E-Rechnungen erstellen — so geht's, ehrlich und ohne Marketing-Wolken

Wer "E-Rechnung erstellen" googelt, landet meistens in einer von zwei Welten: Auf der einen Seite stehen Software-Anbieter, die behaupten, das Thema sei in zwei Klicks erledigt, sofern man nur ihr Abo abschließt. Auf der anderen Seite stehen offizielle Quellen, die mit BR-DE-18, CIUS-Regeln und Schematron-Validierung um sich werfen und einem das Gefühl geben, ohne Informatik-Studium habe man keine Chance.

Beides ist Quatsch. Eine E-Rechnung zu erstellen ist Handarbeit, die jeder Betrieb verstehen kann, und es gibt seit 2025 kostenlose Wege dafür. Dieser Artikel geht den Workflow Schritt für Schritt durch und zeigt am Ende, wann sich der Sprung in einen automatischen Workflow lohnt.

Was eine E-Rechnung sein muss

Bevor wir zum Wie kommen, kurz das Was: Eine E-Rechnung im Sinne der ab 2028 geltenden Pflicht ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung 3.0.2 — reine XML-Datei, gebräuchlich vor allem für Rechnungen an Behörden
• ZUGFeRD 2.4 / Factur-X — Hybridformat aus PDF mit eingebetteter XML, für Menschen lesbar und für Maschinen verarbeitbar

Was keine E-Rechnung ist: Eine Word-Datei, exportiert als PDF, ohne eingebettete XML. Das ist im umsatzsteuerlichen Sinne eine "sonstige Rechnung" und ab dem für dich geltenden Stichtag im B2B-Bereich nicht mehr ausreichend.

Welche Pflicht-Frist wann greift, haben wir im Pflicht-Artikel ausführlich erklärt.

Vorbereitung — was du auf jeden Fall brauchst

Egal welches Tool du nutzt, vier Datenblöcke gehören in jede gültige E-Rechnung. Wer die einmal sauber hat, spart sich beim Erstellen jeder einzelnen Rechnung das Suchen.

1. Stammdaten deines Betriebs. Vollständiger Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. (ohne Leerzeichen, also DE123456789, nicht DE 123 456 789 — sonst greift Validierungsregel BR-DE-13), Steuernummer, IBAN, BIC, Standard-Zahlungsbedingungen.

2. Empfängerdaten. Vollständiger Name oder Firmenname, Anschrift, optional USt-IdNr. Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID, die der Empfänger dir mitteilt.

3. Rechnungsdaten. Eindeutige Rechnungsnummer (lückenlos und einmalig), Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum (wenn abweichend vom Rechnungsdatum — das ist Pflicht nach § 14 UStG).

4. Positionen. Pro Position: Beschreibung, Menge, Einzelpreis netto, Steuersatz, Positionssumme. Plus die Gesamtsummen netto/Umsatzsteuer/brutto.

Klingt nach viel, ist aber dasselbe wie bei einer klassischen Word-Rechnung — nur dass diese Felder beim E-Rechnungs-Tool eindeutig hinterlegt werden müssen, nicht einfach als Fließtext im Dokument stehen.

Der einfache Weg: Online-Konverter

Der unkomplizierteste Einstieg ist ein Online-Konverter, der entweder direkt aus einer Eingabemaske eine E-Rechnung erzeugt oder eine bestehende PDF-Rechnung in eine ZUGFeRD-Datei umwandelt. Beides gibt es kostenlos.

Direkt-Erfassung in der Webmaske. Bei belegschmied.de/tools/e-rechnung-erstellen trägst du Absender, Empfänger und Positionen in ein Formular ein, optional mit Logo. Heraus kommt eine fertige ZUGFeRD-PDF/A-3, validiert gegen EN 16931. Anonym, ohne Anmeldung, mit Tageslimit.

PDF-Upload mit KI-Extraktion. Bei belegschmied.de/tools/pdf-zu-zugferd lädst du eine bestehende PDF-Rechnung (zum Beispiel aus Word) hoch, die KI extrahiert die Felder, du kontrollierst und ergänzt sie in der Maske, das Tool baut die ZUGFeRD-Datei. Auch das ist kostenlos. Welche Tools in dem Segment sonst noch existieren und wo "kostenlos" aufhört, kostenlos zu sein, steht im Konverter-Vergleich.

