Anbinden statt umstellen
Belegschmied setzt hinter dem Punkt an, an dem Ihre Rechnung fertig ist. Deshalb gibt es keine Migration und kein Projekt im führenden System, sondern nur die Frage, auf welchem Weg die Rechnungen zu uns kommen und auf welchem sie hinausgehen. Beide Seiten sind wählbar.
Guides je System
Für die häufigsten Ausgangslagen gibt es je einen Guide, der bis auf Feld- und API-Ebene geht: konkrete Aufrufe, die Zuordnung der Rechnungsangaben zu den Feldern der EN 16931 und die Fehlerbilder, die tatsächlich auftreten.
SAP
SAP anbinden: die Rechnungen, die SAP nicht abbildet
Wie Sie die Restmenge neben SAP – Rechnungen aus Word, Excel und Fachanwendungen – ohne SAP-Projekt in ZUGFeRD oder XRechnung überführen. Mit REST-API-Aufrufen, Statusabfrage, Feldabgleich und den Fehlerbildern, die bei hohem Volumen tatsächlich auftreten.
Microsoft 365
Microsoft 365 anbinden: Power Automate und Graph API
Einen SharePoint-Ordner per Power Automate an die E-Rechnungs-Konvertierung anbinden, mit und ohne Premium-Lizenz, und den Versand über die Graph API aus dem eigenen Postfach einrichten. Mit Flow-Schritten, HTTP-Body, Entra-Berechtigungen und den Fehlerbildern 401 und 403.
DATEV
DATEV anbinden: Belege an die Kanzlei übergeben
Was im DATEV-Export von Belegschmied tatsächlich drin ist, wie die Begleitliste aufgebaut ist, welche Spalten sie trägt und wie die Kanzlei das Paket importiert. Mit Spaltentabelle, Steuerschlüsseln und den Grenzen des Exports.
Word & Excel
Word- und Excel-Rechnungen: der Feldabgleich
Welche Angabe auf einer Word- oder Excel-Rechnung in welchem Feld der E-Rechnung landet, welche Felder EN 16931 erzwingt und was passiert, wenn eine fehlt. Vollständige Zuordnungstabelle mit BT-Nummern, dazu die typischen Vorlagenfehler.
Wie kommen die Rechnungen zu uns?
Fünf Wege, geordnet nach Automatisierungsgrad. Die oberen laufen ohne Zutun, die unteren ohne IT-Beteiligung. Sie schließen sich nicht aus: Viele Häuser fangen mit CC an und stellen später auf den Ordner-Flow um.
REST-API
Die Einlieferung ist nur ihr Anfang: Die API deckt den ganzen Rechnungsbestand ab, vom Anlegen einer Ausgangsrechnung über Eingangsrechnungen bis zu Stammdaten, Protokoll und Kontingent. Der Upload antwortet sofort mit einer Konvertierungs-ID, die Verarbeitung läuft asynchron. Ab dem Business-Tarif.
Aufwand: ein Aufruf je Rechnung, den Schlüssel erzeugen Sie im Konto selbst.
REST-API-DokumentationSammel-PDF mit vielen Belegen
Fällt Ihr Abrechnungslauf als ein großes PDF mit hunderten Belegen an, wird es in Einzelrechnungen zerlegt und jede läuft danach durch die normale Strecke. Kriterium ist die Belegnummer auf jeder Seite. Ein Sprachmodell liest die Nummer aus der Zeile, in der sie steht, und darf nur übernehmen, was dort wörtlich steht. Der Schnitt folgt dann fest der Nummer: neuer Beleg nur bei Nummernwechsel. Eine Prüf-Ansicht zeigt die Zerlegung, bevor etwas verarbeitet wird.
Aufwand: eine Datei hochladen, die Trennung einmal prüfen.
Wie das Aufteilen arbeitetPower-Automate-Flow auf einen beobachteten Ordner
Der Flow beobachtet einen SharePoint- oder OneDrive-Ordner und liefert jede neue PDF ein, ohne dass in der Fachabteilung ein Schritt dazukommt. Die Vorlage stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den Weg per Mail an Ihre Versandadresse.
Aufwand: Vorlage importieren, Ordner und Zugang eintragen.
Mail an die Versandadresse
Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Adresse unter in.belegschmied.de. Was dort ankommt, wird verarbeitet. Das ist der Weg für alles, was ein Programm per Mail verschicken kann.
Aufwand: keiner, die Adresse steht nach der Anmeldung bereit.
CC in die Rechnungsmail
Die Rechnung geht wie bisher an den Kunden, wir bekommen sie mit und machen daraus die E-Rechnung. Der Ablauf in der Fachabteilung bleibt unverändert.
Aufwand: eine Adresse ins CC-Feld, einmalig in der Vorlage.
