E-Rechnung für eBay, Etsy, Shopify und Amazon Business: Was Online-Händler wissen müssen

Wer auf einer Online-Plattform verkauft, hat bei der E-Rechnungs-Pflicht ein Problem, das klassische Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebe nicht haben: Die Plattform sitzt zwischen dir und deinem Kunden. Du kennst oft nicht den vollständigen Namen, manchmal nicht die echte E-Mail-Adresse, und du weißt im Moment des Verkaufs nicht zuverlässig, ob du an einen Geschäftskunden oder eine Privatperson lieferst.

Trotzdem gilt die E-Rechnungs-Pflicht: Sobald du an einen inländischen B2B-Käufer verkaufst, musst du ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) oder ab 2028 (alle übrigen) eine strukturierte E-Rechnung ausstellen können. Wer das auf einer Plattform versäumt, riskiert nicht nur Compliance-Probleme, sondern auch verärgerte B2B-Kunden, die ohne E-Rechnung keinen Vorsteuerabzug machen können.

Dieser Artikel klärt, was Plattform-Verkäufer wirklich betrifft, welche plattform-spezifischen Probleme es gibt, und welche Lösungswege je nach Shop-System funktionieren.

Wer ist überhaupt betroffen?

Die E-Rechnungs-Pflicht greift nur bei inländischen B2B-Umsätzen. Das heißt: Wer ausschließlich an Privatpersonen verkauft (B2C), ist nicht betroffen. Auch nicht ab 2028.

In der Online-Handels-Praxis ist diese Trennung aber selten so klar. Drei Konstellationen lohnen sich:

Reine B2C-Verkäufer. Ein Etsy-Shop, der handgemachte Schmuckstücke an Privatkunden verkauft, hat im Normalfall keine E-Rechnungs-Pflicht. Selbst wenn gelegentlich mal ein Selbstständiger als Privatkunde kauft, ändert das nichts an der grundsätzlichen B2C-Ausrichtung.

Mischformen mit B2B-Anteil. Der häufigste Fall. Ein Shopify-Shop verkauft Werkzeuge sowohl an Hobby-Handwerker als auch an gewerbliche Betriebe. Sobald ein gewerblicher Käufer ankommt, gilt für genau diese Rechnung die E-Rechnungs-Pflicht (ab dem für dich relevanten Stichtag).

B2B-Fokus. Ein Mercateo-Verkäufer oder Amazon-Business-Händler liefert primär an gewerbliche Kunden. Hier ist E-Rechnung der Regelfall, nicht die Ausnahme.

Eine wichtige Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sind dauerhaft von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen. Wer im Etsy-Shop fast nur Artikel unter 250 Euro verkauft, kann diese Rechnungen weiter als PDF oder gar Papier-Beleg ausgeben — auch an B2B-Kunden. Sobald der Bestellbetrag aber 250 Euro überschreitet, greift die E-Rechnungs-Pflicht. Mehr zu allen Ausnahmen schreiben wir noch in einem eigenen Artikel.

Das Mail-Adress-Problem

Das ist der Punkt, den die meisten Anleitungen elegant ignorieren — und der in den Foren immer wieder zu Frust führt.

Eine E-Rechnung muss dem Empfänger zugestellt werden. In der Praxis heißt das fast immer: per E-Mail an seine echte E-Mail-Adresse. Plattformen wie eBay verwenden aber Mail-Aliase — eine künstliche, plattform-interne Adresse, die Nachrichten an den Käufer weiterleitet. Ein Beispiel sieht so aus:

m.mueller-12345@members.ebay.de

Das Finanzamt akzeptiert diese Alias-Adresse rechtlich nicht zwingend als gültige Zustelladresse für eine Rechnung. Der eigentliche Knackpunkt: Wenn die Plattform den Alias irgendwann deaktiviert (zum Beispiel weil der Käufer-Account gelöscht wird), kann der Empfänger die Rechnung nicht mehr abrufen. Die Archivierungspflicht beim Empfänger ist damit nicht garantiert.

Bei eBay ist das Problem so ausgeprägt, dass es in der Verkäufer-Community offen diskutiert wird. Verkäufer fordern seit Monaten, dass eBay bei gewerblichen Käufern die echte E-Mail-Adresse durchreicht. Bisher passiert das nicht systematisch.

Praktische Konsequenz: Bei B2B-Verkäufen über solche Plattformen brauchst du die echte E-Mail-Adresse des Käufers. Drei Wege gibt es dafür:

1. Über die Plattform-Nachrichten den Käufer um seine Geschäfts-Mail bitten — funktioniert, ist aber lästig bei hohem Volumen
2. In der Bestellbestätigung explizit nach der Geschäfts-Mail fragen — als optionales Feld im Checkout (wenn die Plattform das erlaubt)
3. Im Plattform-Profil eine USt-ID hinterlegen lassen — wenn der Käufer eine USt-ID hat, ist er fast immer gewerblich, und Plattformen wie Amazon Business reichen dann zumindest geschäftliche Daten durch

Die saubere Lösung ist plattform-abhängig, was uns zum nächsten Punkt bringt.

