Belegschmied einrichten: Schritt für Schritt

Kurze Antwort: Registrieren, Betriebsdaten eintragen, Inbox-Slug wählen. Ab Schritt 3 haben Sie eine funktionierende Empfangsadresse und können Lieferanten darauf einstellen.

Die Einrichtung ist bewusst kurz gehalten. Sie brauchen keine Software zu installieren, keine Zertifikate zu beantragen und keine Signatur einzurichten. Alles läuft im Browser.

Was Sie vorher bereithalten

Für einen sauberen Erststart legen Sie sich drei Dinge parat:

• Firmenname, Anschrift, USt-IdNr. oder Steuernummer. Diese Angaben landen später auf jeder E-Rechnung als Absender, sie müssen mit Ihren Papierrechnungen übereinstimmen.
• IBAN und BIC Ihres Geschäftskontos. Belegschmied trägt sie in die ZUGFeRD-XML ein.
• Ein Wunsch-Kürzel für Ihre Empfangsadresse. Das wird Ihre feste Inbox-Adresse in der Form <kürzel>@in.belegschmied.de. Wählen Sie etwas Kurzes und Betriebsnahes, zum Beispiel mueller-bau oder elektrik-schmidt.

Schritt 1: Konto anlegen

Auf belegschmied.de auf „30 Tage kostenlos testen" klicken. Sie bekommen einen Login mit E-Mail und Passwort. Bestätigen Sie die E-Mail über den zugesandten Link.

Schritt 2: Betrieb anlegen (Onboarding)

Nach dem ersten Login öffnet sich das Onboarding. Sie tragen hier:

1. Betriebsname ein.
2. Anschrift und USt-IdNr.
3. Ein Kürzel für die Inbox. Es wird direkt auf Verfügbarkeit geprüft.
4. Die AGB, Datenschutzerklärung und den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bestätigen Sie mit einem Klick am Ende.

Nach dem Absenden ist der Workspace angelegt. Sie landen im Dashboard.

Schritt 3: Empfangsadresse testen

Schicken Sie sich selbst eine Test-Mail an Ihre Inbox-Adresse. Sie erscheint innerhalb weniger Minuten im Menüpunkt Eingang. Klappt das, können Sie die Adresse an Lieferanten weitergeben.

Schritt 4: Versand einrichten (optional)

Wer auch versenden möchte, wechselt in den Bereich Versand. Dort steht die persönliche CC-Adresse in der Form versand-<kürzel>@in.belegschmied.de. Diese Adresse setzen Sie künftig in Ihren Rechnungs-Mails an B2B-Kunden in CC. Sonst nichts.

Schritt 5: Bankdaten und Steuerangaben eintragen

Unter Einstellungen → Betrieb ergänzen Sie IBAN, BIC und Steuersätze. Fehlen diese Angaben, erzeugt Belegschmied zwar die ZUGFeRD-XML, sie ist aber unvollständig und wird vom Empfänger meist zurückgewiesen.

Wenn etwas nicht klappt

• Bestätigungsmail kommt nicht an. Prüfen Sie den Spam-Ordner. Wenn nach 15 Minuten keine Mail da ist, im Login-Formular „Erneut senden" klicken.
• Wunsch-Kürzel schon vergeben. Kürzel sind global eindeutig. Nehmen Sie eine Variante mit Bindestrich, etwa mueller-bau-de.
• Test-Mail landet nicht im Eingang. Prüfen Sie, ob Ihr Mail-Provider die Zieladresse in.belegschmied.de nicht filtert. Kein Ergebnis nach 10 Minuten: kurz an support@belegschmied.de melden mit Absender-Adresse und ungefährer Uhrzeit.

Wenn Ihr Betrieb steht, gehen Sie weiter zu Belegschmied in bestehende Rechnungsprozesse integrieren.