E-Rechnung per API: aus fertigen PDF-Rechnungen automatisch ZUGFeRD und XRechnung erzeugen

Die Frage erreicht uns in dieser Form immer öfter: „Wir haben jeden Monat mehrere hundert bis zweitausend Rechnungen, die außerhalb unseres führenden Systems in Word, Excel oder einer Branchensoftware entstehen. Ab 2027 müssen das E-Rechnungen sein. Wir suchen ein Tool, das aus den fertigen PDFs automatisch gültige ZUGFeRD- oder XRechnungs-Dateien macht, ohne dass sich für die Buchhaltung der Prozess ändert, und der Versand soll über unsere eigene Infrastruktur laufen." Warum es diese Rechnungen überhaupt gibt und weshalb weder ein ERP-Ausbau noch eine zweite Rechnungssoftware die Antwort ist, haben wir für die Restmenge neben SAP und für manuell erstellte Rechnungen allgemein beschrieben. Dieser Artikel beantwortet die verbleibende Frage: Wie sieht der Weg bei großen Stückzahlen konkret aus?

Die kurze Antwort: über eine REST-API. Ein HTTP-Aufruf pro Rechnung übergibt die fertige PDF, dahinter laufen Datenextraktion, Validierung gegen EN 16931, die Erzeugung der ZUGFeRD- oder XRechnungs-Datei, der Versand über Ihr Microsoft 365 oder Ihren eigenen SMTP-Server und die revisionssichere Archivierung, ohne dass ein Mensch pro Rechnung etwas anklickt. Wer keine API anbinden will oder kann, bekommt denselben Automatisierungsgrad über ein Mail-Postfach, das sich zum Beispiel aus einem SharePoint-Ordner befüllen lässt. Beide Wege im Detail, inklusive der Kontrollfrage, die bei diesem Volumen wichtiger ist als die Technik, in den nächsten Abschnitten.

Warum große Stückzahlen einen anderen Weg brauchen

Für eine Handvoll Rechnungen im Monat ist die E-Rechnungspflicht ein lösbares Handproblem: eine PDF in einen kostenlosen Konverter laden oder die Rechnung mit einer CC-Adresse verschicken, fertig. Bei 500 bis 2.000 Rechnungen im Monat kippt die Rechnung: Jeder manuelle Schritt pro Beleg, und sei es nur ein Klick, kostet hochgerechnet Personentage. Ein Prozess für diese Größenordnung muss vier Dinge gleichzeitig können:

• Einlieferung ohne manuellen Schritt. Die PDFs entstehen verteilt über Abteilungen und Gesellschaften; niemand soll sie einzeln irgendwohin tragen.
• Validierung jeder einzelnen Rechnung. Bei tausend Belegen fällt eine fehlerhafte Rechnung nicht mehr durch Sichtprüfung auf. Die Prüfung gegen EN 16931 muss automatisch laufen und Fehler müssen als Ausnahme auftauchen, nicht im Stapel verschwinden.
• Versand aus der eigenen Infrastruktur. Bei diesem Volumen ist der Absender eine Governance-Frage: Rechnungen des Unternehmens sollen aus der Domain des Unternehmens kommen, nicht von einem fremden Dienstleister-Absender.
• Archiv und Nachvollziehbarkeit. Zehntausende Belege pro Jahr brauchen ein Archiv mit Audit-Trail, keine Ordnerstruktur auf einem Fileserver.

Die gesetzliche Frist dafür ist näher, als viele Planungen annehmen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen stellen, ab 2028 alle übrigen. Wer die Stückzahlen aus diesem Artikel hat, liegt praktisch immer über der Schwelle; die vollständige Zeitachse steht im Artikel zur E-Rechnungspflicht.

Wie funktioniert die E-Rechnung per API?

