E-Rechnung mit Word und Excel: Geht das noch, und wie lange?

Schätzungen zufolge schreibt etwa die Hälfte aller deutschen Selbstständigen und kleinen Betriebe ihre Rechnungen heute noch in Word oder Excel. Die Vorlagen haben sich über Jahre eingespielt, das Logo sitzt, die Standardtexte stehen, das Layout ist Teil der Markenidentität. Und dann kommt die E-Rechnungs-Pflicht.

Die offizielle Antwort lautet: Word- und Excel-Rechnungen sind ab 2028 keine zulässigen E-Rechnungen mehr. Punkt. Was die meisten Quellen verschweigen: Das heißt nicht, dass du deinen Workflow komplett umstellen musst. Es gibt einen pragmatischen Mittelweg, mit dem Word und Excel weiter im Spiel bleiben — nur eben nicht mehr als finales Format.

Dieser Artikel klärt, was nach Stichtag wirklich nicht mehr geht, welche Übergangslösungen es gibt, und wie man Word und Excel weiter nutzen kann, ohne EN 16931 zu verletzen.

Was eine E-Rechnung sein muss (und was nicht)

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Konkret heißt das: Es muss eine maschinenlesbare XML-Struktur im Hintergrund existieren, in der jedes Datenfeld (Rechnungsnummer, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Summen) eindeutig zugeordnet ist.

Was demnach keine E-Rechnung ist:

• Eine Word-Datei, exportiert als PDF
• Eine Excel-Datei, gespeichert als PDF
• Eine eingescannte Papierrechnung
• Ein Foto einer handgeschriebenen Rechnung
• Eine reine PDF ohne eingebettete XML-Daten

Das war vor 2025 anders — eine PDF galt als "elektronische Rechnung" und reichte aus, sofern der Empfänger zustimmte. Diese alte Definition hat sich mit dem Wachstumschancengesetz geändert. Eine PDF ist seit 2025 eine "sonstige Rechnung", und sonstige Rechnungen sind ab 2027 (bei Vorjahresumsatz über 800.000 Euro) und ab 2028 (für alle) im B2B-Bereich nicht mehr ausreichend.

Welche genaue Zeitachse für welche Betriebe gilt, haben wir im Pflicht-Artikel ausführlich erklärt.

Was passiert technisch beim Erstellen in Word und Excel?

Wenn du eine Rechnung in Word schreibst und als PDF exportierst, passiert intern Folgendes: Word generiert ein Layout-Dokument mit Text und Bildern. Die Bedeutung der einzelnen Elemente ist im Dokument nicht hinterlegt. Word weiß zwar, dass "2026-088" ein Text ist und dass er in einer Tabellenzelle steht — aber nicht, dass es sich um eine Rechnungsnummer handelt. Genauso bei der IBAN, der Steuernummer, dem Bruttobetrag.

Eine PDF ist im Grunde ein Bild mit darin eingebetteten, markierbaren Textfragmenten. Ein Mensch erkennt durch Layout und Kontext, wo was steht. Eine Maschine kann das nicht zuverlässig — sie braucht eine explizite Struktur, die sagt "dieses Feld ist die Rechnungsnummer, jenes der Empfänger".

Genau diese Struktur fehlt in Word und Excel. Es gibt zwar Versuche, das mit speziellen Plugins oder Word-Templates nachzurüsten, die im Hintergrund eine XML erzeugen. In der Praxis funktioniert das aber selten zuverlässig, vor allem wenn das Layout angepasst wird oder Positionen hinzukommen.

Die drei Wege, mit Word und Excel weiterzukommen

Wer seine Word-Vorlagen behalten will, hat drei Optionen.

Option 1: Word und Excel verlassen, Rechnungssoftware nutzen

Der konventionelle Weg. sevdesk, Lexware Office, WISO MeinBüro, DATEV und Dutzende kleinerer Anbieter erzeugen E-Rechnungen direkt aus der Software. Die Vorlage in Word wird obsolet, weil die Rechnung jetzt im Online-Tool entsteht.

