Schattenrechnungen
Für Unternehmen mit gewachsener Systemlandschaft
Schattenrechnungen sind Rechnungen, die das führende System eines Unternehmens nicht abbilden kann und die deshalb außerhalb davon entstehen, meist in Word oder Excel. Sie sind kein Organisationsversagen, sondern die Restmenge, die praktisch jedes ERP produziert.
Solange eine PDF als Rechnung genügt, fällt diese Restmenge nicht auf. Mit der E-Rechnungspflicht ändert sich das: Ab 2027 muss auch sie der EN 16931 entsprechen, obwohl das Programm, mit dem sie geschrieben wird, das nicht leistet.
Warum entstehen Rechnungen außerhalb des führenden Systems?
Nicht aus Nachlässigkeit. Ein ERP bildet ab, was beim Rollout absehbar war, und jede Erweiterung kostet ein Projekt. Was einzeln zu klein für ein Projekt ist, landet deshalb in einer Vorlage. Fünf Muster tauchen dabei immer wieder auf.
Sonderfälle, die nie ins Customizing kamen
Einmalige Leistungen, Weiterberechnungen an Partner oder Tochtergesellschaften, Abrechnungen für einen Geschäftsvorfall, den das System nicht kennt. Jeder Fall einzeln rechtfertigt kein Projekt, zusammen ergeben sie einen Stapel.
Mischkalkulationen und freie Positionen
Was sich nicht in Artikelstamm und Preisfindung pressen lässt, entsteht in einer Vorlage. Genau die Flexibilität, wegen der die Fachabteilung in Word arbeitet, fehlt im führenden System.
Gesellschaften und Bereiche außerhalb des Rollouts
Eine zugekaufte Gesellschaft, ein junger Geschäftsbereich, ein Standort mit eigener Abrechnung: Das ERP ist da, nur eben nicht überall.
Abrechnungsläufe, die als ein großes PDF anfallen
Turnusmäßige Läufe, etwa Energie-, Nebenkosten- oder Gebührenabrechnungen, fallen oft als eine einzige PDF mit hunderten Belegen an. Für den Druckdienst war das richtig, für die E-Rechnungspflicht ist jeder Beleg darin eine eigene Rechnung.
Beim kleinen Betrieb dieselbe Lücke
Die Branchensoftware kann keine E-Rechnung, und der Hersteller rüstet sie nicht nach oder verlangt ein vierstelliges Modul plus Wartung. Auch dann wird die Rechnung in Word geschrieben.
Ab wann wird die Restmenge zum Problem?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen stellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG, nicht nur der B2B-Anteil: Praktisch jedes Unternehmen mit einer eigenen ERP-Landschaft liegt darüber. Empfangen können muss jedes Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Die Pflicht trifft nicht das Rechnungsprogramm, sondern die Rechnung. Es genügt deshalb nicht, dass das führende System E-Rechnungen kann, solange ein Teil der Rechnungen gar nicht durch dieses System läuft. Genau dieser Teil ist der, um den es hier geht.
Welche Wege gibt es, und was kosten sie?
Drei Antworten sind im Markt üblich. Sie schließen sich nicht aus, aber sie unterscheiden sich deutlich in Aufwand und Eingriffstiefe.
Das führende System erweitern
Der architektonisch sauberste Weg, und der teuerste. Ein E-Rechnungs-Baustein löst das Format für Rechnungen, die das System erzeugt; er erzeugt keine Rechnungen, die es nicht abbilden kann. Der Aufwand steckt darin, jeden Sonderfall einzeln ins Customizing zu gießen, mit Beratungstagen und Regressionsrisiko. Sinnvoll dort, wo ein Sonderfall zur Regelmenge geworden ist.
Eine zweite Rechnungssoftware daneben stellen
Erzeugt konforme E-Rechnungen, erbt aber das Problem der ersten: Die Restmenge ist gerade die, die sich schlecht in Formulare pressen lässt. Dazu doppelte Stammdatenpflege, eigene Nummernkreise und ein weiteres System in der Governance. Für einen klar abgegrenzten Bereich tragfähig, als Antwort auf eine heterogene Restmenge selten.
Eine Konvertierungsschicht dahintersetzen
Die Rechnung entsteht weiter dort, wo sie heute entsteht. Dahinter liegt eine Schicht, die aus der fertigen PDF die Rechnungsdaten liest, sie gegen EN 16931 validiert, daraus ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt, zustellt und archiviert. Das führende System bleibt unberührt. Der ehrliche Nachteil: Automatisiert wird die Konformität, nicht das Schreiben der Rechnung, und ohne Validierung jeder einzelnen Rechnung wäre der Weg fahrlässig.
Wir bauen mit Belegschmied selbst eine solche Konvertierungsschicht, neutral sind wir in diesem Vergleich also nicht. Die Abwägung gilt unabhängig davon, welches Werkzeug die Schicht stellt. Ausführlich mit den Zahlen dahinter: E-Rechnung für Rechnungen außerhalb von SAP .
