E-Rechnung für Anwaltskanzleien: Honorarrechnung, §9 RVG und der Weg zur Pflicht 2027

Anwaltskanzleien gehören zu den Branchen, in denen die E-Rechnungs-Pflicht voll greift. Anders als bei Heilberufen oder Bildungsdienstleistern sind anwaltliche Leistungen umsatzsteuerpflichtig (mit Ausnahme weniger Sondertatbestände). Das heißt: Jede Honorarrechnung an einen gewerblichen Mandanten unterliegt ab dem für die Kanzlei relevanten Stichtag der E-Rechnungs-Pflicht.

Trotzdem ist die anwaltliche Praxis bei diesem Thema oft zurückhaltend. Ein historischer Grund: Die Honorarrechnung war lange formal an die persönliche Unterschrift des Rechtsanwalts gebunden — eine Anforderung, die mit elektronischer Rechnungsstellung im klassischen Sinne nicht zusammenpasst. Diese Frage ist mittlerweile geklärt, aber die Verunsicherung in vielen Kanzleien bleibt.

Dieser Artikel klärt, was Kanzleien zur Honorarabrechnung, zur Unterschriftsproblematik und zur Mandanten-Vertraulichkeit konkret wissen müssen.

Anwaltsleistungen und die Umsatzsteuer

Anwaltliche Beratung und Vertretung sind in Deutschland grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Es gibt keine Vergleichsregelung wie § 4 Nr. 14 UStG für Ärzte. Konsequenz: Alle Honorare unterliegen der Umsatzsteuer, und im B2B-Verhältnis auch der E-Rechnungs-Pflicht.

Wenige Sonderfälle:

• Tätigkeit als Insolvenzverwalter, Nachlasspfleger oder Testamentsvollstrecker kann in Sonderkonstellationen umsatzsteuerlich anders behandelt werden. Im Zweifel beim Steuerberater klären.
• Tätigkeit als Beratungsperson nach BAföG, Schuldnerberatung kann unter bestimmten Bedingungen steuerfrei sein.
• Pflichtverteidigungs-Honorare sind umsatzsteuerpflichtig wie reguläre Honorare.

Für die meisten klassischen Kanzleien gilt: Alle Honorare sind umsatzsteuerpflichtig, und damit alle B2B-Honorare ab dem Pflicht-Stichtag E-Rechnungs-pflichtig.

Mandanten als Privatperson oder als Unternehmen?

Die E-Rechnungs-Pflicht greift nur bei inländischen B2B-Umsätzen. Hier liegt die zentrale Differenzierung in der Kanzlei-Praxis:

Mandant ist Privatperson (B2C): Keine E-Rechnungs-Pflicht. Die Honorarrechnung kann weiter als Papier oder PDF ausgestellt werden, auch nach 2028. Das betrifft viele Familienrecht-Kanzleien, Strafverteidiger im privaten Mandat, Verkehrsrecht-Kanzleien mit Endverbrauchern.

Mandant ist inländisches Unternehmen oder selbstständiger Mandant in unternehmerischer Rolle (B2B): Volle E-Rechnungs-Pflicht ab dem Stichtag. Das betrifft Wirtschaftsanwälte, Arbeitsrechtler mit gewerblichen Mandanten, Gewerbeschutz, M&A, Insolvenzrecht und alle Kanzleien, die überwiegend für Firmenkunden arbeiten.

Mandant ist ausländisches Unternehmen: Keine deutsche E-Rechnungs-Pflicht, weil kein inländischer Umsatz. Hier gelten gegebenenfalls ausländische Regelungen, etwa Reverse Charge bei Lieferungen in andere EU-Länder.

Mandant ist Behörde: Schon seit 2020 XRechnung-Pflicht für Bundesbehörden. Wer als Pflichtverteidiger oder im Rahmen von Beratungshilfe an die öffentliche Hand abrechnet, kennt das Verfahren schon.

In der gemischten Kanzleipraxis (sowohl B2C als auch B2B) müssen ab Stichtag zwei Workflows parallel laufen: Privatmandanten bekommen ihre PDF wie immer, gewerbliche Mandanten bekommen die strukturierte E-Rechnung.

Die Sache mit der Unterschrift

Hier kommt das historische Anwalts-Spezifikum. § 10 RVG (früher § 18 BRAGO) regelt, was eine ordnungsgemäße Anwaltsabrechnung enthalten muss. Eine eigenhändige Unterschrift des Rechtsanwalts war traditionell Bestandteil — das Schriftformerfordernis nach § 126 BGB. Das passte mit elektronischer Versendung im klassischen Sinne nicht zusammen.

