E-Rechnung für Steuerberater: Eigene Kanzlei, Mandantenberatung und §9 StBVV

Steuerberater sind bei der E-Rechnung in einer besonderen Position. Sie haben das Thema doppelt am Hals: einmal für die eigene Kanzlei, die ab dem Stichtag selbst E-Rechnungen versenden muss, und einmal für die Mandanten, die sich an die Kanzlei wenden, wenn die Pflicht greift. Das ist gleichzeitig Belastung und Chance — Belastung, weil zwei Themen parallel laufen, Chance, weil sich daraus konkrete Beratungsangebote ableiten lassen.

Dieser Artikel klärt beide Seiten: Was Steuerberater zur eigenen Honorarabrechnung, zur Anpassung von § 9 StBVV und zur Mandantenberatung wissen sollten.

Die eigene Kanzlei: Honorarrechnung als E-Rechnung

Steuerberater-Leistungen sind in Deutschland grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Es gibt keine vergleichbare Steuerbefreiung wie für Ärzte (§ 4 Nr. 14 UStG). Das heißt: Honorarrechnungen an gewerbliche Mandanten sind ab dem Stichtag E-Rechnungs-pflichtig.

Welcher Stichtag für die Kanzlei gilt, hängt vom Gesamtumsatz 2026 ab. Bei über 800.000 Euro greift die Versandpflicht ab 1. Januar 2027, ansonsten ab 1. Januar 2028. Größere Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften liegen meist in der ersten Welle. Kleine bis mittlere Kanzleien fallen unter die spätere Frist. Eine Übersicht der Pflicht-Zeitachse haben wir im Pflicht-Artikel zusammengefasst.

Die Unterschriftsfrage: §9 StBVV wurde 2024 modernisiert

Hier liegt eine der wichtigsten Neuerungen für Steuerberater. Bis Ende 2024 musste eine Vergütungsrechnung nach § 9 StBVV in Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift erstellt werden — was mit elektronischer Versendung schlecht zusammenpasste.

Mit der Bürokratieentlastungsverordnung vom 13. Dezember 2024 wurde § 9 Abs. 1 StBVV angepasst: Die Schriftform wurde durch die Textform nach § 126b BGB ersetzt. Seit dem 14. Dezember 2024 reicht eine elektronisch versendete Rechnung ohne eigenhändige Unterschrift aus. Das gilt unabhängig davon, ob der Mandant zustimmt — die Textform ist der berufsrechtliche Standard, nicht mehr nur eine Option mit Zustimmungspflicht.

Zur Klarstellung hat das BMF zum Verordnungstext explizit folgendes festgehalten: Die Textform ist erfüllt, wenn die Erklärung lesbar ist. Eine ZUGFeRD-Rechnung mit PDF-Schicht ist also klar Textform-konform. Eine XRechnung als reine XML ist es ebenfalls, solange der Empfänger sie öffnen und lesen kann (was bei B2B-Mandanten ab 2025 ohnehin vorausgesetzt werden darf).

Praktische Konsequenz für die Kanzlei:

• Honorarrechnungen können per E-Mail versendet werden, ohne dass der Mandant in der Mandatsvereinbarung explizit zustimmen muss
• Strukturierte E-Rechnungen sind zulässig und werden ab dem für die Kanzlei relevanten Stichtag im B2B-Bereich Pflicht
• Eigenhändige Unterschrift entfällt — das ist auch berufsrechtlich nicht mehr nötig

Eine weitere Neuerung in § 9 StBVV von Dezember 2024: Rechnungen dürfen nun von Dritten im Auftrag des Steuerberaters erstellt werden, etwa von spezialisierten Abrechnungsstellen oder Layer-Lösungen. Das war vorher umstritten und ist jetzt eindeutig zulässig.

Pflichtangaben auf der StB-Honorarrechnung

Unverändert geblieben sind die inhaltlichen Anforderungen nach § 9 Abs. 2 StBVV. Eine Vergütungsrechnung muss enthalten:

• Beträge der einzelnen Gebühren und Auslagen
• Vorschüsse, soweit gefordert
• Kurze Bezeichnung des Gebührentatbestands
• Bezeichnung der Auslagen
• Angewandte Nummern des Vergütungsverzeichnisses (zum Beispiel "§ 24 Abs. 1 Nr. 1 StBVV" für eine Steuererklärung)
• Bei Wert-Gebühren: der Gegenstandswert
• Bei Zeit-Gebühren: die abgerechneten Stunden

Diese Angaben müssen auch in der strukturierten E-Rechnung enthalten sein. Bei XRechnung und ZUGFeRD landen sie in den Standardfeldern für Positionen, Beträge und Hinweistexte. Wer eine gängige Kanzlei-Software (DATEV Eigenorganisation, addison, Kanzlei-RX, ALPHATAX, NWB) nutzt, bekommt das automatisch korrekt eingespielt.

