E-Rechnungen empfangen: die Software für 5 € im Monat. Lesbar, geprüft, archiviert.
Belegschmied Empfang ist die Software, mit der Sie E-Rechnungen empfangen, ohne etwas umzustellen. Sie bekommen eine Empfangsadresse. Jede Rechnung, die dort ankommt, wird lesbar gemacht, geprüft und archiviert. Ihr Buchhaltungsprogramm und Ihr Steuerberater bleiben, wie sie sind.
- Geprüftgegen EN 16931
- 10 Jahre ArchivGoBD-konform
- DSGVO-konformHosting in Deutschland
Monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.
- Persistente Empfangsadresse @in.belegschmied.de
- Eingehende XML automatisch lesbar (HTML-View)
- GoBD-konformes Archiv (10 Jahre)
- Bis 50 Rechnungen / Monat
- 1 Nutzer
- Prüfbericht nach EN 16931 je Rechnung
- Scans und Papierrechnungen per OCR
Keine Testphase: Sie zahlen ab dem ersten Monat 5 € und kündigen, wenn es nicht passt. Kein Versand, kein Programm zu installieren. Wer auch versenden will, nimmt Pro.
Eine Adresse, drei Schritte
Die Rechnung kommt an, wird lesbar gemacht, geprüft und abgelegt. Sie sehen das Ergebnis, nicht den Weg dorthin.
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Adresse weitergeben
Sie bekommen eine feste Adresse @in.belegschmied.de. Geben Sie sie Ihren Lieferanten, oder leiten Sie Rechnungen aus Ihrem Postfach dorthin weiter. Beides geht, auch gemischt.
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Wir machen die Rechnung lesbar und prüfen sie
XRechnung, ZUGFeRD, PDF oder Scan: aus jedem Format entsteht eine lesbare Ansicht mit Rechnungsnummer, Beträgen und Steuersätzen, dazu der Prüfbericht nach EN 16931. Eine Mail mit Original, Ansicht und Prüfergebnis bekommen Sie zusätzlich.
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Alles liegt zehn Jahre im Archiv
Original und Ansicht liegen nebeneinander, unveränderbar und durchsuchbar nach Lieferant, Datum, Betrag und Nummer. Bei der Betriebsprüfung laden Sie herunter, was gebraucht wird.
Der Eingang: jede Rechnung mit Format, Betrag, Prüfergebnis und Status. Ein Klick öffnet Original, lesbare Ansicht und Prüfbericht.
Und zu jeder Rechnung eine Mail
Wer nicht in die App schauen will, muss es nicht. Zu jeder eingegangenen Rechnung bekommen Sie eine Mail mit den Eckdaten, dem Prüfergebnis und dem Link ins Archiv. Angehängt sind das Original und bei einer XRechnung die lesbare PDF-Vorschau.
Wie der Eingang die Formate im Einzelnen behandelt, steht in der Anleitung Wie der Empfang funktioniert. Wer nur einmal eine einzelne XRechnung lesen will, braucht kein Konto: XRechnung visualisieren.
Was rechtssicher hier heißt
Drei Anforderungen aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass, jede mit Fundstelle. Und ehrlich gesagt, was das Mailpostfach davon schon erfüllt.
Empfangen können
Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen, Kleinunternehmer eingeschlossen. Ein gesondertes Postfach ist nicht nötig. Wer nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine Papier- oder PDF-Rechnung, und der Aussteller hat seine Pflicht mit dem Sendeprotokoll erfüllt.
Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE, eingefügt durch das BMF-Schreiben vom 15.10.2025. Das Postfach erfüllt diesen Punkt.
Den Datensatz unverändert aufbewahren
Ein Doppel jeder Eingangsrechnung ist acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleiben. Ein Ausdruck oder eine gespeicherte Ansicht genügt nicht, die XML muss erhalten bleiben. Wir speichern zehn Jahre.
§ 14b Abs. 1 UStG, Rn. 60 des BMF-Schreibens vom 15.10.2025 und Abschnitt 14b.1 Abs. 1 und 5 UStAE. Das Postfach erfüllt diesen Punkt, solange niemand die Mail löscht oder den Anhang ersetzt.