Wie kommt aus einer Word-Rechnung eine E-Rechnung?
In drei Schritten, von denen die Fachabteilung nur den ersten bemerkt. Die Rechnungsdaten werden aus der PDF gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln validiert und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der das gewohnte Layout sichtbar bleibt und die XML daneben liegt. Für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Anschließend wird zugestellt und nach den GoBD zehn Jahre unveränderbar archiviert, mit dem Validierungsbericht jeder Rechnung daneben.
Mit klassischer OCR hat der erste Schritt wenig zu tun. OCR erkennt Zeichen und gibt Text zurück, ohne zu wissen, welche Zahl darin der Steuerbetrag und welche der Zahlbetrag ist. Hier liest ein Modell das Layout und ordnet jede Angabe einem Feld der EN 16931 zu; diese Zuordnung ist die eigentliche Arbeit, und sie ist der Grund, warum am Ende eine prüfbare Rechnung steht und nicht nur erkannter Text.
Die Schicht arbeitet standalone: keine Schnittstelle ins ERP, keine Installation, keine Änderung am Rechnungsdruck. Sie setzt erst hinter der fertigen PDF an und funktioniert deshalb auch dort, wo ganz ohne ERP gearbeitet wird, etwa in einer Gesellschaft oder einem Bereich, der seine Rechnungen nur in Word und Excel schreibt.
Einlieferung, nach Automatisierungsgrad
REST-API
Vollautomatisch aus dem eigenen System heraus. Die API bleibt nicht beim Einliefern: Sie deckt auch das Abrufen der erzeugten Dateien und Validierungsberichte ab, dazu Eingangsrechnungen, Stammdaten, Protokoll und Kontingent. Dokumentation und Schlüsselverwaltung liegen offen.
Zur API-DokumentationPower-Automate-Flow auf einen Ordner
Der Flow beobachtet einen SharePoint- oder Teams-Ordner und liefert jede neue PDF ein, ohne dass jemand einen zusätzlichen Schritt macht. Die Vorlage stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den Weg per Mail.
Mail an die Versandadresse oder CC in die Rechnungsmail
Die Fachabteilung verschickt ihre Rechnung wie bisher und setzt eine Adresse in CC. Keine IT-Beteiligung, keine Umstellung im Ablauf.
Upload im Browser
Für einzelne Belege und für den Anfang, solange der automatische Weg noch nicht steht.
Versand
- Über unsere Infrastruktur, mit Zustell-Tracking je Rechnung
- Unter Ihrer eigenen Domain, freigeschaltet über DNS-Einträge
- Über Ihr Microsoft 365, die Rechnung geht aus Ihrem Postfach
- Über Ihren eigenen SMTP-Server
Der Realitätscheck vor jeder Entscheidung: Nehmen Sie eine typische Rechnung aus Ihrer Restmenge und schicken Sie sie durch die kostenlose Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD. Dabei wird die erzeugte E-Rechnung gegen EN 16931 geprüft, Sie sehen also in Sekunden, welche Pflichtangaben Ihre Vorlage liefert und wo sie nachgebessert werden muss. Liegt bereits eine fertige E-Rechnung vor, prüft der Validator sie direkt.
Lässt sich das an unsere Systeme anbinden?
REST-API, ein Power-Automate-Flow auf einen beobachteten Ordner, Mail und CC oder Upload. Auf der Versandseite wahlweise Ihre eigene Domain, Ihr Microsoft 365 oder Ihr SMTP-Server. Weitere Anbindungen an ein Dokumentenmanagement oder ERP setzen wir auf Projektbasis um.
Für die häufigsten Ausgangslagen gibt es einen Guide bis auf Feld- und API-Ebene: SAP, Microsoft 365, DATEV und Word und Excel.
Alle Integrationen ansehenWas sagt das der Prüfung im Einkauf?
Anbieter und Hosting in Deutschland, Row-Level-Security auf jedem Datensatz, AVV nach Art. 28 DSGVO, GoBD-Archiv mit Hash-Chain und zehn Jahren Aufbewahrung. Bei einer Störung geht nichts verloren: Die Rechnung wird später konvertiert und versendet.
Sicherheit und AufbewahrungAusführlich nachlesen
Rechnungen außerhalb von SAP
Die drei Optionen im Vergleich, mit den Gründen, warum die Erweiterung des führenden Systems in der Praxis am Sonderfall scheitert.
Manuelle Rechnungen und die Pflicht
Was mit Rechnungen passiert, die heute von Hand entstehen, und woran man erkennt, wie groß die eigene Restmenge wirklich ist.
E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft
Weiterberechnungen, Nebenkosten und Mietverhältnisse: eine Branche, in der die Restmenge besonders groß ist.
