Belegschmied in bestehende Rechnungsprozesse integrieren

Kurze Antwort: Ihre CC-Adresse (versand-<kürzel>@in.belegschmied.de) tragen Sie überall dort ein, wo Ihre Rechnungs-Mail rausgeht. Für Word ist das die manuelle CC-Zeile, für Ihr ERP eine Konfiguration in den Mail-Vorlagen. Am Ablauf ändert sich sonst nichts.

Belegschmied klinkt sich bewusst nicht in Ihr bestehendes Programm ein. Es reicht, wenn eine Kopie Ihrer Rechnungs-Mail bei uns landet.

Ausgangsfrage: Wo entsteht Ihre Rechnungs-Mail?

Für die Integration ist die einzige relevante Frage: An welcher Stelle entsteht die E-Mail, die Ihre PDF-Rechnung an den Kunden trägt? Drei typische Fälle:

• Word oder LibreOffice. Sie erstellen die PDF und hängen sie manuell an eine Mail aus Outlook, Thunderbird oder Ihrem Webmailer.
• Handwerker-Software mit E-Mail-Versand. Streit V.1, TopKontor, Sirados, Wolf und ähnliche. Die Rechnung wird direkt aus dem Programm rausgeschickt.
• ERP oder Buchhaltung mit Automatik. Lexoffice, sevDesk, DATEV, SAP Business One. Rechnungen gehen automatisiert ohne Ihr Zutun.

Für jeden Fall gibt es einen einfachen Weg.

Fall 1: Word plus manueller Mailversand

Beim Verfassen der Mail in Outlook, Thunderbird oder Webmail tragen Sie Ihre CC-Adresse einmalig als feste CC in die Standard-Rechnungsvorlage ein.

Kein Zufalls-Klick mehr, kein „vergessen". Wenn Sie keine Vorlage nutzen, einfach beim Verfassen manuell in die CC-Zeile.

Fall 2: Handwerker-Software

Fast alle Handwerker-Programme haben in den Mail-Einstellungen ein Feld für „CC" oder „Blindkopie an". Tragen Sie dort Ihre Belegschmied-CC-Adresse ein.

• Streit V.1: Extras → Programmeinstellungen → E-Mail → Kopie an.
• TopKontor: Einstellungen → Mail-Versand → CC-Empfänger.
• Wolf: Vorgangsart → Mailversand → CC.
• Sirados: Rechnungsversand → Empfänger → Zusatz-Kopie.

Menüs weichen je nach Version leicht ab. Wichtig ist, dass die CC in der Vorlage sitzt, nicht in einer einzelnen Rechnung. Sonst gilt sie nur einmal.

Fall 3: ERP oder Cloud-Buchhaltung

Lexoffice, sevDesk, Papierkram. In den Einstellungen zum Mailversand finden Sie meist ein Feld „CC bei Rechnungsversand". Belegschmied-Adresse rein, fertig.

DATEV. Bei DATEV Unternehmen online gehen Sie in die Belegverwaltung und legen die CC-Adresse als Standard-Ausgangsempfänger fest.

SAP Business One und andere große Systeme. Hier greift meist ein Mail-Server-Bearbeiter (SMTP-Konfiguration) oder ein Add-on. Ein IT-Dienstleister trägt die CC als „automatisch angehängt bei Rechnungs-Templates" ein.

Was passiert nach dem Versand

Sobald Ihre Rechnungs-Mail rausgeht, sieht Belegschmied gleichzeitig eine Kopie. Der Rest läuft automatisch:

1. PDF-Anhang wird gelesen und die Rechnungsdaten extrahiert.
2. ZUGFeRD-XML wird erzeugt und in die PDF eingebettet.
3. Der neue Anhang wird an Ihren Kunden nachgeliefert (an dieselbe Empfänger-Adresse).
4. Original und ZUGFeRD landen in Ihrem GoBD-Archiv.

Das dauert im Regelfall unter zwei Minuten.

Wenn etwas nicht klappt

• Kein neuer Anhang beim Empfänger. Prüfen Sie im Bereich Versand → Ausgehende Rechnungen, ob Belegschmied Ihre Mail überhaupt bekommen hat. Wenn nicht, hakt die CC nicht. Testen: einmal Rechnung nur an Ihre eigene Adresse mit CC, dann prüfen, ob sie bei Belegschmied auftaucht.
• Rechnung wird zurückgehalten. Wenn Beträge nicht zusammenpassen oder Pflichtangaben fehlen, blockt Belegschmied die Ausleitung. Sie bekommen eine Mail und klären per Freigabe.
• B2C und B2B gemischt. Belegschmied erzeugt nur dann eine E-Rechnung, wenn Sie die CC gesetzt haben. Für Privatkunden CC weglassen. Kein Rechnungs-Umbau nötig.

Weiter geht es mit Team einrichten, sobald zwei oder mehr Personen mit Belegschmied arbeiten.