Muss unser ERP angefasst werden, wenn eine Konvertierung dahinterkommt?

Warum das der entscheidende Unterschied ist

Der Aufwand eines ERP-Projekts steckt nicht im Bauen, sondern im Absichern. Jede Änderung am führenden System zieht Tests, Freigaben und ein Zeitfenster nach sich, und bei einem produktiven Fakturaprozess ist das Risiko real. Deshalb dauern diese Projekte Quartale, nicht Tage.

Eine Schicht dahinter berührt diesen Bereich nicht. Sie bekommt ein fertiges Dokument und gibt ein Dokument zurück. Der Beleg im ERP bleibt derselbe, die Nummernkreise bleiben, die Buchung bleibt.

Was Sie stattdessen entscheiden müssen

Nicht nichts, aber deutlich weniger:

• Wie die Rechnungen ankommen. Über REST-API, über einen Power-Automate-Flow, der einen SharePoint- oder Teams-Ordner beobachtet (die Vorlage dafür stellen wir bereit), per Mail an die Versandadresse oder als CC in die Rechnungsmail, oder als Upload im Browser.
• Wie sie hinausgehen. Über unsere Infrastruktur, unter Ihrer eigenen Domain über DNS-Einträge, über Ihr Microsoft 365 oder über Ihren eigenen SMTP-Server.
• Was bei Unklarheit passiert. Freigabe statt stiller Versand, siehe Was passiert, wenn eine PDF nicht sauber konvertierbar ist.

Das sind Festlegungen in Ihrer Umgebung, keine Eingriffe im ERP.

Der ehrliche Nachteil

Automatisiert wird die Konformität, nicht das Schreiben der Rechnung. Wer sich davon erhofft, dass die Fachabteilung aufhört, in Word zu arbeiten, wird enttäuscht. Und ohne Validierung jeder einzelnen Rechnung wäre der Weg fahrlässig: Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, darf nicht geraten werden.

Die drei Wege im Vergleich stehen auf der Seite zu den Schattenrechnungen.