Können Sie eine Sammel-PDF mit vielen Rechnungen aufteilen?

Woher solche Stapel kommen

Turnusmäßige Abrechnungsläufe fallen aus dem erzeugenden System oft als ein großes PDF: Energie- und Nebenkostenabrechnungen, Provisions- und Gebührenabrechnungen, Monatsabrechnungen an viele Empfänger. Für den Druckdienst war das genau richtig, für die E-Rechnungspflicht ist es das Gegenteil, denn jeder Beleg darin ist eine eigene Rechnung und braucht einen eigenen strukturierten Datensatz.

Das ist ein Musterfall der Restmenge, die wir Schattenrechnungen nennen: Das führende System kann den Lauf erzeugen, aber nicht in konformer Form.

Der Ablauf

1. Hochladen. Der Stapel geht als eine Datei in das Sammelrechnungs-Werkzeug in der App.
2. Trennen. Die Datei wird deterministisch zerlegt, ohne KI. Woran die Trennung erkennt, wo eine neue Rechnung beginnt, steht in dieser Frage.
3. Prüfen. Eine Prüf-Ansicht zeigt vor der Verarbeitung jedes Segment mit Seitenzahl und erkannter Belegnummer, dazu die Stellen, an denen etwas unklar war. Nichts wird geraten, Zweifelhaftes wird markiert.
4. Verarbeiten. Jeder Beleg läuft danach durch dieselbe Strecke wie eine einzeln eingelieferte Rechnung: Daten lesen, gegen EN 16931 und die deutschen Regeln prüfen, ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen, zustellen, archivieren.
5. Abholen. Die Einzelrechnungen liegen im Archiv und lassen sich als ZIP herunterladen, bei sehr großen Stapeln in mehreren Teilen.

Weil die Belege durch die unveränderte Strecke laufen, gilt für sie alles, was für Einzelrechnungen gilt, auch die Freigabe bei unsicherer Extraktion. In der Freigabe erscheint der Stapel als eine ausklappbare Zeile, sortiert nach Unsicherheit, mit der Möglichkeit, alle Unauffälligen auf einmal freizugeben.

Was Sie dabei wissen sollten

• Jeder Beleg zählt einzeln gegen Ihr Monatskontingent, nicht der Stapel als eine Rechnung.
• Sie brauchen einen bezahlten Tarif und einen angenommenen AVV.
• Der Stapel wird heute in der Oberfläche hochgeladen und geprüft, nicht über die REST-API. Die entstandenen Einzelrechnungen stehen danach über die API bereit wie jede andere Rechnung.
• Das Ergebnis ist kein großes Gesamt-PDF, und das lässt sich auch nicht ändern, siehe Können mehrere Rechnungen in einer Datei gebündelt werden.