E-Rechnung erstellen: XRechnung und ZUGFeRD Schritt für Schritt, ehrlich und ohne Marketing-Wolken

Wer „E-Rechnung erstellen" googelt, landet meistens in einer von zwei Welten. Auf der einen Seite stehen Software-Anbieter, die behaupten, das Thema sei in zwei Klicks erledigt, sofern man nur ihr Abo abschließt. Auf der anderen Seite stehen offizielle Quellen, die mit BR-DE-18, CIUS-Regeln und Schematron-Validierung um sich werfen und einem das Gefühl geben, ohne Informatik-Studium habe man keine Chance.

Beides ist Quatsch. Eine E-Rechnung zu erstellen ist Handarbeit, die jeder Betrieb verstehen kann, und es gibt kostenlose Wege dafür. Dieser Artikel geht den Weg für beide Formate durch, XRechnung und ZUGFeRD, zeigt, was dabei in der Praxis schiefgeht, und nennt den Punkt, ab dem sich der Sprung in einen automatischen Workflow lohnt.

Was eine E-Rechnung sein muss

Bevor wir zum Wie kommen, kurz das Was: Eine E-Rechnung im Sinne der Pflicht ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate üblich:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist der Standard für Rechnungen an Behörden und wird im B2B-Geschäft ebenfalls akzeptiert.
• ZUGFeRD (international Factur-X) ist ein Hybridformat: eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Für Menschen sieht sie aus wie die gewohnte Rechnung, Maschinen lesen die XML.

Beide erfüllen die EN 16931 und sind rechtlich gleichwertig. Was keine E-Rechnung ist: eine Word-Datei, exportiert als PDF, ohne eingebettete XML. Das ist im umsatzsteuerlichen Sinne eine „sonstige Rechnung" und ab dem für dich geltenden Stichtag im B2B-Bereich nicht mehr ausreichend. Welche Frist wann greift, steht im Pflicht-Artikel.

Welches Format brauchst du? Die Faustregel: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als XRechnung, weil die Portale des Bundes und der Länder darauf ausgelegt sind. Rechnungen an Geschäftskunden als ZUGFeRD, weil der Empfänger sie ohne Zusatzsoftware ansehen kann und die eingebettete XML trotzdem automatisch verarbeitet wird. Wer beides braucht, erzeugt beides aus denselben Daten. Die Abwägung im Detail steht im Vergleich ZUGFeRD oder XRechnung.

Vorbereitung: was du auf jeden Fall brauchst

Egal welches Format und welches Tool, vier Datenblöcke gehören in jede gültige E-Rechnung. Wer die einmal sauber hat, spart sich beim Erstellen jeder einzelnen Rechnung das Suchen.

1. Stammdaten deines Betriebs. Vollständiger Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. ohne Leerzeichen (also DE123456789, nicht DE 123 456 789, sonst greift die Prüfregel BR-DE-13), Steuernummer, IBAN, BIC, Standard-Zahlungsbedingungen.

2. Empfängerdaten. Vollständiger Name oder Firmenname, Anschrift, optional USt-IdNr. Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber mitteilt.

3. Rechnungsdaten. Eindeutige Rechnungsnummer (lückenlos und einmalig), Rechnungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, wenn er vom Rechnungsdatum abweicht. Das ist Pflicht nach § 14 UStG.

4. Positionen. Pro Position Beschreibung, Menge, Einzelpreis netto, Steuersatz, Positionssumme. Dazu die Gesamtsummen netto, Umsatzsteuer und brutto.

Klingt nach viel, ist aber dasselbe wie bei einer klassischen Word-Rechnung. Der Unterschied: Diese Felder müssen beim E-Rechnungs-Tool eindeutig hinterlegt sein, nicht einfach als Fließtext im Dokument stehen.

Die vier Wege, eine E-Rechnung zu erstellen

Weg 1: Online-Tool. Du trägst Absender, Empfänger und Positionen in eine Webmaske ein oder lädst eine bestehende PDF hoch, heraus kommt die fertige Datei. Kostenlos für Einzelfälle, jede Rechnung ist Handarbeit. Das ist der Weg, den dieser Artikel Schritt für Schritt zeigt.

