Alle Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht im Überblick

Die E-Rechnungs-Pflicht gilt ab 2027 für Betriebe mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen. So weit die Grundregel. In der Praxis gibt es aber eine Reihe von Ausnahmen, die den Anwendungsbereich deutlich einschränken. Manche sind offensichtlich (Privatkunden zählen nicht zu B2B), andere sind versteckt in Nebenparagrafen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung und werden in vielen Übersichten weggelassen.

Dieser Artikel listet alle Ausnahmen systematisch auf, mit Quellenangabe und konkreten Beispielen. Am Ende stehen drei Fallen, die in der Praxis besonders häufig übersehen werden.

Die sechs Ausnahmen auf einen Blick

Im Detail:

Ausnahme 1: Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Die E-Rechnungs-Pflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Rechnungen an Privatpersonen sind nicht erfasst.

Beispiele:

• Ein Friseur, der an seine Endkunden Quittungen ausstellt
• Ein Online-Shop, der Schuhe an Endverbraucher verkauft
• Ein Handwerker, der ein Privatbad bei einem Hausbesitzer renoviert

Wichtig: Sobald derselbe Handwerker eine Leistung für einen gewerblichen Auftraggeber erbringt (zum Beispiel als Subunternehmer für einen Generalunternehmer), greift die E-Rechnungs-Pflicht für diese Rechnung.

In der Praxis ist die B2C-Abgrenzung nicht immer eindeutig. Wer auf Plattformen wie eBay oder Etsy verkauft, weiß im Moment der Bestellung oft nicht, ob der Käufer gewerblich oder privat handelt. Wie man damit umgeht, haben wir im Online-Händler-Artikel im Detail beschrieben.

Ausnahme 2: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

§ 33 UStDV regelt Kleinbetragsrechnungen. Wenn der Gesamtbetrag einer Rechnung 250 Euro brutto (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt, gelten erleichterte Anforderungen — und die E-Rechnungs-Pflicht greift nicht. Solche Rechnungen können dauerhaft als Papier oder PDF ausgestellt werden, auch im B2B-Bereich.

Beispiele:

• Kassenbons im Einzelhandel
• Quittungen aus Restaurants und Cafés (Bewirtungsbelege)
• Parktickets
• Tankquittungen
• Kleinere Werkzeug- oder Material-Käufe

Was bedeutet "Gesamtbetrag"? Es geht um den Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht um einzelne Positionen. Eine Rechnung über drei Positionen zu je 100 Euro netto (insgesamt 357 Euro brutto bei 19% USt) ist keine Kleinbetragsrechnung, auch wenn keine einzelne Position über 250 Euro liegt.

Praktische Konsequenz für den Einzelhandel: Wer im Baumarkt ein paar Schrauben für 12 Euro brutto kauft, bekommt auch nach 2028 keinen ZUGFeRD-Datensatz. Der Kassenbon reicht. Auch der Vorsteuerabzug aus solchen Kleinbetragsrechnungen bleibt vollständig erhalten — die Vereinfachung wurde explizit für die Praxis geschaffen, um Bagatell-Bürokratie zu vermeiden.

Vereinfachte Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung: Name und Anschrift des Verkäufers, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag, Steuersatz oder Steuerbefreiungshinweis. Empfänger-Daten und fortlaufende Rechnungsnummer entfallen.

Wichtige Einschränkung: Die Kleinbetragsrechnung darf nicht angewendet werden bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG), bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (Reverse Charge) und bei Versandhandel ins EU-Ausland (§ 3c UStG). In diesen Fällen müssen die vollen Rechnungsangaben drauf.

Ausnahme 3: Fahrausweise

Fahrausweise für die Personenbeförderung sind durch § 34 UStDV dauerhaft von der E-Rechnungs-Pflicht ausgenommen, unabhängig vom Betrag.

Beispiele:

• Bahn- und Busfahrscheine
• Flugtickets (inländisch und international)
• Taxiquittungen
• Tickets für ÖPNV und Fernverkehr

Auch hier gilt: Der Vorsteuerabzug aus Fahrausweisen bleibt erhalten. Die Vereinfachung dient dazu, das Bahnticket im B2B-Geschäftsalltag handhabbar zu machen.

Praktisches Detail: Bei Flügen ins außereuropäische Ausland ist der Vorsteuerabzug ohnehin nicht möglich, weil internationale Flüge ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt werden. Bei internationalen Zugtickets darf nur für den inländischen Streckenanteil die Vorsteuer gezogen werden.

