Für wen gilt die E-Rechnungspflicht und ab wann? Eine Entscheidungshilfe ohne Juristen-Sprache

Die häufigste Frage, die uns von Betrieben erreicht, lautet ungefähr so: "Ich habe gehört, ab 2025 muss ich E-Rechnungen machen, aber ich krieg auch widersprüchliche Aussagen – manche sagen 2027, manche 2028, manche sind sich sicher, dass das für Kleinunternehmer überhaupt nicht gilt. Was stimmt jetzt?"

Die kurze Antwort: Es gibt drei verschiedene Pflichten mit drei verschiedenen Stichtagen, sechs Ausnahmegruppen und einige Grenzfälle. Dieser Artikel klärt das in einem Rutsch – ohne Juristen-Sprache, mit Beispielen, mit Entscheidungsbaum am Ende.

Die drei Pflichten

Pflicht 1: Empfangen können. Seit dem 1. Januar 2025 gilt: Jedes Unternehmen, das B2B-Umsätze macht, muss in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen. Diese Pflicht gilt für alle B2B-Unternehmen unabhängig von Größe, Umsatz oder Branche. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen empfangen können.

Pflicht 2: Senden müssen – Stufe 1. Ab 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 € (Gesamtumsatz 2026) E-Rechnungen versenden, wenn sie an andere Unternehmen im Inland fakturieren. PDF und Papier sind im B2B-Bereich nicht mehr erlaubt.

Pflicht 3: Senden müssen – Stufe 2. Ab 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle anderen Unternehmen, also auch für Betriebe mit deutlich kleinerem Umsatz. Ausnahme: Kleinunternehmer (siehe unten).

Als Zeitleiste, nur für den Versand:

Die Pflicht betrifft ausschließlich inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden, an Unternehmen im Ausland und an juristische Personen ohne Unternehmer-Status sind nicht erfasst; dazu kommen die Ausnahmen weiter unten.

Die wichtigste Unterscheidung: Empfangen vs. Senden

Diese beiden Pflichten werden in Gesprächen häufig vermischt, sind aber sehr unterschiedlich.

Empfangen ist seit 16 Monaten Pflicht. Das technische Minimum dafür ist eine Mailadresse, die der Rechnungsaussteller verwenden kann – mehr verlangt der Gesetzgeber nicht. Was die Mindestanforderung allerdings nicht löst (Lesbarkeit von XML, GoBD-konformes Archiv, ZUGFeRD-Konsistenz-Check), ist im Empfangs-Artikel ausführlich besprochen.

Senden ist deutlich anspruchsvoller – du musst eine strukturierte XML nach EN 16931 erzeugen, validieren, zustellen und archivieren. Das geht nicht mit einer Mailadresse allein.

Wer heute überhaupt noch keine Vorbereitung getroffen hat, sollte mindestens den Empfang innerhalb der nächsten Wochen klären. Den Versand kann man je nach Pflichttermin später angehen.

Beispiel-Rechnung: Wer fällt unter 2027, wer unter 2028

Beispiel 1: Heizungsbau-Betrieb mit 1,2 Mio. € Gesamtumsatz 2026. Versandpflicht ab 1. Januar 2027. Egal wie der Umsatz sich aufteilt – auch wenn die B2B-Aufträge an Generalunternehmer nur 600.000 € ausmachen, zählt der Gesamtumsatz für die Schwelle.

Beispiel 2: Solo-Anwältin mit 180.000 € Gesamtumsatz 2026. Versandpflicht ab 1. Januar 2028. Bis Ende 2027 darf sie weiter PDF-Rechnungen mit Empfänger-Zustimmung versenden.

Beispiel 3: Kleinunternehmer mit 18.000 € Gesamtumsatz 2026. Dauerhaft keine Versandpflicht – Kleinunternehmer sind nach § 34a UStDV befreit. Sie müssen aber empfangen können (Empfangspflicht gilt seit 2025 auch für sie).

Beispiel 4: Praxis-Inhaberin mit 95 % steuerfreien Heilbehandlungen. Wenn die Rechnungen unter § 4 Nr. 14 UStG fallen (steuerfreie Heilbehandlung), keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Welche Sonderfälle im Gesundheitsbereich greifen, behandelt der Arztpraxis-Artikel.

Beispiel 5: Online-Shop mit Verkäufen an Privatkunden (B2C). B2C ist nicht von der Pflicht erfasst – der Online-Händler muss also nicht E-Rechnungen versenden, solange er nur an Privatkunden verkauft. Was bei Plattformen wie eBay, Etsy, Shopify und Amazon zu beachten ist, steht im E-Commerce-Artikel.

Beispiel 6: Gründungsjahr 2026 mit 400.000 € hochgerechnetem Umsatz. Wer 2026 gegründet hat und auf den ganzen Jahresumsatz hochgerechnet unter der 800.000-€-Schwelle bleibt, fällt unter die 2028er-Pflicht. Wer 2027 gründet, hat keinen Vorjahresumsatz 2026 – auch hier 2028er-Pflicht.