Bestehende Prozesse integrierenUpload im Browser
Für einzelne Belege, für den Anfang und für alles, was den automatischen Weg noch nicht kennt.
Aufwand: keiner.
Auf welchem Weg gehen sie hinaus?
Vier Wege, von unserer Infrastruktur bis zu Ihrem eigenen Mailserver. Welcher möglich ist, hängt am Tarif; die Einrichtung begleiten wir in jedem Fall.
Über unsere Infrastruktur
Der Standardweg. Jede Rechnung trägt ihren Zustellstatus, Bounces und Beschwerden laufen zurück in den Arbeitsbereich.
Unter Ihrer eigenen Domain
Sie tragen die angezeigten DNS-Records für DKIM und SPF bei Ihrem Provider ein, danach trägt die Rechnung Ihre Domain als Absender, DKIM-signiert und DMARC-konform. Technisch läuft der Versand weiter über unsere Infrastruktur, Zustellstatus und Sperrliste bleiben aktiv.
Über Ihr Microsoft 365
Der Versand läuft über die Graph API aus einem echten Postfach Ihrer Organisation, die Rechnung liegt danach in dessen gesendeten Elementen. Einmalig nötig: eine App-Registrierung im Entra-Portal mit der Berechtigung Mail.Send und Admin-Consent, sinnvollerweise auf das Versand-Postfach eingeschränkt.
Über Ihren eigenen SMTP-Server
Für Häuser, die den Mailausgang selbst betreiben oder betreiben müssen. Zugangsdaten hinterlegen, Testversand, fertig.
Was die REST-API abdeckt
Die API ist nicht nur ein Einlieferungsweg, sondern die Schnittstelle zum gesamten Rechnungsbestand eines Workspace. Sechs Bereiche, alle mit demselben Schlüssel erreichbar, enthalten ab dem Business-Tarif.
Ausgangsrechnungen
Fertige PDF übergeben und daraus eine geprüfte E-Rechnung erzeugen, wahlweise mit Versand. Dazu listen und filtern nach Status und Zeitraum, einzelne Rechnung im Detail abrufen.
Eingangsrechnungen
Empfangene Rechnung zur Verarbeitung einreichen und die extrahierten Daten strukturiert abholen. Der Eingang ist damit genauso automatisierbar wie der Ausgang.
Dateien
Zu jeder Rechnung die erzeugte XML, die PDF und den Validierungsbericht. Die PDF auch als eingeliefertes Original.
Kunden und Lieferanten
Die Stammdaten des Workspace lesen, inklusive der Zuordnungen, die beim Verarbeiten entstanden sind.
Protokoll
Das Audit-Log, filterbar nach Objektart. Wer nachvollziehen muss, was wann mit welcher Rechnung passiert ist, holt es hier ab.
Workspace und Kontingent
Plan, Standardwährung, Freigabe-Einstellung und der verbrauchte Anteil am Monatskontingent. Eine Grenze lässt sich damit überwachen, bevor sie erreicht ist.
- 240 Requests pro Minute je Schlüssel, X-RateLimit-Header in jeder Antwort
- Asynchron: Konvertierungs-ID und Status-URL statt langer Wartezeit
- Listen mit limit 1 bis 100, offset und Datumsfiltern
- JSON in snake_case, Upload als multipart/form-data bis 15 MB
Alle Endpunkte mit Beispielaufrufen, Feldern, Statuswerten und Fehlercodes stehen offen im Netz, ohne Konto: REST-API-Dokumentation. Kurz zusammengefasst: Was kann die REST-API und wie binden wir sie an unser ERP an.
Weitergabe an die Buchhaltung
Über den DATEV-Export. Für einen frei wählbaren Zeitraum entsteht ein ZIP mit den Belegen selbst, einer Begleitliste als CSV mit einer Zeile je Beleg und einer Kurzanleitung für die Kanzlei. Ausgangsbelege liegen dabei als E-Rechnung bei, ZUGFeRD-PDF oder XRechnungs-XML. Der Import läuft über DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen. Kontiert wird nicht: die Buchungslogik bleibt in der Kanzlei.
Weiteres auf Projektbasis
Anbindungen an ein Dokumentenmanagement, ein Archivsystem oder ein ERP setzen wir auf Projektbasis um, nicht als fertiges Produkt. Wir behaupten hier bewusst keine Liste vorgefertigter Konnektoren: Was solche Anbindungen brauchen, entscheidet sich an Ihrem System, nicht an unserem. Die REST-API ist in den meisten Fällen der kürzere Weg.
Anbindung besprechen
Sagen Sie uns, welches System die Rechnungen erzeugt und wie sie heute verschickt werden. Wir sagen Ihnen, welcher Weg passt und was er kostet.