Welche Software-Wege sind verbreitet?

In der Steuerberater-Praxis sind drei Wege üblich.

Weg 1: DATEV als integrierte Lösung

DATEV ist in der Steuerberater-Welt der dominierende Anbieter. Die DATEV-Lösungen — Eigenorganisation, Kanzleirechnungswesen, DATEV E-Rechnungs-Plattform — unterstützen ZUGFeRD und XRechnung direkt. Die DATEV-E-Rechnungs-Plattform ist seit 2025 voll ausgebaut.

Was viele DATEV-Anwender nicht wissen: Die Plattform ist bei DATEV unterschiedlich bepreist je nach Quelle der Rechnung. Aus DATEV-Anwendungen heraus (Eigenorganisation, Kanzleimanagement, Auftragswesen Next) ist der Versand kostenlos. Aus Drittsystemen kostet er 0,50 Euro pro Ausgangsrechnung. Bestehende Kanzleien sollten prüfen, ob sich ein Wechsel auf eine konsistente Lösung lohnt.

Weg 2: Spezialisierte Wettbewerber

Neben DATEV gibt es etablierte Alternativen wie addison, Stotax, Kanzlei-RX und ähnliche Kanzlei-Software-Anbieter. Die meisten unterstützen mittlerweile ZUGFeRD/XRechnung direkt. Wer schon im Wettbewerbsumfeld arbeitet, hat in der Regel keinen Anpassungsbedarf.

Weg 3: Externe Buchhaltungssoftware oder Layer-Lösung

Kleinere Steuerkanzleien oder Solopreneure, die aus Kostengründen keine vollwertige Kanzlei-Software einsetzen, nutzen oft eine schlankere Lösung wie sevdesk, Lexware oder eigene Word/Excel-Vorlagen. Hier funktioniert eine Layer-Lösung wie Belegschmiede sinnvoll: Die Honorarrechnung wird wie gewohnt in der gewählten Software erstellt, als PDF exportiert, und die Konvertierung in ZUGFeRD läuft im Hintergrund über die CC-Adresse.

Die zweite Seite: Mandantenberatung zur E-Rechnung

Hier liegt für viele Steuerberater die größere Herausforderung — und gleichzeitig die größere Chance. Mandanten erwarten von ihrer Kanzlei, dass sie zur E-Rechnung beraten kann. Das umfasst typischerweise drei Themen:

1. Bin ich überhaupt betroffen?

Diese Frage stellt fast jeder Mandant. Die Antwort hängt vom Gesamtumsatz, von der B2B/B2C-Aufteilung und von Sonderfällen ab. Steuerberater sind hier die natürliche Anlaufstelle, weil sie die Umsatzstruktur des Mandanten ohnehin kennen.

Für die Beratung empfiehlt sich ein einfaches Vorgehen:

• Gesamtumsatz 2026 prüfen — über 800.000 Euro oder darunter?
• B2B-Anteil identifizieren — wie viele Rechnungen gehen an gewerbliche Kunden?
• Sonderfälle prüfen — Kleinunternehmer, Heilberufler, Kleinbetragsrechnungen, Vermietung etc.

Die vollständige Ausnahmenliste und der Pflicht-Artikel sind als Beratungs-Material direkt nutzbar.

2. Welche Software passt zu mir?

Hier wird es konkret. Mandanten erwarten eine Empfehlung. Die drei klassischen Wege (komplette Software, kostenlose Konverter, Layer-Lösung) lassen sich gut anhand der Mandanten-Situation auswählen:

• Mandant hat bereits eine Branchen- oder ERP-Software → meist Layer-Lösung oder Modul der Branchen-Software
• Mandant ist klein und schreibt wenig Rechnungen → kostenloser Konverter oder Free-Tier-Lösung
• Mandant will sowieso seine Buchhaltung modernisieren → komplette Lösung wie sevdesk oder Lexware

Manche Kanzleien bauen daraus aktive Beratungsangebote ("E-Rechnungs-Check für 350 Euro"), andere bieten die Erstberatung als Service-Inkludierung im normalen Mandat an. Beides ist legitim, je nach Kanzlei-Strategie.

3. Wie binden wir DATEV ein?

DATEV Unternehmen Online ist in der StB-Mandantenwelt ein zentrales Tool. Mit der DATEV E-Rechnungs-Plattform haben Mandanten eine einfache Möglichkeit, eingehende E-Rechnungen direkt in die DATEV-Welt zu bringen. Die Plattform wird allerdings nicht für jeden Mandanten automatisch günstig sein — es gibt Free-Bereiche und Bezahl-Bereiche, je nach Volumen.