Mit dem Gesetz zur weiteren Digitalisierung der Justiz vom 16. Juli 2024 wurde § 10 RVG modernisiert: Das Schriftformerfordernis ist abgeschafft. Seitdem genügt die Textform nach § 126b BGB — das heißt konkret: Eine per E-Mail versendete Rechnung ohne eigenhändige Unterschrift erfüllt die Anforderungen. Eine Zustimmung des Mandanten ist dafür nicht erforderlich.

Damit ist eine wichtige rechtliche Hürde für die E-Rechnung in Kanzleien weggefallen. Die elektronische Honorarrechnung ist seit Juli 2024 ohne Wenn und Aber zulässig, im B2B-Bereich ab dem Stichtag sogar Pflicht. Die Verunsicherung mancher Kanzleien stammt aus älteren Beratungs-Texten, die diese Änderung noch nicht widerspiegeln — oder aus der Verwechslung mit dem berufsrechtlich weiter geltenden Anspruch auf eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Berechnung der Vergütung.

Praktische Konsequenzen:

• Im B2C-Bereich (Privatmandant): Textform reicht aus, Mandant muss nicht zustimmen. Der elektronische Rechnungsversand per E-Mail ist seit Juli 2024 problemlos möglich.
• Im B2B-Bereich: Ab Stichtag (2027 oder 2028) ist die strukturierte E-Rechnung sogar zwingend. Die Textform-Änderung in § 10 RVG hat die Brücke dahin geschlagen.
• Im Streitfall: Wenn es zum Rechtsstreit über das Honorar kommen sollte, kann die elektronisch versendete Rechnung jederzeit ausgedruckt und unterschrieben werden — ein pragmatischer Fallback, der von Anwaltskammern für Sonderkonstellationen empfohlen wird.

Unverändert geblieben sind die inhaltlichen Pflichtangaben nach § 10 Abs. 2 RVG: Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen, kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands, angewandte Nummern des Vergütungsverzeichnisses, Gegenstandswert bei wertbasierten Gebühren. Diese müssen auch in der strukturierten E-Rechnung enthalten sein.

Mandantenvertraulichkeit und E-Rechnung

Anwaltliche Tätigkeit unterliegt der Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO. Das hat zwei praktische Auswirkungen auf den E-Rechnungs-Workflow.

1. Was steht auf der Honorarrechnung?

Eine Honorarrechnung enthält in der Regel den Namen des Mandanten, den Streitgegenstand (zumindest in groben Zügen) und den abgerechneten Aufwand. Wenn diese Daten in einer XRechnung oder ZUGFeRD an einen Empfänger gehen, sollte der Empfänger entweder identisch mit dem Mandanten sein (was im B2B-Standard-Fall der Fall ist) oder ein berechtigter Dritter (zum Beispiel ein Rechtsschutzversicherer mit Kostenübernahmebestätigung).

Bei Rechnungen an Versicherungen ist Vorsicht geboten: Die Versicherung darf nicht mehr Informationen über das Mandat erhalten, als für die Kostenübernahme nötig ist. Detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen in der Rechnung können hier zum Problem werden.

2. Wer hat Zugriff auf das E-Rechnungs-System?

Wenn die Kanzlei eine Cloud-basierte E-Rechnungs-Lösung nutzt, hat der Anbieter technisch Zugriff auf die Rechnungsdaten — und damit auf Mandantennamen und Mandatsdaten. Hier sind ein paar Punkte wichtig:

• Server-Standort in Deutschland oder zumindest EU
• Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung
• AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
• Keine Sub-Auftragsverarbeitung in Drittstaaten ohne Angemessenheitsbeschluss
• Klare Regelungen, wer beim Anbieter Zugriff auf die Daten hat

Manche Kanzleien betreiben deshalb lieber eigene On-Premise-Lösungen. Das hat Vorteile bei der Datenkontrolle, aber Nachteile bei Wartung und Update-Aufwand.

Welche Software-Optionen gibt es?

Für Anwaltskanzleien sind drei Wege zur E-Rechnung relevant.

Weg 1: Spezialisierte Kanzlei-Software

DATEV Anwalt classic, RA-MICRO, AnNoText, Kleos, advoware und andere Branchenlösungen unterstützen E-Rechnung mittlerweile direkt. Diese Software ist auf die Besonderheiten der Anwaltsabrechnung zugeschnitten (RVG-Honorartabelle, Aktenstammdaten, Mandatsabrechnung). Sie erzeugt aus den Mandatsdaten direkt die strukturierte E-Rechnung.

