Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Wen die E-Rechnungspflicht wann trifft, und welche Rechnungen sie meint.

• Müssen auch Rechnungen aus Word und Excel E-Rechnungen sein?

  Ja. Die Pflicht knüpft an die Rechnung an, nicht an das Programm, mit dem sie geschrieben wird. Eine Rechnung aus Word oder Excel, als PDF verschickt, ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung. Ab dem Stichtag muss auch sie in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen, also als ZUGFeRD oder XRechnung.

• Reicht es, wenn unser ERP E-Rechnungen kann?

  Nur für die Rechnungen, die tatsächlich durch das ERP laufen. Die Pflicht trifft nicht das Rechnungsprogramm, sondern jede einzelne Rechnung. Solange ein Teil Ihrer Rechnungen außerhalb des führenden Systems entsteht, ist dieser Teil auch mit einem E-Rechnungs-Modul im ERP nicht abgedeckt.

• Dürfen wir weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist?

  Nein, nach dem für Sie geltenden Stichtag nicht mehr. Die Zustimmung des Empfängers entscheidet über den Übermittlungsweg, nicht über das Format. Im inländischen B2B-Geschäft muss die Rechnung dann strukturiert sein, auch wenn der Kunde die PDF weiterhin gerne hätte. Zusätzlich zur E-Rechnung dürfen Sie ihm eine PDF-Ansicht schicken, und bei ZUGFeRD ist sie ohnehin Teil derselben Datei.

• Zählt für die 800.000-Euro-Grenze der Gesamtumsatz oder nur der B2B-Umsatz?

  Der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG, nicht nur der B2B-Anteil. Ein Betrieb mit viel Privatkundengeschäft kann die Schwelle also überschreiten, obwohl sein B2B-Geschäft klein ist, und muss dann schon ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht selbst gilt trotzdem nur für Rechnungen an andere Unternehmen.

• Gilt die E-Rechnungspflicht auch zwischen Konzerngesellschaften?

  Zwischen rechtlich selbständigen Gesellschaften ja: Das sind Rechnungen zwischen Unternehmern und damit ganz normal betroffen. Anders liegt es innerhalb einer umsatzsteuerlichen Organschaft, wo Leistungen zwischen Organträger und Organgesellschaft als Innenumsätze gelten und keine Rechnung im Sinne des UStG erfordern. Ob Ihre Struktur eine Organschaft ist, gehört zu Ihrem Steuerberater.

• Müssen Dauerrechnungen von vor der Pflicht umgestellt werden?

  Eine vor dem für Sie geltenden Stichtag korrekt erteilte Dauerrechnung behält ihre Gültigkeit. Bestandsschutz heißt aber nicht Ewigkeitsgarantie: Sobald sich eine Rechnungsangabe ändert, etwa der Betrag durch eine Mietanpassung oder eine Indexierung, ist eine neue Rechnung fällig, und die muss dann eine E-Rechnung sein.

• Ein Teil unserer Rechnungen geht an Behörden. Brauchen wir dafür ein zweites Format?

  Sie brauchen beide Formate, aber keinen zweiten Prozess. Behörden verlangen in der Regel XRechnung als reine XML samt Leitweg-ID des Empfängers, im Verkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD der reibungsärmere Weg. Welches Format eine Rechnung bekommt, lässt sich je Empfänger hinterlegen, sodass derselbe Rechnungslauf je nach Adressat unterschiedlich ausgegeben wird.

Was zu tun ist, wenn das führende System die Rechnung nicht abbildet.

• Müssen wir SAP DRC einführen, um E-Rechnungen zu verschicken?

  Für die Rechnungen, die SAP erzeugt, ist DRC der vom Hersteller vorgesehene Weg. Für die Rechnungen, die SAP gar nicht abbildet, löst es das Problem nicht: DRC formatiert, was SAP kennt, es bringt SAP keine neuen Geschäftsvorfälle bei. Die Restmenge aus Word und Excel braucht deshalb einen eigenen Weg, unabhängig davon, ob Sie DRC einführen.

• Müssen wir die Branchensoftware wechseln, wenn sie keine E-Rechnung kann?

  Nein. Ein Systemwechsel ist der teuerste denkbare Weg, ein Formatproblem zu lösen, und er trifft dabei alles, was an Ihrer Branchensoftware gut funktioniert: Kalkulation, Aufmaß, Stammdaten, Terminplanung. Die strukturierten Daten lassen sich hinter der fertigen Rechnung erzeugen, ohne dass die Software etwas davon merkt.

• Lohnt sich eine zweite Rechnungssoftware für die Rechnungen neben dem ERP?

  Für einen klar abgegrenzten Bereich kann sich das lohnen, etwa eine Gesellschaft mit eigenem, gleichförmigem Rechnungsstrom. Als Antwort auf eine heterogene Restmenge selten: Diese Rechnungen sind gerade die, die sich schlecht in Formulare pressen lassen, und genau daran ist schon das erste System gescheitert. Dazu kommen doppelte Stammdatenpflege, eigene Nummernkreise und ein weiteres System in der Governance.