Für Steuerberater lohnt es sich, einmal grundlegend zu verstehen, wie die DATEV-Plattform funktioniert, und Mandanten bei der Einrichtung zu unterstützen. Das ist ein häufiges Beratungsthema, das wenig Aufwand und hohe Mandantenbindung erzeugt.

Was zur Mandantenbindung beiträgt

Ein paar konkrete Punkte, die Kanzleien in der E-Rechnungs-Welle gut nutzen können.

Frühzeitige Mandanteninformation. Wer Mandanten bis Sommer 2026 aktiv über ihre individuelle Pflicht-Situation informiert, statt zu warten bis sie fragen, baut Vertrauen auf. Ein einseitiges Informationsschreiben pro Mandant mit der individuellen Stichtags-Einschätzung kostet wenig Zeit und positioniert die Kanzlei als proaktiv.

Beratungsangebote bündeln. "E-Rechnungs-Check inklusive Software-Empfehlung" ist ein klar abgrenzbares Beratungspaket. Wer das einmal standardisiert hat, kann es vielen Mandanten anbieten und parallel den eigenen Workflow verfeinern.

Validierungs-Service. Manche Kanzleien bieten Mandanten an, ausgehende E-Rechnungen vor dem Versand zu validieren — als Service, nicht als technische Pflicht. Das macht für Mandanten besonders Sinn, die nicht in eine Layer-Lösung mit automatischer Validierung einsteigen wollen. Welche Validierungs-Tools kostenlos verfügbar sind, haben wir im Fallstricke-Artikel skizziert.

Schulungs-Angebote. Größere Kanzleien bieten Mandanten-Schulungen zu E-Rechnung, GoBD und Digitalisierung an. Das skaliert besser als Einzelberatung und positioniert die Kanzlei als kompetenten Partner.

Mandanten-Vertraulichkeit bei der Honorarabrechnung

Steuerberater unterliegen der Verschwiegenheitspflicht nach § 57 StBerG, vergleichbar mit Anwälten. Das hat auf die E-Rechnungs-Praxis ähnliche Auswirkungen wie bei Anwaltskanzleien.

• Cloud-basierte Empfangs- und Versandlösungen sollten DSGVO-konform sein (Server in Deutschland/EU, AV-Vertrag, Verschlüsselung)
• Honorarrechnungen enthalten oft sensible Informationen (Bilanzsumme als Gebührenbasis, Mandantennamen)
• Wer Cloud-Lösungen nutzt, sollte einen klaren Auftragsverarbeitungs-Vertrag haben

In der DATEV-Welt ist das zumeist sauber geregelt — Server in Deutschland, AV-Verträge sind Standard. Bei anderen Anbietern lohnt sich ein genauer Blick in die Datenschutz-Konditionen.

Was Steuerberater jetzt konkret tun sollten

Vier Schritte, abgestuft nach Dringlichkeit:

1. Bis Sommer 2026: Eigene Kanzlei-Lösung wählen. Wer DATEV nutzt, hat das Thema fast schon erledigt — DATEV liefert die E-Rechnungs-Funktionalität direkt mit. Wer andere Software einsetzt, sollte spätestens jetzt prüfen, ob die Software den Stichtag unterstützt.

2. Bis Herbst 2026: Mandanten kategorisieren. Welche Mandanten fallen unter die 2027-Pflicht (über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026)? Welche unter 2028? Eine einfache Liste mit Stichtag pro Mandant ist die Grundlage für gezielte Beratung.

3. Bis Ende 2026: Beratungsangebot definieren. Was bietet die Kanzlei ihren Mandanten konkret an? Wer das als standardisiertes Paket aufsetzt, kann ab 2027 systematisch beraten, statt jede Anfrage neu zu bearbeiten.

4. Laufend: BStBK-FAQ-Katalog im Blick halten. Die Bundessteuerberaterkammer hat im März 2026 einen aktualisierten FAQ-Katalog zur E-Rechnung veröffentlicht. Solche offiziellen Verlautbarungen sind hilfreich, um Mandantenfragen mit klarem Stand zu beantworten. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ist die andere zentrale Referenz für die Praxis.

Die E-Rechnung ist für Steuerkanzleien einer der wenigen Themen, bei denen die Pflicht-Frage und das Beratungs-Geschäft direkt aneinander hängen. Wer beide Seiten parallel angeht — eigene Kanzlei aufstellen, Mandantenberatung systematisieren — hat ab 2027 einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Kanzleien, die das Thema noch reaktiv behandeln.