Nachvollziehbar und lesbar halten
Für die Buchführung gelten die GoBD: unveränderbare Ablage, Protokoll jeder Änderung, Lesbarkeit über die gesamte Frist, Datenzugriff für die Prüfung. Eine XRechnung ist ohne Ansicht nicht lesbar, und ein Mailordner protokolliert nichts. Genau diese Lücke schließt der Empfangstarif.
§ 147 AO und die GoBD in der Fassung vom 14.07.2025, auf die Rn. 61 des BMF-Schreibens verweist. Das Postfach erfüllt diesen Punkt nicht.
Umsatzsteuerlich ist eine Ablage außerhalb eines GoBD-Systems allein noch kein Verstoß, das sagt Rn. 60 des Schreibens ausdrücklich. Der Aufwand entsteht an anderer Stelle: eine XRechnung lesbar machen, prüfen, ob sie formal in Ordnung ist, und über acht Jahre belegen, dass niemand sie angefasst hat. Den ausführlichen Text dazu lesen Sie im Ratgeber zur Empfangspflicht, die Hosting- und Zugriffsfragen auf Sicherheit.
Für Betriebe, die empfangen müssen und nichts versenden
Die Empfangspflicht trifft auch, wer selbst steuerfrei abrechnet oder gar keine Rechnungen schreibt.
Arzt- und Zahnarztpraxis
Heilbehandlungen sind steuerfrei, die Empfangspflicht gilt trotzdem: Labor, Dentaltechnik und Praxisbedarf schicken E-Rechnungen. Die Praxissoftware bleibt, wie sie ist.
E-Rechnung in der Praxis →Kanzlei
Mandantenakten und Honorarabrechnung laufen weiter in der Kanzleisoftware. Eingangsrechnungen von Dienstleistern und Lieferanten landen getrennt davon im Archiv.
E-Rechnung in der Kanzlei →Vermieter und Verwalter
Handwerker, Hausmeisterdienste und Versorger stellen E-Rechnungen, auch wenn Sie selbst steuerfrei vermieten. Für die Nebenkostenabrechnung liegt jede Rechnung auffindbar bereit.
E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft →Verein mit Geschäftsbetrieb
Sobald ein Verein unternehmerisch tätig ist, muss er E-Rechnungen annehmen können. Der Kassenwart braucht dafür kein Buchhaltungsprogramm, nur eine Adresse und ein Archiv.
Wer ausgenommen ist →Kleinunternehmer
Wer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweist, muss trotzdem empfangen können. Das sagt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass ausdrücklich.
Was für Kleinunternehmer gilt →Kleinbetrieb mit Steuerberater
Die Buchhaltung macht die Kanzlei, Sie sammeln die Belege. Das Archiv ersetzt den Schuhkarton, und Ihr Steuerberater bekommt die Dateien in dem Turnus, den Sie heute schon haben.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater →E-Rechnung empfangen: Software, Postfach oder Viewer?
Vier Wege, dieselben sechs Fragen. Die Fremdpreise stammen von den Preisseiten der Anbieter, das Abrufdatum steht unter der Tabelle.
| Mailpostfach allein | Kostenloser Viewer | Buchhaltungssoftware mit Empfang | Belegschmied Empfang | |
|---|---|---|---|---|
| XRechnung-XML lesbar | Nein, die XML öffnet sich als Quelltext | Ja, Datei einzeln öffnen | Ja, nach dem Import | Ja, automatisch beim Eingang |
| Prüfung gegen EN 16931 | Nein | Teils, je nach Viewer | Je nach Anbieter | Ja, mit Prüfbericht je Rechnung |
| GoBD-Archiv, unveränderbar | Nein, Mails lassen sich löschen und ändern | Nein, ein Viewer speichert nichts | Ja | Ja, 10 Jahre |
| Aufwand pro Rechnung | Anhang öffnen, ablegen, Ordner pflegen | Datei speichern, im Viewer öffnen, woanders archivieren | Import oder Weiterleitung, dann buchen | Keiner, die Rechnung kommt fertig an |
| Kosten | Keine, dafür Ihre Arbeitszeit | Quba Viewer: kostenlos (Open Source) | sevdesk ab 9,90 EUR netto/Monat, Lexware Office ab 7,90 EUR netto/Monat, WISO MeinBüro ab 10,90 EUR/Monat | 5 €/Monat, monatlich kündbar |
| Was Sie umstellen | Nichts, aber Sie bauen das Archiv selbst | Nichts, das Archiv fehlt weiter | Die Buchhaltung wechselt das Programm | Nichts, eine Adresse kommt dazu |
Fremdpreise netto laut Preisseite des jeweiligen Anbieters, Stand 2026-09-01, meist der günstigste Tarif bei jährlicher Zahlung. Einzelheiten, Quellen und weitere Anbieter im Anbieter-Vergleich. Buchhaltungssoftware ist die richtige Wahl, wenn Sie ohnehin wechseln wollen; der Empfangstarif ist für alle, die genau das nicht wollen.
