Lieferant der Deutschen Bahn? XRechnung richtig umsetzen – ein Praxis-Leitfaden

Wer die Deutsche Bahn beliefert, kommt an der XRechnung nicht mehr vorbei. Die DB und ihre Tochtergesellschaften akzeptieren als öffentliche Auftraggeber ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen – PDF-Belege werden abgelehnt. Dieser Leitfaden erklärt, was die DB technisch verlangt, wo Lieferanten regelmäßig scheitern und welche Wege vom gelegentlichen Einzelbeleg bis zur automatisierten Massenrechnung wirklich funktionieren.

Was ist XRechnung und warum verlangt die DB sie?

Die XRechnung ist die deutsche Ausprägung (CIUS) des europäischen Standards EN 16931. Alle rechnungsrelevanten Daten stehen in einer maschinenlesbaren XML-Datei in fest definierten Feldern – nicht als Bild oder Fließtext.

Als öffentlicher Auftraggeber ist die Deutsche Bahn AG gesetzlich zur elektronischen Rechnungsverarbeitung verpflichtet. Die Konsequenz: vollständiger Übergang zur XRechnung, keine PDF-Rechnungen mehr. Wer weiter PDFs schickt, bekommt sie zurück.

Wichtig ist der Unterschied zu ZUGFeRD: ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML (hybrid). Die XRechnung ist reines XML ohne Bildebene. Beide erfüllen EN 16931, aber die DB verlangt das XRechnung-Profil. Mehr dazu im Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung.

Anforderungen der Deutschen Bahn an XRechnungen

Die DB prüft strenger als viele andere Empfänger. Neben den Pflichtfeldern der EN 16931 gelten Zusatzregeln.

Besonders kritisch sind die Lieferantendaten (BT 70–80). Fehlende oder falsche Umsatzsteuer-ID, unvollständige Anschrift oder eine nicht hinterlegte Kreditorennummer führen sofort zur Ablehnung. In einschlägigen Foren tauchen genau diese BT-70–80-Fehler als häufigster Rückweisungsgrund auf.

Weitere DB-Besonderheiten:

• Bestellnummer / Kostenstelle müssen exakt so eingetragen werden, wie die DB sie vorgibt – ein falsches Format reicht für die Rückweisung.
• Rechnungsbegründende Unterlagen (Lieferscheine, Nachweise) dürfen bei der DB nur als eingebettete Objekte übertragen werden. Externe Anhänge werden nicht verarbeitet.
• PDF-XML-Diskrepanzen sind ein Dauerbrenner: Wenn eine sichtbare PDF-Ansicht und das strukturierte XML unterschiedliche Beträge zeigen, gilt das XML – der Empfänger sieht aber etwas anderes. Wie diese Falle entsteht, erklärt der Artikel ZUGFeRD-Falle: Wenn PDF und XML nicht übereinstimmen.

Praktischer Workflow: XRechnung an die DB erstellen

Es gibt drei realistische Wege – je nach Rechnungsvolumen.

Option 1: XRechnungsgenerator der DB

Die Deutsche Bahn stellt einen kostenfreien Online-Generator bereit. Man trägt Absender, Empfänger, Positionen und die DB-Bestelldaten manuell ein und erhält eine konforme XRechnung.

• Vorteil: kostenlos, keine Software nötig.
• Grenzen: rein manuell, keine Anbindung an die eigene Buchhaltung, kein Massenversand.
• Sinnvoll für: kleine Zulieferer mit wenigen, unregelmäßigen Rechnungen.

Option 2: Integration in die Buchhaltungssoftware

Programme wie Lexware Faktura, sevDesk, Billomat oder weclapp können XRechnungen exportieren. Der Haken: Die DB verlangt ein spezifisches Feldmapping (Bestellnummer, Kostenstelle, Kreditorennummer). Ohne diese Vorkonfiguration produziert die Software formal gültige, aber DB-untaugliche Dateien. Hier muss man die DB-Felder einmalig sauber einrichten.

Option 3: Automatische Konvertierung von PDF-Rechnungen

Wer bereits einen etablierten Rechnungsworkflow hat und ihn nicht umbauen will, kann PDFs automatisch in strukturierte Rechnungen wandeln lassen. Belegschmied setzt hier auf den CC-Workflow: Du schreibst deine Rechnung wie gewohnt, setzt die Belegschmied-Adresse in CC – die Konvertierung und Validierung laufen automatisch im Hintergrund.

Entscheidend dabei: intelligenter Fehler-Stopp statt stillem Überschreiben. Wenn Beträge oder Felder unklar sind, wird der Vorgang angehalten, statt eine falsche Summe kommentarlos zu übernehmen – genau die Sorge, die viele Betriebe bei Automatisierung haben.

Häufigste Fehler bei DB-XRechnungen

• BT 70–80-Fehler: falsche oder fehlende USt-ID und Registrierungsnummern (mit Abstand der häufigste Ablehnungsgrund).
• PDF-Layout ≠ XML-Daten: der Empfänger sieht andere Werte als die Maschine verarbeitet.
• Falsch formatierte Bestellnummer: DB-Bestellnummern haben ein festes Schema.
• Dezimaltrennzeichen: im XML ist der Punkt Pflicht (1234.56), nicht das deutsche Komma.
• Doppelte oder widersprüchliche Gebührenposten.
• Summenfehler: Positionssumme, Steuerbetrag und Rechnungsgesamtsumme gehen rechnerisch nicht auf.

