Wer darf meine Empfangs- und Versand-Adressen nutzen?

Kurze Antwort: Deine Empfangsadresse (<kürzel>@in.belegschmied.de) ist öffentlich in dem Sinne, dass jeder ihr eine Mail schicken kann. Deine Versand-CC-Adresse (versand-<kürzel>@in.belegschmied.de) auch. Belegschmied filtert Spam, prüft Anhänge und kann Absender sperren. Für deine echten Adressen wählt du selbst, wem du sie gibst.

Die Adressen funktionieren wie normale E-Mail-Adressen: technisch kann jeder eine Mail dahin schicken. Der Schutz kommt über mehrere Ebenen zusammen.

Wer darf schreiben

Empfangsadresse (<kürzel>@in.belegschmied.de): typischerweise deine Lieferanten. Du gibst die Adresse aktiv weiter, sie taucht auch auf deinen eigenen Bestellungen und Aufträgen auf, damit Lieferanten wissen, wo ihre Rechnung hin soll.

Versand-CC-Adresse (versand-<kürzel>@in.belegschmied.de): nur du und dein Team. Sie steht in eurer eigenen Mail-Vorlage als CC, sonst nirgendwo. Wenn sie dennoch Fremd-Mails bekommt, ist das entweder ein Versehen oder ein Adress-Leak.

Was passiert, wenn Fremde schreiben

Belegschmied prüft jede eingehende Mail:

Spam-Filter in der Providerkette (Resend). Bekannte Spam-Absender werden vor der Zustellung verworfen.
Anhang-Filter: ausführbare Dateien (.exe, .bat, .scr) werden abgelehnt. PDF und XML werden verarbeitet.
Absender-Rate-Limit: schickt ein Absender in kurzer Zeit sehr viele Mails, wird die Rate begrenzt.
Manuelle Sperre: du kannst in Einstellungen → Empfang → Absender sperren Adressen oder Domains hinterlegen, die abgelehnt werden.

Rechnungen fremder Firmen, die versehentlich bei dir landen (Vertipper einer ähnlichen Adresse), landen im Eingang mit einem klaren Absender-Hinweis. Du kannst sie mit einem Klick als „Nicht für mich" markieren, sie werden dann automatisch gelöscht und im Ereignisprotokoll dokumentiert.

Deine Adresse als „öffentliche" Adresse behandeln

Als Faustregel: gib deine Belegschmied-Empfangsadresse in Formulare und Portale ein, die Rechnungen automatisiert versenden (z. B. Anmeldung beim Baustoffhändler, im Kundenportal deines IT-Anbieters). Nicht sinnvoll: Belegschmied-Adresse als allgemeine Firmenmail-Adresse angeben. Dafür haben Marketing-Mails und Newsletter nichts zu suchen.

Kann jemand meine Adresse missbrauchen?

Missbrauchsszenarien im Detail:

Rechnungs-Fake: jemand fingiert eine Rechnung mit falscher IBAN und schickt sie an deine Empfangsadresse. Das passiert, weil deine Adresse öffentlich ist. Belegschmied kennzeichnet nicht sofort, ob ein Absender „echt" ist. Deine Freigabe-Prüfung (durch dich oder deine Buchhaltung) ist der Punkt, an dem so ein Versuch auffällt.
Spam-Flut: theoretisch möglich, praktisch begrenzt durch Rate-Limits und Spam-Filter.
Newsletter-Anmeldungen: jemand nutzt deine Adresse für Newsletter-Anmeldungen. Nutz die Absender-Sperre und melde dich per Reply beim Newsletter ab.

Wenn Adressen ausgetauscht werden sollen

Du kannst deine Empfangsadresse jederzeit ändern (Einstellungen → Empfang → Adresse ändern). Belegschmied hält die alte Adresse noch 30 Tage aktiv, damit noch offene Rechnungen ankommen können, danach wird sie deaktiviert.

Wichtig: nur der Owner darf die Empfangsadresse ändern, weil das Auswirkung auf alle Lieferanten hat.

Wenn etwas nicht klappt

„Ich bekomme Spam". Absender-Sperre nutzen. Bei einem Domain-übergreifenden Absender (*@spamdomain.tld) reicht die Domain-Sperre.
„Ein Lieferant meldet, er könne meine Adresse nicht erreichen". Sehr selten, meist ein Missverständnis in der Schreibweise. Bitte, uns die genaue Fehlermeldung des Mailservers zu schicken (Bounce-Message). Damit finden wir sofort raus, wo es klemmt.
„Eine Rechnung fremder Firma taucht bei mir auf". Als „Nicht für mich" markieren. Belegschmied löscht sie und dokumentiert die Löschung.

Weiter: Wo deine Daten liegen und was mit ihnen passiert.