Für Einkauf, IT-Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit, Datenschutz und Aufbewahrung

Diese Seite ist für die Prüfung gedacht, die vor einer Einführung steht. Sie nennt, was tatsächlich eingerichtet ist, und sagt am Ende ebenso deutlich, was wir nicht zusagen. Beides ist absichtlich nachprüfbar formuliert.

Wo liegen die Daten, und wer kommt daran?

Hosting in Deutschland, die Datenbank liegt in der Region Frankfurt
Übertragung ausschließlich TLS-verschlüsselt
Row-Level-Security auf jedem Datensatz: ein Arbeitsbereich sieht keine Zeile eines anderen
Verschlüsselte Storage-Buckets für Belege und Anhänge
Kein Zugriff unserer Mitarbeiter auf Ihre Rechnungsinhalte
Zugangsdaten für Ihren Mailversand werden verschlüsselt gespeichert

Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, im Konto abschließbar
Vollständiges Verzeichnis der eingesetzten Auftragsverarbeiter mit Zweck und Sitz
Verfahrensdokumentation, aus den tatsächlichen Einstellungen Ihres Betriebs erzeugt
Rohe Eingangsmails werden nach 90 Tagen gelöscht, die erzeugte Rechnung bleibt im Archiv

Auftragsverarbeitungsvertrag ansehen Datenschutzerklärung

Aufbewahrung nach GoBD

Jede Rechnung wird zehn Jahre unveränderbar gespeichert
Hash-Chain über alle Belege: jeder Eintrag ist mit dem vorherigen verkettet
Audit-Log über jede Aktion, mit Person, Zeitpunkt und Vorgang
Original und erzeugte E-Rechnung werden beide archiviert, nicht nur eine Ansicht
Validierungsbericht je Rechnung, mitarchiviert

Gesetzlich gefordert sind acht Jahre für Rechnungen (§ 14b UStG) und bis zu zehn für sonstige Unterlagen (§ 147 AO). Wir halten einheitlich die längere Frist vor.

Verfügbarkeit und Störungen

Hier steht keine Prozentzahl, und das ist eine Entscheidung, keine Auslassung. Belegschmied arbeitet asynchron: Eine Störung führt nicht dazu, dass eine Rechnung verloren geht, sondern dazu, dass sie später verarbeitet wird. Die Frage, die für Sie zählt, ist deshalb nicht, ob das Dashboard nachts erreichbar war, sondern ob Ihre Rechnung hinausgeht. Darauf antworten wir so:

Nichts geht still verloren

Eingelieferte Rechnungen liegen in einer Warteschlange, bis sie verarbeitet sind. Eine Störung verzögert die Verarbeitung, sie verwirft nichts.

Wiederaufnahme ohne Datenverlust

Nach einer Störung läuft die Verarbeitung an der Stelle weiter, an der sie stehengeblieben ist. Der Stand jeder einzelnen Rechnung ist im Arbeitsbereich sichtbar, samt Zustellstatus.

Im Zweifel Freigabe statt Versand

Was nicht sicher aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht geraten und nicht stillschweigend hinausgeschickt, sondern zur Freigabe angehalten. Eine falsche Rechnung beim Kunden ist teurer als eine verspätete.

Abhängigkeiten offen benannt

Belegschmied hängt an Vorleistungen: Hosting, Mailversand und der Dienst, der die Rechnungsdaten aus der PDF liest. Fällt eine davon aus, verzögert sich die Verarbeitung. Das gilt für jede SaaS, wir schreiben es nur hin.

Was wir nicht zusagen

Keine zugesicherte Verfügbarkeit in Prozent, keine garantierten Reaktionszeiten, keine Zertifizierung nach ISO 27001 und keine Aussagen über durchgeführte Penetrationstests. Nichts davon ist bei uns gemessen oder zertifiziert, und eine Zahl ohne Messung dahinter wäre für Ihre Prüfung wertlos. Wo Verfügbarkeits- und Reaktionszusagen Vertragsgegenstand sein müssen, vereinbaren wir sie individuell, statt sie auf einer Marketing-Seite zu behaupten.

Prüfung begleiten lassen

Lieferantenfragebogen, TOM-Nachweise, AVV: Sagen Sie uns, was Ihre Prüfung braucht, dann gehen wir es gemeinsam durch.