• Muss unser ERP angefasst werden, wenn eine Konvertierung dahinterkommt?

  Nein. Eine Konvertierungsschicht setzt hinter dem Punkt an, an dem die Rechnung fertig ist, also bei der PDF. Im führenden System ändert sich dadurch nichts: kein Change Request, kein Customizing, kein Regressionstest. Wo sich ein Sonderfall über die Jahre zur Regelmenge entwickelt hat, gehört er trotzdem mittelfristig ins ERP.

Wie aus einer fertigen PDF eine E-Rechnung wird, und wie sie versendet und archiviert wird.

• Kann man aus einer fertigen PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen?

  Ja, sofern die PDF die Pflichtangaben tatsächlich enthält. Die Rechnungsdaten werden aus dem Dokument gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr Layout sichtbar bleibt; für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Was nicht auf dem Dokument steht, wird dabei nicht erfunden, sondern zur Freigabe angehalten.

• Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung, ohne einen Schritt mehr?

  Vollautomatisch über die REST-API oder über einen Power-Automate-Flow, der einen SharePoint- oder Teams-Ordner beobachtet und jede neue PDF einliefert; die Flow-Vorlage stellen wir bereit. Beide Wege laufen ohne Zutun der Fachabteilung. Wer ohne IT-Beteiligung anfangen will, schickt die Rechnung per Mail an die Versandadresse oder setzt sie in CC, einzelne Belege gehen auch per Upload im Browser.

• Kann die E-Rechnung aus unserem eigenen Microsoft 365 verschickt werden?

  Ja. Der Versand läuft wahlweise über unsere Infrastruktur mit Zustell-Tracking je Rechnung, unter Ihrer eigenen Domain über DNS-Einträge, über Ihr Microsoft 365 oder über Ihren eigenen SMTP-Server. Für den Empfänger ändert sich damit weder der Absender noch die Adresse, an die er antwortet. Der Versand über Microsoft 365 oder eigenen SMTP-Server ist Teil des Enterprise-Tarifs, der Versand unter eigener Domain ab Business.

• Können ZUGFeRD und XRechnung nebeneinander genutzt werden?

  Ja, und in der Praxis brauchen die meisten Unternehmen genau das. Beide Formate beruhen auf derselben Norm EN 16931; die Formatwahl entscheidet nur, wie derselbe Datensatz ausgegeben wird. Üblich ist ZUGFeRD im Verkehr zwischen Unternehmen und XRechnung gegenüber Behörden, festgelegt je Empfänger statt für den ganzen Betrieb.

• Wie werden diese E-Rechnungen archiviert, und was passiert mit der Word-Datei?

  Aufbewahrungspflichtig ist die E-Rechnung selbst, im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar. Die Word-Datei dahinter ist ein Arbeitsstand und tritt nicht an ihre Stelle; ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF ebenfalls nicht. Belegschmied archiviert jede erzeugte E-Rechnung samt Validierungsbericht zehn Jahre unveränderbar, gesetzlich gefordert sind acht.

Vorlagen, Fehlerfälle und was die Fachabteilung merkt.

• Welche Angaben muss eine Word-Vorlage enthalten, damit daraus eine E-Rechnung wird?

  Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und zusätzlich die Felder, die EN 16931 verlangt. Die vier Lücken, an denen gewachsene Vorlagen am häufigsten scheitern, sind ein fehlender Leistungszeitraum, Skonto und Zahlungsziel nur als Freitext, ein Steuersatz, der sich nicht eindeutig einer Position zuordnen lässt, und Summen, die durch Rundung nicht aufgehen.

• Was passiert, wenn eine PDF-Rechnung nicht sauber konvertierbar ist?

  Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Angabe des fehlenden Feldes. Jede erzeugte Rechnung läuft außerdem gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenem Inhalt wäre schlimmer als eine, die auffällt.

• Wie finden wir heraus, wie viele Rechnungen an unserem ERP vorbeilaufen?

  Nicht im ERP, denn dort sind diese Rechnungen per Definition nicht. Die verlässlichste Gegenprobe ist der Abgleich der gebuchten Ausgangsumsätze mit der Zahl der im System fakturierten Belege; die Differenz ist die Restmenge. Ergänzend helfen Lücken in den Rechnungsnummernkreisen, die Gesendet-Ordner der Fachabteilungen und deren Vorlagenordner.

• Müssen die Fachabteilungen für die E-Rechnung geschult werden?

  Wenn die Rechnung weiter dort entsteht, wo sie heute entsteht, ist der Schulungsbedarf klein. Zu erklären sind genau zwei Dinge: wohin die fertige Rechnung geht, und was zu tun ist, wenn eine wegen einer fehlenden Angabe angehalten wird. Beides passt auf eine Seite. Aufwendig wird es nur, wenn die Fachabteilung auf ein neues Rechnungsprogramm umziehen soll.