Woran erkennt die Aufteilung, wo eine neue Rechnung beginnt?

Was das Sprachmodell liest, und was es nicht entscheidet

Die Trennung hat zwei Schritte mit einer klaren Grenze dazwischen. Ein Marker wie „Rechnungsnummer:“ findet auf jeder Seite die Zeile, in der die Belegnummer steht. Ein Sprachmodell liest aus dieser Zeile die Nummer. Es sieht dabei keine Dokumente, sondern eine kurze Liste eindeutiger Zeilen aus dem ganzen Stapel, und was es liefert, muss wörtlich in der Zeile stehen. Sonst gilt die Nummer als nicht erkannt, und die Seite landet in der Prüf-Ansicht.

Den Schnitt setzt danach ein festes Verfahren: gleiche Nummer, gleicher Beleg; Nummernwechsel, neuer Beleg. Eine Trennung, die schätzt, wäre bei tausend Belegen nicht überprüfbar, weil ein einzelner falsch gesetzter Schnitt zwei falsche Rechnungen erzeugt und niemand ihn in der Masse sieht. So ergibt derselbe Stapel immer dieselben Segmente, und wo das Kriterium nicht greift, sagt es das, anstatt eine plausible Antwort zu erfinden.

Das Modell steht an dieser Stelle, weil Ihre Vorlage entscheidet, wie eine Belegnummer aussieht. „4711“, „RE/2026/17“ oder „MG 26-0014“ mit Gesellschaftskürzel und Leerzeichen sind alle üblich, und jede feste Regel dafür scheitert an der nächsten Vorlage.

Die Marker

Erkannt werden Belegnummern hinter den üblichen Beschriftungen, im Standard:

• Rechnungsnummer:, Rechnung: und Gutschrifts-Nr.: als Beginn eines Belegs
• Anlage zur Rechnung Nr.: als Anhangseite, die zum vorigen Beleg gehört

Wenn Ihre Vorlage andere Beschriftungen verwendet, tragen Sie sie einmal nach. Der Workspace merkt sich diese Marker und wendet sie auf alle künftigen Stapel an. Marker sind einfache Textanfänge, keine regulären Ausdrücke, damit sie jemand pflegen kann, der keine Programmiersprache spricht. Wie die Nummer hinter dem Marker aussieht, spielt keine Rolle.

Was markiert statt geraten wird

Drei Fälle zeigt die Prüf-Ansicht ausdrücklich an:

• Ein Segment beginnt mit einer Anhangseite. Die zugehörige Startseite wurde nicht erkannt, hier stimmt vermutlich der Marker nicht.
• Ein Segment trägt gar keinen Marker. Diese Seiten lassen sich keiner Rechnung zuordnen.
• Dieselbe Belegnummer taucht in mehreren Segmenten auf. Ein Hinweis auf eine Trennung an der falschen Stelle.

Sie sehen diese Flags, bevor irgendetwas verarbeitet oder verschickt wird. Damit gilt hier dieselbe Regel wie überall sonst: Was nicht eindeutig aus dem Dokument hervorgeht, wird nicht erfunden, sondern vorgelegt. Vergleiche Was passiert bei einer nicht konvertierbaren PDF.

Der praktische Rat

Testen Sie mit einem Stapel aus dem Echtbetrieb, nicht mit einem konstruierten Beispiel. Die Marker fallen erst an echten Vorlagen auf, und wenn sie einmal sitzen, läuft jeder folgende Lauf derselben Art ohne Nacharbeit durch.