ZUGFeRD-Rechnung erstellen — so geht's mit kostenlosen Tools und der ehrliche Vergleich

Wer in Deutschland eine E-Rechnung versenden will, hat im Wesentlichen zwei Formate zur Auswahl: XRechnung und ZUGFeRD. Für die meisten Handwerksbetriebe, Praxen und kleinen Dienstleister ist ZUGFeRD die pragmatischere Wahl — und auch das Format, das die meisten Empfänger problemlos verarbeiten. Dieser Artikel zeigt, was ZUGFeRD genau ist, wie du eine ZUGFeRD-Rechnung kostenlos erstellst, und worauf du dabei achten musst.

Was ZUGFeRD ist und warum es ein Sonderfall ist

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es ist ein Hybridformat: Eine PDF-Datei mit einer eingebetteten XML-Datei nach EN 16931 in einem PDF/A-3-Container. Aktuell ist Version 2.4 — international auch als Factur-X bekannt, die deutsch-französische Bezeichnung desselben Standards.

Das ist der Unterschied zu XRechnung: XRechnung ist eine reine XML-Datei, die nur Maschinen lesbar darstellen. ZUGFeRD sieht für einen Menschen aus wie eine normale PDF — Rechnungslayout, Logo, Tabelle, alles wie gewohnt. Im Hintergrund ist gleichzeitig der maschinenlesbare Datensatz da, sodass die Buchhaltungssoftware des Empfängers ihn automatisch übernehmen kann.

Für Betriebe, die ohnehin schon mit gestaltetem Briefpapier und einem etablierten Rechnungslayout arbeiten, ist das ideal: Die optische Identität bleibt erhalten, die rechtliche Anforderung an strukturierte Daten wird erfüllt.

Was ZUGFeRD im Detail können muss

Eine gültige ZUGFeRD-Rechnung nach Version 2.4 erfüllt drei technische Bedingungen.

1. PDF/A-3. Nicht jede PDF ist eine PDF/A-3. PDF/A-3 ist eine spezielle Variante, die für die Langzeitarchivierung gedacht ist und das Einbetten von Anhängen erlaubt. Wer aus Word einfach "Speichern als PDF" macht, bekommt in der Regel kein PDF/A-3.

2. EN-16931-konforme XML. Die eingebettete XML muss der EN 16931 und den deutschen CIUS-Regeln (BR-DE-Codes) entsprechen. Das ist mehr als nur eine korrekte XML-Struktur — es gibt rund 200 Geschäftsregeln, die ein Schematron-Validator prüft.

3. Konsistenz zwischen PDF und XML. Bei Abweichungen zwischen PDF-Layout und eingebetteter XML gilt steuerlich ausschließlich die XML, das hat das BMF im Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich klargestellt. In der Praxis darf da nichts auseinanderlaufen. Welche Probleme das in der Realität verursacht, beschreiben wir im Artikel zur ZUGFeRD-PDF-vs-XML-Diskrepanz.

Die gute Nachricht: Wenn du ein ordentliches Konvertierungs-Tool verwendest, kümmert das sich um alle drei Punkte automatisch. Du musst nur deine Rechnungsdaten korrekt eingeben.

ZUGFeRD-Profile — und welches du brauchst

ZUGFeRD kennt fünf Detail-Stufen, sogenannte Profile:

• MINIMUM — nur Buchungsdaten, keine Positionen
• BASIC WL ("without lines") — wie Minimum, plus Steuersätze
• BASIC — alle Pflichtfelder, mit Positionen
• EN 16931 (Comfort) — voller EN-16931-Standard, der häufigste Fall
• EXTENDED — zusätzliche optionale Felder

Für die Pflicht ab 2027/2028 brauchst du mindestens BASIC oder besser EN 16931 (Comfort). Das Profil MINIMUM reicht zwar nicht für die volle Rechnungspflicht, ist aber für den Datenaustausch mit Behörden in bestimmten Fällen zulässig. Im Zweifel: EN 16931 (Comfort), das ist der Allzwecksstandard und wird von jedem ordentlichen Tool unterstützt.

Schritt für Schritt: ZUGFeRD-Rechnung in wenigen Minuten

Wir gehen den Weg über unseren eigenen Konverter durch, weil wir den am besten kennen — der Ablauf bei vergleichbaren Tools ist ähnlich.

Schritt 1: Stammdaten bereithalten. Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. (ohne Leerzeichen), Steuernummer, IBAN, BIC, Standard-Zahlungsbedingungen. Diese Daten gehen in jede ZUGFeRD-Rechnung und sollten einmal sauber dokumentiert sein.

Schritt 2: Quell-PDF erzeugen. Wenn du deine Rechnung normalerweise in Word, Excel oder einer Branchensoftware schreibst, exportiere sie als PDF wie gewohnt. Wenn du gleich neu erfassen willst: Im Erstell-Tool belegschmied.de/tools/e-rechnung-erstellen trägst du alle Felder direkt in eine Maske ein, das Tool erzeugt das PDF-Layout und die XML in einem Schritt.

Schritt 3: Konvertierung anstoßen. Bei belegschmied.de/tools/pdf-zu-zugferd lädst du die PDF hoch. Die KI extrahiert in wenigen Sekunden die Felder: Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze, Summen, IBAN.