Weg 2: Excel-Vorlage. Es gibt Vorlagen, die aus einem Tabellenblatt eine XRechnung im UBL-Format erzeugen. Sinnvoll für technisch affine Nutzer mit wenigen, ähnlichen Rechnungen. Umlaut-Kodierung, Pflichtfeld-Logik und Versionspflege sind dabei dein Problem, und die Vorlage weiß nichts von den rund 200 Geschäftsregeln der Norm.

Weg 3: Rechnungssoftware mit E-Rechnungs-Export. sevdesk, Lexware Office, easybill und andere erzeugen XRechnung und ZUGFeRD direkt beim Rechnungsschreiben. Der richtige Weg, wenn du ohnehin auf neue Software umsteigen willst. Ein Systemwechsel mit Einarbeitung, wenn nicht.

Weg 4: Automatisch aus der PDF. Du schreibst die Rechnung wie gewohnt, schickst sie als PDF per Mail an den Kunden und setzt eine Dienstadresse in CC, die daraus die E-Rechnung macht und zustellt. Kein Software-Wechsel, dafür ein Abo. Dazu am Ende mehr. Ein ehrlicher Vergleich der Ansätze steht in Welche Lösung passt zu welchem Betrieb.

XRechnung erstellen

Eine XRechnung ist reine XML. Du siehst sie nicht als Rechnung, sondern als Datei mit spitzen Klammern, es sei denn, du öffnest sie in einem Viewer. Das ändert am Erstellen weniger, als es klingt. Die Daten sind dieselben wie bei ZUGFeRD, nur der Empfänger und die Zustellung sind anders.

Schritt 1: Leitweg-ID besorgen. Jede Rechnung an eine Behörde braucht die Leitweg-ID des Empfängers im Feld Käuferreferenz (BT-10). Die ID steht in der Ausschreibung, im Auftrag oder kommt auf Nachfrage von der Stelle, die bestellt hat. Ohne Leitweg-ID lehnen die Portale die Rechnung ab. Was sie ist und wie sie aufgebaut ist, steht im Leitweg-ID-Artikel.

Schritt 2: Daten eingeben. Im E-Rechnungs-Tool trägst du die vier Datenblöcke von oben ein und wählst XRechnung als Ausgabeformat. Der Auftraggeber verlangt manchmal zusätzlich seine Bestellnummer (BT-13) oder eine Vertragsnummer (BT-12). Beides gehört in die dafür vorgesehenen Felder, nicht in den Positionstext.

Schritt 3: Validieren. Vor dem Download prüft das Tool die Datei gegen die EN 16931 und die deutschen Regeln (BR-DE-Codes). Bei XRechnung ist das wichtiger als bei ZUGFeRD, weil die Behördenportale dieselben Regeln fahren und eine ungültige Datei kommentarlos zurückweisen.

Schritt 4: Kontrolle im Viewer. Öffne die fertige XML im XRechnung-Viewer. Du siehst die Rechnung so, wie der Sachbearbeiter sie sehen wird, und erkennst Zahlendreher, die in der XML unsichtbar sind.

Schritt 5: Einreichen. Behörden des Bundes nehmen XRechnungen über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) oder OZG-RE an, die Länder über eigene Portale, große Konzerne teils über eigene Rechnungsportale. Manche akzeptieren auch den Versand per E-Mail an eine feste Adresse. Welches Portal für welchen Empfänger gilt und wie der Upload abläuft, steht im BDR-Leitfaden.

Schritt 6: Archivieren. Die XML-Datei ist das Original. Sie muss mindestens 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden, nicht nur der Ausdruck oder die Viewer-Ansicht.