Die 800.000-Euro-Falle

Die 800.000-€-Grenze ist eine harte Schwelle, kein Korridor. 800.001 € Gesamtumsatz 2026 heißt: Pflicht ab 1. Januar 2027. Toleranz gibt es nicht.

Wichtig dabei:

• Es geht um den Gesamtumsatz, nicht den B2B-Anteil
• Auch steuerfreie Umsätze zählen mit (etwa Ausfuhrlieferungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, steuerfreie Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG)
• Auslandsumsätze zählen mit, sofern sie steuerbar sind
• Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistungserbringung, nicht der Rechnungsstellung – späte Rechnungsstellung verschiebt die Pflicht nicht

Wer in der Nähe der Grenze schwebt, sollte spätestens im Herbst 2026 mit dem Steuerberater eine Hochrechnung machen. Ob die Pflicht 2027 oder 2028 greift, entscheidet über ein ganzes Jahr Vorbereitungszeit.

Drei Grenzfälle dazu, die uns regelmäßig begegnen:

Der Umsatz 2026 reißt die Grenze knapp. 800.001 € bedeuten Pflicht ab 1. Januar 2027, eine Toleranz gibt es nicht. Wer im Dezember 2026 sieht, dass es knapp wird, sollte nicht abwarten: Ein Aufschub durch späte Rechnungsstellung funktioniert nicht, weil der Zeitpunkt der Leistungserbringung zählt.

2026 über der Grenze, 2027 deutlich darunter. Die Pflicht greift trotzdem ab 1. Januar 2027 und gilt für das ganze Jahr, denn Maßstab ist der Vorjahresumsatz. Ab 2028 sind ohnehin alle versandpflichtig, es ändert sich danach nichts mehr.

Gründung 2026 oder 2027. Wer 2026 gegründet hat, hat keinen vollen Vorjahresumsatz. Nach § 19 Abs. 3 UStG wird der Umsatz des Gründungsjahres auf ein volles Jahr hochgerechnet, dann gilt die übliche Schwelle. Wer erst 2027 gründet, hat gar keinen Vorjahresumsatz 2026 und fällt unter die allgemeine Pflicht ab 2028.

Die sechs Ausnahmegruppen

Sechs Gruppen sind ganz oder teilweise von der E-Rechnungspflicht ausgenommen:

1. Kleinunternehmer (§ 19 UStG). Versandbefreiung dauerhaft, Empfangspflicht gilt trotzdem.

2. Steuerfreie Leistungen ohne Rechnungspflicht. Wer ausschließlich nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen erbringt (zum Beispiel Heilbehandlungen, bestimmte Bildungsleistungen), hat keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht.

3. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Dauerhaft als Papier- oder PDF-Rechnung zulässig.

4. Fahrausweise. Dauerhaft ausgenommen.

5. B2C-Rechnungen. Rechnungen an Privatkunden sind nicht von der E-Rechnungspflicht erfasst.

6. Auslandsrechnungen. Rechnungen an Unternehmen in anderen Staaten sind ebenfalls außerhalb der deutschen E-Rechnungspflicht – auch wenn es im Auslandsgeschäft eigene Regeln geben kann (siehe italienische FatturaPA und französische Factur-X).

Welche Ausnahmen es noch im Detail gibt – etwa für juristische Personen ohne Unternehmer-Status oder bei Mischfällen – behandelt der Ausnahmen-Artikel.

Was Kleinunternehmer trotzdem tun müssen

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Versandpflicht dauerhaft befreit. Sie müssen aber:

• Empfangen können (gilt seit 1. Januar 2025)
• Die Original-Rechnung mindestens 8 Jahre revisionssicher archivieren – auch wenn sie selbst keine E-Rechnung verschicken müssen

Wer als Kleinunternehmer auf Regelbesteuerung wechselt (zum Beispiel wegen Schwellenüberschreitung), wird ab dem Wechsel-Zeitpunkt versandpflichtig. Die Befreiung erlischt automatisch. Was Kleinunternehmer im Detail tun und lassen sollten, behandelt der Kleinunternehmer-Artikel.

Die Übergangsregelung bis Ende 2026 / 2027

Bis zum jeweiligen Pflichttermin gilt die allgemeine Übergangsregelung nach § 27 Abs. 38 UStG: PDF- und Papier-Rechnungen sind weiter erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.

• Für Betriebe mit Vorjahresumsatz 2026 über 800.000 €: Übergang endet 31. Dezember 2026
• Für alle anderen Betriebe: Übergang endet 31. Dezember 2027

Eine wenig bekannte Sonderregel betrifft EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange). Wer schon vor 2025 EDI mit seinen Geschäftspartnern etabliert hatte, darf das bis Ende 2027 weiter nutzen, selbst wenn das EDI-Format technisch nicht EN-16931-konform ist. Ab 2028 muss auch EDI EN-16931-konform sein.

