E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft: was Vermieter, Verwalter und FM-Dienstleister wirklich umstellen müssen

Die meisten Artikel zur E-Rechnung in der Immobilienwirtschaft erzählen dieselbe halbe Geschichte: Vermieter müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das stimmt, und für den rein wohnwirtschaftlichen Bestand ist es tatsächlich fast die ganze Geschichte. Wer aber gewerblich vermietet, Objekte für Dritte verwaltet oder Facility-Services erbringt, hat ein zweites, größeres Thema, über das kaum jemand schreibt: die eigene Ausgangsseite.

Dort sieht es in der Praxis so aus: Die Dauermietrechnung für das Gewerbeobjekt ist ein Word-Dokument, das seit Jahren niemand angefasst hat. Die Nebenkostenabrechnung kommt aus Excel oder als PDF aus der Verwaltungssoftware. Weiterberechnungen für Instandhaltung, Versicherungsschäden oder Hausmeisterleistungen entstehen sowieso von Hand. Und das wohnungswirtschaftliche System im Hintergrund bucht Sollstellungen, aber es erzeugt keine E-Rechnungen nach EN 16931. Ab dem 1. Januar 2027 wird genau diese gewachsene Praxis für einen Teil der Rechnungen unzulässig.

Die kurze Antwort dieses Artikels: Welche Rechnungen betroffen sind, entscheidet die Umsatzsteuer, nicht die Branche. Steuerfreie Vermietung bleibt ausgenommen, optierte Gewerbemieten, Verwaltervergütungen und Facility-Leistungen nicht. Und der Bestandsschutz für alte Dauermietrechnungen hält nur bis zur nächsten Mietanpassung. Wie Sie die betroffenen Rechnungen konform bekommen, ohne Ihre Prozesse oder Ihre Software zu wechseln, steht in den nächsten Abschnitten.

Empfangen müssen alle: der Teil, der schon gilt

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, und Vermietung ist eine unternehmerische Tätigkeit, auch wenn sie umsatzsteuerfrei ist. Das gilt für jede einzelne Objektgesellschaft: Der Handwerker, der die Heizung im Objekt repariert, darf seine Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung schicken, und die Gesellschaft muss sie annehmen und 8 Jahre unverändert aufbewahren können. Ein Postfach, das strukturierte Rechnungen lesbar macht und archiviert, ist dafür die Mindestausstattung.

Das ist der Teil, den die generischen Ratgeber abdecken. Der Rest dieses Artikels handelt von der Seite, die dort fehlt.

Ausstellen: wo die Pflicht gewerbliche Vermieter wirklich trifft

Ob eine Rechnung als E-Rechnung ausgestellt werden muss, hängt an zwei Fragen: Geht sie an einen inländischen Unternehmer, und ist der Umsatz umsatzsteuerpflichtig? Daraus ergeben sich für die Immobilienwirtschaft drei Gruppen.

Ausgenommen bleibt die steuerfreie Vermietung. Vermietung und Verpachtung sind nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, und für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG besteht keine E-Rechnungspflicht. Die klassische Wohnraumvermietung ist damit doppelt raus: steuerfrei und meistens ohnehin an Privatpersonen.

Voll betroffen sind optierte Gewerbemieten. Wer Geschäftsräume an vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmer vermietet, hat in der Regel nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert, damit der Vorsteuerabzug aus Baukosten und Instandhaltung erhalten bleibt. Mit der Option fällt die Steuerbefreiung weg, und mit ihr die Ausnahme von der E-Rechnungspflicht: Die optierte Gewerbemiete muss ab dem Stichtag als E-Rechnung abgerechnet werden. Dasselbe gilt für die Nebenkosten dazu, denn sie teilen als Nebenleistung das umsatzsteuerliche Schicksal der Miete.

