Belegschmied einrichten: Schritt für Schritt

Kurze Antwort: Registrieren, Betriebsdaten eintragen, Inbox-Slug wählen. Ab Schritt 3 hast du eine funktionierende Empfangsadresse und kannst Lieferanten darauf einstellen.

Die Einrichtung ist bewusst kurz gehalten. Du brauchst keine Software zu installieren, keine Zertifikate zu beantragen und keine Signatur einzurichten. Alles läuft im Browser.

Was du vorher bereithältst

Für einen sauberen Erststart legst du dir drei Dinge parat:

• Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer. Diese Angaben landen später auf jeder E-Rechnung als Absender, sie müssen mit deinen Papierrechnungen übereinstimmen.
• IBAN und BIC deines Geschäftskontos. Belegschmied trägt sie in die ZUGFeRD-XML ein.
• Ein Wunsch-Kürzel für deine Empfangsadresse. Das wird deine feste Inbox-Adresse in der Form <kürzel>@in.belegschmied.de. Wähle etwas Kurzes und Betriebsnahes, zum Beispiel mueller-bau oder elektrik-schmidt.

Schritt 1: Konto anlegen

Auf belegschmied.de auf „30 Tage kostenlos testen" klicken. Du bekommst einen Login mit E-Mail und Passwort. Bestätige die E-Mail über den zugesandten Link.

Schritt 2: Betrieb anlegen (Onboarding)

Nach dem ersten Login öffnet sich das Onboarding. Du trägst hier:

1. Betriebsname ein.
2. Anschrift und USt-IdNr.
3. Ein Kürzel für die Inbox. Es wird direkt auf Verfügbarkeit geprüft.
4. Die AGB, Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bestätigst du mit einem Klick am Ende.

Nach dem Absenden ist der Workspace angelegt. Du landest im Dashboard.

Schritt 3: Empfangsadresse testen

Schick dir selbst eine Test-Mail an deine Inbox-Adresse. Sie erscheint innerhalb weniger Minuten im Menüpunkt Eingang. Klappt das, kannst du die Adresse an Lieferanten weitergeben.

Schritt 4: Versand einrichten (optional)

Wer auch versenden möchte, wechselt in den Bereich Versand. Dort steht die persönliche CC-Adresse in der Form versand-<kürzel>@in.belegschmied.de. Diese Adresse setzt du künftig in deinen Rechnungs-Mails an B2B-Kunden in CC. Sonst nichts.

Schritt 5: Bankdaten und Steuerangaben eintragen

Unter Einstellungen → Betrieb ergänzt du IBAN, BIC und Steuersätze. Fehlen diese Angaben, erzeugt Belegschmied zwar die ZUGFeRD-XML, sie ist aber unvollständig und wird vom Empfänger meist zurückgewiesen.

Wenn etwas nicht klappt

• Bestätigungsmail kommt nicht an. Prüfe den Spam-Ordner. Wenn nach 15 Minuten keine Mail da ist, im Login-Formular „Erneut senden" klicken.
• Wunsch-Kürzel schon vergeben. Kürzel sind global eindeutig. Nimm eine Variante mit Bindestrich, etwa mueller-bau-de.
• Test-Mail landet nicht im Eingang. Prüfe, ob dein Mail-Provider die Zieladresse in.belegschmied.de nicht filtert. Kein Ergebnis nach 10 Minuten: kurz an support@belegschmied.de melden mit Absender-Adresse und ungefährer Uhrzeit.

Wenn dein Betrieb steht, geh weiter zu Belegschmied in bestehende Rechnungsprozesse integrieren.