Ausnahme 4: Leistungen von Kleinunternehmern

§ 34a UStDV in Verbindung mit § 19 UStG bestimmt: Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Pflicht zum Versand strukturierter E-Rechnungen befreit. Sie dürfen weiterhin sonstige Rechnungen ausstellen (PDF, Papier, andere Formate), auch nach 2027 und 2028.

Wer ist Kleinunternehmer? Wer im Vorjahr maximal 25.000 Euro Gesamtumsatz hatte und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Grenzen wurden zum 1. Januar 2025 deutlich angehoben (vorher 22.000 € und 50.000 €).

Beispiele:

• Eine Yoga-Lehrerin mit 18.000 Euro Jahresumsatz
• Ein nebenberuflicher Webdesigner mit 22.000 Euro pro Jahr
• Ein Etsy-Shop mit Kunsthandwerk und 15.000 Euro Umsatz

Wichtige Einschränkungen: Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer ohne Ausnahme seit 1. Januar 2025. Wer Kleinunternehmer ist, muss also E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, auch wenn er selbst keine schreiben muss. Und: Sobald der Kleinunternehmer-Status wegfällt (zum Beispiel weil die 25.000-Euro-Grenze überschritten wird), greift sofort die E-Rechnungs-Pflicht für künftige Umsätze. Den Sonderfall des unterjährigen Status-Wechsels haben wir im Kleinunternehmer-Artikel im Detail beschrieben.

Ausnahme 5: Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG

Hier wird es interessant, weil diese Ausnahme deutlich mehr Branchen betrifft, als die meisten Übersichten erwähnen. § 4 UStG listet steuerfreie Umsätze auf. Für die Nummern 8 bis 29 gilt: Wenn keine Rechnungspflicht nach § 14 UStG besteht (was bei vielen dieser Umsätze der Fall ist), gibt es auch keine E-Rechnungs-Pflicht.

Betroffene Branchen und Tätigkeiten:

• Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14): Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten — soweit die Leistungen unmittelbar der Heilbehandlung dienen. Ausnahme: IGeL-Leistungen und andere nicht-Heilbehandlungs-Leistungen sind nicht steuerfrei und unterliegen der normalen E-Rechnungs-Pflicht.
• Versicherungsvermittlung (§ 4 Nr. 11): Versicherungsmakler und -vertreter, soweit sie Provisionen abrechnen
• Bank- und Finanzleistungen (§ 4 Nr. 8): Bestimmte Finanzdienstleistungen, Kreditvermittlung
• Vermietung und Verpachtung (§ 4 Nr. 12): Steuerfreie Wohnungsvermietung (Achtung: bei Option zur Umsatzsteuer fällt die Ausnahme weg — siehe Fallen-Abschnitt unten)
• Bildungsleistungen (§ 4 Nr. 21): Schulen, Bildungseinrichtungen, Privatlehrer mit anerkannter Bescheinigung
• Kulturelle Leistungen (§ 4 Nr. 20): Museen, bestimmte kulturelle Veranstaltungen

Praktische Konsequenz: Eine Arztpraxis, die rein Heilbehandlungen abrechnet, hat keine E-Rechnungs-Pflicht. Sobald sie aber Material an Kollegen verkauft oder IGeL-Leistungen abrechnet, gilt für diese Umsätze die normale Pflicht.

Ausnahme 6: Leistungen an juristische Personen ohne Unternehmer-Status

Eine wenig bekannte, aber praktisch relevante Ausnahme: Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, fallen nicht unter die E-Rechnungs-Pflicht. Die Pflicht greift nur bei B2B-Umsätzen, und "B" steht hier für "Business" im umsatzsteuerlichen Sinne.

Beispiele:

• Lieferungen an kleine Vereine ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
• Lieferungen an staatliche Einrichtungen, die nicht umsatzsteuerlich tätig sind
• Lieferungen an Stiftungen, die rein gemeinnützig handeln

Wichtige Differenzierung: Sobald ein Verein einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb hat (Kantine, Veranstaltungen mit Eintritt, Sponsoring, Werbeeinnahmen) und damit umsatzsteuerlich tätig wird, gilt für diesen Bereich die normale E-Rechnungs-Pflicht. Die Empfangspflicht gilt dann sogar für alle eingehenden Rechnungen, die in den unternehmerischen Bereich fallen. Reine Mitgliedsbeiträge ohne Gegenleistung sind kein unternehmerischer Umsatz und betreffen die Pflicht nicht.