Betroffen ist außerdem alles, was ohnehin steuerpflichtig ist. Die Steuerbefreiung des § 4 Nr. 12 UStG ist enger, als viele denken, und viele Leistungen der Branche fallen von vornherein nicht darunter:

• Verwaltervergütungen. Die Hausverwaltung, die fremde Objekte gegen Honorar verwaltet, erbringt eine regulär steuerpflichtige Leistung an den Eigentümer.
• Facility-Services. Hausmeisterdienste, Reinigung, Wartung, Sicherheitsdienste: normale steuerpflichtige B2B-Leistungen, normale E-Rechnungspflicht.
• Weiterberechnungen. Kosten, die an Mieter, Eigentümer oder andere Gesellschaften durchgereicht werden: Versicherungsschäden, Fremdleistungen, anteilige Kosten im Portfolio.
• Stellplätze und Betriebsvorrichtungen. Die Vermietung von Kfz-Stellplätzen und von Betriebsvorrichtungen ist von der Steuerbefreiung ausgenommen, sofern sie nicht Nebenleistung einer steuerfreien Vermietung ist. Welche Ihrer Verträge das betrifft, gehört auf den Tisch des Steuerberaters.

Zu den Fristen: Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 für alle übrigen; sie betrifft in beiden Fällen nur Rechnungen an inländische Unternehmer. Für Vermieter steckt im Gesamtumsatz eine Feinheit: Er wird nach § 19 UStG berechnet, und dabei zählen steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 UStG nicht mit. Ein Bestand mit überwiegend steuerfreien Mieten kann deshalb trotz hoher Einnahmen erst 2028 versandpflichtig werden. Welche Frist für welche Gesellschaft greift, sollte der Steuerberater festlegen, nicht die Vorlage. Die vollständige Zeitachse steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Die Dauerrechnungs-Sonderregel: Bestandsschutz mit Verfallsdatum

Gewerbemieten werden typischerweise über Dauerrechnungen abgerechnet: eine Rechnung, die für jeden Monat gilt, solange sich nichts ändert. Für sie gibt es eine Sonderregel, die der Branche Luft verschafft, aber weniger, als es zunächst klingt.

Der Bestandsschutz: Dauerrechnungen, die vor dem Stichtag als Papier oder PDF gestellt wurden, bleiben gültig, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern. Es muss also nicht am 1. Januar 2027 der komplette Bestand neu fakturiert werden.

Der Haken: Jede Änderung der Rechnungsangaben beendet den Bestandsschutz für diesen Vertrag, und in der Immobilienwirtschaft sind Änderungen der Normalfall:

• Mietanpassungen jeder Art, ausdrücklich auch die automatische Anpassung aus einer Indexmietklausel. Gerade die Verträge, die sich „von selbst" anpassen, verlieren den Schutz als erste.
• Anpassungen der Nebenkostenvorauszahlung, wie sie fast jede Nebenkostenabrechnung nach sich zieht.
• Änderungen an Leistungsumfang, Flächen oder Vertragsparteien, etwa nach Umbau, Teilkündigung oder Eigentümerwechsel.

Tritt einer dieser Fälle ein, muss die nächste Dauerrechnung eine E-Rechnung sein. Für neue Mietverhältnisse ab dem Stichtag gilt die Pflicht von Anfang an; immerhin genügt auch dort eine einmalige E-Rechnung als Dauerrechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, aus der sich zusammen mit dem Vertrag die Pflichtangaben ergeben. Solange sich nichts ändert, ist keine monatliche Neuausstellung nötig.

Praktisch heißt das: Der Bestandsschutz ist kein Zustand, sondern ein Countdown. Bei Indexmieten und jährlichen Nebenkostenanpassungen läuft er für einen großen Teil des Gewerbebestands innerhalb von ein, zwei Jahren nach dem Stichtag ab, Vertrag für Vertrag, zu unvorhersehbaren Zeitpunkten. Wer erst dann eine Lösung sucht, wenn die erste Indexanpassung ansteht, entscheidet unter Zeitdruck.

Warum das Problem in Word und Excel liegt

Die Systemlandschaft der Branche ist auf Bewirtschaftung gebaut, nicht auf Fakturierung. Wohnungswirtschaftliche ERP-Systeme führen Sollstellungen und Mieterkonten; ein Mieter bekommt ein Avis oder eine Vertragsübersicht, aber selten eine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Für die Fälle, die eine echte Rechnung brauchen, greifen Verwaltung und Buchhaltung deshalb seit jeher zu Word und Excel: Dauermietrechnungen, Nebenkostenabrechnungen mit Steuerausweis, Weiterberechnungen, Sonderfälle.