Plattform für Plattform

eBay

eBay ist der schwierigste Fall. Das Plattform-System ist primär auf B2C-Verkauf ausgelegt, gewerbliche Käufer sind eher die Ausnahme als die Regel. Mail-Aliase sind Standard, eine echte Käufer-Mail wird nicht zuverlässig durchgereicht.

Was funktioniert in der Praxis:

• Verkaufsmanager Pro kann teilweise Käuferdaten exportieren, aber nicht systematisch B2B-Kunden identifizieren
• eBay Business-Käufer-Programm liefert bei verifizierten Geschäftskunden mehr Informationen, hat aber begrenzte Verbreitung
• Manuelle Nachverfolgung über die Plattform-Nachrichten ist bei vielen Verkäufern der Standard-Workaround

eBay selbst stellt aktuell keine integrierte E-Rechnungs-Lösung bereit. Verkäufer müssen ihre Rechnungen über externe Systeme erzeugen (zum Beispiel sevdesk, Lexware, eigene Templates) und manuell zustellen.

Wer wenig eBay-Volumen hat und die Kleinbetragsregel ausnutzt: Bei Bestellungen unter 250 Euro brutto reicht eine Standard-PDF auch nach 2028. Bei größeren B2B-Bestellungen muss die E-Rechnung kommen, und der Verkäufer muss aktiv die echte Käufer-Mail einholen.

Etsy

Etsy ist eindeutig B2C-orientiert. Die Zielgruppe sind Endkunden, die handgemachte oder Vintage-Produkte kaufen. B2B-Verkäufe sind selten, aber nicht ausgeschlossen — gewerbliche Wiederverkäufer und Interior-Designer kaufen durchaus auf Etsy ein.

In den deutschsprachigen Etsy-Foren wurde die E-Rechnungs-Frage 2024 und 2025 intensiv diskutiert. Die Conclusio damals und auch heute: Wer ausschließlich an Endkunden verkauft, ist nicht betroffen. Wer gelegentlich an gewerbliche Käufer verkauft, muss bei diesen Bestellungen (über 250 Euro) ab dem für ihn relevanten Stichtag eine E-Rechnung erzeugen.

Etsy reicht im Plattform-Workflow den vollständigen Namen und die geschäftliche Adresse durch, wenn der Käufer diese im Profil hinterlegt hat. Die E-Mail-Adresse ist meistens ein Alias, lässt sich aber bei Bedarf über die Etsy-Nachrichten von der echten Adresse anfragen.

Praktisch heißt das für Etsy-Shops: Standardmäßig PDFs an alle Käufer ausreichen, und nur bei expliziten Geschäftsbestellungen über 250 Euro auf E-Rechnung umschwenken. Das ist ein händischer Workflow, aber bei geringem B2B-Anteil tragbar.

Shopify

Shopify ist die flexibelste der vier Plattformen. Als Shop-System gibt es das Shop-Erlebnis komplett in deine Hand: Du bestimmst Checkout-Felder, Pflichtangaben, Datenerfassung. Wenn dein Shop primär an B2B-Kunden verkauft, kannst du USt-ID als Pflichtfeld im Checkout setzen — damit hast du sofort die strukturierten Informationen, die du für die E-Rechnung brauchst.

Für die eigentliche E-Rechnungs-Erzeugung gibt es mehrere Wege:

• Order Printer Pro erzeugt zur Zeit keine echten E-Rechnungen, sondern nur PDFs. Wer das nutzt, braucht ein zusätzliches Tool für die Konvertierung
• Sufio ist auf strukturierte Rechnungen spezialisiert und unterstützt ZUGFeRD direkt für deutsche Shops
• sevdesk-Integration für Shopify synchronisiert Bestellungen automatisch in sevdesk, das die E-Rechnung erzeugt
• Eigene Integration über die Shopify-API für Shops mit Entwickler-Ressourcen

Welche Lösung passt, hängt vom Volumen ab. Bei wenigen B2B-Bestellungen pro Monat reicht ein manueller Workflow mit kostenlosem Konverter. Bei höherem Volumen lohnt sich eine direkte Plugin-Integration.

Amazon Business

Amazon Business ist die einzige der vier Plattformen, die explizit auf B2B ausgelegt ist. Käufer registrieren sich als Geschäftskunden, hinterlegen USt-ID und Rechnungsadresse, und Amazon stellt diese Daten dem Verkäufer zur Verfügung. Das macht Amazon Business technisch deutlich einfacher als die anderen Plattformen.

Amazon bietet mit dem VCS (VAT Calculation Service) einen Rechnungsstellungs-Service an, der für Verkäufer automatisch Rechnungen mit korrekt berechneter Umsatzsteuer erstellt. Wichtig zu wissen: Standardmäßig erzeugt VCS PDF-Rechnungen, keine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datensätze. Amazon selbst stellt in seinen Nutzungsbedingungen seit Januar 2025 ausdrücklich klar, dass diese PDF-Rechnungen "im Allgemeinen nicht als elektronische Rechnungen im Sinne des deutschen Umsatzsteuerrechts" gelten.

