Lohnt sich eine zweite Rechnungssoftware für die Rechnungen neben dem ERP?

Der Denkfehler: die Restmenge ist nicht gleichförmig

Eine zweite Rechnungssoftware ist attraktiv, solange man sich die Restmenge als Stapel gleichartiger Belege vorstellt. In der Praxis ist sie das Gegenteil: eine Sammlung von Einzelfällen, die genau deshalb nicht im führenden System landen. Weiterberechnungen, Mischkalkulationen, freie Positionen, Abrechnungen nach Absprache.

Eine neue Software mit Artikelstamm und Preisfindung stellt diesen Fällen dieselbe Hürde noch einmal auf. Nach kurzer Zeit entsteht daneben wieder eine Word-Datei, und Sie haben zwei Systeme und trotzdem eine Restmenge.

Die Nebenkosten, die selten eingerechnet werden

• Stammdaten doppelt. Kunden, Adressen, Steuersätze, Zahlungsbedingungen müssen in beiden Systemen stimmen, sonst weicht die Rechnung von der Buchhaltung ab.
• Nummernkreise. Zwei Systeme, die Rechnungsnummern vergeben, brauchen eine Regel, die beide einhalten, und jemanden, der sie überwacht.
• Governance. Ein weiteres System will berechtigt, geprüft, gesichert und archiviert werden. Bei einem Compliance-Thema fällt das stärker ins Gewicht als sonst.
• Der Umstieg der Fachabteilung. Die Kollegen, die heute in Word arbeiten, arbeiten dann in einer Maske. Das ist der Teil, der am häufigsten scheitert.

Wann sie doch die richtige Wahl ist

Wenn ein abgrenzbarer Bereich einen eigenen, wiederkehrenden Rechnungsstrom hat, etwa eine zugekaufte Gesellschaft mit klarem Leistungskatalog. Dann ist die zweite Software kein Umweg, sondern das führende System dieses Bereichs.

Für alles andere ist die dritte Option meist verhältnismäßiger: die Rechnung entstehen lassen, wo sie entsteht, und die Konformität dahintersetzen. Der Vergleich aller drei Wege steht auf der Seite zu den Schattenrechnungen.