Wie finden wir heraus, wie viele Rechnungen an unserem ERP vorbeilaufen?

Warum die Zahl fast immer unterschätzt wird

Wer im ERP nachsieht, findet die Rechnungen, die im ERP sind. Die anderen sind dort nicht, und niemand hat sie je gezählt, weil sie einzeln unauffällig sind: eine Weiterberechnung hier, eine Abrechnung nach Absprache dort. Erst die Summe über ein Jahr macht sichtbar, dass es ein Stapel ist.

In Gesprächen liegt die geschätzte Zahl regelmäßig deutlich unter der tatsächlichen. Das ist kein Nachlässigkeitsproblem, sondern eine Folge davon, dass diese Rechnungen an keiner Stelle gemeinsam auftauchen.

Vier Wege, die zusammen ein belastbares Bild ergeben

1. Die Gegenprobe über die Buchhaltung. Vergleichen Sie die gebuchten Ausgangsumsätze eines Quartals mit der Zahl der im führenden System fakturierten Belege. Die Differenz ist die Restmenge, und dieser Weg ist der einzige, der nichts übersieht.
2. Lücken im Nummernkreis. Wo eine zweite Nummernvergabe existiert, oft eine Excel-Liste, zeigt sie den Umfang direkt.
3. Die Gesendet-Ordner. Eine Suche nach „Rechnung" im Anhangsnamen über die Postfächer der Fachabteilungen fördert zuverlässig zutage, was am System vorbeigeht.
4. Die Vorlagenordner. Jede Rechnungsvorlage, die auf einem Laufwerk liegt, ist ein Hinweis auf einen wiederkehrenden Fall. Meist findet sich zu jeder Vorlage ein Ordner mit den erzeugten Rechnungen.

Was Sie mit der Zahl anfangen

Sie entscheidet nicht, ob Sie etwas tun müssen, sondern was verhältnismäßig ist. Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat genügt der Weg über Mail oder CC. Bei mehreren hundert lohnt sich der automatische Einlieferungsweg über einen beobachteten Ordner oder die API, siehe Rechnungen automatisch einliefern.

Und sie beantwortet die Frage, ob ein ERP-Projekt sich rechnet: Wo ein einzelner Sonderfall zur Regelmenge geworden ist, gehört er ins System. Für den langen Rest lohnt sich das nicht, dafür gibt es die Konvertierung dahinter.