Anbindung
Anbinden statt umstellen
Belegschmied setzt hinter dem Punkt an, an dem Ihre Rechnung fertig ist. Deshalb gibt es keine Migration und kein Projekt im führenden System, sondern nur die Frage, auf welchem Weg die Rechnungen zu uns kommen und auf welchem sie hinausgehen. Beide Seiten sind wählbar.
Wie kommen die Rechnungen zu uns?
Fünf Wege, geordnet nach Automatisierungsgrad. Die oberen laufen ohne Zutun, die unteren ohne IT-Beteiligung. Sie schließen sich nicht aus: Viele Häuser fangen mit CC an und stellen später auf den Ordner-Flow um.
REST-API
Ein HTTP-Aufruf pro Rechnung übergibt die fertige PDF. Zurück kommen der Status, die erzeugte Datei und der Validierungsbericht. API-Schlüssel verwalten Sie selbst im Konto.
Aufwand: ein Aufruf je Rechnung, den Schlüssel erzeugen Sie im Konto selbst.
REST-API-DokumentationPower-Automate-Flow auf einen beobachteten Ordner
Der Flow beobachtet einen SharePoint- oder OneDrive-Ordner und liefert jede neue PDF ein, ohne dass in der Fachabteilung ein Schritt dazukommt. Die Vorlage stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den Weg per Mail an Ihre Versandadresse.
Aufwand: Vorlage importieren, Ordner und Zugang eintragen.
Mail an die Versandadresse
Jeder Arbeitsbereich hat eine eigene Adresse unter in.belegschmied.de. Was dort ankommt, wird verarbeitet. Das ist der Weg für alles, was ein Programm per Mail verschicken kann.
Aufwand: keiner, die Adresse steht nach der Anmeldung bereit.
CC in die Rechnungsmail
Die Rechnung geht wie bisher an den Kunden, wir bekommen sie mit und machen daraus die E-Rechnung. Der Ablauf in der Fachabteilung bleibt unverändert.
Aufwand: eine Adresse ins CC-Feld, einmalig in der Vorlage.
Bestehende Prozesse integrierenUpload im Browser
Für einzelne Belege, für den Anfang und für alles, was den automatischen Weg noch nicht kennt.
Aufwand: keiner.
Auf welchem Weg gehen sie hinaus?
Vier Wege, von unserer Infrastruktur bis zu Ihrem eigenen Mailserver. Welcher möglich ist, hängt am Tarif; die Einrichtung begleiten wir in jedem Fall.
Über unsere Infrastruktur
Der Standardweg. Jede Rechnung trägt ihren Zustellstatus, Bounces und Beschwerden laufen zurück in den Arbeitsbereich.
Unter Ihrer eigenen Domain
Sie tragen die angezeigten DNS-Records für DKIM und SPF bei Ihrem Provider ein, danach trägt die Rechnung Ihre Domain als Absender, DKIM-signiert und DMARC-konform. Technisch läuft der Versand weiter über unsere Infrastruktur, Zustellstatus und Sperrliste bleiben aktiv.
Über Ihr Microsoft 365
Der Versand läuft über die Graph API aus einem echten Postfach Ihrer Organisation, die Rechnung liegt danach in dessen gesendeten Elementen. Einmalig nötig: eine App-Registrierung im Entra-Portal mit der Berechtigung Mail.Send und Admin-Consent, sinnvollerweise auf das Versand-Postfach eingeschränkt.
Über Ihren eigenen SMTP-Server
Für Häuser, die den Mailausgang selbst betreiben oder betreiben müssen. Zugangsdaten hinterlegen, Testversand, fertig.
Weitergabe an die Buchhaltung
Über den DATEV-Export. Für einen frei wählbaren Zeitraum entsteht ein ZIP mit einer XML im DATEV-Rechnungswesen-Format, den PDF-Kopien aller Belege, einer Manifest-CSV und Prüfhashes. Der Import läuft über DATEV Unternehmen online oder Kanzlei-Rechnungswesen.
Weiteres auf Projektbasis
Anbindungen an ein Dokumentenmanagement, ein Archivsystem oder ein ERP setzen wir auf Projektbasis um, nicht als fertiges Produkt. Wir behaupten hier bewusst keine Liste vorgefertigter Konnektoren: Was solche Anbindungen brauchen, entscheidet sich an Ihrem System, nicht an unserem. Die REST-API ist in den meisten Fällen der kürzere Weg.
Anbindung besprechen
Sagen Sie uns, welches System die Rechnungen erzeugt und wie sie heute verschickt werden. Wir sagen Ihnen, welcher Weg passt und was er kostet.