Wer betreibt die kostenlosen E-Rechnungs-Tools?

Kernbefunde

Zählregel: Dienste, deren Recherche zu einem Kriterium noch offen ist, fallen aus der jeweiligen Quote heraus und zählen nie als Negativbefund. Details in der Methodik.

Warum diese Kriterien?

Eine Rechnung enthält personenbezogene Daten. Verarbeitet ein Dienst sie auf seinen Servern, handelt er als Auftragsverarbeiter, und der nutzende Betrieb braucht mit ihm einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ohne AVV verlagert der Betrieb Daten an einen Dritten, ohne die Verantwortung geregelt zu haben. Das Impressum wiederum beantwortet die Frage, gegen wen sich Ansprüche überhaupt richten würden. Und weil E-Rechnungen acht Jahre unveränderbar aufzubewahren sind (§ 147 AO, § 14b UStG), entscheidet ein fehlendes Archiv darüber, welche Pflicht nach dem Klick auf „Herunterladen“ beim Nutzer verbleibt.

Keines der Kriterien bewertet die technische Qualität eines Tools. Ein Einzelunternehmen kann fehlerfreie ZUGFeRD-Dateien erzeugen, eine Aktiengesellschaft fehlerhafte. Die Kriterien beschreiben, wie belastbar das Vertrags- und Datenschutzverhältnis ist, das ein Betrieb mit dem Upload eingeht.

Betreiber: Einzelpersonen prägen den Konverter-Markt

Von den 17 untersuchten Diensten ließ sich für 16 der Betreiber anhand des Impressums einstufen. 7 davon führen eine natürliche Person ohne Handelsregistereintrag als Betreiber, 1 weiterer nennt gar kein auffindbares Impressum: Die Impressums-URL liefert einen 404-Fehler, die Nutzungsbedingungen verweisen stattdessen auf eine litauische Gesellschaft mit Gerichtsstand Litauen.

Der Kontrast zur etablierten Rechnungssoftware ist deutlich: Dort sind alle 9 geprüften Betreiber eingetragene Gesellschaften mit Registerangabe im Impressum, von der sevDesk GmbH bis zur Sage GmbH. Der Transparenz-Unterschied liegt also nicht am Produkttyp E-Rechnung, sondern an der Nische der schnellen Konverter und Gratis-Generatoren, die die Pflicht seit 2025 hervorgebracht hat.

AVV, Serverstandort, Zertifikate

Einen öffentlich abrufbaren Auftragsverarbeitungsvertrag stellen 2 der 15 geprüften Dienste bereit. Ein fehlender öffentlicher AVV heißt nicht zwingend, dass ein Anbieter auf Anfrage keinen schließt; er heißt aber, dass ein Betrieb vor der ersten Nutzung nicht prüfen kann, worauf er sich einlässt.

Beim Serverstandort das gleiche Bild: 8 der 17 Dienste machen dazu keine belegbare Angabe. Ein Dienst verarbeitet laut eigener FAQ vollständig im Browser und braucht deshalb keinen; er ist hier nicht mitgezählt. Unabhängige Zertifikate oder Testate (ISO 27001, IDW PS 880) weist in der Untersuchungsgruppe kein einziger Dienst nach. Einzelne werben mit der ISO-Zertifizierung ihres Cloud-Anbieters; das zertifiziert das Rechenzentrum, nicht den Umgang des Dienstes mit den Daten.

Gratis erstellen heißt selbst archivieren

2 der 10 untersuchten Gratis-Tools weisen ein GoBD-Archiv aus, und eines davon nur im Bezahltarif. Die übrigen löschen hochgeladene Daten nach Stunden oder Tagen oder speichern von vornherein nichts. Für den Nutzer bleibt damit die Pflicht, jede erzeugte E-Rechnung acht Jahre unveränderbar aufzubewahren, und zwar als XML-Datei, nicht als Ausdruck. 5 der 10 Gratis-Tools sagen zudem nicht, ob die eingegebenen Rechnungsdaten im Browser bleiben oder auf einem Server landen.

Was KI-Suchen von diesem Markt empfehlen

Für eine eigene Messung am 31.08.2026 haben wir ChatGPT fünf typische Anfragen zur PDF-Konvertierung gestellt und die Suchanfragen des Modells samt der am Ende zitierten Quellen mitgeschnitten. 6 Anbieter-Domains wurden als Quellen zitiert. 4 davon werden von Einzelpersonen betrieben oder nennen kein auffindbares Impressum, darunter der Dienst mit litauischem Gerichtsstand. Wer einer KI-Empfehlung folgt, landet in diesem Markt also überdurchschnittlich oft bei den am dünnsten dokumentierten Betreibern. Die Empfehlungslogik prüft, ob eine Seite die gestellte Frage beantwortet, kein Impressum.

Alle 19 Dienste im Detail

Ein „—“ heißt: auf den Anbieter-Seiten nicht belegbar, nicht „gibt es nicht“. Die Quellen stehen ausklappbar unter der Tabelle.

Methodik

Änderungsprotokoll

• 01.09.2026: Erstveröffentlichung mit 19 Diensten.