PDF → ZUGFeRD
Laden Sie Ihr PDF hoch – unsere KI liest die Rechnungsdaten aus, Mustang baut daraus eine ZUGFeRD-PDF/A-3 (Profil EN 16931).
Ephemerale Verarbeitung: weder Ihr Original-PDF noch die generierte ZUGFeRD-Datei werden bei uns gespeichert. Der LLM-Anbieter (OpenAI) wird vertraglich angewiesen, die Eingabe nicht zu speichern (store: false, kein Training). Für die Daten Ihrer Kunden in der Rechnung bleiben Sie selbst datenschutzrechtlich verantwortlich. Für rechtssichere Archivierung brauchen Sie einen Account mit AVV.
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar, für Buchhaltungssoftware aber wertlos. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist beides: optisch identisch zur PDF, aber mit strukturierten Daten im Hintergrund, die jedes moderne Buchhaltungssystem automatisch verarbeiten kann. Mit diesem Konverter können Sie eine bestehende PDF in eine ZUGFeRD-Datei umwandeln, ohne dass sich am Layout etwas ändert. Für gelegentliche Konvertierungen ist der Konverter dauerhaft kostenlos. Wer regelmäßig E-Rechnungen versendet, sollte den nächsten Schritt überlegen: Mit dem Pro-Tier von Belegschmied ab 29 €/Monat fällt das manuelle Hochladen pro Rechnung weg – Sie setzen einfach unsere Adresse beim Versand in CC, und die Konvertierung läuft automatisch im Hintergrund.
Umwandlung ohne ERP und ohne Installation
Der Konverter setzt kein ERP und kein Rechnungsprogramm voraus. Er arbeitet mit der fertigen PDF, gleich ob sie aus Word, Excel, einer Branchensoftware oder einem Großsystem stammt, und macht daraus eine ZUGFeRD-PDF/A-3 nach EN 16931, wie das deutsche Recht sie ab 2027 beziehungsweise 2028 im B2B-Verkehr verlangt.
Zur GoBD: Dieses Werkzeug speichert nichts und archiviert deshalb auch nichts. Die fertige Datei revisionssicher aufzubewahren bleibt Ihre Aufgabe. Das GoBD-Archiv über zehn Jahre ist eine Eigenschaft des Produkts, nicht des kostenlosen Tools.
Häufig gestellte Fragen zu dieser Umwandlung, jeweils auf einer eigenen Seite beantwortet: Ist das eine OCR-Erkennung?, Wie zuverlässig werden Beträge und IBAN gelesen?, Erfüllt eine umgewandelte E-Rechnung die GoBD? und Muss die ursprüngliche PDF aufbewahrt werden?
Betrieben wird der Konverter von Belegschmied, einem Anbieter aus Deutschland für Versand und Empfang von E-Rechnungen; gehostet wird in Deutschland, Region Frankfurt (Sicherheit und Datenhaltung). Wie dieselbe Umwandlung im laufenden Betrieb arbeitet, steht unter Schattenrechnungen, die Anbindung an SAP, Microsoft 365 oder Word und Excel unter Integrationen, die Tarife unter Preise. Wie sich die frei zugänglichen Konverter am Markt bei derselben Aufgabe schlagen, zeigt unser Konverter-Praxistest mit zwei Test-Rechnungen.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD und wofür brauche ich das?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine ganz normale PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Der Empfänger sieht eine ganz normale Rechnung, sein Buchhaltungssystem kann gleichzeitig alle Daten automatisch übernehmen. Ab dem 1. Januar 2027 (für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz) und ab dem 1. Januar 2028 (für alle übrigen) ist eine strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. ZUGFeRD ist eines der zwei zugelassenen Formate.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zugelassen. Der Unterschied liegt im Format: XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung – der Empfänger braucht einen Viewer, um sie lesen zu können. ZUGFeRD kombiniert die XML mit einer PDF-Schicht, die jeder PDF-Reader anzeigen kann. Für B2B-Rechnungen an private Unternehmen ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird oft XRechnung bevorzugt.
Welche Daten erkennt der Konverter automatisch?
Wir extrahieren Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Steuersätze, Summen, IBAN und Skonto-Angaben aus der PDF. Die erkannten Daten werden Ihnen in einer Maske angezeigt, wo Sie sie prüfen und korrigieren können. Gelesen wird dabei nicht Zeichen für Zeichen wie bei klassischer OCR: Ein Modell liest das Layout und ordnet jede Angabe einem Feld der EN 16931 zu. Verwechslungen bei optisch ähnlichen Zeichen bleiben trotzdem möglich, kleines l gegen Ziffer 1 oder Null gegen großes O, und fallen vor allem bei IBAN und Rechnungsnummer ins Gewicht. Diese beiden Felder lohnen einen zweiten Blick.
Wird die fertige ZUGFeRD-Datei automatisch validiert?
Ja, jede generierte Datei wird vor dem Download gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln geprüft. Wenn ein Validierungsfehler auftritt, sehen wir ihn vor Ihnen und zeigen ihn Ihnen vor dem Download an. Die häufigsten Fehler sind dabei nicht technischer Natur, sondern kommen aus der Quell-PDF selbst: Skonto im falschen Format, Rundungsdifferenzen oder fehlende Pflichtfelder.
Mehr zu den typischen Stolpersteinen finden Sie in unserem Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke .
Was kostet das Tool wirklich?
Die manuelle Konvertierung über diese Seite ist und bleibt kostenlos, mit einem moderaten Tageslimit. Wer regelmäßig E-Rechnungen versendet, kommt damit auf Dauer aber nicht weit. Mit dem Pro-Tier von Belegschmied für 29 €/Monat bekommen Sie: vollautomatisierte Konvertierung über CC-Versand (keine manuelle Pro-Rechnung-Aktion mehr), GoBD-konforme Archivierung, eine eigene Empfangsadresse für eingehende E-Rechnungen, und einen Validierungsbericht pro Rechnung als Nachweis für die Betriebsprüfung.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wenn Sie absehbar mehrere E-Rechnungen pro Monat versenden werden – und das gilt spätestens ab 2028 für jeden B2B-Betrieb – lohnt sich der Wechsel auf eine automatisierte Lösung. Belegschmied macht den manuellen Schritt zwischen Word und ZUGFeRD komplett überflüssig. Sie schreiben Ihre Rechnung weiter wie immer, wir kümmern uns um das Format.
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