Team einrichten: Rollen und Berechtigungen

Kurze Antwort: Unter Einstellungen → Team klicken Sie auf „Mitglied einladen", tragen die E-Mail-Adresse ein und wählen eine Rolle (Owner, Admin oder Mitarbeiter). Die eingeladene Person bekommt eine Mail, klickt auf den Bestätigungslink und ist im Workspace.

Ein Belegschmied-Workspace gehört immer dem Betrieb, nicht der Person. So können Sie Zuständigkeiten trennen und wechseln, ohne dass ein Login-Konto zum Nadelöhr wird.

Die drei Rollen

Owner. Voller Zugriff, kann das Abo verwalten, den Workspace löschen und andere Owner ernennen. In jedem Workspace muss mindestens ein Owner sein.

Admin. Kann Rechnungen freigeben, Team einladen, Einstellungen ändern (außer Abrechnung). Sinnvoll für den technisch-organisatorischen Kopf im Büro.

Mitarbeiter. Sieht Ein- und Ausgang, kann Rechnungen freigeben und Belege bearbeiten, kommt aber nicht an Einstellungen und Team-Verwaltung. Passend für Buchhaltung und Assistenz.

Jemanden einladen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Team.
2. Klicken Sie auf „Mitglied einladen".
3. Tragen Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie die Rolle.
4. Beim Absenden bekommt die Person eine Einladungsmail mit einem persönlichen Link.
5. Ist die eingeladene Person schon Belegschmied-Nutzerin (mit derselben E-Mail), taucht der Workspace nach Klick sofort in ihrem Workspace-Switcher auf. Andernfalls legt sie sich ein Konto an und wird automatisch dem Workspace zugeordnet.

Rolle nachträglich ändern

Auf der Team-Seite klicken Sie bei einem Mitglied auf den Rollen-Chip. Sie können Admin zu Mitarbeiter degradieren oder umgekehrt. Die Umstellung ist sofort aktiv.

Jemanden entfernen

Rechts neben dem Mitglied das Kontextmenü öffnen → „Aus Workspace entfernen". Zugriff ist sofort weg. Bereits erzeugte Rechnungen und Audit-Log-Einträge bleiben dem Workspace zugeordnet, mit Namen und Zeitstempel der Person.

Mehrere Betriebe verwalten

Wer Belegschmied für mehrere Betriebe nutzt, kann in mehreren Workspaces gleichzeitig Mitglied sein. Der Workspace-Switcher oben links wechselt zwischen ihnen. Rechte gelten immer pro Workspace.

Wenn etwas nicht klappt

• Einladung kommt nicht an. Spam-Ordner prüfen. Nach 15 Minuten die Einladung auf der Team-Seite erneut senden.
• „Diese E-Mail ist schon in Verwendung". Die Person hat schon ein Belegschmied-Konto. Sie muss sich mit dieser Adresse einloggen, dann taucht der Workspace automatisch auf.
• Owner-Rolle abgeben. Aktuellen Owner ändern: erst neuen Owner ernennen, dann sich selbst runterstufen. Ohne mindestens einen aktiven Owner sperrt Belegschmied den Wechsel.
• Kein Zugriff mehr auf Abo-Einstellungen. Nur Owner sehen die Abo-Verwaltung. Als Admin sehen Sie sie nicht. Bitten Sie den Owner, Ihnen kurz die Owner-Rolle zu geben oder die Aktion selbst auszuführen.