger die strukturierten Daten in seine Buchhaltung übernehmen, braucht er ein System, das die eingebettete XML lesen kann. Praktisch alle gängigen Buchhaltungsprogramme können das inzwischen.

Eine eingehende XRechnung muss durch einen Renderer oder direkt in das Buchhaltungssystem importiert werden. Wer einen reinen Mail-Workflow ohne dedizierte Buchhaltungssoftware fährt, hat hier mehr Aufwand.

Archivierung

Beide Formate müssen GoBD-konform mindestens 8 Jahre lang im Originalformat archiviert werden. Eine XRechnung als ausgedruckte PDF zu speichern reicht nicht — das Original ist die XML-Datei. Bei ZUGFeRD ist die hybride PDF das Original, die getrennte XML allein reicht nicht.

Praktisch heißt das: Egal welches Format gewählt wird, ein revisionssicheres Archiv muss vorhanden sein. Welche Wege es dafür gibt, haben wir im Empfangs-Artikel beschrieben.

Wann ist welches Format besser?

Hier wird es konkret. Aus der Praxis ergeben sich drei klare Konstellationen.

XRechnung ist besser, wenn ...

Du Behörden und öffentliche Auftraggeber als Kunden hast. XRechnung ist seit 2020 das Standardformat für Rechnungen an den Bund, an viele Bundesländer und Kommunen. Die zentrale Empfangsplattform OZG-RE akzeptiert XRechnung als Hauptformat. Wer regelmäßig Behörden beliefert, kommt um XRechnung nicht herum.

Du an große B2B-Kunden mit vollautomatisierter Rechnungsverarbeitung lieferst. Konzern-Einkaufsabteilungen ziehen reine XML-Datensätze oft vor, weil sie sie direkt ohne PDF-Layer in ihre Systeme einlesen können. ZUGFeRD funktioniert dort meistens auch, aber XRechnung gilt als der "sauberere" Standard für den hochautomatisierten B2B-Verkehr.

Du selbst keine PDF-Darstellung brauchst. Wenn deine Rechnungsausgangs-Verarbeitung ohnehin vollständig digital läuft und niemand die Rechnung visuell prüfen muss, ist XRechnung der schlankere Standard.

ZUGFeRD ist besser, wenn ...

Du an klassische B2B-Kunden lieferst, die noch mit gemischten Workflows arbeiten. Viele kleine bis mittlere Unternehmen prüfen eingehende Rechnungen immer noch teilweise manuell. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht in der Mail-Vorschau wie eine normale Rechnung aus, kann gleichzeitig vom Buchhaltungssystem automatisch verarbeitet werden. Das ist im Übergang besonders praktisch.

Du Rechnungen mit Logo, Layout, Marketing-Elementen versenden willst. ZUGFeRD erlaubt vollständige visuelle Gestaltung. Bei XRechnung gibt es kein "Layout", nur Daten.

Du deinen Workflow nicht komplett umstellen willst. Wer aktuell PDFs versendet und auf E-Rechnung umstellen muss, kommt mit ZUGFeRD näher an seinen bisherigen Workflow. Die PDF bleibt erhalten, die XML kommt zusätzlich rein. Das ist der pragmatische Übergang. Wie das in der Praxis aussieht, beschreiben wir im Artikel über PDF in E-Rechnung umwandeln.

Du auch internationale B2B-Kunden hast. Factur-X ist das französisch-deutsche Geschwister-Format zu ZUGFeRD — technisch identisch. Wer mit französischen Kunden arbeitet, ist mit ZUGFeRD/Factur-X gut aufgestellt.

Egal welches Format, wenn ...

Du eine reine B2B-Kommunikation mit deutschen Mittelständlern hast, die ihre Rechnungen mit gängiger Buchhaltungssoftware verarbeiten. Diese Software kann fast immer beide Formate. Was rauskommt am Ende, ist eine Glaubensfrage, die keinen Unterschied im praktischen Ergebnis macht.

Eine wichtige Falle bei ZUGFeRD

Wer sich für ZUGFeRD entscheidet, sollte einen Punkt unbedingt im Blick haben. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung gibt es zwei Schichten: die visuelle PDF und die eingebettete XML. Im Normalfall enthalten beide identische Daten. Wenn der Aussteller bei der Erzeugung Fehler macht oder die XML manuell nachbearbeitet wurde, können beide Schichten aber abweichen.