Dazu kommt die Struktur der Branche selbst. Immobilien liegen aus Haftungs- und Finanzierungsgründen in Objektgesellschaften, oft eine GmbH oder KG pro Objekt. Jede dieser Gesellschaften ist ein eigener Rechnungssteller mit eigenen Stammdaten und eigenem Nummernkreis, aber mit so wenigen Ausgangsrechnungen, dass sich eine eigene Fakturierungssoftware nie gelohnt hat. Zwanzig Gesellschaften mit je fünfzehn Rechnungen im Monat sind zusammen ein ernstes Volumen und trotzdem an jeder einzelnen Stelle zu klein für ein Systemprojekt.

Diese Konstellation ist kein Branchen-Sonderfall, sondern die immobilienwirtschaftliche Ausprägung eines Musters, das wir für manuell erstellte Rechnungen allgemein und für die Restmenge neben SAP beschrieben haben: Die Rechnungen, die am System vorbeilaufen, tun das aus gutem Grund, und weder ein ERP-Ausbau noch eine zweite Rechnungssoftware beantwortet die E-Rechnungspflicht zu vertretbaren Kosten. Die ausführliche Abwägung der Optionen steht in den beiden verlinkten Artikeln; sie gilt hier unverändert.

Der pragmatische Weg: Prozesse behalten, Konformität dahinterschalten

Der Weg, der die Strukturen der Branche respektiert, lässt die Rechnungserstellung, wie sie ist: Die Dauermietrechnung bleibt ein Word-Dokument, die Nebenkostenabrechnung kommt weiter aus Excel oder der Verwaltungssoftware. Dahinter sitzt eine Schicht, die aus der fertigen PDF eine geprüfte E-Rechnung macht, sie zustellt und archiviert. Am Beispiel Belegschmied, wo wir genau diese Schicht bauen:

1. Eingang. Für die Einlieferung der PDFs gibt es mehrere Wege, gestaffelt nach Automatisierungsgrad. Vollautomatisch: Die Rechnungen werden per REST-API übergeben, oder ein Power-Automate-Flow schickt sie ohne manuellen Schritt per Mail an Ihr Belegschmied-Postfach, etwa sobald eine PDF in einem bestimmten SharePoint-Ordner liegt (eine Flow-Vorlage dafür stellen wir bereit). Ohne IT-Beteiligung: Die Verwaltung schickt die PDF direkt an das Postfach, setzt es beim Versand an den Mieter in CC oder lädt die Datei im Browser hoch.
2. Extraktion und Prüfung. Die Rechnungsdaten werden aus der PDF gelesen und gegen EN 16931 validiert. Was unvollständig oder mehrdeutig ist, wird nicht stillschweigend geraten, sondern zur Korrektur angehalten. Bei Mietrechnungen betrifft das erfahrungsgemäß Leistungszeiträume und Steuerausweise, bei Nebenkostenabrechnungen die Konsistenz der Summen.
3. Format und Zustellung. Aus PDF und Daten entsteht eine ZUGFeRD-Rechnung, bei der das gewohnte Layout sichtbar bleibt und die XML eingebettet daneben liegt, oder eine XRechnung, wo der Empfänger sie verlangt, etwa öffentliche Mieter und Auftraggeber mit Leitweg-ID. Der Versand läuft im Enterprise-Tarif über Ihr Microsoft 365 oder Ihren eigenen SMTP-Server: Die Rechnung kommt aus der Domain der jeweiligen Gesellschaft, nicht von einem fremden Absender.
4. Archiv. Jede Rechnung wird 10 Jahre unveränderbar gespeichert, gesetzlich gefordert sind 8 (§ 147 AO, § 14b UStG).

Die Objektgesellschaften laufen dabei als getrennte Mandanten mit eigenen Stammdaten, eigenem Absender und eigenem Archiv, unter einem gemeinsamen Zugang der Verwaltung. Der Enterprise-Tarif deckt bis zu 15.000 Rechnungen pro Monat ab und kostet 199 € pro Monat; die REST-API gibt es ab dem Business-Tarif, Anbindungen an ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem setzen wir auf Projektbasis um.

Was Vermieter und Verwalter jetzt tun sollten

1. Den Bestand nach Umsatzsteuer sortieren. Welche Mietverhältnisse sind optiert, welche steuerfrei? Welche Gesellschaften erbringen steuerpflichtige Leistungen (Verwaltung, FM, Weiterberechnungen, Stellplätze)? Das ergibt pro Gesellschaft die Liste der Rechnungen, die ab dem Stichtag E-Rechnungen sein müssen, und gehört einmal mit dem Steuerberater durchgesprochen.

