E-Rechnung erstellen mit Word und Excel: der ehrliche Workflow vom DOCX zur EN-16931-Datei

Wer seine E-Rechnung mit Word oder Excel erstellen will, hört von fast jeder Seite denselben Satz: Eine Word-Datei ist keine E-Rechnung mehr. Das stimmt. Schätzungen zufolge schreibt trotzdem rund die Hälfte aller deutschen Selbstständigen und kleinen Betriebe ihre Rechnungen heute noch in Word oder Excel. Die Vorlage sitzt, das Logo steht an der richtigen Stelle, die Schrift passt zur Marke.

Der Satz macht den Workflow nicht kaputt. Word und Excel sind ab dem Stichtag (2027 für Betriebe über 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, 2028 für alle anderen) kein finales Rechnungsformat mehr. Als Zwischenstation auf dem Weg zu einer EN-16931-konformen E-Rechnung dürfen sie bleiben. Das ist das, was die meisten Software-Anbieter aus naheliegenden Gründen nicht erzählen.

Dieser Artikel zeigt den Weg vom DOCX zur ZUGFeRD-Datei Schritt für Schritt, mit kostenlosen Tools, ohne Software-Wechsel. Er richtet sich an kleine Betriebe. Wenn es bei dir um die Word- und Excel-Rechnungen geht, die neben einem ERP wie SAP entstehen, ist der Artikel zu Rechnungen außerhalb von SAP der passendere Einstieg.

Was ab dem Stichtag keine E-Rechnung mehr ist

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der Norm EN 16931 entspricht. Das heißt: Im Hintergrund muss eine maschinenlesbare XML-Struktur existieren, in der jedes Datenfeld eindeutig zugeordnet ist. Keine E-Rechnung sind demnach:

• eine Word-Datei, exportiert als PDF
• eine Excel-Datei, gespeichert als PDF
• eine eingescannte Papierrechnung oder ein Foto davon
• eine PDF ohne eingebettete XML-Daten

Vor 2025 galt eine PDF als „elektronische Rechnung" und reichte aus, wenn der Empfänger zustimmte. Mit dem Wachstumschancengesetz ist die PDF seit 2025 eine „sonstige Rechnung", und sonstige Rechnungen sind im B2B-Geschäft ab 2027 beziehungsweise 2028 nicht mehr ausreichend. Welche Zeitachse für welchen Betrieb gilt, steht im Pflicht-Artikel.

Warum Word und Excel nicht selbst E-Rechnung können

Damit klar ist, warum überhaupt ein Zwischenschritt nötig ist: Eine Word-Datei kennt zwar Tabellen und Layout, aber keine Semantik. Word weiß, dass 2026-088 ein Text in einer Tabellenzelle ist, aber nicht, dass es sich um eine Rechnungsnummer handelt. Genauso bei der IBAN, dem Steuersatz, dem Bruttobetrag. Die Bedeutung der Felder steckt nur in deinem Kopf und im optischen Layout. Excel weiß immerhin, dass in einer Zelle eine Zahl steht, aber auch nicht, dass es der Bruttobetrag ist.

Eine E-Rechnung nach EN 16931 verlangt das Gegenteil: einen XML-Datensatz, in dem jedes Feld eindeutig einem Element zugeordnet ist (<RechnungsNummer>, <EmpfaengerName>, <PositionsBetrag> und so weiter, vereinfacht gesagt). Diese Struktur kann Word nicht erzeugen, auch nicht mit dem besten Add-In, weil das Quelldokument schlicht keine semantische Information enthält. Es gibt Word-Vorlagen und Plugins, die im Hintergrund eine XML erzeugen wollen. In der Praxis brechen sie, sobald das Layout angepasst wird oder Positionen dazukommen.

Was Word und Excel können, ist eine PDF zu erzeugen, die wir dann durch einen Konverter jagen, der aus dem visuellen Layout per KI die Felder herausliest und in EN-16931-XML packt.

