E-Rechnung validieren

Wir prüfen drei Dinge. Erstens das Schema: Ist die XML technisch korrekt strukturiert, sind alle Pflichtfelder vorhanden, stimmen die Datentypen? Zweitens die Geschäftsregeln aus EN 16931 (die sogenannten BR-Codes): Sind die Bezüge zwischen Feldern konsistent, summieren sich die Beträge richtig auf, sind die Steuerkategorien korrekt zu den Steuersätzen zugeordnet? Drittens die deutschen CIUS-Regeln (BR-DE-Codes): Sind die nationalen Sonderanforderungen erfüllt, etwa beim Skonto-Format oder bei der Steuernummer? Viertens die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Stehen Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer, Leistungsdatum, Menge, Leistungsbeschreibung und die Steuer je Steuersatz im strukturierten Teil der Rechnung?

Schematron ist eine Sprache, mit der man Validierungsregeln für XML-Dokumente formuliert. Im Kontext von E-Rechnungen hat die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ein vollständiges Schematron-Regelwerk veröffentlicht, das die Konformität gegen EN 16931 prüft. Jeder ernsthafte Validator – auch unserer – basiert intern auf diesem KoSIT-Regelwerk. Sie erhalten dieselben Prüfergebnisse, die Sie auch vom offiziellen KoSIT-Tool bekommen würden, nur ohne Java-Installation und Kommandozeile.

Jede Regel in EN 16931 hat einen eindeutigen Code. „BR" steht für „Business Rule". „BR-CO-17" zum Beispiel ist die Regel, dass Nettosumme plus Umsatzsteuersumme genau dem Bruttobetrag entsprechen müssen – selbst Rundungs-Cent sind nicht erlaubt. „BR-DE-18" definiert das deutsche Skonto-Format. Wenn dieser Code im Validierungsbericht auftaucht, wissen Sie genau, an welcher Stelle die Rechnung nicht konform ist.

Eine ausführliche Erklärung der häufigsten Fehler finden Sie in unserem Artikel über die fünf häufigsten EN-16931-Fallstricke .

Fehlt in einer Eingangsrechnung eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG, dürfen Sie die Vorsteuer daraus erst abziehen, wenn der Lieferant die Rechnung berichtigt hat. Das BMF hat mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2026 zwei Punkte verschärft: Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Teil stehen, und Menge und Leistungsdatum können Sie bei einer E-Rechnung nicht mehr über den Lieferschein nachweisen. Dasselbe Schreiben stellt klar, dass ein Verstoß gegen eine technische Geschäftsregel den Vorsteuerabzug nur dann gefährdet, wenn er eine Pflichtangabe betrifft. Unser Check trennt deshalb beides: oben die Pflichtangaben, darunter die technischen Befunde. Bei ZUGFeRD gilt außerdem steuerlich nur die XML, auch wenn die PDF-Ansicht etwas anderes zeigt.

Bitten Sie den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung. Er muss sie als E-Rechnung schicken, und sie muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Der Check liefert Ihnen dafür einen Text, den Sie kopieren und anpassen können. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € verlangt das Gesetz weniger Angaben, der Check berücksichtigt das.

Für einzelne Rechnungen ja. Wenn Sie regelmäßig E-Rechnungen empfangen, prüft Belegschmied im Empfangstarif für 5 € im Monat jede eingehende Rechnung automatisch, legt das Prüfprotokoll im Archiv ab und schickt die Reklamation an den Lieferanten mit einem Klick. Für ausgehende Rechnungen prüft der Pro-Tarif ab 29 € im Monat jede Rechnung vor dem Versand und hält fehlerhafte zurück.