Wie kommen die Rechnungen automatisch in die Konvertierung, ohne einen Schritt mehr?

Die Wege, nach Automatisierungsgrad

REST-API. Der vollautomatische Weg aus dem eigenen System heraus: PDF übergeben, Konvertierungs-ID zurückbekommen, Status abfragen, XML, PDF und Validierungsbericht abholen. Die Doku samt Schlüsselverwaltung steht offen unter Entwickler, der Weg ist ausführlich beschrieben in E-Rechnung per API aus PDF. Die API ist ab dem Business-Tarif verfügbar.

Power-Automate-Flow auf einen Ordner. Der Flow beobachtet einen SharePoint- oder Teams-Ordner und liefert jede neue PDF ein. Die Fachabteilung legt ihre Rechnung dort ab, wo sie sie ohnehin ablegt, und macht sonst nichts. Die Vorlage für den Flow stellen wir bereit. Ohne Premium-Lizenz übernimmt derselbe Flow den Weg per Mail.

Mail an die Versandadresse oder CC in die Rechnungsmail. Die Fachabteilung verschickt ihre Rechnung wie bisher und setzt eine Adresse in CC. Keine IT-Beteiligung, keine Umstellung im Ablauf, am selben Tag einsatzbereit.

Upload im Browser. Für einzelne Belege und für die Übergangszeit, solange der automatische Weg noch nicht steht.

Welcher Weg wann passt

Die Wahl hängt weniger am Volumen als daran, wo die fertige Rechnung heute landet. Liegt sie ohnehin in einem gemeinsamen Ordner, ist der Flow der unauffälligste Weg. Entsteht sie in einem System mit Schnittstelle, ist es die API. Geht sie direkt aus dem Postfach eines Kollegen hinaus, ist es der CC.

Sinnvoll ist, klein anzufangen: mit Mail oder CC starten, damit die Strecke steht und geprüft ist, und den automatischen Weg danach nachziehen. Die Konvertierung dahinter ist in allen Fällen dieselbe.

Was die Fachabteilung davon merkt

Im Regelfall nichts. Sichtbar wird die Schicht nur dort, wo eine Rechnung angehalten wird, weil eine Pflichtangabe fehlt. Genau das ist beabsichtigt: Was passiert, wenn eine PDF nicht sauber konvertierbar ist.