Der Workflow Schritt für Schritt

Schritt 1: Word-Vorlage aufräumen. Bevor du losziehst, lohnt ein Blick auf deine vorhandene Vorlage. Fünf Dinge müssen drin sein, sonst gibt es beim Konvertieren regelmäßig Validierungsfehler:

• Vollständige USt-IdNr. Ohne Leerzeichen, also DE123456789, nicht DE 123 456 789. Sonst greift BR-DE-13.
• Empfänger-Anschrift komplett. Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land. Keine Abkürzungen, kein "z. Hd.".
• Eindeutige Rechnungsnummer. Lückenlos, einmalig. Bei Word-Vorlagen ist die laufende Nummer oft der schwierigste Teil – wer das manuell macht, vergisst gerne Lücken.
• Leistungsdatum. Wenn es vom Rechnungsdatum abweicht, ist es Pflicht nach § 14 UStG. Im Word steht das oft als Fließtext am Ende; das ist okay für die Konvertierung, solange es eindeutig formuliert ist.
• Skonto-Hinweis im richtigen Format. "Zahlbar binnen 14 Tagen mit 2 % Skonto" liest die KI in der Regel korrekt, aber für die EN 16931 wird daraus #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.50#. Wenn dein Skonto-Wording sehr kreativ ist, kann das schiefgehen. Lieber knapp und unmissverständlich.

Wer die häufigsten Fallstricke einer einzelnen Rechnung sehen will, findet sie konzentriert im Fallstricke-Artikel.

Schritt 2: Rechnung wie gewohnt in Word schreiben. Du musst nichts ändern an der Art, wie du arbeitest. Vorlage öffnen, Felder ausfüllen, fertig.

Schritt 3: Als PDF exportieren. In Word: Datei → Speichern unter → PDF. Wichtig dabei: Das Standard-PDF aus Word ist ein normales PDF, kein PDF/A-3. Das brauchst du an der Stelle aber auch noch nicht – der Konverter macht im nächsten Schritt aus deiner PDF die ZUGFeRD-konforme PDF/A-3.

Schritt 4: Konverter aufrufen. Bei belegschmied.de/tools/pdf-zu-zugferd lädst du die Word-PDF hoch. Anonym, ohne Anmeldung, mit Tageslimit (3 Konvertierungen pro Tag im Free-Tools-Bereich).

Schritt 5: Felder kontrollieren. Die KI extrahiert in wenigen Sekunden alle Daten aus der PDF und zeigt sie in einer übersichtlichen Maske. Drei Stellen, an denen du immer kurz hinschauen solltest:

• IBAN. Zeichen für Zeichen vergleichen. 0 vs. O, 1 vs. l, 5 vs. S – das sind die typischen Verwechslungen.
• Beträge und Summen. Wenn deine Word-Tabelle Rundungen anzeigt, kann die Summe in der XML leicht abweichen. Wenn der Konverter eine Diskrepanz meldet, korrigiere die Positionen, nicht die Summe.
• Steuerkategorie bei Sonderfällen. Bauleistung an Generalunternehmer ohne Umsatzsteuer (§ 13b UStG) braucht Code AE, nicht S 0%. Bei Kleinunternehmern (§ 19 UStG) ist es Code E. Manche Konverter raten hier defensiv und du musst die Kategorie explizit setzen.

Schritt 6: Validieren und herunterladen. Vor der Erzeugung läuft die Rechnung durch den EN-16931-Schematron-Validator und die deutschen CIUS-Regeln (BR-DE-Codes). Was anschlägt, wird konkret angezeigt – du korrigierst und prüfst erneut. Wenn alles grün ist, bekommst du eine ZUGFeRD-PDF/A-3 zum Download.

Schritt 7: Versenden. Die ZUGFeRD-Datei verschickst du wie jede andere PDF per Mail. Dein Empfänger sieht eine ganz normale Rechnung, seine Buchhaltungssoftware liest die strukturierte XML im Hintergrund automatisch ein.

Schritt 8: Archivieren. Die strukturierte Originaldatei muss mindestens 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (in bestimmten Fällen 10 Jahre – siehe BMF-Schreiben-Artikel). Das ist der Punkt, den der kostenlose Konverter nicht löst.