ZUGFeRD-Rechnung erstellen

ZUGFeRD ist für die meisten Handwerksbetriebe, Praxen und kleinen Dienstleister die pragmatischere Wahl, weil das gestaltete Rechnungslayout erhalten bleibt. Eine gültige ZUGFeRD-Rechnung erfüllt drei technische Bedingungen, um die sich ein ordentliches Tool automatisch kümmert:

• PDF/A-3. Nicht jede PDF ist eine PDF/A-3. Das Format ist für Langzeitarchivierung gedacht und erlaubt eingebettete Anhänge. Wer aus Word „Speichern als PDF" macht, bekommt in der Regel keine PDF/A-3.
• EN-16931-konforme XML in der Datei, geprüft gegen dieselben Geschäftsregeln wie eine XRechnung.
• Konsistenz zwischen PDF und XML. Bei Abweichungen gilt steuerlich ausschließlich die XML, das hat das BMF im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt. Was passiert, wenn beides auseinanderläuft, steht im Artikel zur PDF-XML-Diskrepanz.

Welches Profil? ZUGFeRD kennt mehrere Detailstufen, von MINIMUM (nur Buchungsdaten, keine Positionen) bis EXTENDED. Für die Pflicht brauchst du mindestens BASIC, besser das Profil EN 16931. Das ist der Allzweckstandard, den jedes ordentliche Tool erzeugt. Die Profile im Einzelnen erklärt der ZUGFeRD-Leitfaden.

Der Ablauf über einen Konverter sieht so aus:

Schritt 1: Rechnung wie gewohnt erstellen. Word, Excel, Branchensoftware, egal womit. Die PDF ist das Ausgangsdokument. Wenn du lieber neu erfassen willst, geht das im E-Rechnungs-Tool direkt in der Maske, mit Logo.

Schritt 2: PDF auf den Konverter laden. Bei PDF zu ZUGFeRD per Drag-and-Drop. Die Extraktion der Felder dauert wenige Sekunden.

Schritt 3: Felder prüfen und korrigieren. Das ist der wichtigste Schritt, weil hier die Fehler abgefangen werden, bevor sie in die XML wandern. Die typischen Fallen:

• IBAN-Zeichen, die sich optisch ähneln: kleines l und Ziffer 1, großes O und Null, 5 und S. Zeichen für Zeichen vergleichen.
• Rundungsdifferenzen. Drei Positionen zu je 33,33 € netto ergeben in der Anzeige 99,99 €, in Excel intern 100,00 €. Der Validator schlägt dann auf BR-CO-10 an. Einmal nachrechnen.
• Skonto als Fließtext. „Zahlbar binnen 14 Tagen mit 2 % Skonto" aus dem Word-Dokument muss in das strikte Format #SKONTO#TAGE=14#PROZENT=2.50#, sonst greift BR-DE-18.
• Leistungszeitraum. In Word oft als Fließtext am Ende, im strukturierten Format ein eigenes Feld.
• Steuerkategorie. Bei Reverse Charge nach § 13b UStG ist der Code AE, nicht S mit 0 %. Bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG ist es E. Der Betrag sieht gleich aus, die Bedeutung ist eine andere. Mehr dazu im Reverse-Charge-Artikel.

Schritt 4: Validierung laufen lassen. Der Konverter prüft gegen die EN-16931-Regeln und die deutschen CIUS-Regeln. Schlägt etwas an, steht der konkrete Fehlercode dabei. Korrigieren, neu prüfen, erst dann weiter. Was ein Code bedeutet, steht im Fehler-Lexikon.

Schritt 5: Datei herunterladen und versenden. Du bekommst eine PDF/A-3 mit eingebetteter XML. Optisch identisch mit deinem Original, technisch eine vollwertige E-Rechnung. Du verschickst sie wie jede andere PDF per Mail.

Schritt 6: Archivieren. Die strukturierte Datei muss mindestens 8 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden (seit 2025 verkürzt von 10 Jahren durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, in Fällen wie laufenden Prüfungen weiterhin 10). Das ist der Punkt, den die meisten Konverter offenlassen.

Für eine einzelne Rechnung ist der ganze Vorgang in ein paar Minuten erledigt.

