PDF → ZUGFeRD
Lade dein PDF hoch — unsere KI liest die Rechnungsdaten aus, Mustang baut daraus eine ZUGFeRD-PDF/A-3 (Profil EN 16931).
Eine PDF-Rechnung ist für Menschen lesbar, für Buchhaltungssoftware aber wertlos. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist beides: optisch identisch zur PDF, aber mit strukturierten Daten im Hintergrund, die jedes moderne Buchhaltungssystem automatisch verarbeiten kann. Mit diesem Konverter kannst du eine bestehende PDF in eine ZUGFeRD-Datei umwandeln, ohne dass sich am Layout etwas ändert. Für gelegentliche Konvertierungen ist der Konverter dauerhaft kostenlos. Wer regelmäßig E-Rechnungen versendet, sollte den nächsten Schritt überlegen: Mit dem Pro-Tier von Belegschmiede ab 14,90 €/Monat fällt das manuelle Hochladen pro Rechnung weg — du setzt einfach unsere Adresse beim Versand in CC, und die Konvertierung läuft automatisch im Hintergrund.
Häufige Fragen
Was ist ZUGFeRD und wofür brauche ich das?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Es ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine ganz normale PDF mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert. Der Empfänger sieht eine ganz normale Rechnung, sein Buchhaltungssystem kann gleichzeitig alle Daten automatisch übernehmen. Ab dem 1. Januar 2027 (für Betriebe mit über 800.000 € Vorjahresumsatz) und ab dem 1. Januar 2028 (für alle übrigen) ist eine strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht. ZUGFeRD ist eines der zwei zugelassenen Formate.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und sind als E-Rechnung zugelassen. Der Unterschied liegt im Format: XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung — der Empfänger braucht einen Viewer, um sie lesen zu können. ZUGFeRD kombiniert die XML mit einer PDF-Schicht, die jeder PDF-Reader anzeigen kann. Für B2B-Rechnungen an private Unternehmen ist ZUGFeRD meist die pragmatischere Wahl. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wird oft XRechnung bevorzugt.
Welche Daten erkennt der Konverter automatisch?
Wir extrahieren Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum, Positionen, Steuersätze, Summen, IBAN und Skonto-Angaben aus der PDF. Die erkannten Daten werden dir in einer Maske angezeigt, wo du sie prüfen und korrigieren kannst. Häufige OCR-Fehler bei optisch ähnlichen Zeichen wie kleiner Buchstabe l vs. Ziffer 1 oder Null vs. großer Buchstabe O treten besonders bei IBANs und Rechnungsnummern auf und sollten manuell kontrolliert werden.
Wird die fertige ZUGFeRD-Datei automatisch validiert?
Ja, jede generierte Datei wird vor dem Download gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln geprüft. Wenn ein Validierungsfehler auftritt, sehen wir ihn vor dir und zeigen ihn dir vor dem Download an. Die häufigsten Fehler sind dabei nicht technischer Natur, sondern kommen aus der Quell-PDF selbst: Skonto im falschen Format, Rundungsdifferenzen oder fehlende Pflichtfelder.
Mehr zu den typischen Stolpersteinen findest du in unserem Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke .
Was kostet das Tool wirklich?
Die manuelle Konvertierung über diese Seite ist und bleibt kostenlos, mit einem moderaten Tageslimit. Wer regelmäßig E-Rechnungen versendet, kommt damit auf Dauer aber nicht weit. Mit dem Pro-Tier von Belegschmiede für 14,90 €/Monat bekommst du: vollautomatisierte Konvertierung über CC-Versand (keine manuelle Pro-Rechnung-Aktion mehr), GoBD-konforme Archivierung, eine eigene Empfangsadresse für eingehende E-Rechnungen, und einen Validierungsbericht pro Rechnung als Nachweis für die Betriebsprüfung.
Bereit für den nächsten Schritt?
Wenn du absehbar mehrere E-Rechnungen pro Monat versenden wirst — und das gilt spätestens ab 2028 für jeden B2B-Betrieb — lohnt sich der Wechsel auf eine automatisierte Lösung. Belegschmiede macht den manuellen Schritt zwischen Word und ZUGFeRD komplett überflüssig. Du schreibst deine Rechnung weiter wie immer, wir kümmern uns um das Format.
Pro-Tier ausprobieren