Das BMF hat im Schreiben vom 15. Oktober 2025 dazu Klarheit geschaffen: Bei Abweichungen zwischen PDF und strukturiertem Datensatz gilt ausschließlich der strukturierte Teil. Steht in der PDF "Rechnungsbetrag: 1.190 €" und in der XML "Rechnungsbetrag: 1.090 €", schuldet der Empfänger die 1.090 € aus der XML — die PDF hat keinen Rechtswert mehr.

Das klingt akademisch, ist in der Praxis aber ein echtes Risiko. Bei der manuellen Prüfung schaut jeder auf die PDF, weil sie lesbar ist. Niemand öffnet routinemäßig die XML. Wenn dort etwas Falsches steht, fällt es nur durch eine technische Validierung auf.

Aus diesem Grund prüfen wir bei eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen automatisch, ob PDF-Inhalt und XML-Daten zueinander passen. Wer das selbst lösen will, sollte mindestens stichprobenartig Konsistenz-Checks fahren oder eine Lösung nutzen, die das im Hintergrund macht.

Bei XRechnung gibt es dieses Problem nicht, weil es nur eine Schicht gibt. Das ist ein Punkt, der für XRechnung spricht, wenn maximale Datenkonsistenz wichtig ist.

Was die Empfänger in der Praxis akzeptieren

Eine Frage, die uns oft erreicht: "Akzeptiert mein Kunde wirklich beide Formate?" Aus unseren Validierungs- und Versanddaten:

Behörden und öffentliche Auftraggeber: XRechnung über die zentralen Portale OZG-RE oder Landesportale. ZUGFeRD wird teilweise auch akzeptiert, aber XRechnung ist der explizite Standard.

DAX-Konzerne und große Mittelständler: Beide Formate werden meistens akzeptiert. Die Eingangsrechnungs-Verarbeitung läuft automatisiert, das System extrahiert die Daten aus beiden Formaten. Manche bevorzugen Peppol als Übertragungsweg, andere reine Mail-Anhänge.

Kleine und mittlere B2B-Kunden: Beide Formate werden in der Regel akzeptiert, aber ZUGFeRD wird oft bevorzugt, weil die Buchhaltung die PDF visuell prüfen kann.

Internationale Kunden: Factur-X (technisch identisch mit ZUGFeRD) wird in Frankreich, Italien und Spanien zunehmend akzeptiert. XRechnung wird im EU-Ausland seltener verstanden, weil es ein primär deutsches Format ist.

Im Zweifel: Wer einen wichtigen Empfänger neu beliefert, lohnt sich eine kurze Mail mit der Frage "Welches Format bevorzugen Sie?" Das spart eventuell stundenlangen Konfigurationsaufwand.

Wechsel zwischen den Formaten

Eine letzte praktische Frage: Kann ich für unterschiedliche Kunden unterschiedliche Formate nutzen?

Ja. Es gibt keine gesetzliche Pflicht, sich für ein einziges Format zu entscheiden. Wer Behörden mit XRechnung und private B2B-Kunden mit ZUGFeRD beliefert, ist völlig im Rahmen der Regeln. Die meisten Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme bieten das Format als Option pro Rechnung oder pro Kunden-Profil an.

In der Praxis ist es allerdings sinnvoll, eine Standard-Wahl zu treffen und nur dort abzuweichen, wo der Kunde explizit etwas anderes will. Mit ZUGFeRD als Standard und XRechnung als Ausnahme für Behörden fährt man in den meisten Branchen gut.

Empfehlung in einem Satz

Wenn du im klassischen B2B-Mittelstand-Umfeld arbeitest und nicht überwiegend Behörden belieferst: ZUGFeRD ist die pragmatischere Wahl. Die hybride PDF-XML-Struktur ist im Übergang zur E-Rechnung deutlich anwenderfreundlicher, und der Empfänger kann mit der Datei in jedem Fall etwas anfangen — entweder visuell oder automatisiert.

Wenn du regelmäßig öffentliche Auftraggeber belieferst oder mit vollautomatisierten Großkunden arbeitest: XRechnung ist Standard. Hier ist die reine XML schlanker und entspricht dem, was die Empfangs-Systeme erwarten.

Welches Format auch immer dein Workflow am Ende produziert: Validiere die Rechnung vor dem Versand. Welche Fehler dabei am häufigsten auftauchen, haben wir im Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke zusammengetragen.