Was „kostenlos" bei Konvertern wirklich heißt

Wir haben am 4. September 2026 zwei fiktive PDF-Rechnungen durch zehn frei zugängliche Konverter geschickt und die Ergebnisse mit dem KoSIT-Validator und veraPDF geprüft. Neun Anbieter gaben Dateien heraus. Fünf davon lasen mindestens eine Angabe falsch aus oder deuteten sie falsch, vier lieferten mindestens eine nicht valide Datei, und von den acht, die die Kleinunternehmer-Rechnung annahmen, scheiterten vier daran. Zwei Anbieter setzten vor den Download eine Bezahlschranke. Die Testrechnungen, jede Ergebnisdatei und die Methodik stehen im Konverter-Praxistest zum Nachprüfen.

Die Lehre daraus ist nicht „Konverter taugen nichts", sondern: Schritt 3 und 4 oben sind keine Formsache. Kontrolliere die Felder, validiere das Ergebnis, und zwar bei jedem Tool, auch bei unserem.

Wann der manuelle Weg reicht und wann nicht

Der Weg über ein kostenloses Tool ist die richtige Wahl, wenn:

• du weniger als fünf Rechnungen pro Monat schreibst
• du Spaß daran hast, jede Rechnung kurz selbst zu prüfen
• du die Archivierung separat löst, zum Beispiel über deine Steuerberatung

Sobald das Volumen steigt, kippt das Bild aus drei Gründen.

Erstens: Manuelle Prüfung kostet Zeit. Realistisch zwei bis fünf Minuten pro Rechnung. Bei dreißig Rechnungen im Monat sind das eine bis zweieinhalb Stunden, jeden Monat, dauerhaft.

Zweitens: Tageslimits. Die meisten kostenlosen Konverter haben ein Limit oder ein Bezahlmodell ab der zweiten Rechnung. Bei Belegschmied sind es drei Konvertierungen pro Tag im anonymen Tools-Bereich. Wer regelmäßig versendet, läuft schnell dagegen.

Drittens: Archivierung. Bei manueller Konvertierung ist die GoBD-konforme Aufbewahrung dein Problem. Machbar, aber nicht trivial: Unveränderbarkeit, Versionierung, Audit-Trail. Was dazugehört, steht im Archivierungs-Artikel.

Der nächste Schritt: automatischer Workflow

Wer das Thema dauerhaft erledigt haben will, sollte sich nicht zu lange mit dem manuellen Konverter aufhalten. Belegschmied bietet eine Layer-Lösung, bei der du deine Rechnung wie gewohnt in Word, Excel oder deiner Branchensoftware schreibst, sie ganz normal per Mail an deinen Kunden schickst und unsere Adresse in CC setzt. Wir extrahieren die Daten, validieren, erzeugen die ZUGFeRD-Datei oder die XRechnung und stellen sie dem Empfänger zu. Die Archivierung läuft automatisch mit: 10 Jahre gespeichert, gesetzlich gefordert sind 8. Wie das mit Word im Detail aussieht, zeigt der Word-Leitfaden.

Versand, Empfang und Archiv stecken im Tarif Pro für 29 €/Monat, 30 Tage kostenlos zu testen. Wer nur ausprobieren will, ob das Ergebnis passt, braucht dafür kein Konto: Die Tools konvertieren einzelne Rechnungen gratis.

Was du jetzt tun kannst

Drei Schritte, die unabhängig von der gewählten Lösung Sinn ergeben:

1. Stammdaten sortieren. USt-IdNr. ohne Leerzeichen, IBAN buchstabengenau, korrekter Firmenname, Standard-Zahlungsbedingungen. Einmal sauber, immer sauber.
2. Eine Test-Rechnung erzeugen. Eine ganz normale Rechnung durch den Konverter schicken und das Ergebnis im Validator prüfen. Das zeigt in zwei Minuten, ob deine Vorlage E-Rechnungs-tauglich ist.
3. Empfangsweg klären. Die Empfangspflicht gilt seit 2025. Mehr dazu im Empfangs-Artikel.

E-Rechnungen erstellen ist keine Magie. Wer den Workflow einmal für XRechnung oder ZUGFeRD durchläuft, hat das Prinzip verstanden und kann entscheiden, ob er das jedes Mal manuell macht oder den Schritt automatisiert.