DATEV anbinden: Belege an die Kanzlei übergeben

Kurze Antwort: Unter Export → DATEV wählen Sie einen Zeitraum und die Belegarten und laden ein ZIP herunter. Darin liegen die Belege selbst unter belege/, eine Begleitliste belege.csv mit einer Zeile je Beleg und eine README.txt für die Kanzlei. Der Import läuft über DATEV Unternehmen online, Bereich „Belege online", als Beleg-Upload.

Ein Satz vorweg, weil er den Nutzen bestimmt: Das ist ein Belegtransfer, kein Buchungsstapel. Konten und Kostenstellen werden nicht vorgebucht. Die Belege kommen vollständig, sauber benannt und mit den Metadaten an, die für die Zuordnung nötig sind; gebucht wird in der Kanzlei. Wer das weiß, spart sich die Enttäuschung und die Rückfrage.

Was im ZIP liegt

belege.csv                Begleitliste, eine Zeile je Beleg
belege/AR_2026-1042.pdf   Ausgangsrechnungen, ZUGFeRD-PDF
belege/AR_2026-1043.xml   Ausgangsrechnungen im XRechnungs-Format
belege/ER_RE-88213.pdf    Eingangsrechnungen, Originaldatei
README.txt                Kurzanleitung für die Kanzlei

Die Dateinamen tragen das Präfix AR für Ausgangs- und ER für Eingangsrechnungen, gefolgt von der Rechnungsnummer. Bei Ausgangsrechnungen ist das Belegbild die erzeugte E-Rechnung: eine ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML nach PDF/A-3 oder, wenn der Arbeitsbereich auf XRechnung steht, die XML-Datei selbst. Bei Eingangsrechnungen ist es die Originaldatei, so wie sie angekommen ist.

Die README.txt nennt Mandant, Zeitraum, Belegzahl und den Importweg. Sie liegt bei, damit die Kanzlei das Paket ohne Rückfrage einordnen kann.

Die Begleitliste

belege.csv ist semikolongetrennt und UTF-8 mit BOM kodiert, also die Kombination, die deutsches Excel ohne Nachfrage richtig öffnet. Elf Spalten:

Die Steuerschlüssel werden konventionell vergeben: 9 für 19 Prozent, 8 für 7 Prozent, 0 für steuerfrei. Weicht Ihr Kanzlei-Setup davon ab, ist die Spalte eine Zahl in einer CSV und schnell umgesetzt. Bei Eingangsrechnungen bleiben Satz und Schlüssel leer, weil die Vorsteuerbehandlung eine Buchungsentscheidung ist und nicht aus dem Beleg folgt.

Bei gemischten Steuersätzen trägt USt_Satz nur den dominierenden Satz. Die vollständige Aufschlüsselung steckt im Beleg selbst, bei ZUGFeRD im eingebetteten XML. Für die Buchung ist der Beleg maßgeblich, nicht die Begleitzeile.

Debitoren- und Kreditorennummern

Belegschmied vergibt sie automatisch je Arbeitsbereich nach DATEV-Konvention, sobald ein Kunde oder Lieferant angelegt wird. Kunden und Lieferanten entstehen dabei beim Verarbeiten von selbst und werden dedupliziert, Sie müssen keine Stammdaten pflegen, damit die Nummern entstehen.

Wer sie in eigenen Auswertungen braucht, holt sie über die REST-API:

curl "https://belegschmied.de/api/v1/customers?search=Muster" \
  -H "Authorization: Bearer bs_live_dein_key"

/customers und /suppliers liefern die Stammdaten samt Debitoren- und Kreditorennummer, Details in der REST-API-Dokumentation.

Export ziehen und übergeben

1. Export → DATEV öffnen.
2. Zeitraum wählen, „Von" und „Bis".
3. Häkchen bei Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder beiden.
4. Export starten. Er läuft im Hintergrund, das fertige ZIP steht in der Liste darunter zum Download.
5. ZIP an die Kanzlei geben, per Mail, DATEV-Belegupload oder Fileshare.

Der Export ist in allen bezahlten Tarifen enthalten. Arbeitsbereiche ohne aktiven Tarif, die noch historische Belege halten, können ihn weiter ziehen: die gesetzliche Aufbewahrungspflicht endet nicht mit einem Abo.

Import in der Kanzlei

Über DATEV Unternehmen online → Belege online → Beleg-Upload. Die Dateien aus belege/ werden hochgeladen, die belege.csv kann als Begleitliste dienen. Alternativ läuft der Weg über Kanzlei-Rechnungswesen.

Für die Kanzlei ist der wichtigste Punkt, dass die Ausgangsbelege E-Rechnungen nach EN 16931 sind: ZUGFeRD-PDFs tragen die strukturierten Daten im eingebetteten XML, XRechnungen sind reine XML-Dateien. Das ist mehr als ein Belegbild, weil sich daraus maschinell buchen lässt, wenn die Kanzlei-Software das unterstützt.

Grenzen, die man vorher kennen sollte

• Kein Buchungsstapel und keine Kontierung. Es gibt keinen Kontenrahmen in Belegschmied, keinen automatischen Kontenvorschlag und keine Kostenstellen. Die Buchungslogik bleibt in der Kanzlei.
• Kein automatischer Versand. Der Export wird ausgelöst, nicht terminiert. Wer monatlich übergibt, macht das nach Monatsende von Hand.
• Kein Filter auf Freigabestatus. Der Export nimmt den gewählten Zeitraum, wie er ist. Ziehen Sie ihn deshalb, wenn die Freigaben des Zeitraums erledigt sind.
• Keine Exportformate für andere Buchhaltungssoftware. Es gibt kein eigenes Lexoffice-, sevDesk- oder BMD-Format. Für diese Programme ist die Begleit-CSV der Weg: sie ist eine gewöhnliche Rechnungsliste mit Datum, Nummer, Beträgen und Steuersatz.

Wenn etwas nicht passt

Wo der DATEV-Weg im Gesamtbild steht

Der Export ist die Weitergabe ans Rechnungswesen und damit das Ende der Kette. Davor stehen die Einlieferung und der Versand: aus einem beobachteten Ordner per Power Automate, aus einer Fachanwendung neben SAP oder aus Word- und Excel-Vorlagen. Die Übersicht aller Wege steht auf der Integrationsseite, die Archivierungsseite dazu unter GoBD-Archiv.