Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Jede Frage hat hier ihre eigene Seite, und die Antwort steht im ersten Absatz. Der Schwerpunkt liegt auf den Rechnungen, die außerhalb des führenden Systems entstehen, in Word, Excel oder einer Branchensoftware ohne E-Rechnungs-Modul.
Pflicht und Fristen
Wen die E-Rechnungspflicht wann trifft, und welche Rechnungen sie meint.
Müssen auch Rechnungen aus Word und Excel E-Rechnungen sein?
Ja. Die Pflicht knüpft an die Rechnung an, nicht an das Programm, mit dem sie geschrieben wird. Eine Rechnung aus Word oder Excel, als PDF verschickt, ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung und keine E-Rechnung. Ab dem Stichtag muss auch sie in einem strukturierten Format nach EN 16931 vorliegen, also als ZUGFeRD oder XRechnung.
Reicht es, wenn unser ERP E-Rechnungen kann?
Nur für die Rechnungen, die tatsächlich durch das ERP laufen. Die Pflicht trifft nicht das Rechnungsprogramm, sondern jede einzelne Rechnung. Solange ein Teil Ihrer Rechnungen außerhalb des führenden Systems entsteht, ist dieser Teil auch mit einem E-Rechnungs-Modul im ERP nicht abgedeckt.
Dürfen wir weiter PDF-Rechnungen schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist?
Nein, nach dem für Sie geltenden Stichtag nicht mehr. Die Zustimmung des Empfängers entscheidet über den Übermittlungsweg, nicht über das Format. Im inländischen B2B-Geschäft muss die Rechnung dann strukturiert sein, auch wenn der Kunde die PDF weiterhin gerne hätte. Zusätzlich zur E-Rechnung dürfen Sie ihm eine PDF-Ansicht schicken, und bei ZUGFeRD ist sie ohnehin Teil derselben Datei.
Zählt für die 800.000-Euro-Grenze der Gesamtumsatz oder nur der B2B-Umsatz?
Der Gesamtumsatz des Vorjahres im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG, nicht nur der B2B-Anteil. Ein Betrieb mit viel Privatkundengeschäft kann die Schwelle also überschreiten, obwohl sein B2B-Geschäft klein ist, und muss dann schon ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht selbst gilt trotzdem nur für Rechnungen an andere Unternehmen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch zwischen Konzerngesellschaften?
Zwischen rechtlich selbständigen Gesellschaften ja: Das sind Rechnungen zwischen Unternehmern und damit ganz normal betroffen. Anders liegt es innerhalb einer umsatzsteuerlichen Organschaft, wo Leistungen zwischen Organträger und Organgesellschaft als Innenumsätze gelten und keine Rechnung im Sinne des UStG erfordern. Ob Ihre Struktur eine Organschaft ist, gehört zu Ihrem Steuerberater.
Müssen Dauerrechnungen von vor der Pflicht umgestellt werden?
Eine vor dem für Sie geltenden Stichtag korrekt erteilte Dauerrechnung behält ihre Gültigkeit. Bestandsschutz heißt aber nicht Ewigkeitsgarantie: Sobald sich eine Rechnungsangabe ändert, etwa der Betrag durch eine Mietanpassung oder eine Indexierung, ist eine neue Rechnung fällig, und die muss dann eine E-Rechnung sein.
Ein Teil unserer Rechnungen geht an Behörden. Brauchen wir dafür ein zweites Format?
Sie brauchen beide Formate, aber keinen zweiten Prozess. Behörden verlangen in der Regel XRechnung als reine XML samt Leitweg-ID des Empfängers, im Verkehr zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD der reibungsärmere Weg. Welches Format eine Rechnung bekommt, lässt sich je Empfänger hinterlegen, sodass derselbe Rechnungslauf je nach Adressat unterschiedlich ausgegeben wird.
Welche Übergangsregelungen gelten 2026 und 2027?