Vorteile: Saubere Lösung, alles aus einer Hand, oft auch Buchhaltungs- und Bank-Anbindung dabei.

Nachteile: Der bewährte Workflow muss aufgegeben werden. Wer eine spezialisierte Branchensoftware nutzt (Heizungsbau, Praxis-Verwaltung, Anwalts-Software), kann diese oft nicht durch sevdesk ersetzen, weil Kernfunktionen fehlen. Wer Word-Vorlagen mit eingespieltem Layout hat, verliert die Markenidentität.

Wenn du sowieso vorhast, deine Buchhaltung zu modernisieren, ist das der einfachste Weg. Wer bei Word bleiben will, hat zwei andere.

Option 2: Kostenlose Konverter mit Handarbeit

Du schreibst die Rechnung weiter in Word, exportierst sie als PDF, lädst sie auf einem kostenlosen Konverter hoch und bekommst eine ZUGFeRD-Datei zurück. Das geht mit verschiedenen Tools, darunter unserem eigenen PDF-zu-ZUGFeRD-Konverter, aber auch mit Diensten wie e-rechnung.tools oder erechnung-tool.de.

Vorteile: Kein Software-Wechsel, Word und Excel bleiben in Benutzung. Kostenlos für gelegentliche Konvertierung.

Nachteile: Bei jeder einzelnen Rechnung manuelle Arbeit — hochladen, extrahierte Felder kontrollieren, Datei runterladen, neu versenden. Bei 30 Rechnungen pro Monat sind das schnell ein bis zwei Stunden zusätzliche Arbeit. Außerdem fehlt bei allen kostenlosen Tools die GoBD-konforme Archivierung — die musst du selbst lösen. Wie das im Detail funktioniert, beschreiben wir im Artikel über PDF in E-Rechnung umwandeln.

Option 3: Die Layer-Lösung

Das ist der Weg, den wir mit Belegschmiede gebaut haben. Die Grundidee: Du schreibst deine Rechnung wie immer in Word oder Excel, exportierst sie als PDF, schickst sie wie gewohnt per Mail an den Kunden — und setzt dabei unsere Adresse in CC. Wir empfangen die PDF, extrahieren die Daten, validieren sie gegen EN 16931, wandeln die Rechnung in eine konforme ZUGFeRD-Datei um und stellen sie dem Empfänger zu.

Der Kunde bekommt zwei Mails: deine Original-PDF und kurz darauf die rechtskonforme E-Rechnung von uns. Beide enthalten dieselben Daten. Im Hintergrund läuft die GoBD-konforme Archivierung für mindestens 8 Jahre.

Vorteile: Der bewährte Workflow bleibt vollständig erhalten. Word, Excel, Branchensoftware — alles funktioniert weiter. Keine manuelle Konvertierung pro Rechnung. Validierung, Archivierung und Versand laufen im Hintergrund.

Nachteile: Belegschmiede ist keine Buchhaltungssoftware. Wer Bankverkehr, Umsatzsteuervoranmeldung und DATEV-Export aus einem Tool haben will, braucht trotzdem zusätzlich ein Buchhaltungstool oder den Steuerberater. Im Pro-Tier ab 14,90 €/Monat.

Für welchen der drei Wege man sich entscheidet, hängt vom konkreten Setup ab. Wir haben das im großen Drei-Wege-Vergleich im Detail durchdekliniert.

Was bei Word- und Excel-Vorlagen oft schiefgeht

Wer den Weg über Konvertierung geht (Option 2 oder 3), sollte wissen, dass nicht jede Word-Vorlage problemlos konvertierbar ist. Aus unserer Validierungs-Pipeline tauchen fünf typische Probleme immer wieder auf:

1. Skonto im Freitext. "Zahlbar binnen 14 Tagen mit 2 % Skonto" steht in Word als Fließtext. Die EN 16931 verlangt aber ein striktes Format: #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.50#. Beim Konvertieren muss der Skonto-Hinweis erst in dieses Format gebracht werden — das macht ein guter Konverter automatisch, aber nicht alle.

