E-Rechnung als Kleinunternehmer: Pflicht, Ausnahmen und was sich ab 2027 ändert

Einer der hartnäckigsten Mythen rund um die E-Rechnung lautet: "Als Kleinunternehmer bin ich davon ausgenommen." Das stimmt zur Hälfte. Wer unter die Regelung nach § 19 UStG fällt, muss tatsächlich auch ab 2028 keine strukturierten E-Rechnungen versenden. Empfangen muss er sie aber sehr wohl, und zwar seit dem 1. Januar 2025. Ohne Ausnahme, ohne Übergangsfrist.

Dieser Artikel klärt, was für Kleinunternehmer in der aktuellen Rechtslage wirklich gilt, welche Sonderregeln 2025 dazugekommen sind und wann es trotz Befreiung sinnvoll ist, freiwillig auf E-Rechnung zu wechseln. Er bezieht sich auf den Stand Mai 2026 und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Wer ist 2026 überhaupt Kleinunternehmer?

Die Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 deutlich angehoben. Aktuell gilt:

• Vorjahresumsatz: maximal 25.000 Euro (vorher 22.000 Euro)
• Laufendes Jahr: maximal 100.000 Euro (vorher 50.000 Euro)

Die zweite Grenze wirkt anders als früher. Bis 2024 verlor man den Status erst im Folgejahr, wenn man im laufenden Jahr über die Schwelle ging. Seit 2025 gilt: Sobald die 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten werden, geht es unterjährig in die Regelbesteuerung. Alle Umsätze ab dem Überschreitens-Tag unterliegen dann der Umsatzsteuer.

Ein Beispiel: Eine Solopreneurin macht 2026 bis Ende September 96.000 Euro Umsatz. Mit der Oktober-Rechnung über 8.000 Euro überschreitet sie die 100.000-Euro-Marke. Bis September 2026 war sie Kleinunternehmerin, ab Oktober 2026 ist sie regelbesteuert. Die Oktober-Rechnung muss bereits mit Umsatzsteuer rausgehen.

Mit der Einführung von § 34a UStDV im Jahr 2025 wurde zusätzlich eine eigene, vereinfachte Pflichtangaben-Regelung für Kleinunternehmer geschaffen. Vorher mussten Kleinunternehmer dieselben Angaben machen wie regelbesteuerte Unternehmen nach § 14 Abs. 4 UStG. Heute reichen weniger Angaben, dazu mehr im Abschnitt über die Pflichtangaben.

Empfangspflicht: Ja, gilt seit 2025

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen. Diese Regel kennt keine Ausnahmen für Kleinunternehmer. Der Grund ist einfach: Wenn ein Kleinunternehmer einen Lieferanten hat, der bereits zum E-Rechnungs-Versand verpflichtet ist (alle B2B-Lieferanten mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz seit 2027, alle anderen ab 2028), dann darf dieser Lieferant nicht durch den Empfangs-Status des Kunden ausgebremst werden.

Praktisch heißt das: Sobald ein Lieferant fragt "Welche E-Mail-Adresse für die XRechnung?" oder eine ZUGFeRD-Datei verschickt, muss der Kleinunternehmer eine sinnvolle Antwort haben. Was passiert, wenn diese Antwort fehlt? Im schlimmsten Fall verzögert sich der Wareneingang, weil der Lieferant erst einen Workaround sucht. Im schlechtesten Fall geht eine eingehende XRechnung in einem normalen Mailpostfach unter, wird nicht GoBD-konform archiviert und löst beim nächsten Betriebsprüfungs-Termin Diskussionen aus.

Für die meisten Kleinunternehmer reicht eine sehr schlanke Lösung:

• ein kostenloser Viewer (etwa B2Brouter Viewer) zum Anschauen empfangener XRechnungen
• eine eigene Mailadresse, die nur für Rechnungen genutzt wird
• ein einfacher Cloud-Speicher mit Ordner-Struktur und Vermerk, was wann eingegangen ist

Für GoBD-konforme Langzeitarchivierung über 8 Jahre (seit 2025 die reguläre Frist für Buchungsbelege, vorher 10 Jahre) reicht das aber nicht. Wer regelmäßig E-Rechnungen empfängt, kommt um eine echte Lösung mit revisionssicherer Archivierung nicht herum. Welche drei grundsätzlichen Wege es dafür gibt, haben wir in unserem großen Vergleich der drei E-Rechnung-Wege ausführlich beschrieben. Bei Belegschmiede gibt es zum Beispiel für jeden Workspace eine eigene Empfangsadresse, die genau für diesen Zweck gedacht ist.