Viele dieser Fallen sind nicht DB-spezifisch, sondern klassische EN-16931-Probleme. Fünf davon – Skonto, Rundung, Steuercodes – seziert der Beitrag Die 5 häufigsten EN-16931-Fallstricke.

Validierung vor dem Versand

Niemals ungeprüft an die DB senden. Eine XRechnung kann technisch fehlerhaft sein, ohne dass es beim Erstellen auffällt – bis der Empfänger sie ablehnt.

Nutze einen Schematron-Validator nach KoSIT-Vorbild, der gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln prüft. Mit dem kostenlosen E-Rechnung-Validator von Belegschmied lädst du XML oder ZUGFeRD-PDF hoch und bekommst einen detaillierten Bericht.

Im Validierungsbericht unterscheidet man zwei Fehlerklassen:

• Kritische Fehler (fatal/error): Rechnung wird abgelehnt, muss korrigiert werden.
• Warnungen (warning): technisch akzeptiert, aber prüfenswert.

Nur eine Rechnung ohne kritische Fehler, mit korrekten DB-Feldern, ist tatsächlich versandfertig.

Versand an die Deutsche Bahn

Die DB nimmt XRechnungen über definierte Eingangskanäle an – in der Regel über ein Invoice-Portal bzw. die dafür vorgesehene Weberfassung, teils per hinterlegter E-Mail-Adresse oder API-Anbindung für größere Lieferanten.

• Format: XRechnung-XML; hybride ZUGFeRD-Dateien nur, wenn das eingebettete XML DB-konform ist.
• Bestätigung: Achte auf Eingangs- und Verarbeitungsbestätigung – erst die Verarbeitungsbestätigung heißt „angenommen".
• Nachverfolgung: Den Rechnungsstatus fragst du im jeweiligen Portal ab.

Umgang mit Ablehnungen und Korrektionen

Lehnt die DB eine Rechnung ab, erfolgt die Mitteilung – teils sogar per Brief – mit Angabe des Fehlers. Dann gilt:

• Stornorechnung, Gutschrift und Korrekturrechnung sind nach den XRechnung-Regeln unterschiedliche Dokumententypen. Eine abgelehnte, aber noch nicht verbuchte Rechnung wird meist schlicht neu und korrekt eingereicht, nicht storniert.
• Bei bereits verbuchten Rechnungen ist eine formale Korrektur nötig. Welche Form wann greift, erklärt E-Rechnung stornieren: Stornorechnung, Gutschrift, Korrekturrechnung.

Wichtig: Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung nicht doppelt vergeben – die korrigierte Version braucht eine eindeutige Referenz.

Rechtliche und Compliance-Aspekte

XRechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Nach GoBD müssen sie im Originalformat (das XML) revisionssicher, unverändert und mindestens 10 Jahre archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht.

Für die Betriebsprüfung solltest du dokumentieren können:

• die versandte XML-Datei im Original,
• den Validierungsbericht,
• die Versand- und Verarbeitungsbestätigung.

Wie sich Eingang und Ausgang automatisch GoBD-konform archivieren lassen, beschreibt der Beitrag E-Rechnungen automatisch GoBD-konform archivieren.

Softwarelösungen im Vergleich

Die technischen Details zu XRechnung, KoSIT und BT-Codes sind im E-Rechnung-Glossar verständlich erklärt.

Besonderheiten für verschiedene Branchen

• Großlieferanten mit vielen DB-Rechnungen kommen um Automatisierung kaum herum – manuelle Erfassung skaliert nicht.
• Kleine Zulieferer mit ein paar Rechnungen im Jahr fahren mit dem DB-Generator gut.
• Handwerksbetriebe, die aus Word heraus arbeiten, müssen nicht die Software wechseln – der Weg vom DOCX zur konformen Datei ist in E-Rechnung erstellen mit Word beschrieben.
• Online-Händler und Spezialisten (Steuerberater, Anwälte) als Rechnungssteller für die DB müssen dieselben BT-70–80- und Bestellnummern-Regeln einhalten.

FAQ und Praxis-Tipps

Muss ich alle Rechnungen als XRechnung versenden oder nur an die DB? Aktuell nur an die DB (und andere öffentliche Auftraggeber). Andere B2B-Kunden dürfen – noch – PDF bekommen.

Kann ich weiter PDF-Rechnungen an andere Kunden schicken? Ja, bis die allgemeine Versandpflicht greift.

Was passiert, wenn ich zu spät umstelle? Die DB zahlt nicht auf abgelehnte Rechnungen – Verzögerungen gehen zu deinen Lasten.

Brauche ich neue Software? Nicht zwingend. Oft reicht die Vorkonfiguration der bestehenden Software oder eine automatische Konvertierung.

Wie viel Budget? Vom kostenlosen Generator bis zur monatlichen Automatisierung ist alles möglich – entscheidend ist dein Rechnungsvolumen.

Weitere Antworten sammelt die FAQ-Seite.

Ausblick: XRechnung ab 2027/2028 für alle B2B-Unternehmen

Die DB-Anforderung ist ein Vorgriff auf das, was ohnehin kommt. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025 für alle Unternehmen. Die Versandpflicht greift ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 2028 für alle übrigen. Details in E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028.

Wer die DB heute sauber bedient, hat den Kern der künftigen Pflicht schon gelöst. Die Deutsche Bahn ist damit ein Vorreiter, an dem sich andere öffentliche Auftraggeber orientieren – und ein guter Anlass, den eigenen Rechnungsworkflow frühzeitig fit zu machen, statt ihn 2027 unter Zeitdruck umzustellen.