E-Rechnung prüfen: Ist der Vorsteuerabzug sicher?
Kostenlos und ohne Anmeldung.
Hier können Sie eine E-Rechnung prüfen, bevor Sie die Vorsteuer daraus ziehen. Laden Sie die XRechnung oder die ZUGFeRD-PDF Ihres Lieferanten hoch.
Der Check zeigt, ob alle Pflichtangaben nach § 14 UStG im strukturierten Teil stehen. Fehler mit steuerlicher Folge trennt er von rein technischen.
Die Pflichtangaben einer E-Rechnung
Jede Angabe muss im strukturierten Teil stehen, also im XML. Was nur auf der PDF-Ansicht oder in einem Anhang steht, zählt für die Pflichtangaben nicht.
| Pflichtangabe | Feld in der E-Rechnung | Was der Check prüft | Kleinbetrag bis 250 € |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1 UStG | BT-27, Anschrift BG-5 (BT-35, BT-37, BT-38, BT-40) | Name, Postleitzahl und Ort vorhanden; fehlende Straße als Hinweis | ja |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 1 UStG | BT-44, Anschrift BG-8 (BT-50, BT-52, BT-53, BT-55) | Name, Postleitzahl und Ort vorhanden; im Empfangstarif zusätzlich der Abgleich mit Ihrem Betrieb | nein |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 2 UStG | BT-31 oder BT-32, bei Fiskalvertretung BT-63 | Eine der Nummern vorhanden; deutsche USt-IdNr. im Format DE plus neun Ziffern | nein |
| Ausstellungsdatum§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 3 UStG | BT-2 | Vorhanden | ja |
| Fortlaufende Rechnungsnummer§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 4 UStG | BT-1 | Vorhanden | nein |
| Menge und Art der Lieferung, Umfang und Art der Leistung§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 5 UStG | je Position BT-153, BT-154, BT-129 mit Einheit BT-130 | Jede Position hat eine Bezeichnung und eine Menge | ja |
| Leistungsbeschreibung eindeutig im strukturierten TeilAbschn. 14.5 Abs. 15 S. 3 UStAE | BT-153, BT-154 | Hinweis bei sehr knappen Bezeichnungen wie „Beratung“ oder „Pauschale“ ohne weitere Beschreibung | ja |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 6 UStG | BT-72, Leistungszeitraum BG-14 (BT-73, BT-74) oder je Position BG-26 | Eines davon vorhanden; bei Anzahlungsrechnungen nur Hinweis | nein |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 7 UStG | BG-23: BT-116 je Kategorie BT-118 und Satz BT-119 | Aufschlüsselung vorhanden, Netto je Steuersatz angegeben | Entgelt und Steuer in einer Summe genügen |
| Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 8 UStG | BT-119, BT-117, Summe BT-110; bei Befreiung BT-120 oder BT-121 | Steuerbetrag passt auf den Cent zu Netto und Satz, Summe stimmt, Befreiungen tragen einen Hinweis | Steuersatz ja, Steuerbetrag nein |
| USt-IdNr. des Empfängers bei Steuerschuldnerschaft und innergemeinschaftlicher Lieferung§ 14a Abs. 1, 3 und 5 UStG | BT-48, bei innergemeinschaftlicher Lieferung zusätzlich BT-31 | Nur bei Steuerkategorie AE oder K: Nummern vorhanden | gilt nicht für diese Fälle |
Gesetzliche Grundlage: § 14 Abs. 4 UStG, § 14a UStG und § 33 UStDV. Die Feldnummern (BT, BG) stammen aus der Norm EN 16931.
Was der Check nicht beurteilt
- – ob eine im Voraus vereinbarte Entgeltminderung wie Skonto oder Bonus angegeben ist (§ 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 7 UStG), weil nur Sie die Vereinbarung kennen
- – ob der Steuersatz zur Leistung passt, etwa 7 % statt 19 %
- – ob die Leistung tatsächlich und für Ihr Unternehmen erbracht wurde
- – ob die USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern gültig ist
- – den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht (Nr. 9) und die Angabe „Gutschrift“ (Nr. 10), die nur in Sonderfällen gelten
Technischer Fehler oder Vorsteuerproblem?
Viele Validatoren färben jeden Verstoß gegen die Norm rot. Das Bundesfinanzministerium trennt seit dem Schreiben vom 15. Oktober 2026 genauer: Verletzt eine Datei eine Geschäftsregel der EN 16931, ist sie technisch keine normgerechte E-Rechnung mehr. Für den Vorsteuerabzug ist diese Sicht nicht maßgebend (Rn. 23). Steuerlich zählt der Fehler nur, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.
| Fehlerart | Beispiel | Folge für den Vorsteuerabzug |
|---|---|---|
| Formatfehler | Die Datei verletzt das XML-Schema oder lässt sich nicht lesen. | Steuerlich keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Für Leistungen ab 2027 kann das den Vorsteuerabzug kosten. |
| Geschäftsregelfehler an einer Pflichtangabe | Der Steuerbetrag passt nicht zu Nettobetrag und Steuersatz. Regel BR-CO-17 im Fehler-Lexikon | Inhaltsfehler. Bis zur Berichtigung berechtigt die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug. |
| Geschäftsregelfehler ohne Pflichtangabe | Die Leitweg-ID oder eine Kontaktangabe fehlt. Regel BR-DE-15 im Fehler-Lexikon | Technisch keine normgerechte E-Rechnung, umsatzsteuerlich trotzdem eine. Kein Einfluss auf den Vorsteuerabzug. |
Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 22 und 23, mit Verweis auf die Definitionen in Rn. 6a, 6b und 35a des Schreibens vom 15.10.2025.