Was bei Word- und Excel-Vorlagen besonders oft schiefgeht

Aus unserer Validierungs-Pipeline sehen wir täglich Word- und Excel-PDFs, und es sind immer dieselben fünf Probleme, die hochkommen:

1. Skonto im Freitext. „Zahlbar binnen 14 Tagen mit 2 % Skonto" steht in Word als Fließtext, die EN 16931 will daraus #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.50#. Ein guter Konverter setzt das um, aber nicht jeder. Lass deinen Skonto-Satz so knapp wie möglich: „2 % Skonto bei Zahlung binnen 14 Tagen, sonst netto 30 Tage" lässt sich gut konvertieren.
2. Excel-Rundungsfehler. Excel rechnet intern mit mehr Nachkommastellen, als es anzeigt. Drei Positionen zu je 33,33 € netto ergeben in der Anzeige 99,99 €, intern aber 100,00 €. Der Validator schlägt an, weil 99,99 € plus 19 % Umsatzsteuer nicht zum ausgewiesenen Brutto passt. Sicherheitshalber die angezeigten Werte nachrechnen oder die Zellen auf zwei Nachkommastellen runden lassen, nicht nur formatieren.
3. Fehlender Leistungszeitraum. Pflicht nach § 14 UStG, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht. In vielen Word-Vorlagen steht er unten klein am Rand oder gar nicht.
4. USt-IdNr. mit Leerzeichen. Optisch schöner, EN-16931-technisch falsch. Korrekt ist DE123456789, sonst greift BR-DE-13.
5. Falsche Steuerkategorie bei Reverse Charge. Im Word unsichtbar, beim Empfänger ein Problem.

Wann der manuelle Weg reicht

Der Word-plus-Konverter-Weg ist die richtige Wahl, wenn:

• Du weniger als fünf bis zehn Rechnungen pro Monat schreibst
• Du Spaß daran hast, deine Rechnungen einzeln kontrollieren zu können
• Du die Archivierung extern lösen kannst (zum Beispiel über deine Steuerberatung)

Sobald das Volumen steigt, geht der Charme verloren: Zwei bis fünf Minuten manuelle Prüfung pro Rechnung summieren sich, das Tageslimit beim Konverter wird zum Engpass, und die 8-Jahre-Archivierung der Originaldatei wird ein echtes Problem.

Der nächste Schritt: derselbe Weg, nur automatisch

Sobald das Volumen steigt, wird der Konverter-Besuch pro Rechnung zur Bremse. Der Ausweg ist nicht, Word aufzugeben, sondern den Zwischenschritt aus der Hand zu geben: Du schreibst die Rechnung wie immer, exportierst als PDF, schickst sie per Mail an deinen Kunden – und setzt eine zusätzliche Adresse in CC. Den Rest übernimmt im Hintergrund ein Dienst, in unserem Fall Belegschmied.

Was du an deinem Workflow änderst: eine Adresse in CC. Sonst nichts.

Warum das mit einer PDF überhaupt funktioniert

Der Konverter liest die Felder per KI aus der PDF: Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Positionen, Steuersätze, Summen, IBAN. Die KI macht dabei Fehler, gerade bei IBAN-Zeichen und Skonto-Formulierungen. Deshalb hängen zwei Sicherheitsnetze darunter.

Erstens überlagern deine Stammdaten die KI. USt-IdNr., IBAN und Anschrift trägst du einmal im Workspace ein, danach gewinnen diese Werte deterministisch – auch wenn die KI in der PDF etwas anderes liest.

Zweitens laufen vor dem Versand vier Prüfungen, die ohne KI auskommen:

• Die extrahierte Rechnungsnummer muss wortwörtlich im PDF-Text vorkommen (das ist gleichzeitig der Schutz gegen den § 14c-Doppelversand)
• Netto + USt = Brutto, mit einem Cent Toleranz
• Steuersatz × Netto = ausgewiesene Umsatzsteuer
• EN-16931-Schematron-Validierung gegen die Norm und die deutschen CIUS-Regeln

Schlägt eine Prüfung an, geht nichts raus: Die Rechnung landet mit konkretem Hinweis in der Freigabe-Liste. Du korrigierst, gibst frei, fertig.

