Müssen wir die Branchensoftware wechseln, wenn sie keine E-Rechnung kann?

Die drei Angebote, die Sie stattdessen bekommen

• Ein Modul des Herstellers. Wenn es existiert und bezahlbar ist, ist es der saubere Weg. Häufig kostet es allerdings einen vierstelligen Betrag plus laufende Wartung, und für ältere Versionsstände gibt es es gar nicht.
• Ein Versionssprung. Der Hersteller rüstet die E-Rechnung nur in der aktuellen Generation nach. Dann hängt an einem Formatthema plötzlich ein Migrationsprojekt samt Datenübernahme und Schulung.
• Ein Systemwechsel. Der große Schnitt, oft empfohlen, selten verhältnismäßig.

Wenn keines davon passt, bleibt Ihre Rechnung in der Branchensoftware oder in Word, und die Frage ist nur noch, was danach passiert.

Was eine Konvertierung dahinter tut

Sie setzt an dem Punkt an, an dem die Rechnung fertig ist, also bei der PDF. Aus dem Dokument werden die Rechnungsdaten gelesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln geprüft und zu einer ZUGFeRD-Datei zusammengesetzt, in der Ihr gewohntes Layout sichtbar bleibt. Für Behörden entsteht stattdessen eine XRechnung. Anschließend wird zugestellt und zehn Jahre unveränderbar archiviert.

Für die Software davor ändert sich nichts. Sie druckt weiter dieselbe PDF.

Wann ein Wechsel trotzdem richtig ist

Wenn die Software auch sonst nicht mehr trägt: fehlende Updates, kein Support mehr, ein Datenmodell, das an Ihren heutigen Abläufen vorbeigeht. Dann ist die E-Rechnung der Anlass, nicht der Grund. Das ist eine Entscheidung über Ihr System, keine über ein Dateiformat.

Prüfen lässt sich der pragmatische Weg in wenigen Minuten: eine typische Rechnung durch die Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD schicken und ansehen, was die Prüfung meldet.