XRechnung bei xrechnung-bdr.de: Leitfaden für Behördenrechnungen

Wer zum ersten Mal eine Rechnung an eine Behörde stellt, stößt schnell auf die Adresse xrechnung-bdr.de. Dahinter steckt kein privates Rechnungsprogramm, sondern die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes: die OZG-RE. Dieser Leitfaden erklärt, was das Portal ist, wie das Einreichen konkret funktioniert, welche Fehler am häufigsten auftreten – und wann sich der direkte Upload lohnt und wann eine automatische Lösung sinnvoller ist.

XRechnung und das OZG-RE-Portal: Überblick

Was ist XRechnung und wer muss sie nutzen?

XRechnung ist ein rein XML-basiertes Rechnungsformat nach dem europäischen Standard EN 16931. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ist es vom Bund vorgeschrieben. Anders als bei ZUGFeRD, das eine lesbare PDF mit eingebettetem XML kombiniert, gibt es bei der reinen XRechnung keine menschenlesbare Ansicht ohne Viewer – der Empfänger verarbeitet die Datei maschinell weiter.

Verpflichtet sind alle, die an Behörden und behördenverbundene Unternehmen fakturieren. Für diese Empfänger hat der Gesetzgeber das Format verbindlich eingeführt.

Das OZG-RE-Portal: Zentrale Plattform für Behördenrechnungen

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) verpflichtet Verwaltungen, Leistungen digital anzubieten. Für den Rechnungseingang entstand daraus die OZG-RE – die Online-Zugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform. Sie ist föderal organisiert: Nicht jedes Bundesland nutzt dieselbe Plattform. Die OZG-RE unter xrechnung-bdr.de ist derzeit unter anderem in Berlin, Brandenburg, Sachsen, Thüringen und Mecklenburg-Vorpommern im Einsatz, außerdem für viele Bundesbehörden.

XRechnung vs. PDF-Rechnung: Warum der Wechsel?

Eine PDF-Rechnung muss beim Empfänger manuell abgetippt oder per OCR erfasst werden – fehleranfällig und langsam. Die strukturierten Daten der XRechnung lassen sich direkt in die Buchhaltung einlesen. Das senkt die Fehlerquote, beschleunigt die Zahlung und erfüllt die gesetzliche Vorgabe. Mehr Hintergrund zu den Formaten liefert unser E-Rechnung-Glossar.

Technischer Zugang: xrechnung-bdr.de verstehen

Die Adresse xrechnung-bdr.de – Was steckt dahinter?

Betrieben wird die Plattform von der Bundesdruckerei-Gruppe („bdr"). Die Internet-Adresse der OZG-RE lautet https://xrechnung-bdr.de. Es handelt sich um ein zentrales Portal für mehrere Länder und den Bund – im Gegensatz zu Ländern wie Bayern oder Baden-Württemberg, die eigene Portale (etwa die ZRE oder eigene Lösungen) betreiben.

Registrierung und Anmeldung

Für den Zugang legen Sie ein Nutzerkonto an. Benötigt werden Firmendaten, eine E-Mail-Adresse und ein sicheres Passwort; für bestimmte Einreichungswege kommen weitere Authentifizierungsschritte hinzu. Behördennutzer und private Rechnungssteller nutzen dieselbe Plattform, aber unterschiedliche Rollen.

Portal-Navigation: Schritt für Schritt

Nach dem Login landen Sie im Dashboard. Von dort erreichen Sie den Bereich zum Erstellen oder Hochladen einer Rechnung, die Statusübersicht Ihrer eingereichten Belege und die Verwaltung Ihrer Stammdaten.

XRechnung einreichen: Der praktische Workflow

Vorbereitung: Welche Dokumente und Daten brauche ich?

Neben den EN-16931-Pflichtfeldern (Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-ID, Positionen, Steuersätze, Summen) braucht die B2G-Rechnung fast immer die Leitweg-ID des Empfängers. Diese Routing-Nummer sagt dem Portal, an welche Stelle die Rechnung zugestellt wird. Häufig sind zusätzlich Bestell- oder Auftragsnummern verpflichtend – erkundigen Sie sich vorab beim Auftraggeber.

XRechnung-Datei erstellen oder hochladen

Es gibt drei Wege:

• Weberfassung direkt im Portal (für gelegentliche Rechnungen).
• Upload einer fertigen XRechnung-XML, die Sie mit spezialisierter Software erstellt haben.
• Automatische Konvertierung durch einen Service-Provider, der Ihre gewohnte Rechnung in ein EN-16931-Format überführt.

