E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028: Wer muss wann wirklich umstellen?

Die Antwort auf die Frage, ab wann ein Betrieb E-Rechnungen versenden muss, klingt einfach: Ab 2027 für Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle übrigen. In der Praxis stolpern aber selbst gut informierte Unternehmer über drei Details, die das Bild verschieben: Wie genau wird der Umsatz gemessen? Was passiert in Grenzfällen? Und gilt die Übergangsregelung für jeden gleich?

Dieser Artikel klärt die Versandpflicht im Detail. Die Empfangspflicht ist eine eigene Geschichte und gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen ausnahmslos. Wenn du dazu mehr wissen willst, haben wir das im Artikel über den Empfang von E-Rechnungen ausführlich behandelt.

Die Zeitleiste auf einen Blick

Eine wichtige Vorbemerkung: Die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden (B2C), an Unternehmen im Ausland und an juristische Personen ohne Unternehmer-Status (zum Beispiel viele Vereine) sind nicht erfasst. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise sind dauerhaft ausgenommen.

Die 800.000-Euro-Falle

Hier wird es interessant. Die meisten Quellen sagen lapidar "Betriebe mit über 800.000 Euro Umsatz müssen ab 2027". Das ist verkürzt und führt zu Fehleinschätzungen.

Der maßgebliche Wert ist der Gesamtumsatz im Kalenderjahr 2026 nach § 19 Abs. 3 UStG. Das bedeutet:

• Es geht nicht um den B2B-Anteil. Wer 2026 insgesamt 850.000 Euro umgesetzt hat, davon aber nur 400.000 Euro im B2B-Bereich und den Rest mit Privatkunden, fällt trotzdem unter die 2027er-Pflicht.
• Auch steuerfreie Umsätze zählen mit (etwa Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen oder steuerfreie Vermietung).
• Auslandsumsätze zählen mit, sofern sie steuerbar sind.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Ein Bauhandwerker macht 2026 insgesamt 920.000 Euro Umsatz. Davon entfallen 720.000 Euro auf B2B-Aufträge an Generalunternehmer, 180.000 Euro auf Privatkunden (B2C) und 20.000 Euro auf eine vermietete Garage. Obwohl nur 720.000 Euro auf B2B entfallen, gilt für ihn ab 1. Januar 2027 die Versandpflicht für E-Rechnungen, weil der Gesamtumsatz über 800.000 Euro liegt.

Wer sich gerade an der Grenze bewegt, sollte spätestens im Herbst 2026 mit dem Steuerberater eine Hochrechnung machen. Ob die Pflicht 2027 oder 2028 greift, hat erhebliche Auswirkungen auf den Zeitdruck bei der Umstellung.

Der Entscheidungsbaum

Um schnell zu klären, ab wann du betroffen bist, hilft diese Checkliste:

Schritt 1: Stellst du Rechnungen an inländische Unternehmen aus?

• Nein, nur an Privatkunden → Versandpflicht greift für dich nicht. Empfangspflicht gilt trotzdem.
• Ja → weiter zu Schritt 2

Schritt 2: Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Vorjahresumsatz max. 25.000 €)?

• Ja → Dauerhaft keine Versandpflicht, auch nach 2028. Empfangspflicht gilt trotzdem.
• Nein → weiter zu Schritt 3

Schritt 3: Wie hoch war dein Gesamtumsatz 2026?

• Über 800.000 € → Versandpflicht ab 1. Januar 2027
• 800.000 € oder weniger → Versandpflicht ab 1. Januar 2028

Schritt 4: Welche Sonderfälle treffen auf dich zu?

• Du erbringst nur steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8-29 UStG (etwa Heilbehandlungen, Bildungsleistungen) → keine Rechnungspflicht, also auch keine E-Rechnungs-Pflicht
• Deine Rechnungen liegen alle unter 250 € brutto → keine E-Rechnung-Pflicht für diese Kleinbeträge
• Du verkaufst Fahrausweise → ausgenommen
• Deine Kunden sind ausschließlich juristische Personen, die keine Unternehmer sind (zum Beispiel kleine Vereine) → keine Pflicht

Was ist mit der Übergangsregelung bis Ende 2026?

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Betriebe weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Das ist die allgemeine Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG. Sie endet aber nicht für alle gleichzeitig:

• Für Betriebe mit Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro endet die Übergangsregelung am 31. Dezember 2026. Ab 1. Januar 2027 müssen sie strukturierte E-Rechnungen versenden.
• Für Betriebe mit Gesamtumsatz 2026 bis 800.000 Euro läuft die Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2027. Sie haben ein Jahr länger Zeit.

Eine wenig bekannte Sonderregel betrifft EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange). Wer schon vor 2025 ein EDI-Verfahren mit seinen Geschäftspartnern etabliert hatte, darf dieses bis zum 31. Dezember 2027 weiter nutzen, selbst wenn das EDI-Format technisch nicht der EN 16931 entspricht. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers. Ab 2028 muss aber auch EDI EN-16931-konform sein, sonst gilt es nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des UStG.

Was zählt 2027 oder 2028 als gültige E-Rechnung?