Vorteil: Integrierter Workflow, keine doppelte Datenpflege.

Nachteil: Wer aktuell eine andere Software nutzt, hat einen Software-Wechsel mit hohem Aufwand. Die Software-Kosten liegen je nach Anbieter bei 50 bis 200 Euro pro Anwalt pro Monat.

Weg 2: Buchhaltungs-Standardsoftware mit Anwaltsmodul

sevdesk, Lexware und Konsorten bieten teilweise Anwaltsmodule oder zumindest brauchbare Honorarabrechnung. Das ist günstiger als spezialisierte Software, aber weniger spezifisch auf die Anwalts-Praxis zugeschnitten. Funktioniert gut für kleinere Kanzleien mit Standard-Abrechnungen, wird bei komplexen RVG-Fällen schnell unhandlich.

Weg 3: Layer-Lösung

Wer die bestehende Software behalten will und nur die E-Rechnungs-Konvertierung dazwischen schalten will, kann eine Layer-Lösung wie Belegschmiede nutzen. Die Honorarrechnung wird in der gewohnten Software (zum Beispiel ein Word-Template mit RVG-Berechnung) erstellt, als PDF exportiert und über CC an Belegschmiede gesendet. Wir konvertieren in ZUGFeRD und stellen dem Mandanten zu.

Vorteil: Kein Software-Wechsel, geringer Eingriff in den bestehenden Workflow.

Nachteil: Wir sind keine Anwaltssoftware. Wer eine integrierte Mandats- und Aktenverwaltung braucht, ist mit Weg 1 besser bedient.

Welcher Weg passt, hängt von der Kanzleigröße und dem aktuellen Software-Stand ab. Eine generelle Übersicht der drei Wege haben wir in unserem großen Vergleich beschrieben.

Was Kanzleien jetzt konkret tun sollten

Drei Schritte, abgestuft nach Dringlichkeit:

1. Sofort: Empfangspflicht klären. Die Empfangspflicht gilt seit 1. Januar 2025. Jede Kanzlei muss in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen von Lieferanten zu empfangen, zu lesen und GoBD-konform für mindestens 8 Jahre zu archivieren. Wenn das noch nicht funktioniert, ist es überfällig.

2. Mittelfristig: B2B-Anteil bestimmen. Wieviel Prozent der ausgehenden Honorarrechnungen gehen an gewerbliche Mandanten? Das bestimmt, wie kritisch der Stichtag 2027 oder 2028 für die Kanzlei wird. Eine reine Privatmandanten-Kanzlei kann das Thema entspannter angehen, eine Wirtschaftskanzlei hat akuten Handlungsbedarf.

3. Bis Mitte 2026: Software-Entscheidung treffen. Welcher der drei Wege passt zur Kanzlei? Bei einem Umstellungsbedarf rechnen wir mit 3-6 Monaten Vorlauf für eine saubere Implementierung. Wer Anfang 2027 versandpflichtig wird, sollte spätestens im Herbst 2026 eine Lösung im Einsatz haben.

Die häufigste Fehleinschätzung

In Gesprächen mit Kanzleien begegnet uns eine Fehleinschätzung immer wieder: "Wir sind ja keine 800.000-Euro-Kanzlei, also haben wir Zeit bis 2028." Das ist formal korrekt, aber operativ riskant.

Wer im Sommer 2027 anfängt, die Umstellung anzugehen, hat noch etwa fünf Monate bis zum Stichtag 1. Januar 2028. In dieser Zeit muss eine Lösung ausgewählt, eingerichtet, getestet und mit dem laufenden Tagesgeschäft synchronisiert werden. Im Tagesgeschäft einer Kanzlei ist das eng. Wer im Sommer 2026 anfängt und 18 Monate Zeit hat, kommt entspannter an die Pflicht ran.

Anwaltskanzleien sind nicht die komplexeste Branche bei der E-Rechnung — die Mandantenstruktur ist meist klar, die Rechnungstypen sind überschaubar. Aber die Verbindung aus Vertraulichkeit, RVG-Korrektheit und Mandantenbindung macht die Umstellung anspruchsvoller als bei einem klassischen Handwerksbetrieb. Wer das Thema strukturiert angeht, hat es aber in wenigen Monaten gelöst.