Wenn Sie ohnehin mit Word arbeiten, zeigt unser Beitrag E-Rechnung erstellen mit Word, wie der Weg vom DOCX zur normkonformen Datei realistisch aussieht.

Upload und Validierung im OZG-RE

Nach dem Hochladen prüft das Portal die Datei automatisch gegen das KoSIT-Schema und die Geschäftsregeln. Bestanden? Dann geht die Rechnung in die Zustellung. Andernfalls erhalten Sie einen Validierungsbericht mit den konkreten Fehlern.

Bevor Sie eine Datei überhaupt hochladen, lohnt sich ein Vorabcheck: Mit unserem kostenlosen E-Rechnung-Validator prüfen Sie XRechnung oder ZUGFeRD gegen EN 16931 und die KoSIT-Regeln – so vermeiden Sie eine Ablehnung im Portal.

Häufige Validierungsfehler und deren Behebung

• Fehlerhaftes XML durch falsche Zeichenkodierung (immer UTF-8 verwenden).
• Fehlende Pflichtfelder wie Leitweg-ID oder USt-ID.
• Summen-Abweichungen: Netto + Steuer ergibt nicht den Bruttobetrag – oft ein Rundungsproblem.
• Formatfehler bei Datumsangaben (Format YYYY-MM-DD).

Die typischen Stolperfallen im Detail beschreibt der Beitrag zu den EN-16931-Fallstricken.

Nach dem Upload: Empfang und Bestätigung

Status „Zugestellt" – Was bedeutet das?

Wichtig: Ein erfolgreicher Upload ist noch kein Zugang. Erst wenn der Rechnungsempfänger die XRechnung abgeholt und den Empfang bestätigt hat, wird der Status „Zugestellt" angezeigt. Weist die eingereichte XRechnung formale Fehler auf, wird sie gar nicht erst weitergeleitet.

Empfänger-Bestätigung: Wie lange dauert die Verarbeitung?

Die Abholung erfolgt je nach Behörde automatisiert oder manuell. Übliche Zeiträume liegen bei wenigen Stunden bis einigen Werktagen. Bleibt die Bestätigung längere Zeit aus, prüfen Sie zuerst die Leitweg-ID und kontaktieren dann den Auftraggeber.

Download und Archivierung durch den Empfänger

Behörden holen die Rechnungen über ihre angebundenen Systeme ab und archivieren sie nach ihren eigenen Vorgaben. Ihre eigene Archivierungspflicht als Versender bleibt davon unberührt – dazu unten mehr.

Besonderheiten beim OZG-RE

Föderale Struktur

Nicht alle Länder nutzen xrechnung-bdr.de. Manche betreiben eigene Portale mit abweichenden Anforderungen. Klären Sie deshalb bei jedem Auftraggeber, über welche Plattform und mit welcher Leitweg-ID die Rechnung einzureichen ist.

Behördenverbundene Unternehmen

Verpflichtet sind nicht nur Ämter im engeren Sinn, sondern auch behördenverbundene Unternehmen – etwa kommunale Betriebe, Stadtwerke oder Eigenbetriebe. Bei Grenzfällen hilft ein Blick in die Vergabeunterlagen oder eine Rückfrage.

Praktische Szenarien und Fallstricke

Korrektur und Stornorechnung bei falschen Daten

Eine einmal zugestellte Rechnung lässt sich nicht nachträglich im Portal „bearbeiten". Fehlerhafte Rechnungen werden über eine Stornorechnung oder eine Korrekturrechnung geregelt, die Sie als neuen Beleg einreichen. Welche Form wann greift, erklärt der Artikel E-Rechnung stornieren.

Reverse Charge und besondere Leistungen

Bei Bauleistungen nach §13b UStG oder steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen muss die XRechnung die Steuerbefreiung korrekt abbilden – mit passendem Steuerkategorie-Code und Hinweistext. Details liefert der Beitrag Reverse Charge in der E-Rechnung.

Berichtigungen nachträglich einreichen

Berichtigungen laufen über eine neue Rechnungsversion mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnungsnummer. Dokumentieren Sie jede Änderung nachvollziehbar – das ist für die spätere Betriebsprüfung relevant.

Integration und Automatisierung

Direkte API-Integration ins OZG-RE-Portal

Für hohes Rechnungsvolumen bietet die OZG-RE Schnittstellen (u. a. Peppol), über die Rechnungen automatisiert und ohne manuellen Upload eingereicht werden. Das setzt technisches Know-how und eine Authentifizierung voraus.