Ab dem jeweiligen Pflicht-Stichtag muss die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung 3.0.2: reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung. Standard für Rechnungen an Behörden, zunehmend auch im B2B-Bereich.
• ZUGFeRD 2.4 / Factur-X: Hybridformat. Eine PDF mit eingebetteter strukturierter XML. Für den Empfänger sieht es aus wie eine normale PDF, sein System kann gleichzeitig automatisch die strukturierten Daten verarbeiten.

Beide Formate sind als E-Rechnung zugelassen. Welches Format für welchen Empfänger das richtige ist, hängt vom Anwendungsfall ab. Was nicht mehr als E-Rechnung gilt: einfache PDFs ohne eingebettete XML, eingescannte Papierrechnungen, Word-Dokumente, JPEG-Bilder. Diese sind ab dem jeweiligen Stichtag im B2B-Bereich nicht mehr ausreichend.

Grenzfälle in der Praxis

Drei Konstellationen begegnen uns in Gesprächen mit Betrieben besonders häufig:

Was, wenn der Umsatz 2026 knapp die 800.000 Euro überschreitet?

Die Schwelle ist hart. 800.001 Euro Gesamtumsatz 2026 bedeuten Versandpflicht ab 1. Januar 2027. Es gibt keine Toleranzgrenze. Wer also im Dezember 2026 sieht, dass er die Grenze knapp reißen wird, sollte die letzten Wochen nicht abwarten, sondern direkt die Umstellung planen. Ein Aufschub durch späte Rechnungsstellung funktioniert nicht: Es zählt der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung.

Was, wenn ich 2026 über 800.000 Euro lag, aber 2027 deutlich darunter liege?

Die Pflicht greift dann trotzdem ab 1. Januar 2027 und gilt für das ganze Jahr 2027, weil der Vorjahresumsatz 2026 der Maßstab ist. Ab 2028 sind ohnehin alle Betriebe versandpflichtig, also ändert sich für dich nichts mehr.

Was bei Unternehmensgründung 2026 oder 2027?

Wer 2026 erst gegründet hat, hat keinen vollen Vorjahresumsatz. Hier kommt § 19 Abs. 3 UStG zur Anwendung: Der Umsatz des Gründungsjahres wird auf einen Jahresumsatz hochgerechnet, dann gilt die übliche Schwelle. Wer 2027 gründet, hat ohnehin keinen Vorjahresumsatz 2026 — für solche Betriebe gilt die allgemeine Pflicht ab 1. Januar 2028. Für das Jahr 2027 bleibt der Verkauf per PDF oder Papier mit Empfänger-Zustimmung möglich.

Was die Pflicht praktisch bedeutet

E-Rechnung versenden zu müssen heißt nicht nur, ein anderes Dateiformat zu produzieren. Es heißt mindestens vier weitere Dinge:

1. Erstellung im strukturierten Format. Die Rechnung muss korrekt nach EN 16931 strukturiert sein. Word-Vorlagen reichen dafür nicht — entweder muss die Rechnungssoftware das Format selbst erzeugen, oder ein Konverter wandelt die PDF in eine ZUGFeRD-Datei um. Welche Wege es dafür gibt, haben wir in unserem großen Vergleich im Detail beschrieben.
2. Validierung vor dem Versand. Eine technisch fehlerhafte E-Rechnung kann der Empfänger ablehnen. Was die häufigsten Fehler sind und wie man sie vermeidet, steht in unserem Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke.
3. Übermittlungsweg. Das Gesetz schreibt keinen festen Übertragungsweg vor. Per E-Mail reicht in den meisten Fällen aus, größere Empfänger nutzen oft Peppol oder eigene Empfangsportale.
4. GoBD-konforme Archivierung. Auch ausgehende E-Rechnungen müssen revisionssicher mindestens 8 Jahre aufbewahrt werden, im strukturierten Originalformat.

Wer all das selbst aufsetzen will, kann das tun. Wer den eigenen Workflow nicht umstellen will, kann auf Layer-Lösungen wie Belegschmiede zurückgreifen, die zwischen die bestehende Word- oder Branchensoftware und den Versand geschaltet werden.

Was Betriebe jetzt konkret tun sollten

Unabhängig davon, ob du 2027 oder 2028 unter die Pflicht fällst, lohnen sich drei Schritte schon jetzt:

1. Klären, wann genau die Pflicht für dich greift. Hochrechnung des Gesamtumsatzes 2026 machen, gegebenenfalls mit dem Steuerberater. Wer Anfang 2027 betroffen ist, sollte spätestens im 4. Quartal 2026 eine Lösung implementiert haben.

2. Bestehende Vorlagen prüfen. Welche Word- oder Excel-Vorlagen werden aktuell genutzt? Welche Felder fehlen für eine EN-16931-konforme Konvertierung? Eine Test-Rechnung durch den KoSIT-Validator oder einen Online-Validator jagen zeigt das in Minuten.

3. Empfangsweg implementieren, auch wenn du noch nicht versandpflichtig bist. Die Empfangspflicht gilt schon. Wer noch keine eigene Empfangslösung hat, bekommt sonst irgendwann eine E-Rechnung von einem Lieferanten und weiß nicht, was er damit machen soll.

Die Pflicht ab 2028 ist nicht verhandelbar, sie wird kommen. Wer das Thema jetzt strukturiert angeht, hat 2027 deutlich weniger Stress als die Betriebe, die in letzter Minute reagieren.