Die fünf Word-Stolpersteine im Auto-Workflow

Dieselben Probleme wie oben, aber sie treffen nicht mehr dich:

• USt-IdNr. mit Leerzeichen wird durch die Stammdaten überschrieben
• Skonto im Freitext wird beim Erzeugen ins EN-16931-Format umgesetzt
• Fehlender Leistungszeitraum blockiert den automatischen Versand, Hinweis in der Freigabe
• Rundungsdifferenzen laufen gegen die Cent-Toleranz, alles darüber blockiert
• Falsche Steuerkategorie bei Reverse Charge lässt sich nicht automatisch auflösen, deshalb landen § 13b-Rechnungen grundsätzlich in der manuellen Freigabe (siehe Reverse-Charge-Artikel)

Was du nicht mehr selbst machst

Pro Rechnung sind das zwei bis fünf Minuten. Bei zwanzig Rechnungen im Monat also eine bis anderthalb Stunden, bei fünfzig Rechnungen drei bis fünf. Jeden Monat.

Was es kostet

• Kostenlose Tools: einzelne Word-PDFs konvertierst du ohne Konto über /tools – für den Einzelfall, nicht für den Dauerbetrieb
• Pro: 29 €/Monat, Versand und Empfang zusammen, bis 250 Rechnungen im Monat, GoBD-konformes Archiv. 30 Tage kostenlos testen
• Business: 99 €/Monat für höhere Volumen, mehrere Teammitglieder, eigene Versand-Domain

Wann der automatische Weg nicht passt

Drei Fälle: Du schreibst eine Rechnung pro Quartal, dann reicht der kostenlose Konverter. Du willst Buchhaltung, Bankverkehr und Steuerberater-Übergabe aus einem Tool, dann ist eine All-in-One-Lösung wie sevdesk, Lexware oder DATEV richtig, und die Word-Vorlage wird dort obsolet. Oder du hast ein ERP, dann gehört die Integration dorthin. Den Vergleich der drei Wege mit Aufwand und Grenzen findest du im Drei-Wege-Vergleich.

Was du jetzt mit deiner Vorlage tun kannst

Egal, welchen Weg du am Ende wählst, drei Vorbereitungen lohnen sich schon jetzt, auch wenn deine Pflicht erst 2028 greift:

1. Eine Test-Rechnung konvertieren. Ganz normale Rechnung in Word schreiben, als PDF exportieren, durch den Konverter schicken und das Ergebnis im Validator prüfen. Das zeigt in wenigen Sekunden, welche der fünf Probleme deine Vorlage hat.
2. Stammdaten konsolidieren. USt-IdNr., Steuernummer, Bankverbindung, Standard-Zahlungsbedingungen, Standard-Steuersatz, Kleinunternehmer-Status. Diese Daten gehen in jede E-Rechnung und sollten an genau einer Stelle stehen.
3. Den Empfang klären. Die Empfangspflicht gilt seit 2025. Wer keine feste Adresse für eingehende E-Rechnungen hat, verliert sie im Spam-Ordner. Mehr dazu im Empfangs-Artikel.

Kurz zusammengefasst

Word und Excel sind ab Stichtag kein finales E-Rechnungs-Format mehr. Als Quelldokument auf dem Weg zur EN-16931-konformen ZUGFeRD-Datei dürfen sie bleiben. Der Konvertierungs-Schritt ist mit kostenlosen Tools in wenigen Minuten erledigt, vorausgesetzt deine Vorlage hat die fünf typischen Probleme nicht.

Wer einmal die Mechanik verstanden hat, kann entscheiden: jedes Mal manuell konvertieren, oder den Schritt automatisieren. Beides ist legitim, die Pflicht ist in beiden Fällen erfüllt. Der Unterschied ist nicht die Konformität, sondern die Minuten pro Rechnung.