Der API-Weg ist bewusst einfach gehalten, weil die Rechnung ja schon existiert: Ihr System übergibt die fertige PDF, alles Weitere passiert dahinter. Bei Belegschmied sieht der Aufruf so aus:

curl -X POST https://belegschmied.de/api/v1/invoices/outbound \
  -H "Authorization: Bearer bs_live_..." \
  -F "pdf=@rechnung-2027-0815.pdf"

Die Verarbeitung läuft asynchron: Die API antwortet sofort mit einer conversion_id und einer Status-URL. Dahinter werden die Rechnungsdaten aus der PDF extrahiert, gegen EN 16931 und die deutschen CIUS-Regeln validiert, und aus PDF und Daten entsteht die ZUGFeRD-Datei, bei der Ihr gewohntes Layout sichtbar bleibt und die XML eingebettet daneben liegt. Über die Status-URL sehen Sie pro Rechnung, ob sie versendet wurde, noch verarbeitet wird oder zur Freigabe angehalten ist.

Drei Parameter steuern das Verhalten pro Aufruf:

• send: Mit send=false wird die Rechnung nur konvertiert, validiert und archiviert, aber nicht versendet. Das ist der Modus für die Testphase und für Häuser, die den Versand (noch) selbst übernehmen wollen.
• recipient_email: die Empfängeradresse, wenn Ihr System sie kennt. Fehlt der Parameter, wird die Adresse aus der PDF gelesen; findet sich auch dort keine, wird die Rechnung gespeichert statt versendet, nie blind verschickt.
• format: zugferd oder xrechnung, etwa für Behörden, die eine XRechnung mit Leitweg-ID verlangen. Ohne den Parameter gilt die im Kundenstamm hinterlegte Einstellung des Empfängers, sonst der Workspace-Standard.

Die fertige XML, die ZUGFeRD-PDF und der Validierungsbericht jeder Rechnung sind anschließend per GET abrufbar, ebenso Kundenstamm und Audit-Log. Den API-Schlüssel erzeugen Sie selbst in den Workspace-Einstellungen; die REST-API ist ab dem Business-Tarif enthalten.

Eine ehrliche Einordnung der Größenordnung: Die API nimmt eine Rechnung pro Aufruf entgegen. Für ein Skript oder einen Integrationsjob sind 2.000 Aufrufe im Monat allerdings kein Volumen, das ist eine Schleife, die in Minuten durchläuft.

Welche Einlieferungswege gibt es neben der API?

Nicht jedes Haus will oder kann eine API anbinden, und nicht jede Abteilung, die Rechnungen schreibt, hat IT-Unterstützung. Deshalb gibt es die Einlieferung in mehreren Stufen, gestaffelt nach Automatisierungsgrad:

1. REST-API, wie oben beschrieben: der Weg für Systeme, Skripte und Integrationen.
2. Power-Automate-Flow mit direkter Mail-Einlieferung. Ein Flow schickt die PDFs ohne manuellen Schritt per Mail an Ihr Belegschmied-Postfach, etwa sobald eine Datei in einem bestimmten SharePoint-Ordner liegt. Eine Flow-Vorlage dafür stellen wir bereit. Für viele Häuser ist das der schnellste vollautomatische Weg, weil er keine Entwicklung braucht, nur die vorhandene Microsoft-365-Umgebung.
3. Die manuellen Wege: die PDF direkt an das Postfach mailen, die Belegschmied-Adresse beim Versand an den Kunden in CC setzen oder die Datei im Browser hochladen.

Die Wege schließen sich nicht aus, und in der Praxis ist der Mischbetrieb der Normalfall: Die zentrale Buchhaltung liefert ihre Stapel über die API oder den Flow ein, während einzelne Fachabteilungen weiter per Mail oder CC arbeiten. Alle Wege münden in dieselbe Verarbeitung, Validierung und dasselbe Archiv.

Wie bleibt der Versand in Ihrer eigenen Infrastruktur?