Für den Versand gibt es zwei gestaffelte Übergänge und einen für EDI. Bis Ende 2026 darf jeder noch Papier schicken oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine PDF. Bis Ende 2027 gilt das nur noch für Betriebe, deren Gesamtumsatz 2026 bei höchstens 800.000 Euro lag. Eingespielte EDI-Verfahren dürfen ebenfalls bis Ende 2027 laufen, wenn der Empfänger zustimmt. Für den Empfang gibt es keinen Übergang: Empfangen können muss jeder seit dem 1. Januar 2025.
Dürfen wir 2026 noch Papierrechnungen verschicken?
Ja. Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen, und dafür braucht es keine Zustimmung des Empfängers. Für eine PDF gilt das nicht ohne Weiteres: Sie ist ein anderes elektronisches Format und in der Übergangszeit nur mit Einverständnis des Empfängers zulässig. Ab 2027 hängt es am Vorjahresumsatz, ab 2028 ist im inländischen B2B-Geschäft Schluss damit.
ERP und Branchensoftware
Was zu tun ist, wenn das führende System die Rechnung nicht abbildet.
Müssen wir SAP DRC einführen, um E-Rechnungen zu verschicken?
Für die Rechnungen, die SAP erzeugt, ist DRC der vom Hersteller vorgesehene Weg. Für die Rechnungen, die SAP gar nicht abbildet, löst es das Problem nicht: DRC formatiert, was SAP kennt, es bringt SAP keine neuen Geschäftsvorfälle bei. Die Restmenge aus Word und Excel braucht deshalb einen eigenen Weg, unabhängig davon, ob Sie DRC einführen.
Müssen wir die Branchensoftware wechseln, wenn sie keine E-Rechnung kann?
Nein. Ein Systemwechsel ist der teuerste denkbare Weg, ein Formatproblem zu lösen, und er trifft dabei alles, was an Ihrer Branchensoftware gut funktioniert: Kalkulation, Aufmaß, Stammdaten, Terminplanung. Die strukturierten Daten lassen sich hinter der fertigen Rechnung erzeugen, ohne dass die Software etwas davon merkt.
Lohnt sich eine zweite Rechnungssoftware für die Rechnungen neben dem ERP?
Für einen klar abgegrenzten Bereich kann sich das lohnen, etwa eine Gesellschaft mit eigenem, gleichförmigem Rechnungsstrom. Als Antwort auf eine heterogene Restmenge selten: Diese Rechnungen sind gerade die, die sich schlecht in Formulare pressen lassen, und genau daran ist schon das erste System gescheitert. Dazu kommen doppelte Stammdatenpflege, eigene Nummernkreise und ein weiteres System in der Governance.
Muss unser ERP angefasst werden, wenn eine Konvertierung dahinterkommt?
Nein. Eine Konvertierungsschicht setzt hinter dem Punkt an, an dem die Rechnung fertig ist, also bei der PDF. Im führenden System ändert sich dadurch nichts: kein Change Request, kein Customizing, kein Regressionstest. Wo sich ein Sonderfall über die Jahre zur Regelmenge entwickelt hat, gehört er trotzdem mittelfristig ins ERP.
Gibt es E-Rechnungs-Software, die ohne ERP funktioniert?
Ja, und zwar in zwei Bauarten, die oft durcheinandergehen. Die eine ist ein eigenständiges Rechnungsprogramm: Sie schreiben die Rechnung dort statt in Word, und es erzeugt gleich das strukturierte Format. Die andere setzt hinter Ihrem bestehenden Weg an: Sie schreiben die Rechnung weiter, wo Sie sie heute schreiben, und aus der fertigen PDF entsteht die E-Rechnung. Belegschmied ist die zweite Bauart, weil sie nichts ersetzt und niemanden umgewöhnt.
Was ist eine Standalone-Lösung für E-Rechnungen?
Eine Lösung, die für sich allein arbeitet, statt als Modul in einem führenden System zu stecken. Sie setzt kein ERP voraus, verlangt keinen Eingriff in vorhandene Software und keinen Zugang zu einem Rechnungsnetzwerk. Der Begriff sagt etwas über die Bauart, nicht über den Funktionsumfang: Eine Standalone-Lösung kann alles können, was eine E-Rechnung braucht, sie hängt nur an keinem anderen Programm.
API und Anbindung
Was die REST-API abdeckt und wie Belegschmied an ein vorhandenes System kommt.
