Wer darf meine Empfangs- und Versand-Adressen nutzen?

Kurze Antwort: Ihre Empfangsadresse (<kürzel>@in.belegschmied.de) ist öffentlich in dem Sinne, dass jeder ihr eine Mail schicken kann. Ihre Versand-CC-Adresse (versand-<kürzel>@in.belegschmied.de) auch. Belegschmied filtert Spam, prüft Anhänge und kann Absender sperren. Für Ihre echten Adressen wählen Sie selbst, wem Sie sie geben.

Die Adressen funktionieren wie normale E-Mail-Adressen: technisch kann jeder eine Mail dahin schicken. Der Schutz kommt über mehrere Ebenen zusammen.

Wer darf schreiben

Empfangsadresse (<kürzel>@in.belegschmied.de): typischerweise Ihre Lieferanten. Sie geben die Adresse aktiv weiter, sie taucht auch auf Ihren eigenen Bestellungen und Aufträgen auf, damit Lieferanten wissen, wo ihre Rechnung hin soll.

Versand-CC-Adresse (versand-<kürzel>@in.belegschmied.de): nur Sie und Ihr Team. Sie steht in Ihrer eigenen Mail-Vorlage als CC, sonst nirgendwo. Wenn sie dennoch Fremd-Mails bekommt, ist das entweder ein Versehen oder ein Adress-Leak.

Was passiert, wenn Fremde schreiben

Belegschmied prüft jede eingehende Mail:

Spam-Filter in der Providerkette (Resend). Bekannte Spam-Absender werden vor der Zustellung verworfen.
Anhang-Filter: ausführbare Dateien (.exe, .bat, .scr) werden abgelehnt. PDF und XML werden verarbeitet.
Absender-Rate-Limit: schickt ein Absender in kurzer Zeit sehr viele Mails, wird die Rate begrenzt.
Manuelle Sperre: Sie können in Einstellungen → Empfang → Absender sperren Adressen oder Domains hinterlegen, die abgelehnt werden.

Rechnungen fremder Firmen, die versehentlich bei Ihnen landen (Vertipper einer ähnlichen Adresse), landen im Eingang mit einem klaren Absender-Hinweis. Sie können sie mit einem Klick als „Nicht für mich" markieren, sie werden dann automatisch gelöscht und im Ereignisprotokoll dokumentiert.

Ihre Adresse als „öffentliche" Adresse behandeln

Als Faustregel: Geben Sie Ihre Belegschmied-Empfangsadresse in Formulare und Portale ein, die Rechnungen automatisiert versenden (z. B. Anmeldung beim Baustoffhändler, im Kundenportal Ihres IT-Anbieters). Nicht sinnvoll: Belegschmied-Adresse als allgemeine Firmenmail-Adresse angeben. Dafür haben Marketing-Mails und Newsletter nichts zu suchen.

Kann jemand meine Adresse missbrauchen?

Missbrauchsszenarien im Detail:

Rechnungs-Fake: jemand fingiert eine Rechnung mit falscher IBAN und schickt sie an Ihre Empfangsadresse. Das passiert, weil Ihre Adresse öffentlich ist. Belegschmied kennzeichnet nicht sofort, ob ein Absender „echt" ist. Ihre Freigabe-Prüfung (durch Sie oder Ihre Buchhaltung) ist der Punkt, an dem so ein Versuch auffällt.
Spam-Flut: theoretisch möglich, praktisch begrenzt durch Rate-Limits und Spam-Filter.
Newsletter-Anmeldungen: jemand nutzt Ihre Adresse für Newsletter-Anmeldungen. Nutzen Sie die Absender-Sperre und melden Sie sich per Reply beim Newsletter ab.

Wenn Adressen ausgetauscht werden sollen

Sie können Ihre Empfangsadresse jederzeit ändern (Einstellungen → Empfang → Adresse ändern). Belegschmied hält die alte Adresse noch 30 Tage aktiv, damit noch offene Rechnungen ankommen können, danach wird sie deaktiviert.

Wichtig: nur der Owner darf die Empfangsadresse ändern, weil das Auswirkung auf alle Lieferanten hat.

Wenn etwas nicht klappt

„Ich bekomme Spam". Absender-Sperre nutzen. Bei einem Domain-übergreifenden Absender (*@spamdomain.tld) reicht die Domain-Sperre.
„Ein Lieferant meldet, er könne meine Adresse nicht erreichen". Sehr selten, meist ein Missverständnis in der Schreibweise. Schicken Sie uns die genaue Fehlermeldung des Mailservers (Bounce-Message). Damit finden wir sofort raus, wo es klemmt.
„Eine Rechnung fremder Firma taucht bei mir auf". Als „Nicht für mich" markieren. Belegschmied löscht sie und dokumentiert die Löschung.

Weiter: Wo Ihre Daten liegen und was mit ihnen passiert.