Was als gültige E-Rechnung gilt – und was nicht

Ab dem für dich geltenden Stichtag muss eine Rechnung sein:

Eine gültige E-Rechnung ist:

• XRechnung 3.0.2 (reine XML)
• ZUGFeRD 2.4 / Factur-X (Hybrid PDF/A-3 mit eingebetteter XML)
• EDI-Format, sofern EN-16931-konform (ab 2028 Pflicht für EDI)

Keine E-Rechnung ist:

• PDF ohne eingebettete XML (auch wenn sie aus Word, Excel oder einer Branchensoftware kommt)
• Eingescanntes Papier
• Foto einer handgeschriebenen Rechnung
• Word- oder Excel-Datei als Anhang

Mehr zu Word und Excel und wie man sie trotzdem behalten kann, im Word-Artikel.

Der Entscheidungsbaum

Vier Schritte zu deiner persönlichen Stichtag-Bestimmung:

Schritt 1: Verkaufst du an inländische Unternehmen (B2B)?

• Nein, nur an Privatkunden (B2C) und/oder Ausland → Versandpflicht greift nicht. Empfangspflicht trotzdem prüfen.
• Ja → weiter

Schritt 2: Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

• Ja → Versandbefreiung dauerhaft. Empfangspflicht trotzdem.
• Nein → weiter

Schritt 3: Erbringst du nur steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG?

• Ja → keine Rechnungspflicht, damit auch keine E-Rechnungspflicht
• Nein → weiter

Schritt 4: Wie hoch war dein Gesamtumsatz 2026?

• über 800.000 € → Versandpflicht ab 1. Januar 2027
• 800.000 € oder weniger → Versandpflicht ab 1. Januar 2028

Was „versenden müssen" praktisch bedeutet

Ein anderes Dateiformat zu produzieren ist nur der sichtbarste Teil. Dahinter hängen vier Dinge:

1. Erstellung im strukturierten Format. Die Rechnung muss nach EN 16931 aufgebaut sein. Eine Word-Vorlage kann das nicht: Entweder erzeugt die Rechnungssoftware das Format selbst, oder ein Konverter macht aus der PDF eine ZUGFeRD-Datei. Die Wege dahin stehen im Drei-Wege-Vergleich.
2. Validierung vor dem Versand. Eine technisch fehlerhafte E-Rechnung darf der Empfänger ablehnen. Die typischen Stolperstellen sammelt der Artikel zu den fünf häufigsten EN-16931-Fallstricken.
3. Übermittlungsweg. Das Gesetz schreibt keinen vor. Per E-Mail reicht in den meisten Fällen; größere Empfänger nutzen Peppol oder eigene Portale.
4. Archivierung. Auch ausgehende E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden, mindestens 8 Jahre.

Was du jetzt konkret tun solltest

Drei Schritte, unabhängig von deinem Pflichttermin:

1. Empfangspflicht jetzt erfüllen. Wenn du das noch nicht getan hast, eine dedizierte Empfangsadresse einrichten und den wichtigsten Lieferanten mitteilen. Wie das einfach geht, steht im Empfangs-Artikel.

2. Stammdaten konsolidieren. USt-IdNr. ohne Leerzeichen, IBAN buchstabengenau, Firmenname mit Rechtsform, Standard-Zahlungsbedingungen. Diese Daten gehen in jede künftige E-Rechnung.

3. Versandlösung planen. Wer 2027 betroffen ist, sollte spätestens im 4. Quartal 2026 eine Lösung im Betrieb haben. Wer 2028 betroffen ist, hat Zeit bis Mitte 2027 – sollte das Thema aber nicht in den November 2027 vertagen. Ein guter erster Test kostet nichts: eine aktuelle Rechnung als PDF durch unser PDF-zu-ZUGFeRD-Tool schicken und das Ergebnis anschließend gegen EN 16931 validieren.

Welche Lösungswege es gibt, welcher zu welchem Betrieb passt und wie viel Zeit jeder kostet, steht im Drei-Wege-Vergleich.

Zwei Einzelfragen dazu haben eigene Seiten, wenn du es genauer brauchst: Welche Übergangsregelungen 2026 und 2027 gelten und Dürfen wir 2026 noch Papierrechnungen verschicken.

Kurz zusammengefasst

Die E-Rechnungspflicht ist nicht eine Pflicht, sondern drei: Empfangen seit 2025, senden ab 2027 oder 2028 (abhängig vom Umsatz), und archivieren über mindestens 8 Jahre. Kleinunternehmer, B2C-Verkäufer und steuerfreie Leistungserbringer haben Ausnahmen. Die meisten Betriebe sind ab 2028 versandpflichtig – der Empfang gilt für fast alle schon heute. Wer den Stichtag kennt und die Stammdaten sortiert hat, ist gut vorbereitet.