Was kann die REST-API von Belegschmied?
Mehr als konvertieren. Die API deckt den gesamten Rechnungsbestand eines Workspace ab: Ausgangsrechnungen anlegen, listen und filtern, XML, PDF und Validierungsbericht abrufen, Eingangsrechnungen verarbeiten und auslesen, dazu Kunden, Lieferanten, das Protokoll und den Kontingentstand. Sie ist ab dem Business-Tarif enthalten.
Können wir auch Eingangsrechnungen per API verarbeiten?
Ja. Der Eingang ist genauso automatisierbar wie der Ausgang: Sie reichen eine empfangene Rechnung per API ein und holen die extrahierten Daten strukturiert wieder ab, dazu die Originaldatei und den Validierungsbericht. Damit lässt sich der Rechnungseingang an eine Buchhaltung oder ein Dokumentenmanagement anschließen, ohne dass jemand Belege abtippt.
Wie binden wir Belegschmied an unser ERP an?
Über die REST-API, wenn Ihr System einen HTTP-Aufruf absetzen kann, sonst über einen Power-Automate-Flow, der einen Ordner beobachtet, oder per Mail. Alle drei setzen hinter dem Punkt an, an dem die Rechnung fertig ist, im führenden System ändert sich also nichts: kein Change Request, kein Customizing, kein Regressionstest. Die API ist ab dem Business-Tarif enthalten.
Verkraftet die API tausende Rechnungen im Monat?
Ja. Die API nimmt 240 Requests pro Minute je Schlüssel an, und die Verarbeitung läuft asynchron: Der Aufruf gibt sofort eine Konvertierungs-ID zurück, die eigentliche Arbeit läuft in einer Warteschlange. Der Enterprise-Tarif deckt bis zu 15.000 Rechnungen im Monat ab, darüber sprechen wir über den individuellen Zuschnitt.
Umsetzung
Wie aus einer fertigen PDF eine E-Rechnung wird, und wie sie versendet und archiviert wird.
Kann man aus einer fertigen PDF-Rechnung eine E-Rechnung machen?
Ja, sofern die PDF die Pflichtangaben tatsächlich enthält. Die Rechnungsdaten werden aus dem Dokument gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr Layout sichtbar bleibt; für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Was nicht auf dem Dokument steht, wird dabei nicht erfunden, sondern zur Freigabe angehalten.
Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung, ohne einen Schritt mehr?
Vollautomatisch über die REST-API oder über einen Power-Automate-Flow, der einen SharePoint- oder Teams-Ordner beobachtet und jede neue PDF einliefert; die Flow-Vorlage stellen wir bereit. Beide Wege laufen ohne Zutun der Fachabteilung. Wer ohne IT-Beteiligung anfangen will, schickt die Rechnung per Mail an die Versandadresse oder setzt sie in CC, einzelne Belege gehen auch per Upload im Browser.
Kann die E-Rechnung aus unserem eigenen Microsoft 365 verschickt werden?
Ja. Der Versand läuft wahlweise über unsere Infrastruktur mit Zustell-Tracking je Rechnung, unter Ihrer eigenen Domain über DNS-Einträge, über Ihr Microsoft 365 oder über Ihren eigenen SMTP-Server. Für den Empfänger ändert sich damit weder der Absender noch die Adresse, an die er antwortet. Der Versand über Microsoft 365 oder eigenen SMTP-Server ist Teil des Enterprise-Tarifs, der Versand unter eigener Domain ab Business.
Können ZUGFeRD und XRechnung nebeneinander genutzt werden?
Ja, und in der Praxis brauchen die meisten Unternehmen genau das. Beide Formate beruhen auf derselben Norm EN 16931; die Formatwahl entscheidet nur, wie derselbe Datensatz ausgegeben wird. Üblich ist ZUGFeRD im Verkehr zwischen Unternehmen und XRechnung gegenüber Behörden, festgelegt je Empfänger statt für den ganzen Betrieb.
Wie werden diese E-Rechnungen archiviert, und was passiert mit der Word-Datei?