Bei großen Stückzahlen ist der Absender keine Detailfrage. Rechnungen, die von einer fremden Absenderadresse kommen, lösen bei Empfängern Rückfragen aus, landen in Kreditorenbuchhaltungen im Klärfall und hängen in der Zustellbarkeit an der Reputation eines Dienstleisters, den Ihre Empfänger nicht kennen.

Deshalb läuft der Versand im Enterprise-Tarif über Ihre eigene Infrastruktur: über Ihr Microsoft 365 oder Ihren eigenen SMTP-Server. Die E-Rechnung verlässt das Haus aus Ihrer Domain und Ihrem Mail-System, mit allem, was daran hängt (Ihre Signaturen, Ihre Compliance-Regeln, Ihre Postausgangs-Archivierung). Bereits ab dem Business-Tarif ist der Versand unter eigener Domain mit DKIM-Signatur enthalten. Bei mehreren Gesellschaften kommt jede Rechnung aus der Domain der Gesellschaft, die sie stellt: Standorte und Töchter laufen als getrennte Mandanten mit eigenen Stammdaten, eigenem Absender und eigenem Archiv.

Wie behalten Sie bei tausenden Rechnungen die Kontrolle?

Die unbequeme Wahrheit jeder PDF-basierten Automatisierung: Eine Extraktion aus PDF kann auf unvollständige oder mehrdeutige Vorlagen treffen, und bei 2.000 Rechnungen im Monat prüft das niemand mehr von Hand nach. Die Antwort darauf ist nicht Vertrauen, sondern Arbeitsteilung zwischen Maschine und Ausnahme:

• Jede einzelne Rechnung wird gegen EN 16931 validiert, bevor sie das Haus verlässt. Was unvollständig oder mehrdeutig ist, wird nicht stillschweigend geraten, sondern angehalten.
• Angehaltene Rechnungen landen in einer Freigabe-Liste mit konkretem Fehlerhinweis; die Schwelle dafür lässt sich nach Prüfergebnis und Extraktions-Sicherheit einstellen. Ihre Buchhaltung sieht die zwanzig Ausnahmen, nicht die 1.980 sauberen Fälle.
• Jeder Vorgang steht im Audit-Trail: wann eingeliefert, was geprüft, wer freigegeben, wann versendet. Bei einer Betriebsprüfung ist das der Nachweis, dass der automatisierte Prozess kontrolliert lief.

Wie viele Ausnahmen es werden, entscheiden Ihre Vorlagen. Die typischen Lücken gewachsener Word- und Excel-Vorlagen sind fehlende Leistungszeiträume, USt-IdNrn. mit Leerzeichen, Skonto nur als Freitext und Summen, die durch Excel-Rundung nicht konsistent sind; die EN-16931-Fallstricke haben wir separat beschrieben. Der schnellste Realitätscheck vor jeder Anbindung: eine typische Rechnung aus Ihrem Bestand durch unseren kostenlosen Validator schicken.

Was passiert mit Archiv und DMS?

Jede Rechnung wird 10 Jahre unveränderbar gespeichert, gesetzlich gefordert sind 8 (§ 147 AO, § 14b UStG); wie die GoBD-konforme Archivierung im Detail aussieht, steht im verlinkten Artikel. Für Häuser mit eigenem Dokumentenmanagement- oder Archivsystem ist die API auch in Gegenrichtung nutzbar: XML, ZUGFeRD-PDF, Validierungsbericht und Audit-Log jeder Rechnung lassen sich maschinell abholen und in das führende Archiv spiegeln. Individuelle Anbindungen an ein DMS setzen wir auf Projektbasis um.

Was kostet das?

• Business: 99 €/Monat, bis 2.000 Rechnungen im Monat, REST-API, Versand unter eigener Domain (DKIM-signiert), beliebig viele Nutzer und Mandanten.
• Enterprise: 199 €/Monat, bis 15.000 Rechnungen im Monat, Versand über Ihr Microsoft 365 oder Ihren eigenen SMTP-Server, mehrere Standorte und Mandanten, priorisierter Support.