Wenn Sie später auch versenden müssen
Ab 2027 wird der Versand von E-Rechnungen für die ersten Betriebe Pflicht, ab 2028 für alle. Dann wechseln Sie zu Pro für 29 €/Monat: aus Ihrer PDF wird die E-Rechnung, dazu DATEV-Export für den Steuerberater und bis zu 250 Rechnungen / Monat. Ihre Empfangsadresse und Ihr Archiv bleiben dabei, wie sie sind.
Alle Tarife im VergleichHäufige Fragen zum Empfangstarif
Brauche ich weiterhin mein Mailpostfach?
Ja, für alles außer Rechnungen. Lieferanten schicken Rechnungen an Ihre Empfangsadresse, alles andere läuft wie bisher. Wenn ein Lieferant trotzdem an die alte Adresse schickt, leiten Sie die Mail einfach weiter, der Eingang verarbeitet sie genauso.
Ist das ein Programm, das ich installieren muss?
Nein. Es gibt nichts zu installieren und nichts einzurichten. Sie melden sich an, bekommen Ihre Adresse und sehen den Eingang im Browser. Ihr Buchhaltungsprogramm, falls Sie eines haben, bleibt unverändert.
Was passiert mit Papierrechnungen und einfachen PDFs?
Sie werden genauso verarbeitet. Eine PDF ohne Datensatz lesen wir aus dem Text, einen Scan oder ein Handyfoto per OCR. Sie landen im selben Archiv wie die E-Rechnungen, mit dem Hinweis, wie sie gelesen wurden.
Reicht das dem Finanzamt?
Für die Empfangspflicht verlangt der Umsatzsteuer-Anwendungserlass, dass Sie E-Rechnungen technisch annehmen können. Für die Aufbewahrung verlangt § 14b UStG acht Jahre, und der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Wir bewahren das Original zehn Jahre unverändert auf, protokollieren jede Aktion und liefern eine vorbefüllte Verfahrensdokumentation. Was die GoBD darüber hinaus an Ihre Buchführung stellen, bleibt Sache Ihrer Buchhaltung oder Ihres Steuerberaters.
Kann mein Steuerberater zugreifen?
Der Empfangstarif hat 1 Nutzer. Sie laden Original, lesbare Ansicht und Prüfbericht herunter und geben sie weiter, wie Sie es heute mit Belegen tun. Der DATEV-Export für die Kanzlei kommt mit Pro, mehrere Nutzer gibt es ab Business.
Was passiert, wenn mehr als 50 Rechnungen im Monat kommen?
Keine Rechnung geht verloren. Jede weitere wird angenommen und archiviert, nur die Weiterleitung per Mail pausiert, und Sie bekommen einen Hinweis per Mail. Wer dauerhaft mehr braucht, wechselt zu Pro, Adresse und Archiv bleiben dabei erhalten.
Kann ich monatlich kündigen?
Ja, zum Ende des laufenden Monats, ohne Mindestlaufzeit. Vor der Kündigung laden Sie Ihr Archiv herunter.
Warum gibt es keine Testphase?
Bei 5 € im Monat wäre eine Testphase teurer als der Tarif. Sie zahlen ab dem ersten Monat und kündigen, wenn es nicht passt. Pro, Business und Enterprise lassen sich 30 Tage kostenlos testen.
Eine Adresse, und die Empfangspflicht ist erledigt.
Lesbar, geprüft, zehn Jahre archiviert. Ohne neues Programm und ohne Umstellung.
5 €/Monat, monatlich kündbar, keine Einrichtungsgebühr.
- Keine Software-Umstellung
- GoBD-konformes Archiv
- Hosting in Deutschland