Schritt für Schritt — der ehrliche Ablauf

Der Workflow für eine einzelne Rechnung sieht in der Praxis so aus:

1. Rechnung wie gewohnt erstellen. Word, Excel, Branchensoftware — egal womit. Die PDF ist das Ausgangsdokument.

2. PDF auf den Konverter laden. Drag-and-Drop oder Datei-Auswahl. Die KI-Extraktion dauert wenige Sekunden.

3. Felder prüfen und korrigieren. Das ist der wichtigste Schritt. KI-Extraktion macht Fehler, gerade bei:

• IBAN-Zeichen, die sich optisch ähneln (kleines l vs. Ziffer 1, großes O vs. Null)
• handschriftlich ergänzten Feldern in gescannten PDFs
• Skonto-Hinweisen, die als Fließtext im Word-Dokument standen ("Zahlbar binnen 14 Tagen mit 2 % Skonto" — EN 16931 verlangt das strikte Format #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.50#)
• Steuerkategorie-Codes bei Reverse-Charge-Fällen (AE statt S 0 %)

Wer die häufigsten Fehler auf einen Blick sehen will, findet sie in unserem Artikel zu den fünf häufigsten EN-16931-Fallstricken.

4. Validierung laufen lassen. Der Konverter prüft die Rechnung gegen die EN-16931-Schematron-Regeln und die deutschen CIUS-Regeln (BR-DE-Codes). Wenn die Validierung anschlägt, wird angezeigt, welches Feld das Problem ist. Korrigieren, neu prüfen, erst dann weiter.

5. ZUGFeRD-Datei runterladen und versenden. Du bekommst eine hybride PDF. Optisch ist sie identisch mit deinem Original, technisch enthält sie die strukturierte XML eingebettet. Du verschickst sie wie jede andere PDF per Mail.

6. Archivieren. Die strukturierte Originaldatei muss mindestens 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (seit 1. Januar 2025 reduziert von vorher 10 Jahren durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, in bestimmten Fällen wie laufenden Prüfungen weiterhin 10 Jahre). Das ist der Punkt, den die meisten Konverter offenlassen.

Für eine einzelne Rechnung ist der ganze Vorgang in ein paar Minuten erledigt.

Wann der Online-Konverter genug ist — und wann nicht

Der manuelle Weg über einen kostenlosen Konverter ist die richtige Wahl, wenn:

• Du weniger als fünf Rechnungen pro Monat schreibst
• Du technikaffin bist und Spaß daran hast, jede Rechnung kurz selbst zu prüfen
• Du die Archivierung über einen separaten Weg löst (zum Beispiel eine eigene Cloud mit Versionierung und Hashing)

Sobald das Volumen steigt, kippt das Bild aus drei Gründen.

Erstens: Manuelle Prüfung kostet Zeit. Realistisch zwei bis fünf Minuten pro Rechnung. Bei dreißig Rechnungen im Monat sind das eine bis zweieinhalb Stunden, jeden Monat, dauerhaft.

Zweitens: Tageslimits. Die meisten kostenlosen Konverter — auch unserer — haben ein Tageslimit. Bei Belegschmied sind es drei Konvertierungen pro Tag im anonymen Tools-Bereich. Wer regelmäßig versendet, läuft schnell dagegen.

Drittens: Archivierung. Bei manueller Konvertierung ist die GoBD-konforme Aufbewahrung dein Problem. Das ist machbar, aber nicht trivial — Stichworte: Unveränderbarkeit, Versionierung, Audit-Trail.

Der nächste Schritt: automatischer Workflow

Wer das Thema dauerhaft erledigt haben will, sollte sich nicht zu lange mit dem manuellen Konverter aufhalten. Belegschmied bietet eine Layer-Lösung, bei der du deine Rechnung wie gewohnt in Word oder Excel schreibst, sie ganz normal per Mail an deinen Kunden schickst — und unsere Adresse einfach in CC setzt. Wir extrahieren die Daten, validieren, erzeugen die ZUGFeRD-Datei und stellen sie dem Empfänger zu. Die GoBD-konforme Archivierung für mindestens 8 Jahre läuft automatisch mit.

Wie genau der Workflow aussieht und welche Schritte automatisch laufen, zeigen wir auf belegschmied.de mit Screenshots aus dem echten System. Im Pro-Tier ab 14,90 €/Monat ist alles enthalten, das Free-Tier reicht zum ausgiebigen Testen.

Was du jetzt tun kannst

Drei Schritte, die unabhängig von der gewählten Lösung Sinn ergeben:

1. Stammdaten sortieren. USt-IdNr. ohne Leerzeichen, IBAN buchstabengenau, korrekter Firmenname, Standard-Zahlungsbedingungen. Einmal sauber, immer sauber.
2. Eine Test-Rechnung erzeugen. Eine ganz normale Rechnung durch den Belegschmied-Konverter jagen und sehen, was ankommt. Das zeigt in zwei Minuten, ob deine Vorlage E-Rechnungs-tauglich ist.
3. Empfangsweg klären. Die Empfangspflicht gilt seit 2025. Mehr dazu im Empfangs-Artikel.

E-Rechnungen erstellen ist keine Magie. Wer den Workflow einmal durchläuft, hat das Prinzip verstanden — und kann entscheiden, ob er das jedes Mal manuell macht oder den Schritt automatisiert.