Müssen auch Rechnungen aus Word und Excel E-Rechnungen sein?

Warum die PDF nicht genügt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, den ein anderes System ohne Zutun eines Menschen auslesen kann. Eine PDF, egal ob sie aus Word, Excel oder einem Serienbrief stammt, enthält Text und Layout, aber keine Felder. Der Empfänger sieht eine Rechnung, seine Software sieht eine Fläche aus Buchstaben.

Deshalb entscheidet nicht die Herkunft der Datei, sondern ihr Aufbau. Die beiden Formate, die in Deutschland gelten, sind ZUGFeRD (eine PDF mit eingebetteter XML-Datei) und XRechnung (reine XML, üblich gegenüber Behörden).

Word und Excel bleiben trotzdem erlaubt

Verboten ist keines der beiden Programme. Verboten ist nur, das Ergebnis als gewöhnliche PDF hinauszuschicken und es als Rechnung im inländischen B2B-Geschäft gelten zu lassen. Die Vorlage darf bleiben, wenn hinter ihr etwas steht, das aus dem fertigen Dokument die strukturierten Daten erzeugt.

Das ist der praktische Unterschied zu der Empfehlung, die man oft liest („stellen Sie auf ein Rechnungsprogramm um"): Sie können den Weg der Rechnung ändern, ohne den Ort zu ändern, an dem sie entsteht.

Ab wann genau

Ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Empfangen können muss jedes Unternehmen bereits seit dem 1. Januar 2025, unabhängig von seiner Größe.

Wie groß der eigene Bestand solcher Rechnungen ist, lässt sich meist schwer schätzen. Wir nennen diese Restmenge Schattenrechnungen: Rechnungen, die das führende System nicht abbildet und die deshalb daneben entstehen. Sie sind kein Organisationsversagen, sondern die Menge, die praktisch jedes ERP übrig lässt.

Der schnellste Realitätscheck

Nehmen Sie eine typische Rechnung aus Ihrer Vorlage und schicken Sie sie durch die kostenlose Umwandlung von PDF zu ZUGFeRD. Die erzeugte E-Rechnung wird dabei gegen EN 16931 geprüft. Sie sehen in Sekunden, welche Pflichtangaben Ihre Vorlage liefert und welche fehlen.