Versandpflicht: Nein, dauerhaft befreit

Das ist der Punkt, den viele falsch verstehen. Auch nach dem 1. Januar 2027 und nach dem 1. Januar 2028 sind Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG von der Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiterhin "sonstige Rechnungen" ausstellen, also PDFs, Papier oder andere Formate, die nicht der EN 16931 entsprechen.

Diese Befreiung ist dauerhaft, kein Übergangsrecht. Sie ergibt sich daraus, dass Kleinunternehmer steuerlich anders behandelt werden und der Sinn der strukturierten E-Rechnung (Vereinfachung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und Bekämpfung von Umsatzsteuer-Betrug) bei ihnen weitgehend wegfällt.

Es gibt aber eine wichtige Einschränkung: Die Befreiung gilt nur, solange der Empfänger zustimmt. Das ergibt sich aus § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG. In der Praxis bedeutet das meistens kein Problem, weil B2B-Kunden froh sind, wenn sie überhaupt eine Rechnung bekommen. Es gibt aber Konstellationen, in denen der Kunde explizit eine E-Rechnung verlangt:

• Plattform-Verkäufer auf Amazon Business, Mercateo oder ähnlichen Plattformen, wenn die Plattform eine strukturierte Rechnung als Standard hinterlegt
• Behörden und öffentliche Auftraggeber, die schon seit 2020 XRechnung verlangen
• Größere B2B-Kunden mit automatisierter Eingangsrechnungs-Verarbeitung, die auf Stückkosten optimiert sind und manuelles Abtippen vermeiden wollen

Wer als Kleinunternehmer überwiegend an Privatpersonen verkauft, ist von alldem nicht betroffen. Die E-Rechnungs-Pflicht gilt ohnehin nur für B2B-Umsätze.

Wann sich freiwilliger E-Rechnung-Versand trotzdem lohnt

Es gibt drei Argumente, die für eine freiwillige E-Rechnung sprechen, auch wenn der Gesetzgeber sie nicht verlangt:

1. Professionalität gegenüber B2B-Kunden. Ein Solopreneur, der seinem Geschäftskunden eine ZUGFeRD-Rechnung schickt, signalisiert: ich bin technisch up to date, mein System ist anschlussfähig. Das wirkt besonders dann, wenn die Konkurrenz noch mit handgeschriebenen PDFs arbeitet.

2. Schnellere Zahlung. Buchhaltungs-Teams in mittleren und größeren Betrieben verarbeiten strukturierte Rechnungen automatisiert. Eine Word-Rechnung muss jemand abtippen, eine ZUGFeRD-Rechnung wird in Minuten verbucht. Schnellere Verbuchung heißt oft auch schnellere Bezahlung.

3. Vorbereitung auf den Wechsel. Wer kurz vor der Kleinunternehmer-Grenze steht, weiß: irgendwann fällt die Schwelle. Wer dann ohnehin auf E-Rechnung umstellen muss, hat es leichter, wenn er den Workflow schon kennt.

Wenn ein Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen verschickt, gibt es einen Detail-Stolperstein, den wir an dieser Stelle erwähnen müssen: Der Steuerkategorie-Code in der strukturierten XML muss korrekt sein. Für Kleinunternehmer ist das nach EN 16931 der Code E (Steuerbefreiung), nicht Z (Nullsteuersatz) und schon gar nicht S mit 0 Prozent. Wir sehen diesen Fehler in unserer Validierungs-Pipeline relativ häufig, gerade bei Betrieben, die gerade frisch unter die Regelung gefallen sind oder gerade rausgewachsen. Mehr dazu in unserem Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke.

Pflichtangaben auf einer Kleinunternehmer-Rechnung 2026

Mit § 34a UStDV gibt es seit 2025 erstmals eine eigene, vereinfachte Pflichtangaben-Regelung speziell für Kleinunternehmer. Das ist eine echte Erleichterung gegenüber der vorigen Rechtslage, bei der § 14 Abs. 4 UStG mit allen Pflichtangaben (auch der Pflicht zur fortlaufenden Rechnungsnummer und Steuersatz-Angabe) für alle galt.

