Reicht es, wenn unser ERP E-Rechnungen kann?

Der Denkfehler steckt in der Frage

„Kann unser System E-Rechnungen?" ist die Frage, die IT-Abteilungen an den Hersteller stellen, und die Antwort ist heute fast überall ja. Die Frage, die zählt, lautet anders: „Läuft jede Rechnung durch dieses System?" Dort ist die Antwort selten ja.

Ein E-Rechnungs-Baustein löst das Format für Rechnungen, die das System erzeugen kann. Er erzeugt keine Rechnungen, die es nicht abbilden kann.

Wo die Lücke typischerweise liegt

• Sonderfälle, die nie ins Customizing kamen. Einmalige Leistungen, Weiterberechnungen an Partner oder Tochtergesellschaften, Abrechnungen für einen Geschäftsvorfall, den das System nicht kennt.
• Mischkalkulationen und freie Positionen. Was sich nicht in Artikelstamm und Preisfindung pressen lässt, entsteht in einer Vorlage.
• Gesellschaften und Bereiche außerhalb des Rollouts. Eine zugekaufte Gesellschaft, ein junger Geschäftsbereich, ein Standort mit eigener Abrechnung.
• Abrechnungen mit Vorlauf. Leistungen nach Aufmaß, nach Protokoll oder nach Absprache, die erst am Ende in eine Rechnungsform gebracht werden.

Diese Restmenge nennen wir Schattenrechnungen. Einzeln ist jeder Fall zu klein für ein ERP-Projekt, zusammen ergeben sie einen Stapel, der ab 2027 dieselben Formatanforderungen erfüllen muss wie die Rechnungen aus dem System.

Was das praktisch bedeutet

Sie brauchen für diese Rechnungen einen zweiten Weg. Drei sind üblich: das führende System erweitern, eine zweite Rechnungssoftware daneben stellen, oder eine Konvertierung hinter den fertigen Beleg setzen. Die Abwägung mit Aufwand und Eingriffstiefe steht ausführlich im Artikel Rechnungen, die SAP nicht abbildet; sie gilt sinngemäß auch für Dynamics, Oracle und Branchensysteme.