Praktische Konsequenz: Wer überwiegend an gemeinnützige Vereine ohne wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb liefert, hat möglicherweise keine E-Rechnungs-Pflicht. Aber Vorsicht — die meisten größeren Vereine haben zumindest teilweise einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Im Zweifel klärt das der Steuerberater oder ein Blick auf die letzte Umsatzsteuer-Voranmeldung des Vereins.

Drei Fallen, die häufig übersehen werden

Falle 1: 250-Euro-Grenze bei gemischten Rechnungen

Die Kleinbetragsrechnung kann nicht durch Aufsplitten erreicht werden. Wenn drei Leistungen für insgesamt 360 Euro brutto in einer Rechnung zusammenkommen, gilt die normale E-Rechnungs-Pflicht — auch wenn keine einzelne Position über 250 Euro liegt. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung.

Wer einen Auftrag hat, der knapp über 250 Euro liegt, kann theoretisch zwei getrennte Rechnungen ausstellen (zum Beispiel Material und Arbeit separat). Das ist aber nur dann zulässig, wenn es sich tatsächlich um zwei trennbare Leistungen handelt und der Wille zur Trennung von Anfang an klar war. Wer rein zur Vermeidung der E-Rechnungs-Pflicht splittet, riskiert eine umsatzsteuerliche Beanstandung.

Falle 2: Steuerfreie Wohnungsvermietung bei Option zur Umsatzsteuer

Wohnungsvermietung ist nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei. Aber: Vermieter können nach § 9 UStG zur Umsatzsteuerpflicht optieren, wenn der Mieter unternehmerisch tätig ist und die Wohnung umsatzsteuerlich relevant nutzt (zum Beispiel als Praxis oder Büro). Sobald optiert wird, fällt die Steuerbefreiung weg — und damit auch die E-Rechnungs-Ausnahme.

Praktische Konsequenz: Wer als Vermieter Geschäftsräume an einen Unternehmer vermietet und zur Umsatzsteuer optiert hat, muss ab 2027 oder 2028 (je nach Umsatz) eine E-Rechnung ausstellen. Bei rein steuerfreier Wohnungsvermietung an Privatpersonen oder Mieter ohne Vorsteuerabzug bleibt die Ausnahme.

Falle 3: Kleinunternehmer-Status verloren, alte Vorlage weiter genutzt

Der Klassiker: Ein Solopreneur war 2025 noch Kleinunternehmer mit 18.000 Euro Umsatz. 2026 wächst das Geschäft auf 32.000 Euro — die Kleinunternehmer-Grenze ist überschritten. Ab 1. Januar 2027 ist der Solopreneur regelbesteuerter Unternehmer. Damit gilt für ihn ab 1. Januar 2028 (oder 2027, wenn 2026 über 800.000 Euro lagen) die E-Rechnungs-Pflicht.

Wer das übersieht und weiter Word-Rechnungen ohne Umsatzsteuer-Ausweis verschickt, baut zwei Probleme auf: Erstens fehlt die Umsatzsteuer auf den Rechnungen (steuerlicher Schaden), zweitens entspricht die Rechnung nicht der EN 16931 (Compliance-Schaden). Wer kurz vor der Kleinunternehmer-Grenze steht, sollte sich rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten.

Was Betriebe jetzt konkret tun sollten

Zwei Schritte, unabhängig davon, welche Ausnahmen für dich relevant sind:

1. Den eigenen Status klären. Welche Ausnahmen treffen auf dein Geschäft zu? Bei reinen B2C-Verkäufen reicht oft die bisherige PDF. Bei gemischten Geschäften musst du wissen, wann welche Rechnung welche Pflicht auslöst. Im Zweifel: Steuerberater fragen, das ist eine umsatzsteuerliche Einzelfall-Frage.

2. Den Workflow auf den Regelfall ausrichten, nicht auf die Ausnahme. Selbst wenn 80% deiner Rechnungen unter eine Ausnahme fallen, brauchst du für die übrigen 20% eine funktionierende E-Rechnungs-Lösung. Den Workflow um die Ausnahmen herum zu bauen ist anstrengender als ihn von vornherein E-Rechnung-tauglich zu machen.

Eine Übersicht über die drei grundsätzlichen Wege zur E-Rechnung — komplette Software, kostenlose Konverter mit Handarbeit oder Layer-Lösung — findest du in unserem großen Vergleich.