2. Rundungsfehler bei Summen. Excel rechnet intern mit mehr Nachkommastellen als angezeigt. Drei Positionen zu je 33,33 Euro netto ergeben in der Anzeige 99,99 Euro, intern aber 100,00 Euro. Beim Konvertieren in die strukturierte E-Rechnung schlägt der Validator zu, weil 99,99 + 19% Umsatzsteuer nicht zum ausgewiesenen Bruttobetrag passt.

3. Fehlender Leistungszeitraum. § 14 UStG verlangt das Lieferdatum oder den Leistungszeitraum, wenn dieser vom Rechnungsdatum abweicht. In Word-Vorlagen steht das oft als Fließtext am Ende ("Leistungszeitraum: 05.02. bis 19.02.2026"), oder gar nicht. Im strukturierten Format gehören die Daten in eigene Felder.

4. USt-ID mit Leerzeichen. Optisch ist "DE 123 456 789" schöner als "DE123456789". In der XML muss die USt-ID aber ohne Leerzeichen stehen, sonst greift die Validierungsregel BR-DE-13.

5. Falsche Steuerkategorie bei Reverse Charge. Wer Bauleistung an einen Generalunternehmer ohne Umsatzsteuer abrechnet (§ 13b UStG), muss in der XML den Code AE setzen, nicht den Code S mit 0 Prozent. In Word ist das unsichtbar, beim Empfänger ein Problem.

Eine vollständige Übersicht der häufigsten Fehler steht in unserem Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke.

Was du jetzt mit deinen Vorlagen tun kannst

Egal, welchen der drei Wege du am Ende wählst, drei Vorbereitungen lohnen sich jetzt schon, auch wenn deine Pflicht erst 2028 greift:

1. Eine Test-Rechnung validieren. Schreibe eine ganz normale Rechnung in Word, exportiere als PDF, jage sie durch einen Validator (zum Beispiel unseren kostenlosen E-Rechnungs-Validator oder den offiziellen KoSIT-Validator). Das zeigt in wenigen Sekunden, welche der oben genannten Probleme deine Vorlage hat. Wer das jetzt klärt, hat 2027 keine Überraschungen.

2. Stammdaten konsolidieren. USt-ID, Steuernummer, Bankverbindung, Standard-Zahlungsbedingungen, Standard-Steuersatz, Kleinunternehmer-Status (falls zutreffend). Diese Daten gehen in jede E-Rechnung. Wer sie einmal sauber dokumentiert hat (am besten in einer zentralen Quelle wie einer Cloud-Datei oder im gewählten Tool), spart bei der späteren Umstellung Aufwand.

3. Lieferanten und Kunden über deine Empfangsadresse informieren. Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt schon seit 2025. Wer noch keine eigene Empfangsadresse hat (entweder als dedizierte Mail-Adresse oder über ein Tool), riskiert dass eingehende E-Rechnungen im Spam-Ordner landen oder vergessen werden. Mehr dazu im Empfangs-Artikel.

Die ehrliche Antwort auf "Geht das noch?"

Word und Excel sind ab dem für dich relevanten Stichtag (2027 oder 2028) nicht mehr als finales Rechnungsformat im B2B-Bereich zulässig. Eine PDF, exportiert aus Word, ist keine E-Rechnung mehr.

Aber: Du musst Word und Excel nicht aufgeben. Du musst nur einen Schritt dahinterschalten, der aus der PDF eine konforme E-Rechnung macht. Ob das ein manuelles Hochladen auf einem Konverter ist oder eine automatische Layer-Lösung — der Workflow bei dir am Schreibtisch bleibt im Grunde derselbe.

Wer eine bewährte Vorlage hat und nicht die ganze Software-Welt auf den Kopf stellen will: Belegschmiede ist genau für diesen Fall gemacht. Du schreibst weiter in Word, wir machen den Rest. Kostenlos testen →