Wer nur VCS nutzt, erfüllt die E-Rechnungs-Pflicht ab 2027/2028 also nicht. Drei Wege gibt es für Amazon-Business-Verkäufer:

• Externe Tools wie Amainvoice, easybill oder JTL-Wawi (mit VCS-Lite), die aus den VCS-Daten konforme ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen
• Eigene Buchhaltungssoftware (sevdesk, Lexware), die Amazon-Bestellungen importiert und im konformen Format wieder zustellt
• Layer-Lösungen wie Belegschmiede, wenn der Verkäufer ohnehin in einer eigenen Software die Rechnung erstellt

In der Praxis heißt das: Wer als Amazon-Business-Verkäufer ab 2028 (oder bei über 800.000 € Umsatz schon ab 2027) konforme E-Rechnungen ausstellen muss, braucht eine zusätzliche Tool-Ebene neben VCS. Amazon allein reicht nicht.

Welche Lösung passt wann?

Drei häufige Konstellationen aus der Praxis:

Reiner Etsy- oder eBay-B2C-Shop mit gelegentlichen Geschäftskunden → Manuelle Lösung: Standard-PDF für alle, bei B2B-Bestellungen über 250 Euro manuell eine ZUGFeRD-Datei mit einem kostenlosen Konverter erzeugen und zustellen. Funktioniert bei wenigen Fällen pro Monat ohne Software-Wechsel.

Mittlerer Shopify-Shop mit gemischtem B2B/B2C-Geschäft → Plugin-Lösung wie Sufio oder sevdesk-Integration. Das automatisiert die Format-Trennung: B2C bekommt PDF, B2B bekommt ZUGFeRD ohne manuelles Eingreifen.

Reiner Amazon-Business-Verkäufer → VCS plus eine Tool-Ebene, die aus den VCS-Daten konforme ZUGFeRD-Rechnungen erzeugt. Anbieter wie Amainvoice oder JTL-Wawi haben darauf spezialisierte Lösungen. Amazon allein reicht nicht.

Multi-Channel-Verkäufer (eBay + eigener Shop + Amazon) → Hier wird es kompliziert. Wer Bestellungen aus mehreren Quellen zusammenführen will (gemeinsame Rechnungsnummern-Kreise, einheitliches Layout, zentrales Archiv), kommt um eine zentrale Lösung wie sevdesk, billbee oder Lexware kaum herum.

Wo Belegschmiede ins Spiel kommt

Belegschmiede ist primär für klassische B2B-Workflows mit Word, Excel oder Branchensoftware gebaut, nicht für reine Plattform-Verkäufer. Ein Shopify-Shop ist mit einer Plugin-Integration wie Sufio besser bedient, ein Amazon-Business-Verkäufer mit Amazons eigener Funktion.

Wo wir aber gut passen: bei Multi-Channel-Verkäufern, die ihre Rechnungen schon zentral in Word oder Excel schreiben (zum Beispiel weil sie aus mehreren Plattformen Bestelldaten zusammenführen und manuell Rechnungen aufsetzen). Diese können den gewohnten Workflow weiter nutzen und unsere Adresse einfach in CC setzen. Wir machen aus der PDF eine konforme ZUGFeRD-Datei und stellen sie dem Empfänger zu — egal aus welcher Plattform die Bestellung ursprünglich kam.

Wer ein eigenes Shop-System hat und die Rechnung dort technisch erzeugt, sollte sich aber Plattform-spezifische Plugins anschauen — die sind in diesem Use Case näher an der Quelle und meistens die bessere Wahl.

Was Online-Händler jetzt konkret tun sollten

Drei Schritte unabhängig vom Volumen und der Plattform:

1. Aktuellen B2B-Anteil bestimmen. Sammle die Daten der letzten 6 Monate: Wie viele Bestellungen kamen von Geschäftskunden? Wie hoch waren die durchschnittlichen Bestellbeträge? Über/unter 250 Euro? Das ergibt das tatsächliche E-Rechnungs-Volumen, mit dem du planen musst.

2. Plattform-Optionen prüfen. Hat deine Plattform eine integrierte Rechnungsfunktion (Amazon Business), ein passendes Plugin (Shopify mit Sufio), oder bist du auf externe Lösungen angewiesen (eBay, Etsy)? Die Antwort entscheidet über den nächsten Schritt.

3. Stichtag prüfen. Wie hoch ist dein Gesamtumsatz 2026? Wenn über 800.000 Euro, greift die Versandpflicht schon ab 1. Januar 2027. Wenn darunter, ab 1. Januar 2028. Die genaue Zeitschiene haben wir im Pflicht-Artikel im Detail erklärt.

Online-Handel ist eine der Branchen, in denen die E-Rechnung in der ersten Welle 2027 für die meisten gar nicht greift — die wenigsten Shops überschreiten 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Aber wer bei 200.000 oder 400.000 Euro Umsatz liegt, hat noch 19 Monate Zeit, das Thema sauber zu lösen. Sehr viel länger nicht.