Aufbewahrungspflichtig ist die E-Rechnung selbst, im Originalformat, unveränderbar und maschinell auswertbar. Die Word-Datei dahinter ist ein Arbeitsstand und tritt nicht an ihre Stelle; ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte PDF ebenfalls nicht. Belegschmied archiviert jede erzeugte E-Rechnung samt Validierungsbericht zehn Jahre unveränderbar, gesetzlich gefordert sind acht.
Können Sie eine Sammel-PDF mit vielen Rechnungen aufteilen?
Ja. Ein Stapel-PDF mit hunderten oder tausenden Belegen wird in Einzelbelege getrennt, und aus jedem entsteht eine eigene geprüfte E-Rechnung. Kriterium ist die Belegnummer auf jeder Seite: ein Sprachmodell liest sie aus ihrer Zeile und darf nur übernehmen, was dort wörtlich steht, der Schnitt selbst folgt fest der Nummer. Vor der Verarbeitung sehen Sie in einer Prüf-Ansicht, wie der Stapel zerlegt wurde und wo etwas unklar war.
Können mehrere Rechnungen in einer E-Rechnung gebündelt werden?
Nein, und das liegt nicht am Werkzeug, sondern am Standard: Ein EN-16931-Dokument enthält genau eine Rechnung, und eine ZUGFeRD-Datei trägt genau eine eingebettete factur-x.xml. Ein Stapel wird deshalb zu vielen einzelnen E-Rechnungen, die als ZIP zum Download bereitstehen und einzeln archiviert werden. Eine große Sammel-E-Rechnung wäre kein gültiges Format.
Ist die Umwandlung von PDF zu E-Rechnung eine OCR-Erkennung?
Nein, jedenfalls nicht auf dem Weg von der fertigen PDF zur E-Rechnung. Klassische OCR erkennt Zeichen und liefert Text; für eine E-Rechnung braucht es aber Felder, also die Zuordnung jeder Angabe zu einem Business Term der EN 16931. Diesen Schritt macht ein Modell, das das Layout des Dokuments liest. Im Rechnungseingang läuft zusätzlich echte OCR mit, dort allerdings nur als Hinweisgeber für alphanumerische Codes wie IBAN oder USt-IdNr.
Wie zuverlässig werden Beträge und IBAN aus der PDF gelesen?
Zuverlässiger, als es klingt, wenn man nur hört, dass ein Modell die PDF liest, denn hinter dem Lesen stehen deterministische Prüfungen. Ihre eigene IBAN wird gar nicht aus dem Dokument übernommen, sondern aus Ihren Stammdaten gesetzt. Die Beträge werden nachgerechnet: Netto plus Steuer gegen Brutto, die Summe je Steuersatz und die Summe aller Positionen, mit einer Toleranz von einem Cent. Und die Rechnungsnummer muss wörtlich im Text der PDF vorkommen, sonst geht die Rechnung nicht hinaus, sondern in die Freigabe.
Kann der Versand über Outlook oder unseren eigenen SMTP-Server laufen?
Ja. Zwei Wege sind dafür da: Microsoft 365 über die Graph-Schnittstelle Ihres eigenen Tenants, oder ein beliebiger SMTP-Server, den Sie betreiben. Die Rechnungsmail verlässt dann Ihre eigene Infrastruktur und liegt bei Microsoft 365 danach in den gesendeten Elementen des Versandpostfachs. Ein Outlook-Plug-in gibt es dafür nicht und braucht es nicht; eingerichtet wird beides einmalig in den Einstellungen. Beide Wege gehören zum Enterprise-Tarif.
Warum sollte die Rechnung aus unserer eigenen Domain kommen?
Weil bei Rechnungen der Absender mitentscheidet, ob die Mail überhaupt gelesen wird. Kunden pflegen Freigabelisten, Spam-Filter bewerten unbekannte Absender strenger, und eine Zahlungsaufforderung aus einer fremden Domain löst im besten Fall eine Rückfrage aus und im schlechtesten einen Betrugsverdacht. Technisch ist der Unterschied gering, organisatorisch ist er groß: Aus Ihrer Domain versendet, ist die Rechnung eine gewohnte Nachricht Ihres Hauses statt Post eines Dritten.
Muss die ursprüngliche PDF nach der Umwandlung aufbewahrt werden?