Drei Punkte, an denen Eingangsrechnungen 2027 hängen bleiben
Für E-Rechnungen, die bis zum 31.12.2026 ausgestellt werden, beanstandet die Finanzverwaltung die neuen Vorgaben noch nicht, auch nicht beim Vorsteuerabzug. Danach gelten sie.
Leistungsbeschreibung im XML
Art, Umfang und Gehalt der Leistung müssen so konkret im strukturierten Teil stehen, dass sich daraus Steuersatz, Leistungsort und Ihre Berechtigung zum Vorsteuerabzug prüfen lassen. Eine Position „Beratung“ reicht dafür oft nicht. Stundennachweise dürfen in einen eingebetteten Anhang.
Abschn. 14.5 Abs. 15 S. 3 und 4 UStAE
Kein Nachweis mehr über den Lieferschein
Bei einer Papier- oder PDF-Rechnung durften Sie Menge und Leistungsdatum mit dem Lieferschein belegen. Bei einer E-Rechnung geht das nicht mehr: Beides muss in der Rechnung selbst stehen.
Abschn. 15.11 Abs. 3 S. 6 UStAE
Anhänge müssen eingebettet sein
Wo ein Anhang zulässig ist, etwa das Leistungsverzeichnis einer Bauleistung, muss er in der E-Rechnung stecken. Eine zweite Datei in derselben Mail zählt nicht.
Abschn. 14.1 Abs. 17 und 19, 14.5 Abs. 9 und 17 UStAE
Was die beiden früheren Schreiben geregelt haben, steht im Praxisartikel zum BMF-Schreiben 2025.
So kommen Sie zu einer korrekten Rechnung
- 1
Lieferanten anschreiben
Der Check erzeugt einen Text, der die fehlenden Angaben einzeln nennt. Kopieren, anpassen, an den Lieferanten schicken.
- 2
Berichtigung als E-Rechnung
Die berichtigte Rechnung muss wieder eine E-Rechnung sein und sich eindeutig auf die ursprüngliche beziehen. Ist es vorher vereinbart, darf auch eine Gutschrift von Ihnen die Rechnung berichtigen.
BMF-Schreiben vom 15.10.2026, Rn. 20; Abschn. 14.11 Abs. 2 S. 7 UStAE
- 3
Vorsteuer erst danach
Fehlt eine Pflichtangabe, berechtigt die Rechnung erst zum Vorsteuerabzug, wenn der Aussteller sie vervollständigt hat. Ob Sie die Zahlung bis dahin zurückhalten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG, Abschn. 15.11 Abs. 3 S. 2 UStAE
Wie eine Korrektur technisch aussieht, beschreibt der Artikel E-Rechnung stornieren und korrigieren. Rein technische Fehler schlagen Sie im Fehler-Lexikon nach, und wer die Datei nur gegen die Norm validieren will, nimmt den Validator.
Jede Eingangsrechnung automatisch prüfen
Mit dem Empfangstarif bekommen Sie eine feste Adresse für E-Rechnungen. Belegschmied prüft jede eingehende Rechnung auf diese Pflichtangaben, legt das Prüfprotokoll als PDF neben die Rechnung ins Archiv und schickt die Reklamation an den Lieferanten mit einem Klick. 5 €/Monat, monatlich kündbar.
Häufige Fragen zur Prüfung von E-Rechnungen
Muss ich jede E-Rechnung validieren lassen?
Eine Pflicht zur technischen Validierung steht weder im Umsatzsteuergesetz noch im BMF-Schreiben. Für den Vorsteuerabzug brauchen Sie eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Der Check zeigt Ihnen vor dem Buchen, ob eine davon fehlt.
Was mache ich, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Bitten Sie den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung. Sie muss als E-Rechnung kommen und sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Bis dahin berechtigt die unvollständige Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug. Den Text für die Bitte erzeugt der Check auf Knopfdruck.
Was gilt, wenn nur eine PDF ankommt?
Eine PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Für Leistungen bis Ende 2026 dürfen alle Lieferanten so abrechnen, 2027 nur noch Lieferanten mit höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr, ab 2028 niemand mehr. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise dürfen dauerhaft als PDF oder Papier kommen.
Gelten für Kleinbetragsrechnungen weniger Pflichtangaben?
Ja. Bis 250 € brutto genügen nach § 33 UStDV Name und Anschrift des Lieferanten, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt mit Steuer in einer Summe und der Steuersatz. Der Check erkennt solche Rechnungen und verlangt die übrigen Angaben dann nicht.
Ersetzt der Check meinen Steuerberater?
Nein. Er zeigt, welche Angaben im strukturierten Teil fehlen oder rechnerisch nicht stimmen. Ob der Steuersatz zur Leistung passt oder die Leistung für Ihr Unternehmen erbracht wurde, beurteilt er nicht.
Was passiert mit der hochgeladenen Datei?
Wir verarbeiten sie nur für die Prüfung und speichern sie nicht. Gezählt wird lediglich anonym, welche Prüfregeln wie oft anschlagen.