Schritt 4: Felder prüfen. Die extrahierten Daten erscheinen in einer Maske. Jetzt ist die Stelle, an der du Fehler abfangen musst, bevor sie in die strukturierte XML wandern. Typische Fallen:

• IBAN-Zeichen. OCR und KI verwechseln gerne 0 und O, 1 und l, 5 und S. Zeichen für Zeichen prüfen.
• Rundungsdifferenzen. Bei drei Positionen zu je 33,33 € netto stehen im Anzeigeformat 99,99 €, intern in Excel aber 100,00 €. Bei drei verschiedenen Steuersätzen können sich Cent-Differenzen ergeben — die Validierung schlägt dann auf BR-CO-10 zu. Lieber einmal nachrechnen.
• Leistungszeitraum. Wenn er vom Rechnungsdatum abweicht, ist er Pflicht nach § 14 UStG. In Word steht er oft als Fließtext am Ende, im strukturierten Format gehört er in eigene Felder.
• Steuerkategorie-Code. Bei Reverse-Charge nach § 13b UStG ist der Code AE, nicht S 0%. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG ist es E. Diese Codes haben unterschiedliche Bedeutungen, auch wenn der Betrag gleich aussieht.

Schritt 5: Validierung laufen lassen. Vor der Erzeugung läuft die Rechnung durch einen Schematron-Validator gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln. Schlägt etwas an, wird der konkrete Fehlercode angezeigt (BR-DE-13 für falsche USt-IdNr., BR-DE-18 für falsches Skonto-Format, und so weiter). Korrigieren, neu prüfen.

Schritt 6: ZUGFeRD-Datei herunterladen. Du bekommst eine PDF/A-3-Datei mit eingebetteter XML. Du kannst sie öffnen wie jede PDF, dein Empfänger sieht die normale Rechnung und seine Buchhaltungssoftware extrahiert die XML automatisch.

Schritt 7: Versenden und archivieren. Per Mail wie gewohnt. Die strukturierte Originaldatei musst du selbst revisionssicher mindestens 8 Jahre aufbewahren.

Kostenlose Tools im Vergleich

Mehrere Anbieter bieten ZUGFeRD-Erzeugung kostenlos an:

• Belegschmied-Konverter: PDF hochladen, KI-Extraktion, ZUGFeRD-Download. Inklusive Validierung. Anonym, mit Tageslimit.
• e-rechnung.tools: Erste Konvertierung kostenlos, ab der zweiten 0,40 €.
• erechnung.new: KI-basiert, kostenlos für Einzelfälle, Push in das PDFMAILER-Ökosystem.
• erechnung-tool.de: Kostenlose Variante mit Account, vollwertige Funktionen meist im Bezahlmodell.
• Mustang-CLI: Open-Source-Library mit Java-Kommandozeile. Wirklich kostenlos, aber nur für Entwickler relevant.

Welche Tools sich für welchen Anwendungsfall lohnen und wo "kostenlos" aufhört, kostenlos zu sein, steht ausführlich im PDF-zu-E-Rechnung-Artikel.

Wann der manuelle Konverter ausreicht — und wann nicht

Für eine Einzelrechnung pro Monat ist der kostenlose Online-Weg in Ordnung. Sobald das Volumen steigt, kommen drei praktische Probleme:

1. Manuelle Prüfung pro Rechnung kostet zwei bis fünf Minuten. Bei zwanzig Rechnungen monatlich ein bis zwei Stunden — jeden Monat.
2. Tageslimits. Bei den meisten kostenlosen Tools gibt es Limits oder Pay-per-Use ab Rechnung Nummer zwei.
3. Archivierung ist dein Problem. Die Konverter erzeugen die Datei, die GoBD-konforme Ablage über 8 Jahre musst du separat lösen.

Der direkte Weg: automatisches ZUGFeRD per Mail

Wenn du regelmäßig ZUGFeRD versenden wirst, sollte das Thema nicht jede Woche fünf Minuten kosten. Mit Belegschmied schreibst du deine Rechnung wie gewohnt in Word, Excel oder deiner Branchensoftware, schickst sie per Mail an deinen Kunden und setzt unsere Adresse in CC. Wir extrahieren die Daten, validieren gegen EN 16931, erzeugen eine konforme ZUGFeRD-PDF/A-3 und stellen sie dem Empfänger zu. Die GoBD-konforme Archivierung mit Hashing und Audit-Trail läuft automatisch mit.

Wie das im Detail aussieht und welche Tarife wir anbieten, steht auf der Belegschmied-Hauptseite. Im Pro-Tier ab 14,90 €/Monat ist alles enthalten, das Free-Tier ist zum Ausprobieren.

Zusammengefasst

ZUGFeRD ist das pragmatischste E-Rechnungs-Format für den deutschen Mittelstand: optisch eine normale PDF, technisch eine vollwertige E-Rechnung. Eine valide ZUGFeRD-Datei zu erzeugen ist mit kostenlosen Tools in wenigen Minuten möglich, sobald die Stammdaten einmal sortiert sind und du die typischen Fehler kennst.

Für den einmaligen Bedarf reicht ein Online-Konverter. Sobald daraus regelmäßiger Versand wird, lohnt sich der Sprung in einen automatischen Workflow — sonst wächst die Mehrarbeit pro Monat in den Stunden-Bereich.