Die aktuellen Pflichtangaben für eine Kleinunternehmer-Rechnung sind:

1. Vollständiger Name und Anschrift des Kleinunternehmers
2. Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
3. Steuernummer oder USt-IdNr. des Kleinunternehmers (Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ebenfalls möglich)
4. Ausstellungsdatum der Rechnung
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Entgelt in einer Summe
7. Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung

Was im Vergleich zu regelbesteuerten Rechnungen wegfällt:

• die fortlaufende Rechnungsnummer (nicht zwingend für Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 34a UStDV)
• der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (außer er weicht stark vom Rechnungsdatum ab)
• der Steuersatz und die darauf entfallende Steuer (logisch, weil keine USt. ausgewiesen wird)
• ein Aufschlüsseln des Entgelts nach Steuersätzen

Für den Pflicht-Hinweis auf die Kleinunternehmer-Regelung sind diese Formulierungen üblich und alle gleichermaßen rechtssicher:

• "Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
• "Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG."
• "Im Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten."

Eine einzige dieser Formulierungen reicht. Mehrere parallel zu verwenden wirkt eher unprofessionell als sicherheitsbewusst.

Eine kleine, aber wichtige Sache am Rande: Der Begriff "Kleinunternehmer-Regelung" muss in der Formulierung gar nicht vorkommen. Der reine Hinweis auf § 19 UStG genügt. Manche empfinden den Begriff als abwertend gegenüber dem Kunden, andere stört das nicht. Beides ist okay.

Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest

Wenn der Umsatz im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze sprengt, gilt seit 2025 der unterjährige Wechsel. Das hat drei praktische Konsequenzen:

1. Ab der nächsten Rechnung wird Umsatzsteuer ausgewiesen. Bisherige Rechnungen vor dem Wechsel bleiben unangetastet, korrigieren muss niemand. Aber die nächste muss korrekt mit Steuersatz, Steuerbetrag und Bruttobetrag rausgehen.

2. Die Vorlage muss angepasst werden. Steuersatz-Felder, Umsatzsteuer-Ausweis, USt-IdNr. (sofern noch nicht vorhanden), neuer Steuerkategorie-Code in der strukturierten E-Rechnung. Wer nur sporadisch Rechnungen schreibt, hat damit am Tag des Übergangs einen ungeplanten Aufwand.

3. Ab dem Folgejahr greift die volle E-Rechnungs-Pflicht. Wer im Oktober 2026 in die Regelbesteuerung wechselt, ist ab 1. Januar 2027 ein normaler regelbesteuerter Unternehmer und unterliegt damit der E-Rechnungs-Versandpflicht ab 2027 oder 2028 (je nach Vorjahresumsatz).

Wer regelmäßig Vorjahres-Umsätze nahe an der 25.000-Euro-Grenze hat, sollte sich frühzeitig überlegen, ob ein freiwilliger Wechsel zur Regelbesteuerung sinnvoll ist. Das ist eine steuerliche Frage und gehört in die Hand des Steuerberaters, nicht in einen Blogartikel.

Empfehlung: Welcher Weg passt zu welcher Situation

Drei häufige Konstellationen und der jeweils passende Weg:

Solopreneur im Nebenerwerb, weniger als 10 Rechnungen pro Jahr, fast nur Privatkunden → Empfangslösung über kostenlosen Viewer reicht. Versand bleibt bei Word/PDF. Kein Kostenaufwand für Software nötig.

Wachsender Kleinunternehmer mit B2B-Kunden, regelmäßig 5 bis 20 Rechnungen im Monat → Sinnvoll: eine schlanke Lösung, die Empfang mit GoBD-konformer Archivierung kombiniert und optional auch den freiwilligen E-Rechnung-Versand abdeckt. Genau dafür gibt es Belegschmiede. Empfangsadresse und automatische Archivierung laufen im Hintergrund, der Versand bleibt im gewohnten Workflow (Word, Mailprogramm, CC an Belegschmiede). Wer die Grenze später überschreitet, hat das System schon im Einsatz.

Plattform-Verkäufer oder Behörden-Lieferant, der bereits E-Rechnungen verlangt bekommt → Hier ist der freiwillige Versand keine Frage des Komforts mehr, sondern der Anschlussfähigkeit. Eine Layer-Lösung oder eine kleine Rechnungssoftware mit E-Rechnungs-Support ist hier sinnvoll.

Welcher Weg auch immer der richtige ist: Die Empfangspflicht gilt schon. Wer als Kleinunternehmer noch keinen Empfangsweg hat, sollte das jetzt klären, nicht erst nachdem die erste XRechnung im Spam-Ordner gelandet ist.