2. Die Countdown-Verträge identifizieren. Bei welchen optierten Mietverhältnissen steht eine Indexanpassung, Mieterhöhung oder Vorauszahlungsanpassung an? Diese Verträge verlieren ihren Bestandsschutz zuerst und bestimmen, wann Sie tatsächlich liefern können müssen.

3. Vorlagen prüfen. Egal welcher Weg es wird: Die Rechnung muss inhaltlich vollständig sein, sonst scheitert jede Konvertierung. Typische Lücken sind fehlende Leistungszeiträume („Miete Januar 2027" gehört als Zeitraum auf die Rechnung), fehlende oder formal falsche USt-IdNrn. und Summen, die durch Excel-Rundung nicht konsistent sind. Der schnellste Realitätscheck: eine typische Dauermietrechnung durch unseren kostenlosen Validator schicken.

Häufige Fragen

Müssen wir für Wohnungsmieten E-Rechnungen stellen?

Nein. Steuerfreie Wohnraumvermietung ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, und Mieter, die Privatpersonen sind, fallen ohnehin nicht unter die B2B-Pflicht. Die Empfangspflicht für eingehende Rechnungen gilt trotzdem, auch für rein wohnwirtschaftliche Gesellschaften.

Was ist mit der Nebenkostenabrechnung?

Bei optierten Gewerbemieten teilen die Nebenkosten das umsatzsteuerliche Schicksal der Miete: Die Abrechnung mit Steuerausweis an einen Unternehmer muss ab dem Stichtag eine E-Rechnung sein. Zusätzlich wirkt die Abrechnung oft auf die Dauerrechnung zurück, weil sie die Vorauszahlungen anpasst, und genau diese Änderung beendet den Bestandsschutz der alten Dauermietrechnung.

Unsere Dauermietrechnungen stammen von 2024. Gilt der Bestandsschutz unbegrenzt?

Solange sich keine Rechnungsangabe ändert, ja. Praktisch endet er mit der nächsten Änderung: Mietanpassung, Indexierung, neue Vorauszahlung, geänderter Leistungsumfang. Ab dann muss für dieses Mietverhältnis eine E-Rechnung ausgestellt werden. Für Verträge mit Indexklausel ist der Bestandsschutz damit nur ein Aufschub bis zur nächsten Anpassung.

Unsere Verwaltungssoftware kann keine E-Rechnungen erzeugen. Müssen wir wechseln?

Nein. Wenn die Software eine ordentliche PDF erzeugt, kann eine nachgelagerte Schicht daraus die E-Rechnung machen, auf denselben Wegen wie bei Word und Excel. Ein Wechsel des Bewirtschaftungssystems wegen eines fehlenden Rechnungsformats wäre das teuerste denkbare Werkzeug für dieses Problem.

Können unsere Objektgesellschaften getrennt abrechnen?

Ja, das ist der Normalfall. Jede Gesellschaft läuft als eigener Mandant mit eigenen Stammdaten, eigenem Absender und eigenem Archiv. Die Rechnungen einer Objektgesellschaft erscheinen unter deren Namen und Domain, die Verwaltung arbeitet trotzdem in einer Oberfläche über alle Gesellschaften hinweg.

Ein Teil unserer Mieter sind Behörden. Ändert das etwas?

Ja, öffentliche Auftraggeber verlangen meist eine XRechnung mit Leitweg-ID statt ZUGFeRD, und für Rechnungen an Behörden gilt die E-Rechnungspflicht der öffentlichen Beschaffung teilweise schon heute. Eine Konvertierungs-Schicht sollte beide Formate beherrschen und pro Empfänger das richtige wählen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht trifft die Immobilienwirtschaft nicht flächendeckend, aber genau dort, wo ihre Rechnungen heute in Word und Excel entstehen: optierte Gewerbemieten, Nebenkostenabrechnungen mit Steuerausweis, Verwaltervergütungen, Facility-Leistungen, Weiterberechnungen. Der Bestandsschutz für Dauerrechnungen ist ein Countdown, der mit jeder Indexanpassung ein Stück abläuft. Wer seinen Bestand jetzt nach Umsatzsteuer sortiert und die Countdown-Verträge kennt, kann den Rest als nachgelagerten, automatisierten Schritt lösen: konvertieren, validieren, zustellen, archivieren, pro Objektgesellschaft sauber getrennt.

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