E-Rechnung per API aus PDF
Der vollautomatische Weg: wie die REST-API arbeitet und was sie zurückgibt.
Häufige Fragen
Was sind Schattenrechnungen?
Schattenrechnungen sind Rechnungen, die das führende System eines Unternehmens nicht abbilden kann und die deshalb außerhalb davon entstehen, meist in Word oder Excel. Sie sind kein Organisationsversagen, sondern die Restmenge, die praktisch jedes ERP produziert. Der Begriff steht in keinem Gesetz, er benennt eine Kategorie, die mit der E-Rechnungspflicht praktisch relevant wird.
Müssen wir dafür unser ERP anfassen?
Nein. Eine vorgelagerte Konvertierungsschicht setzt hinter dem Punkt an, an dem die Rechnung fertig ist, also bei der PDF. Im führenden System ändert sich nichts: kein Change Request, kein Customizing, kein Regressionstest. Wo sich ein Sonderfall über die Jahre zur Regelmenge entwickelt hat, gehört er trotzdem mittelfristig ins ERP.
Gilt für uns 2027 oder 2028?
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen stellen, ab dem 1. Januar 2028 alle übrigen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG, nicht nur der B2B-Anteil. Empfangen können muss jedes Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025.
Wie kommen die Rechnungen zu Ihnen, ohne dass jemand einen zusätzlichen Schritt macht?
Über die REST-API oder über einen Power-Automate-Flow, der einen Ordner beobachtet und jede neue PDF einliefert. Beides läuft ohne Zutun der Fachabteilung. Wer ohne IT-Beteiligung anfangen will, setzt die Versandadresse in CC oder schickt die PDF per Mail; im Browser hochladen geht ebenfalls.
Was passiert, wenn eine PDF nicht sauber konvertierbar ist?
Dann geht sie nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten. Jede erzeugte Rechnung wird gegen EN 16931 und die deutschen Regeln validiert, und der Bericht wird mitarchiviert. Die häufigsten Lücken in gewachsenen Vorlagen sind fehlende Leistungszeiträume, Skonto als Freitext und Summen, die durch Rundung nicht aufgehen.
Kommt die Rechnung aus unserer eigenen Domain?
Auf Wunsch ja. Der Versand läuft wahlweise über unsere Infrastruktur, unter Ihrer eigenen Domain über DNS-Einträge, über Ihr Microsoft 365 oder über Ihren eigenen SMTP-Server. Für den Empfänger ändert sich damit weder Absender noch Adresse, an die er antwortet.
Was ist mit Rechnungen an Behörden?
Für Behörden entsteht statt ZUGFeRD eine XRechnung, inklusive der Leitweg-ID des Empfängers. Welches Format eine Rechnung bekommt, lässt sich je Empfänger festlegen.
Unser Abrechnungslauf kommt als ein großes PDF mit hunderten Belegen. Geht das?
Ja. Der Stapel wird in Einzelbelege zerlegt, und aus jedem entsteht eine eigene geprüfte E-Rechnung. Kriterium ist die Belegnummer auf jeder Seite. Ein Sprachmodell liest sie aus der Zeile, in der sie steht, und darf nur übernehmen, was dort wörtlich steht. Der Schnitt folgt dann fest der Nummer, ein neues Segment beginnt nur beim Nummernwechsel. Vor der Verarbeitung zeigt eine Prüf-Ansicht, wie zerlegt wurde und wo etwas unklar war. Das Ergebnis kann standardbedingt keine große Gesamt-PDF sein, weil EN 16931 genau eine Rechnung je Dokument zulässt; geliefert wird als ZIP plus Einzelbelege im Archiv.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Weg über Mail oder CC steht am selben Tag. Für API oder Ordner-Flow ist der Aufwand eine Frage von Tagen, nicht von Quartalen, weil im führenden System nichts geändert wird. Realistischer erster Schritt ist ohnehin, eine typische Rechnung aus der Restmenge durch die kostenlose Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD zu schicken: Die erzeugte E-Rechnung wird dabei gegen EN 16931 geprüft, und man sieht sofort, ob die Vorlage alle Pflichtangaben liefert.
Einzelne Fragen im Detail
Jede dieser Fragen hat eine eigene Seite mit der Antwort im ersten Absatz.
- Reicht es, wenn unser ERP E-Rechnungen kann?
- Müssen wir SAP DRC einführen?
- Muss unser ERP dafür angefasst werden?
- Wie viele Rechnungen laufen an unserem ERP vorbei?
- Welche Angaben muss eine Word-Vorlage enthalten?
- Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung?
- Was kann die REST-API von Belegschmied?
- Können Sie eine Sammel-PDF mit vielen Rechnungen aufteilen?
- Ist die Umwandlung eine OCR-Erkennung?
- Erfüllt eine umgewandelte E-Rechnung die GoBD?
- Gibt es E-Rechnungs-Software, die ohne ERP funktioniert?
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