Beide Tarife sind monatlich kündbar und 30 Tage kostenlos testbar; alle Details auf der Preisseite. KI-Aufrufe sind pauschal enthalten, es gibt keine Kosten pro Rechnung.

Häufige Fragen

Können wir die API testen, ohne echte Rechnungen zu versenden?

Ja. Mit send=false durchläuft jede Rechnung die komplette Strecke aus Extraktion, Validierung und Formaterzeugung, wird aber nur gespeichert statt versendet. So lässt sich der eigene Rechnungsbestand in der 30-tägigen Testphase gefahrlos durchspielen: Sie sehen pro Rechnung das Prüfergebnis und die fertige ZUGFeRD-Datei, ohne dass ein Empfänger etwas bekommt.

Brauchen wir für die API den Enterprise-Tarif?

Nein, die REST-API gibt es ab dem Business-Tarif. Der Enterprise-Tarif kommt ins Spiel, wenn das Volumen über 2.000 Rechnungen im Monat liegt oder der Versand über Ihr Microsoft 365 beziehungsweise Ihren eigenen SMTP-Server laufen soll.

Woher weiß die API, an wen die Rechnung geht?

Entweder Ihr System übergibt die Empfängeradresse als Parameter, oder sie wird aus der PDF gelesen, wo sie auf Geschäftsrechnungen ohnehin steht. Findet sich keine Adresse, wird die Rechnung konvertiert und gespeichert, aber nicht versendet. Es geht nie eine Rechnung an eine geratene Adresse.

Was passiert mit fehlerhaften oder unvollständigen PDFs?

Sie werden nicht stillschweigend zu falschen E-Rechnungen. Jede Rechnung wird gegen EN 16931 validiert; was die Prüfung nicht besteht oder nicht eindeutig extrahierbar ist, hält an und erscheint mit konkretem Fehlerhinweis in der Freigabe-Liste. Der Status ist auch über die API abfragbar, sodass Ihr einlieferndes System Ausnahmen automatisch mitbekommt.

Können wir ZUGFeRD und XRechnung mischen?

Ja, das Format wird pro Empfänger oder pro Aufruf gewählt. Der Normalfall im B2B ist ZUGFeRD, weil das gewohnte Rechnungsbild sichtbar bleibt; Behörden und einzelne Konzern-Kreditorenbuchhaltungen verlangen eine XRechnung. Beides kommt aus derselben Strecke, Ihre Einlieferung ändert sich dadurch nicht.

Wir wollen keine API anbinden. Geht es trotzdem automatisch?

Ja. Der Power-Automate-Flow liefert PDFs ohne manuellen Schritt per Mail ein, etwa aus einem SharePoint-Ordner, in dem Ihre Abteilungen die Rechnungen ohnehin ablegen; eine Flow-Vorlage stellen wir bereit. Für Abteilungen ohne jede IT-Beteiligung bleiben Mail ans Postfach, CC beim Kundenversand und der Browser-Upload.

Fazit

Große Stückzahlen manuell erstellter Rechnungen sind kein Grund, die Rechnungserstellung umzubauen, sie sind ein Grund, die Konformität zu automatisieren. Die REST-API macht aus jeder fertigen PDF eine geprüfte E-Rechnung, versendet über Ihre eigene Infrastruktur und archiviert mit Audit-Trail; der Power-Automate-Weg leistet dasselbe ohne Entwicklungsaufwand. Was bleibt, ist ein Prozess, in dem Ihre Buchhaltung nur noch die Ausnahmen sieht.

Genau dafür haben wir Belegschmied gebaut. Wenn Sie die Strecke mit Ihren eigenen Rechnungen prüfen wollen: 30 Tage kostenlos testen, mit send=false auch ganz ohne Versand.