Entscheidend ist, was tatsächlich hinausgegangen ist. Wenn die Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung versendet wurde, ist diese Datei der aufbewahrungspflichtige Beleg, und die PDF davor ist eine Vorstufe wie das Word-Dokument. Haben Sie die PDF zusätzlich selbst an den Kunden geschickt, ist sie eine ausgestellte Rechnung und gehört ins Archiv. Belegschmied bewahrt beides ohnehin auf: die eingelieferte PDF und die erzeugte E-Rechnung samt Prüfbericht.
Erfüllt eine umgewandelte E-Rechnung die GoBD?
Ja, wenn die Aufbewahrung stimmt. Den GoBD ist gleichgültig, ob die strukturierten Daten von Hand erfasst, aus einem ERP exportiert oder aus einer fertigen PDF gelesen wurden. Verlangt wird, dass die E-Rechnung im Originalformat, unveränderbar, maschinell auswertbar und nachvollziehbar vorliegt. Der eine Punkt, den eine Umwandlung zusätzlich braucht, ist die Beschreibung des Wegs in Ihrer Verfahrensdokumentation.
Praxis im Betrieb
Vorlagen, Fehlerfälle und was die Fachabteilung merkt.
Welche Angaben muss eine Word-Vorlage enthalten, damit daraus eine E-Rechnung wird?
Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG und zusätzlich die Felder, die EN 16931 verlangt. Die vier Lücken, an denen gewachsene Vorlagen am häufigsten scheitern, sind ein fehlender Leistungszeitraum, Skonto und Zahlungsziel nur als Freitext, ein Steuersatz, der sich nicht eindeutig einer Position zuordnen lässt, und Summen, die durch Rundung nicht aufgehen.
Was passiert, wenn eine PDF-Rechnung nicht sauber konvertierbar ist?
Sie geht nicht still hinaus. Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten, sondern zur Freigabe angehalten, mit Angabe des fehlenden Feldes. Jede erzeugte Rechnung läuft außerdem gegen EN 16931 und die deutschen Regeln, und der Bericht wird mitarchiviert. Eine formal gültige Rechnung mit erfundenem Inhalt wäre schlimmer als eine, die auffällt.
Wie finden wir heraus, wie viele Rechnungen an unserem ERP vorbeilaufen?
Nicht im ERP, denn dort sind diese Rechnungen per Definition nicht. Die verlässlichste Gegenprobe ist der Abgleich der gebuchten Ausgangsumsätze mit der Zahl der im System fakturierten Belege; die Differenz ist die Restmenge. Ergänzend helfen Lücken in den Rechnungsnummernkreisen, die Gesendet-Ordner der Fachabteilungen und deren Vorlagenordner.
Müssen die Fachabteilungen für die E-Rechnung geschult werden?
Wenn die Rechnung weiter dort entsteht, wo sie heute entsteht, ist der Schulungsbedarf klein. Zu erklären sind genau zwei Dinge: wohin die fertige Rechnung geht, und was zu tun ist, wenn eine wegen einer fehlenden Angabe angehalten wird. Beides passt auf eine Seite. Aufwendig wird es nur, wenn die Fachabteilung auf ein neues Rechnungsprogramm umziehen soll.
Woran erkennt die Aufteilung, wo eine neue Rechnung beginnt?
An der Belegnummer, die auf jeder Seite steht. Ein neues Segment beginnt nur, wenn die Nummer wechselt; wiederholte Kopfzeilen derselben Rechnung trennen also nicht. Ein Sprachmodell liest die Nummer aus ihrer Zeile und darf nur übernehmen, was dort wörtlich steht; der Schnitt selbst folgt fest der Nummer und ist damit wiederholbar. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, wird markiert und Ihnen vor der Verarbeitung gezeigt, statt geraten zu werden.
Ihre Frage steht nicht dabei?
Für Fragen zum Konto, zu Tarifen und zur Bedienung gibt es die häufigen Fragen zum Produkt. Ausführliche Herleitungen stehen im Blog, Prüfregeln wie BR-DE-15 im Fehler-Lexikon. Und wenn Ihr Fall keiner davon ist: besprechen Sie ihn mit uns.