Automatische Konvertierung von PDF zu XRechnung

Wer keine XRechnung-Software einführen will, kann seine gewohnte Rechnung automatisch konvertieren lassen. Entscheidend ist dabei die Validierung vor dem Upload: Eine automatische Umwandlung, die stillschweigend eine falsche Summe übernimmt, richtet mehr Schaden an als der manuelle Weg. Deshalb sollte jeder Konverter mit einem intelligenten Fehler-Stopp arbeiten und bei Unklarheiten anhalten, statt einfach durchzulaufen.

CC-Workflow-Modell als Alternative zur manuellen BDR-Nutzung

Ein pragmatischer Ansatz ist der CC-Workflow: Sie schreiben Ihre Rechnung wie gewohnt und setzen eine dedizierte Adresse in CC – die Umwandlung ins EN-16931-Format läuft automatisch im Hintergrund. Genau so arbeitet Belegschmied: kein Software-Wechsel, GoBD-konforme Archivierung inklusive. Für den direkten B2G-Upload mit Leitweg-ID über das OZG-RE bleibt der manuelle oder API-Weg oft der richtige – für B2B-Rechnungen und die kommende Breitenpflicht ist der CC-Ansatz die schlanke Lösung. Welcher Weg zu welchem Betrieb passt, klärt der Vergleich E-Rechnung erstellen und empfangen.

Support und Kontakt

Bei Problemen mit dem Portal hilft der Support der BDR weiter: per E-Mail unter xrechnung@bdr.de, telefonisch über die Rufnummer 030 / 25984436 werktags während der Servicezeiten. Im Portal selbst finden Sie eine FAQ sowie offizielle Video-Tutorials zur OZG-RE-Nutzung – hilfreich vor allem bei der ersten Einreichung. Ergänzende, praxisnahe Antworten sammelt unsere eigene FAQ.

Die offizielle Übersicht des Bundes finden Sie zudem unter xrechnung.bund.de sowie in den technischen Vorgaben der KoSIT.

Compliance und Archivierung

GoBD-Anforderungen für XRechnung-Archivierung

Als Versender müssen Sie jede ausgestellte E-Rechnung GoBD-konform aufbewahren: revisionssicher, unveränderbar, mindestens zehn Jahre, mit nachvollziehbarem Audit-Trail (etwa per SHA-256-Hashing). Das Original ist dabei die XML-Datei – nicht ein daraus erzeugter Ausdruck. Wie das automatisch läuft, zeigt der Beitrag zur GoBD-konformen Archivierung.

Verfahrensdokumentation für Betriebsprüfungen

Prüfer erwarten eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen erzeugt, validiert, versendet und archiviert werden. Halten Sie Ihren XRechnung-Prozess dokumentiert fest.

Unterschied zwischen Versender- und Empfänger-Pflichten

Beide Seiten archivieren – jeder seinen Beleg. Die BDR betreibt die Plattform, übernimmt aber nicht Ihre Archivierungspflicht. Die Verantwortung für die revisionssichere Aufbewahrung bleibt bei Ihnen.

Ausblick: Änderungen und zukünftige Entwicklungen

Die OZG-RE wird schrittweise auf weitere Länder ausgebaut und mit anderen Plattformen (Stichwort Peppol) harmonisiert. Parallel greift die allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B: Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 01.01.2025, die Versandpflicht kommt gestaffelt – ab 2027 für Betriebe über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle übrigen. Details dazu im Beitrag E-Rechnung-Pflicht 2027 oder 2028.

Wer heute schon mit Behörden fakturiert, hat einen Vorteil: Der Umgang mit strukturierten Formaten ist dann längst Routine, wenn die Breitenpflicht kommt.

Fazit und Handlungsempfehlung

Direkter Upload über xrechnung-bdr.de lohnt sich, wenn Sie nur gelegentlich an Behörden fakturieren und die Weberfassung ausreicht. Bei vielen B2G-Rechnungen führt an einer API oder spezialisierter Software kaum ein Weg vorbei. Für alles rund um B2B-Rechnungen und die kommende Pflicht ist eine automatische Service-Lösung meist günstiger und fehlerärmer als manuelles Konverter-Hopping.

Checkliste XRechnung-Bereitschaft:

• Leitweg-ID des Empfängers vorliegend
• Alle EN-16931-Pflichtfelder erfasst
• Zugang zum richtigen Portal geklärt (OZG-RE oder Länderportal)
• Datei vor Upload validiert
• GoBD-konforme Archivierung sichergestellt
• Verfahrensdokumentation angelegt
• Umstellungszeitplan mit Blick auf 2027/2028 festgelegt

Wer diese Punkte abhakt, ist für Behördenrechnungen heute und die B2B-Pflicht von morgen gerüstet.